Gestão de Documentos. TOTVS Obras e Projetos

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1 TOTVS Obras e Projetos

2 Sumário Sumário Introdução Objetivo do Treinamento Conceito Integração ao GED Funcionalidades que utilizam o GED Simulação Integração ECM Workflow Objetivo do Treinamento Conceito Parametrização Integração aos Módulos Fluxo de atendimentos Conclusão TOTVS Obras e Projetos Gestão de Documentos

3 1 Introdução Olá! Seja bem-vindo ao treinamento de Gestão de Documentos do TOTVS Obras e Projetos. 1.1 Objetivo do Treinamento Ao final deste treinamento você será capaz de compreender o conceito de gerenciamento eletrônico de documentos aplicados à tecnologia ECM. 1.2 Conceito A Gestão de Documentos TOTVS é um grupo de tecnologias, captação, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação, onde cada tecnologia tem uma função específica. Essas tecnologias, trabalhando reunidas ou isoladamente, promovem a organização de informações não estruturadas. O uso de uma ou outra tecnologia, ou várias delas, é determinado pela necessidade da empresa em adequar sua atividade e seus processos de negócios. Ter um sistema de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, em sua empresa não significa somente guardar arquivos eletrônicos, e sim, ter em mãos a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa. É a tecnologia do GED que torna o e- Business uma realidade, pois alicerça todas as informações referentes a qualquer etapa de qualquer processo de negócio. 1.3 Integração ao GED A ferramenta TOTVS Gestão Eletrônica de Documentos (GED) faz parte do pacote ECM da Linha DataSul e promove praticidade para gerar, controlar, armazenar e compartilhar informações em diferentes formatos de arquivos, como por exemplo, s, relatórios, imagens, vídeos, gráficos, projetos e plantas. A integração da Linha RM ao TOTVS By You ECM permite que qualquer registro de qualquer tela de cadastro do RM possa ser relacionado a um ou vários documentos, que será postado no GED possibilitando uma forma de acesso ágil e segura. Os documentos incluídos a partir de qualquer aplicativo da Linha RM podem ser visualizados, alterados ou excluídos diretamente pelo sistema sem a necessidade de login no ECM. A integração também possibilita a exportação de usuários do RM para o GED, promovendo agilidade e praticidade. O GED fica responsável pelo controle de versões e segurança dos documentos, sendo que a integração não altera suas funções padrões. Integração A integração ao TOTVS ByYou ECM acontece devido ao upload de arquivos do usuário. Mantendo vínculos com os registros dos módulos da Linha RM dos quais fizeram o upload. Existe a possibilidade de visualizar ou apagar os registros pelos sistemas RM. Essa integração está disponível em todas as telas da linha RM, no menu Anexos. TOTVS Obras e Projetos Gestão de Documentos 3

4 Os requisitos para disponibilizar tal integração é ter, na organização, o TOTVS ByYou ECM e o ERP da linha RM devidamente instalados, configurados e funcionando. Parametrização A parametrização é realizada pelo TOTVS Business Conector (TBC). Acesse o item Parâmetros na pasta Ferramentas. Para realizar a parametrização deve-se, em cada entidade dos módulos da Linha RM, informar em qual pasta do TOTVS ByYou ECM os arquivos serão disponibilizados. Há três opções: Pasta fixa, Pasta escolha do usuário, Pasta conforme valor do campo no registro. Na Pasta fixa basta configurar uma das pastas do ECM selecionando-a e os arquivos sempre são disponibilizados nela quando fizer o upload. Na opção de Pasta a escolha pelo usuário é configurado uma pasta raiz do ECM. No momento do upload, o usuário pode selecionar uma das pastas filhas para que os arquivos sejam disponibilizados. Para a opção Pasta conforme o valor do campo no registro deve ser configurado uma pasta raiz e um campo da entidade da Linha RM. No momento do upload, o arquivo é disponibilizado na pasta cujo nome é o valor do campo selecionado. Caso a pasta não exista, ela será criada sob a pasta raiz previamente configurada. Pesquisa Uma das partes importantes para o GED é a pesquisa (ou busca) pelos documentos e suas propriedades (data, versão, última atualização, etc.). O RM, independente do módulo no qual o usuário se encontra, permite recuperar arquivos no GED, pois há a Central de acesso rápido, localizada no lado direito na nova MDI, e disponibiliza, entre outros, a Pesquisa GED, que ao digitar o nome do arquivo o sistema o localiza automaticamente no GED. 1.4 Funcionalidades que utilizam o GED As seguintes funcionalidades do TOTVS Obras e Projetos possuem integração ao GED: Aditivos contratuais É possível anexar documentos para registrar uma justificativa formal da necessidade de inclusão do aditivo no contrato. Apropriação de serviços/insumos É possível anexar documentos para detalhar procedimentos e justificativas de apropriação e de seus valores. Planilha de serviços/atividades É possível anexar documentos para detalhar a forma correta de execução de um serviço/atividade. A integração ao GED pode também substituir ou complementar o campo Descrição completa, permitindo a inclusão de documentos, gráficos, modelos, imagens, etc. Composições É possível anexar documentos para detalhar os procedimentos de execução (no caso de composições de mão de obra), detalhar os equipamentos (no caso de composições do tipo equipamento), e assim por diante. A integração ao GED pode também substituir ou complementar o campo Descrição completa, permitindo a inclusão de documentos, gráficos, modelos, imagens, etc. 4 TOTVS Obras e Projetos Gestão de Documentos

