Sistema de Almoxarifado ALX

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1 Capacitação Plataforma Solar Sistema de Almoxarifado ALX Agosto de 2017

2 Sumário Clique no item para ser direcionado à página desejada. Dicas de utilização... 2 O sistema Cadastro de Pedido de Material de Consumo Fluxo de pedido de Material de Consumo Cadastro de pedidos gráficos Fluxo de pedidos gráficos Cadastro de pedidos ao NUMA Fluxo de Pedidos ao NUMA Fila de trabalho Almoxarifado Consulta de Pedidos... 12

3 2 Dicas de utilização Todos campos assinalados com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório. O botão de consulta é caracterizado pela figura da lupa consulta respectiva., posicionada ao lado de cada campo e que possibilita a abertura da tela de Existem duas opções para seleção de dados: Múltipla escolha (representada pelo ícone ) e Exclusiva (representada pelo ícone ) Fim

4 3 O sistema O ALX Sistema de Almoxarifado gerencia os movimentos de entrada, saída e transferência de materiais, tanto do almoxarifado central como dos almoxarifados setoriais. Também estão disponíveis no sistema de almoxarifado os pedidos de manutenção ao NUMA e pedidos à Imprensa.

5 4 1 Cadastro de Pedido de Material de Consumo Para solicitar materiais de consumo para o Almoxarifado você deve acessar: Menu > Módulo do Sistema: Pedidos > Materiais > Material de Consumo. A primeira tela apresenta pedidos em construção que não foram encaminhados. Para cadastrar um novo pedido é preciso clicar no botão Novo. Na primeira etapa é necessário informar alguns dados sobre o pedido. Os campos Setor solicitante, Setor destino e Almoxarifado são configurados de acordo com o perfil do usuário logado e podem ser alterados através do botão de consulta, caso o usuário possua mais de um setor/almoxarifado associado. Para adicionar Material é preciso acionar o botão de consulta. Ao selecionar o material os campos Cota, Saldo cota, e Estoque são preenchidos automaticamente de acordo com informações preenchidas pelo Almoxarifado. Informe a quantidade a solicitar no campo Qtde. Para copiar um pedido que já tenha sido feito anteriormente, acione o botão Copiar Pedido. Depois de preencher todos os campos é preciso clicar em Salvar para avançar para a próxima etapa do pedido de material de consumo. Agora o pedido está salvo. Na etapa 2 é necessário enviá-lo clicando no botão Enviar. Caso o pedido não seja enviado, ele ficará salvo na tela Pedido em Construção para ser enviado posteriormente. Obtenha mais informações na imagem a seguir.

6 A cota financeira do pedido está ligada ao Setor solicitante. 5

7 6 1.1 Fluxo de pedido de Material de Consumo Os pedidos de material de consumo seguem um fluxo que é configurado em função do perfil dos usuários. Estas tarefas presentes no fluxo aparecerão na fila de trabalho para que os responsáveis possam dar andamento aos pedidos. O usuário solicitante irá criar o pedido e enviar para que o responsável pelo setor aprove. Após a aprovação, o pedido será encaminhado para o responsável aprovar a saída do material. Uma vez aprovada a saída, o pedido seguirá para que o almoxarife dê a saída no material (física e digital). O pedido então será encaminhado para que o setor solicitante confirme o recebimento. O setor não poderá enviar novos pedidos se possuir pedidos pendentes na tarefa Confirmar Recebimento.

8 7 2 Cadastro de pedidos gráficos Você deve acessar: Menu > Módulo do Sistema > Pedidos > Serviços > Serviços Gráficos IMPRENSA A primeira tela apresenta pedidos em construção que não foram encaminhados. Para cadastrar um novo pedido é preciso clicar no botão Novo. Na primeira etapa é preciso informar alguns dados sobre o pedido. A cota financeira do pedido está ligada ao Setor solicitante. Depois de preencher todos os campos é preciso clicar em Salvar para avançar para a próxima etapa do pedido de serviço gráfico. Na etapa 2 é necessário enviá-lo clicando no botão Enviar. Caso o pedido não seja enviado, ele ficará salvo na tela de Pedido em Construção para ser enviado posteriormente.

9 8 2.1 Fluxo de pedidos gráficos Os pedidos de serviços gráficos seguem um fluxo que é configurado em função do perfil dos usuários. Estas tarefas presentes no fluxo aparecerão na fila de trabalho para que os responsáveis possam dar andamento aos pedidos. O usuário solicitante irá criar o pedido e enviar para que a Imprensa elabore o orçamento. Após a elaboração do orçamento, o pedido será encaminhado para aprovação do responsável do setor. Uma vez que o orçamento foi aprovado, o pedido seguirá para o responsável da Imprensa autorizar. Assim, o pedido seguirá para que a área técnica execute o serviço. Ao entregar o material, o pedido é encerrado pelos usuários da imprensa universitária.

10 9 3 Cadastro de pedidos ao NUMA Você deve acessar: Menu > Módulo do Sistema > Pedidos > Serviços > Serviços de Manutenção do NUMA. A primeira tela apresenta pedidos em construção que não foram encaminhados. Para cadastrar um novo pedido é preciso clicar no botão Novo. Na primeira etapa é preciso informar alguns dados sobre o pedido. O campo Justificativa se tornará obrigatório caso o campo Tombamento não seja preenchido. Depois de preencher todos os campos é preciso clicar em Salvar. Na etapa 2 é necessário enviá-lo clicando no botão Enviar. Caso o pedido não seja enviado ele ficará salvo na tela, Pedido em Construção, para ser enviado posteriormente.

11 Fluxo de Pedidos ao NUMA Os pedidos ao NUMA seguem um fluxo que é configurado em função do perfil dos usuários. Estas tarefas presentes no fluxo aparecerão na fila de trabalho para que os responsáveis possam dar andamento aos pedidos. O usuário solicitante irá criar o pedido e enviar para que o responsável do setor aprove, caso o pedido esteja correto o responsável irá aprovar o pedido. Após aprovado o pedido é encaminhado para que o setor do NUMA tramite internamente. Depois do serviço executado o NUMA irá enviar ao setor solicitante para que ele avalie e encerre o atendimento.

12 11 4 Fila de trabalho Almoxarifado As tarefas apresentadas nos fluxos deverão aparecer na fila de trabalho. Para visualizá-las acesse sua fila de trabalho. Todas as atividades relacionadas aos fluxos de Serviços Gráficos, NUMA e Material de Consumo aparecerão na aba Almoxarifado. Para executar a tarefa desejada clique sobre o nome da tarefa, clique sobre o pedido desejado e execute a ação.

13 12 5 Consulta de Pedidos Para consultar a situação de um pedido você deve acessar: Pedidos > Consultas e Relatórios > Situação de Pedido. Quanto mais Parâmetros da Consulta você informar, mais refinada será a busca. O sistema retornará em Resultado da Consulta informações importantes como a situação do pedido, ou seja, a tarefa do fluxo que o pedido se encontra. Caso você precise gerar um relatório em XLS ou PDF, acesse a tela Consultas e Relatórios > Relatório de Pedido, selecione o formato (pdf ou xls) e clique em Visualizar. Quanto mais Parâmetros da Consulta você informar, mais refinada será a busca.

14 13

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