Document Portal 1. Document Portal

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1 1 O da Lexmark oferece uma maneira de utilizar formulários nos seus negócios. Configure para a tela de toque, selecione os documentos e pressione Iniciar. O é uma solução de software que oferece funcionalidade para armazenar e processar formulários pré-impressos mediante solicitação. Esta solução substitui a necessidade de um cliente ter diversos formulários pré-impressos no inventário. O é composto por: software do Document Server ferramenta do Usuário do ferramenta Administrativa do

2 2 O que é um formulário? Há dois tipos de formulário no : Formulários padrão Estes são arquivos PDF padrão que podem ser associados a um script para processamento (impressão, fax, ou arquivo). FormSets Arquivos PDF que têm a capacidade de mesclar dados de uma fonte externa (por exemplo, de um banco de dados, um arquivo simples e assim por diante) Por exemplo, vamos supor que você trabalha para um escritório de advocacia e tem um formulário que o leva a um número de caso (o prompt é fornecido por script associado). Quando você digita o número de caso, o formulário é preenchido automaticamente com o nome do cliente e o número do seguro social (que o script puxou do banco de dados). Esta função é chamada Preenchimento automatizado.

3 3 Utilizando o O é composto por duas peças distintas: Uma interface de usuário que permite que você selecione e processe os formulários e uma ferramenta administrativa para gerenciar os formulários. Ferramenta do usuário A interface do usuário contém alguns componentes chave: Localizando um formulário utilizando categorias Informações de formulário Processamento de um formulário

4 4 Localizando um formulário utilizando categorias Você pode localizar um formulário pesquisando com base nas categorias. As categorias são uma maneira de agrupar formulários que têm características comuns. Essas características são criadas pelo administrador. As categorias que possuem formulários são exibidas em preto. As categorias sem nenhum formulário disponível são exibidas em cinza e não podem ser selecionadas. Várias categorias podem ser mostradas ao mesmo tempo. Observação: O número de categorias não é limitado. Se uma categoria tiver somente um formulário, então este formulário será selecionado por padrão. Se uma categoria tiver mais de um formulário, então nenhum formulário será selecionado. Informações de formulário Uma vez que você tiver selecionado um determinado formulário, serão exibidas as seguintes informações: Miniatura uma miniatura do formulário Título do formulário título do formulário Número do formulário número do formulário Revisão a última vez que o formulário foi revisado

5 5 Resumo uma breve descrição do formulário No. de páginas o número de páginas do formulário Observação: O campo Revisão exibirá Formulário original se o formulário não foi revisado. Se o formulário tiver sido alterado desde que foi adicionado ao sistema, o campo Revisão exibirá o número da revisão <#> (a data e a hora da revisão). Por exemplo, se um formulário tiver sido modificado uma vez desde que foi adicionado ao sistema, o campo Revisão terá: #1 (18/ 01/02 15:09). Processamento de um formulário Assim que um formulário for selecionado, você poderá processar esse formulário selecionando o número de cópias, marcando opcionalmente a caixa de seleção Preenchimento automático (se o formulário possuir Preenchimento automático) e, a seguir, pressionando Iniciar.

6 6 Ferramenta administrativa A ferramenta administrativa é a interface de usuário que permite gerenciar o quiosque. Essa ferramenta é executada como um navegador (Internet Explorer 5.5 ou posterior) A ferramenta administrativa é utilizada para: Gerenciar formulários Gerenciar scripts Gerenciar quiosques Gerenciando categorias Relatando Preferências Efetuar login Uma vez que o administrador é responsável pelo gerenciamento do sistema Document Portal, uma conta de login e uma senha são solicitadas para utilizar a ferramenta. O produto é fornecido com uma conta padrão admin e uma senha admin, que devem ser alteradas após a instalação do produto. Você pode fazer isso na guia Preferências.

7 7 Gerenciando formulários Os formulários podem ser adicionados, excluídos e editados, selecionando a guia Formulários. Adicionando um formulário Para adicionar um formulário ao Quiosque, selecione a guia Formulários. Nesta visualização, você tem uma lista dos formulários atuais no sistema. Para adicionar um formulário, clique em Adicionar. Ao adicionar um formulário, há três seções de interesse: Informações de formulário Categorias Configurações da impressora Informações de formulário Especifique o tipo de formulário, o arquivo do formulário, o título, o número, as palavraschave, o Script AF (para conjuntos de formulários) e um resumo para um determinado formulário. Apenas o arquivo do formulário e o Título do formulário são exigidos.

