Endereço: (Mozilla Firefox ou Google Chrome, atualizados em suas últimas versões.)

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1 1 Endereço: (Mozilla Firefox ou Google Chrome, atualizados em suas últimas versões.) MANUAL COMPLETO: Digitar Login e Senha recebidos por . Cadastro feito pelo Administrador da Unidade. TROCAR SENHA, ASSINATURA E INFORMAR AFASTAMENTO Canto superior direito Em CONFIGURAÇÕES (Painel de Controle no canto superior direito) é possível alterar a senha, a assinatura e informar os afastamentos.

2 2 CADASTRO DE PROCESSOS Em regra Procedência é a instituição que originou o processo. Em regra (possuem arquivos físicos e digitais) Ao cadastrar o assunto, caso seja exibida uma mensagem de erro, basta alterar e salvar a Espécie. Somente é possível cadastrar assuntos do ramo da Atividade Meio em NUPs do gênero Administrativo.

3 3 CAPA DO PROCESSO Nessa tela de detalhamento, podem haver modificações em qualquer tempo. Nunca esqueça de SALVAR todas as alterações O usuário poderá consultar todas as tarefas e tramitações que já foram abertas para aquele NUP, bem como incluir novas. (Ver fls. 4) Utilizado para processos que exijam sigilo, como, por exemplo, PAD. Ao marcar está opção e salvar, será exibida uma ferramenta para configuração daqueles que terão acesso ao processo. DESENTRANHAR: Permite a exclusão de arquivos juntados por engano. Aqui na PFE/DNIT-Sede, criamos um NUP com a única finalidade de arquivar esses arquivos desentranhados. (Desentranhar Processo Existente Número de NUP criado para esse fim Motivo Salvar) CRIAR MINUTA: Aqui podem ser criados todos os tipos de minutas: as manifestações jurídicas, certidões do Protocolo, minutas para inclusão do Processo Administrativo digitalizado, entre outras.

4 4 CRIAR TAREFAS Existem diversos modos de se abrir uma tarefa. Ao Pesquisar ou Editar NUP: é apresentada a capa do Processo (ver fls. 3), onde é possível adicionar tarefas na aba específica para isso. Ao lançar atividade: ao final do lançamento, o sistema gera a seguinte mensagem Deseja abrir uma nova tarefa nesse mesmo NUP?. No Painel do usuário: na tela inicial do sistema (ver fls.5) além de visualizar as tarefas abertas para usuário, é possível criar novas tarefas clicando no + (canto superior esquerdo) Todos os meios levam ao mesmo formulário Escolher a opção que mais se aproxime daquilo que precisa ser feito Após selecionar o setor, poderá ser escolhido o usuário que receberá a tarefa. Ao marcar, além da tarefa criada, o NUP será tramitado ao usuário indicado. Barra deslizante (slider) para definir o prazo em dias de maneira mais simples Por meio da Lupa é possível localizar usuários de qualquer unidade da AGU. Caso uma unidade tenha sido configurada para receber tarefas de outras unidades apenas pelo seu setor de protocolo, este está negritado. Aqui é possível informar mais detalhes sobre a Tarefa.

5 5 GERENCIAMENTO DE TAREFAS Assim que o usuário entrar no SAPIENS, será direcionado ao painel do usuário, onde poderá realizar o controle do seu fluxo de trabalho TAREFAS Ao clicar com o botão direito do mouse na linha da tarefa é apresentada uma lista suspensa. Merecem destaque: EDITAR NUP: Exibe a capa do processo. Apresenta todas as informações dos autos e documentos anexados a ele e permite a alteração/correção dos dados cadastrados. LANÇAR ATIVIDADE: Permite encerrar tarefa e submeter minuta à aprovação. Passo mais importante para fins de Produtividade. Momento em que é registrado o tipo de manifestação produzida. (Detalhes fls. 7) MINUTAS: Caminho mais prático para a criação de Minutas vinculadas às tarefas. (Detalhes fls.6)

6 6 MINUTAS DE MANIFESTAÇÕES JURÍDICAS Clicar com o botão direito do mouse na linha da tarefa Minutas UPLOAD: Arquivos com o tamanho máximo de 10MB. MODELO: Para gerar um arquivo em HTML é necessário escolher um Modelo, ainda que seja Em Branco. Modelos podem ser criados por usuários com o Perfil de Coordenador. EDITAR/REMOVER: Editar ou remover a minuta vinculada à tarefa. APROVAÇÃO: Funciona apenas junto ao comando Submeter à Aprovação (Ver fls.7) ASSINAR: Ver fls.8. CRIAR MODELO DE MINUTA Canto superior direito Canto superior esquerdo Ex.: Parecer Padronizado Pregão Eletrônico O tipo de manifestação Necessário marcar está opção para que o Modelo fique disponível no momento da criação da Minuta.

7 7 LANÇAR ATIVIDADE Permite encerrar a tarefa e submeter a minuta à aprovação. Passo mais importante para fins de Produtividade, pois é o momento em que é registrado o tipo de manifestação produzida. São atividades consideradas pela PGF como sendo atividades monitoradas, ou seja, atividades de elaboração de manifestações que demandam, em regra, análises jurídicas mais complexas: 1-Parecer (PARECER (JURÍDICO) NA FORMA DA PORTARIA N 1.399/2009, ELABORAÇÃO DE); 2-Parecer Referencial (PARECER REFERENCIAL, ELABORAÇÃO DE); 3-Nota Jurídica (NOTA (JURÍDICA) NA FORMA DA PORTARIA N 1.399/2009, ELABORAÇÃO DE); 4-Informação (INFORMAÇÕES (JURÍDICAS) NA FORMA DA PORTARIA N 1.399/2009 (PARA SUBSÍDIOS DE DEFESA EM JUÍZO), ELABORAÇÃO DE); 5-Prestação de Subsídio para defesa em juízo (SUBSÍDIOS PARA DEFESA EM JUÍZO, PRESTAÇÃO DE); 6-Análise de força executória de decisão extrajudicial ou administrativa (FORÇA EXECUTÓRIA DE DECISÃO EXTRAJUDICIAL OU ADMINISTRATIVA, ANÁLISE DE); 7-Análise de Proposta de Acordo Extrajudicial (PROPOSTA DE ACORDO EXTRAJUDICIAL COM ACOLHIMENTO, ANÁLISE DE). Se for desmarcado, permite o lançamento de mais atividades na mesma tarefa. Especificar o que foi produzido SUBMETER À APROVAÇÃO: Esta opção permite o lançamento da atividade sem tornar a minuta imutável. A Minuta ainda pode ser editada em Tanto o Procurador quanto o Procurador-Chefe terão poder de edição da Minuta.

8 8 ASSINADOR DIGITAL (Informações disponíveis em O SAPIENS agora possui um novo mecanismo para realizar as assinaturas digitais dos seus documentos. Após instalar o aplicativo, é só utilizar normalmente o SAPIENS que a nova versão do Assinador Digital de Documentos estará funcionando. Assinador Digital SAPIENS - Windows - Versão Atenção, pois ainda será necessário que o usuário tenha instalado corretamente os drivers do seu Token em seu computador, bem como as cadeias de certificados, conforme tutorial disponibilizado pelo no site da Advocacia-Geral da União. Informações sobre o Token e os certificados A versão anterior do Assinador Digital continua existindo e é acionada sempre que o SAPIENS não detecta a instalação do novo aplicativo de Assinatura Digital do SAPIENS.