GESTÃO DE CONTRATOS FICHA INFORMATIVA

Transcrição

1 FICHA INFORMATIVA GESTÃO DE CONTRATOS Com a VORTAL poderá parar de se preocupar com o trabalho administrativo associado ao crescimento do volume de negócios da sua empresa e passar a concentrar-se no que é importante. GESTÃO DE CONTRATOS

2 O SUCESSO DO SEU NEGÓCIO É IMPULSIONADO POR CONTRATOS SÓLIDOS MONITORIZE TODOS OS CONTRATOS A QUALQUER MOMENTO Qualquer departamento de aprovisionamento precisa de guardar registos precisos e relevantes dos bens e serviços da sua empresa. Com a Solução de Gestão de Contratos da VORTAL, todo o ciclo de vida de um contrato pode ser gerido sem esforço. O sistema está inteiramente integrado na plataforma de e-sourcing. Isto significa que as empresas podem facilmente criar, negociar e aprovar os melhores contratos. E, naturalmente, o melhor kit de ferramentas traz um conjunto de funcionalidades adicionais, incluindo o acompanhamento do desempenho do fornecedor. A FERRAMENTA DE GESTÃO DE CONTRATOS OFERECE AS VANTAGENS SEGUINTES: 01 Simplificação do processo de gestão das garantias; 04 Criação de alterações contratuais depois de o contrato já estar assinado, bem como interação do fornecedor na sua aprovação; 02 Controlo e gestão mais fáceis das faturas associadas a contratos; 05 Gestão e controlo de todos os contratos estabelecidos na plataforma Vortal sem ter de a deixar; 03 Gestão da execução contratual e monitorização do seu progresso; 06 Processo integralmente reunido na plataforma da Vortal, não havendo necessidade de adquirir e gerir uma ferramenta diferente, reduzindo, assim, os custos de aquisição e o esforço administrativo. 01

3 DESTAQUES Inovação e impacto A Gestão de Contratos da Vortal permite criar contratos de forma fácil, rápida e consistente, assegurando, ao mesmo tempo, o total controlo sobre os termos contratuais, as aprovações e as operações. A gestão de contratos num processo integrado reduz os erros e os ajustes pós-pagamento. O SUCESSO DO SEU NEGÓCIO É IMPULSIONADO POR CONTRATOS SÓLIDOS As empresas com ferramentas de gestão de contratos têm mais probabilidades de otimizar as oportunidades de receita, estabelecer melhores relações com a sua cadeia de Fornecedores, estar ativamente em conformidade e diminuir os riscos. Manter a visibilidade dos compromissos e riscos nos contratos é uma atividade fundamental para qualquer negócio. Uma gestão de contratos eficaz ajuda a satisfazer os compromissos e assegura uma prestação que respeita os termos e elimina inconformidades contratuais, contribuindo diretamente para o sucesso dos seus negócios. Uma gestão de contratos eficaz exerce um impacto direto sobre os resultados. A Gestão de Contratos da VORTAL impacta o seu negócio desde o primeiro dia Visibilidade global dos contratos: A gestão de contratos permite às empresas tomar melhores decisões de negócio, proporcionando visibilidade e acesso instantâneos às informações integradas no portefólio do contrato, quer esteja ativo ou arquivado. Gestão dos riscos: O risco é algo inerente ao negócio, mas a essência está em compreender onde se encontra o risco e onde se fica exposto a ele. A gestão de contratos permite reforçar os controlos com o intuito de estandardizar a linguagem e os termos. Além disso, fornece aos gestores de contratos as informações sobre onde se fica exposto, ajudando a atenuar ativamente os riscos. Garantia de conformidade: Faz o seguimento da conformidade em relação aos regulamentos afetos às empresas em todos os setores da indústria e áreas geográficas. Assegura que os termos e condições acordados durante as negociações estão a ser cumpridos desde o momento que o contrato entra em vigor. Aumento da produtividade: Permite que as equipas partilhem os seus conhecimentos em cada estágio do ciclo de vida do contrato, possibilitando uma maior colaboração entre as empresas, automatizando o ciclo de vida do contrato e permitindo exceções fluxos de aprovação. 02