5 Contratos É possível anexar documentos para arquivar uma versão digitalizada do contrato com a assinatura do cliente/subempreiteiro. Grupos de custo É possível anexar documentos para registrar e justificar a aplicação de determinado BDI. Insumos É possível anexar documentos para ilustrar imagens de azulejos, tijolos, etc., e também detalhar especificações técnicas de materiais. A integração ao GED pode também substituir ou complementar o campo Descrição completa, permitindo a inclusão de documentos, gráficos, modelos, imagens, etc. Itens de contratos É possível anexar documentos para detalhar especificações contratuais para itens e aditivos. Nessa funcionalidade, é necessário criar um formulário de edição (somente leitura) para que o anexo possa ser visualizado pelo usuário. Períodos de contratos É possível anexar documentos para detalhar procedimentos de medição e liberação. Projetos É possível anexar documentos, tais como: termos de aceite, documentos de licitação e especificações técnicas do projeto. Requisições de materiais É possível anexar documentos para detalhar as tarefas que utilizam os materiais em forma de relatório. Requisições de material extra É possível anexar documentos para registrar e justificar a necessidade de aquisição de material extra para a obra. 1.5 Simulação A seguir, veja a uma simulação da integração do TOTVS Obras e Projetos ao GED. TOTVS Obras e Projetos Gestão de Documentos 5

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43 2 Integração ECM Workflow Olá! Seja bem-vindo ao treinamento Integração ECM Workflow do TOTVS Obras e Projetos. 2.1 Objetivo do Treinamento Ao término deste treinamento você estará apto a compreender a integração do ECM Workflow ao TOTVS Obras e Projetos. 2.2 Conceito A integração ECM Workflow é um recurso disponibilizado pelo TOTVS Obras e Projetos que visa gerir informações por meio do ECM e utiliza uma sequência de passos, permitindo a transferência de processos de uma pessoa para outra de acordo com regras predefinidas pelo Workflow sincronizando-o com o TOTVS Gestão do Relacionamento com o Cliente para definir o fluxo. No TOTVS Obras e Projetos o uso da integração possibilita gerar fluxos de atendimentos no ECM por workflow para os módulos de Projetos, Pedido de Materiais e Contratos. Cada um, em sua particularidade, depende da aprovação do atendimento para que o processo seja finalizado. 2.3 Parametrização Com a criação de um fluxo de aprovação derivado de um processo existente no TOTVS Obras e Projetos, é necessário efetuar a integração para que o usuário do contexto consiga gerar o atendimento que aprova a utilização do processo. Na tela de atendentes vincule um atendente do TOTVS Gestão do Relacionamento com o Cliente a um usuário do TOTVS Obras e Projetos. Acesse Gestão do Relacionamento com o Cliente / Atendentes / Atendentes. Depois de definir um usuário responsável, é preciso que a integração seja ativada no TOTVS Obras e Projetos. Em Parâmetros do Projeto / Integração / Integração ECM-WF, é possível definir quais módulos serão integrados, bem como parametrizar o atendimento a ser gerado. TOTVS Obras e Projetos Gestão de Documentos 43

44 2.4 Integração aos Módulos No TOTVS Obras e Projetos o uso da integração possibilita gerar fluxos de atendimentos no ECM por workflow para os módulos de Projetos, Pedido de Materiais e Contratos. Módulo Projetos No módulo Projetos a integração incidirá sobre os processos Alterar Fase do Projeto e Revisões Múltiplas. Ao acioná-los é enviado um Workflow para o ECM, gerando um atendimento. Com a integração ativa, é gerado o atendimento independente da fase escolhida. Enquanto o atendimento estiver pendente, o projeto assumirá a posição Paralisado. Módulo Contratos No módulo Contratos, quando a integração estiver ativa, ao acionar os processos Associação itens ao Contrato, Associação de Objetos, Liberar Período e Liberar Período para Suprimentos/Faturamento será gerado uma atendimento para aprovação. Ao gerar um atendimento derivado de uma Liberação do Período do Contrato, a medição não pode ser alterada até que o atendimento seja finalizado (Aprovado/Reprovado). Módulo Pedidos de Materiais No módulo Pedidos de Materiais a integração incidirá sobre os processos Envia pedido para Suprimentos/Faturamento gerando apenas 1 (um) movimento e Envia pedido para Suprimentos/Faturamento gerando 1 (um) movimento por data de entrega. Enquanto o atendimento estiver em andamento os itens do movimento não poderão ser editados. Para que um atendimento seja gerado a partir dos processos na visão de Pedidos de Materiais, é necessário que o cronograma contenha períodos maiores que a data atual verificada pelo servidor. 2.5 Fluxo de atendimentos O atendimento gerado pode ser visualizado pelo anexo Fluxo de atendimentos / Atendimentos relacionados ao registro. Editando o atendimento, é possível visualizar a solicitação que descreve qual o processo efetuado pelo usuário solicitante, possibilitando ao responsável aprovar ou reprová-lo. Para aprovar ou reprovar, é necessário seguir o processo normal de aprovação do TOTVS Gestão do Relacionamento com o Cliente. O anexo Fluxos de Aprovação permite visualizar o processo Desativar fluxo de Aprovação p/ Atendimento, que desativa o fluxo em andamento. Depois de desativar um fluxo, um novo atendimento deverá ser aberto para uma nova aprovação caso necessário. 2.6 Conclusão Neste treinamento você conheceu um pouco mais sobre: Integração ao GED. Funcionalidades do TOTVS Obras e Projetos que utilizam o GED. Parametrização. Integração aos módulos do TOTVS Obras e Projetos. Fluxo de atendimentos. 44 TOTVS Obras e Projetos Gestão de Documentos