8 8 Categorias Agrupa um conjunto de formulários em uma categoria. Um formulário não está associado a uma categoria. Um formulário pode ser associado a mais de uma categoria. Configurações da impressora Defina as configurações da impressora padrão ao escolher imprimir um determinado formulário. Editando um formulário Selecione a guia Formulários. Para editar um determinado formulário, selecione o formulário na lista e, no lado direito, aparecerão as informações atuais do formulário. Excluir um formulário Selecione a guia Formulários. Selecione o formulário que deseja excluir e clique em Excluir.

9 9 Gerenciando scripts Os scripts são criados utilizando o software Lexmark Workflow Composer. Estes scripts são utilizados para processar formulários (imprimir, enviar fax, e assim por diante). Você pode adicionar, excluir e associar scripts aos formulários no quiosque. Adicionando um script Depois que um script é criado utilizando o Workflow Composer, você pode adicioná-lo ao quiosque. Selecione a guia Script e clique em Adicionar. Excluindo um script Um script pode ser excluído do servidor uma vez que não esteja associado a qualquer formulário ou conjunto de formulários. Associando um script a um formulário A associação de um script a um formulário pode ser feita quando o Form ou o FormSet estiver sendo adicionado na guia Formulários. Para obter mais informações sobre como associar scripts a Forms ou FormSets, consulte o Guia administrativo do.

10 10 Gerenciando quiosques Adicione, edite e exclua quiosques da rede. Adicionando um quiosque Para adicionar um quiosque: 1 Selecione a guia Quiosques. Nesta visualização, você tem uma lista dos quiosques atuais no sistema. 2 Para adicionar um quiosque, clique em Adicionar. O título para o ícone Quiosque é, por padrão, definido como Formulários. Este valor padrão pode ser alterado na guia Preferências. Editar um quiosque Para editar um quiosque, selecione a guia Quiosques. Para editar um determinado quiosque, selecione-o na lista e, no lado direito, aparecerão as informações atuais do quiosque. Excluir um quiosque Para excluir um quiosque do sistema, selecione-o e clique em Excluir.

11 11 Adicionando licenças de quiosques A guia Quiosque fornece uma execução total de como muitas licenças de Quiosques estão disponíveis. Para adicionar mais licenças, clique em Licenças.

12 12 Gerenciando categorias Uma categoria é como seus formulários estão agrupados. Por exemplo, você pode ter todos os formulários de 401 K agrupados em uma categoria de Benefícios. Gerenciar categorias consiste, principalmente, na habilidade de adicionar, editar e excluir categorias de formulários. Adicionando uma categoria Para adicionar uma categoria ao sistema Quiosque, selecione a guia Categorias. Nesta visualização, você tem uma lista das categorias atuais no sistema. Para adicionar uma categoria, clique em Adicionar. Ao adicionar uma categoria, você deverá especificar seu nome. Você também pode especificar os formulários contidos na categoria, bem como os Quiosques que terão acesso. Editar uma categoria Para editar uma categoria, selecione a guia Categorias. Selecione a categoria na lista e, no lado direito, aparecem os campos editáveis com as informações atuais sobre as categorias. Excluir uma categoria Para excluir uma categoria do sistema, selecione-a e clique em Excluir.

13 13 Relatando Esta é a forma pela qual você pode medir a utilização do s. Toda vez que um formulário for enviado, várias partes de informações são coletadas (por exemplo, qual formulário foi mais enviando, qual quiosque foi mais utilizado e assim por diante). Essas informações podem ajudá-lo a alocar recursos para onde são mais necessários. Para visualizar um relatório, selecione-o e defina o período de tempo desejado. Alguns relatórios permitem que algumas informações sejam especificadas (tal como um determinado formulário particular ou quiosque que você está interessado). Você também pode exportar as informações do relatório para um arquivo. Para fazer isso, clique em Exportar relatório.

14 14 Preferências Esta guia permite que o administrador: altere as informações da conta configure os ajustes padrões da impressora configure o script padrão defina algumas opções de debug configure o título padrão para o quiosque configure o número de dias que um formulário é considerado novo ou atualizado A ferramenta administrativa pode definir o número de dias que um formulário é considerado novo ou atualizado em qualquer lugar de 1-31 dias.