4 Ý COMPETÊNCIAS ˉ RECURSOS Gestor de contratos de aprovisionamento Repositório de contratos de aprovisionamento para Compradores e Fornecedores. Repositório central único com acesso fácil a todas as propostas e contratos relacionados, bem como uma visão completa de compromissos existentes. Visibilidade global de todos os contratos, tarefas, pesquisas. Criação, análise e aprovação de contratos de forma rápida e simples. Gestão de compromissos e obrigações Gestão ativa de compromissos negociados nos contratos para assegurar que todas as partes honram aos seus deveres e obrigações e que esses termos e condições são exercidos ao longo da vida do contrato. Catálogo contratual Assim que o contrato iniciar a fase de execução, os Compradores podem alterar os produtos e/ou os serviços adjudicados diretamente a partir do catálogo inicial. Podem ser inseridas quantidades extra e vários outros tipos de correções. Este recurso fornece uma compreensão abrangente da Execução Contratual. Correções ao contrato Para além das alterações no catálogo contratual, o contrato pode ser editado como um todo. Os fluxos de aprovação podem ser alterados. E se o Comprador aprovar, os Fornecedores podem transferir a sua posição contratual a outros Fornecedores. Certificados A ferramenta de gestão de contratos fornece uma lista de certificados padronizados a partir da qual os Compradores podem escolher e onde outros podem ser adicionados. 03

5 Documentos contratuais A plataforma possui modelos de contratos para facilitar a edição de um novo contrato ou permite o upload de um documento externo. Novos modelos podem ser criados com base numa ampla variedade de campos a partir da informação disponível na plataforma, portanto, novos contratos podem ser automaticamente gerados. Associação entre contratos diferentes Diferentes contratos podem ser associados para que possa estar disponível qualquer tipo de possibilidade de acompanhamento e se um deles for alterado, o sistema emite um alerta caso haja algum impacto que tenha de ser monitorizado e corrigido nos contratos relacionados entre si. Os contratos com assinaturas digitais podem ser assinados digitalmente por ambas as partes, caso decidam fazê-lo. Fluxo de aprovação O fluxo interno do Comprador está disponível com a possibilidade de configurar as suas próprias regras. Antes de o contrato ser enviado ao Fornecedor, o fluxo decorre automaticamente. Notificações e confirmações de receção A principal ação entre as partes gera s de alerta e confirmações de receção de notificações para que todas as pessoas envolvidas sejam notificadas e possam acelerar as tarefas que têm de ser tratadas. Plano de execução do contrato Entregas de planificações em atividade contínua. Quer se trate de entregas de produtos (quantidades) ou de execução de serviços (percentagem). A partir desta área, os Compradores podemmonitorizar e controlar a execução, bem como confirmar e editar os valores reais. Balanço contratual dinâmico Entrega automática e balanço de pagamentos. Sempre que as faturas sejam aprovadas e pagas ou o plano de execução seja atualizado, o balanço é automaticamente atualizado de acordo com as últimas alterações. 04

6 Edição contratual colaborativa Ao tratar-se de uma ferramenta colaborativa, os Compradores podem solicitar aos Fornecedores para eles próprios preencherem diversas informações. Podem trocar e editar as versões que são guardadas no sistema. Ajustes financeiros Os Compradores podem definir se o contrato prevê códigos de autorização para registo de faturas de forma a controlar a emissão de faturas. Faturamento Os Fornecedores podem registar as suas faturas. São notificados sobre a sua aprovação ou se é necessário tomar alguma providência. Garantias As garantias estão definidas para gerir riscos. Os Fornecedores têm de carregar via upload os documentos pedidos relacionados com os requisitos dos Compradores. Para cada garantia é gerido o valor e a data de validade e pode ter um fluxo de aprovação, permitindo à organização Compradora fazer a supervisão nesta área de gestão de riscos. Conta bancária do Fornecedor É mais vantajoso do que ter as informações bancárias dos Fornecedores num documento. Esta informação pode ser vista no contrato online sem haver necessidade de carregar o documento. Adicionalmente, esta informação pode ser atualizada pelo Comprador ou pelo Fornecedor quando se edita o contrato. Pagamentos antecipados Os Compradores podem determinar pagamentos antecipados, definindo o plano de amortizações para cada fatura futura. 05

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