Manual de Treinamento Budget

Transcrição

1 Manual de Treinamento Budget Treinamentos Lemontech

2 Sumário Introdução 3 Requisitos 3 Configurações 3 Configurando Aportes 4 Configurando Saldo 5 Visualizar Extrato 6 Transferência de Salto 7 Alerta 8 Importante 9

3 Introdução Controle de Budget permite o controle de gasto da empresa de acordo com a estrutura estipulada no momento da configuração, podendo ser por regional, centro de custo ou sub centro de custo. No controle de budget há possibilidade de aportes e transferências de saldos entre as regionais e centro de custo. Requisitos Solicite a Lemontech habilitar funcionalidade na configuração do cliente Controle de budget é efetuado com o perfil de gestor do cliente Efetuar os aportes mensais/anuais Configurações O controle do budget deve ser configurado nas políticas de viagens do cliente, veja na imagem abaixo os itens necessários para a configuração: 7.1 Será ou não utilizado o Budget. 7.2 Se será utilizado para Centro de Custo ou por Sub Centro de Custo. 7.3 O saldo do Budget será acumulado para próximo mês/ano. 7.4 Quando o saldo do budget for negativo deve bloquear a SV. 7.5 A partir de qual valor o Gestor deve ser sinalizado sobre o saldo do budget. 7.6 O budget será controlado mensalmente ou anualmente. Para aporte positivo ou negativo de forma manual, o acesso deve ser feito pelo gestor cliente conforme informação abaixo.

4 Configurando Aportes Para realizar a configuração de Aportes é necessário passar o mouse sobre GERENCIAMENTO > CLIENTE > BUDGET e clicar em CONFIGURAÇÃO APORTES. A configuração de aportes pode ser realizada em 3 níveis ( Regional, Centro de Custo ou Sub Centro de Custo). Conforme parametrização 7.6 (controle mensal/anual) você seleciona a REGIONAL, informa o VALOR e clica em CREDITAR. Após realizar esse processo, todo mês/ano o valor adicionado será creditado na regional selecionada. Para remover valor utilize a opção DEBITAR. Após realizar a configuração de aporte, será apresentado a informação abaixo: Após realizar o rateio entre os Centro de Custo / Sub Centro de Custo o valor total da regional será apresentado de acordo com a ação tomada. Para adicionar o valor ao centro de custo o processo é o mesmo, selecione o CENTRO DE CUSTO informe o VALOR e clique em CREDITAR. Após clicar em CREDITAR o resultado é:

5 O valor é creditado no Centro de Custo e debitado da Regional (Disponivel para rateio entre os centros de custo. Mesal). O mesmo processo para o Sub Centro de Custo. A imagem abaixo ilustra o resultado final da configuração. Configurando Saldo Para realizar a configuração de Aportes é necessário passar o mouse sobre GERENCIAMENTO > CLIENTE > BUDGET e clique em GERENCIAR SALDO.

6 Caso tenha necessidade de CREDITAR/DEBITAR valor da Regional /Centro de Custo ou Sub Centro de custo a opção Gerenciar Saldo realiza esse processo. Para adicionar um Aporte Extra selecione o local, informe o valor do aporte extra e clique em CREDITAR. Para debitar o mesmo processo, selecione o local, informe o valor do aporte extra e clique em DEBITAR. Visualizar Extrato Na mesma tela Gerenciar Saldo você tem a opção de gerar um extrato do mês, selecione o mês/ano e clique em VISUALIZAR EXTRATO. Após clicar:

7 O extrato pode ser gerado em 3 niveis Regional / Centro de Custo e Sub Centro de Custo. Transferência de Salto Para realizar a configuração de Aportes é necessário passar o mouse sobre GERENCIAMENTO > CLIENTE > BUDGET e clicar em TRANSFERÊNCIA. Após acessar o caminho informado, selecione em: TRANSFERIR DE selecione REGIONAL, CENTRO DE CUSTO e informe valor a ser transferido E em : TRASFERIR PARA selecione a REGIONAL e CENTRO DE CUSTO de destino e clique em TRANSFERIR.

8 Alerta Caso a configuração 7.4 (Quando o saldo do budget for negativo deve bloquear a SV) estiver habilitada e o aprovador tenta aprovar a SV, o sistema informará que não é possível seguir com o fluxo conforme tela abaixo. Alerta disparado pelo sistema informando ao gestor que houve aprovação de uma SV com budget negativo. Quando um determinado centro de custo já não possui um saldo positivo, somente o gestor tem autonomia para aprovar com budget negativo, efetuar aportes de valores (tela de Configuração de Aportes) e para a SV seguir. Alerta ao gestor do controle de budget, quando parametrizado na configuração do cliente. O sistema enviará ao gestor o alerta informando o valor restante disponível de acordo com o valor cadastrado no item 7.5.

9 Importante - É necessário ser aplicado a permissão a um usuário para que o mesmo consiga importar arquivos de budget. - Configuração (mensal, anual) somente para o mês seguinte ou ano seguinte. - Somente o Gestor tem permissão para: Gerenciar (aportes, transferências, extratos etc.) Criar SV mesmo sem budget Visualizar saldo Aprovar com saldo negativo Aprovar SV com budget negativo Caso tenha qualquer dificuldade para utilizar/gerenciar nosso sistema de budget entre em contato com o suporte Lemontech.