Guia para uma correta adaptação da contabilidade às novas regras. Saiba tudo o que muda e como estar preparado

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1 Guia para uma correta adaptação da contabilidade às novas regras Saiba tudo o que muda e como estar preparado

2 Taxonomias Como adaptar a contabilidade da sua empresa às novas regras fiscais 2 Índice TAXONOMIAS NA CONTABILIDADE ENQUADRAMENTO TAXONOMIAS: O que são? - Tipos de Taxonomias 6 - Referenciais Contabilísticos TAXONOMIAS: Como se aplicam? TAXONOMIAS: Como se implementam? Formação Online Taxonomias - Taxonomias S 9 - Taxonomias M 11 - Analisar 13 - Definir 14 - Implementar 14

3 Taxonomias Como adaptar a contabilidade da sua empresa às novas regras fiscais 3 Taxonomias O novo termo do léxico dos Contabilistas As Taxonomias são um conceito recente que entrou para o léxico dos profissionais da Contabilidade no final de 2016 e que terá impacto a dois níveis: Alterações na forma como é organizada a informação contabilística das empresas: PLANO DE CONTAS Mudanças na estrutura de comunicação dos dados contabilísticos à Autoridade Tributária (AT): SAF-T (PT)

4 Taxonomias Como adaptar a contabilidade da sua empresa às novas regras fiscais 4 Taxonomias Data a reter 1 Face a estas novas diretrizes fiscais, publicadas na Portaria nº 302/2016, a IES Informação Simplificada Empresarial de 2018, com os dados de 2017, será preenchida de forma automática com base no ficheiro SAF-T (PT) de auditoria a submeter no portal das finanças. O próprio ficheiro SAF-T (PT), que as empresas terão de exportar e efetuar o respetivo envio à AT no próximo dia 1 de julho, já deverá obedecer às novas regras das Taxonomias. Daí a importância de conhecer em detalhe a nova legislação e o seu impacto na contabilidade. NOTA Neste Ebook vamos mostrar-lhe o que realmente muda e explicar de que forma poderá preparar-se para o impacto deste imperativo legal, rentabilizando simultaneamente os resultados do seu negócio.

5 Taxonomias Como adaptar a contabilidade da sua empresa às novas regras fiscais 5 Enquadramento - Portaria nº 302/2016 No final de 2016 foi publicada a Portaria nº 302/2016, um documento legal que estabeleceu novas regras de estruturação do Ficheiro SAF-T (PT) e introduziu o conceito de Taxonomias. Para percebermos as razões que motivaram esta alteração e identificarmos com clareza a natureza destas mudanças, é importante olharmos para a atual estrutura do SAF-T (PT). Esta, tal como está, não permite uma completa compreensão e controlo da informação relativa à contabilidade, em virtude da flexibilidade existente na utilização das contas pelas diferentes entidades. Neste contexto, foram criadas as Taxonomias, ou seja, tabelas de correspondência que permitem a caracterização das contas de acordo com o normativo contabilístico utilizado pelas diferentes entidades, enquanto sujeitos passivos, permitindo simplificar o preenchimento dos Anexos A e I da IES Informação Empresarial Simplificada. NOTA Ao longo deste documento irá encontrar informação sobre a aplicação das Taxonomias e o seu efeito prático na contabilidade.

6 Taxonomias Como adaptar a contabilidade da sua empresa às novas regras fiscais 6 Taxonomias O que são? - Existem várias tipologias de Taxonomias: S M O Taxonomia S Taxonomia M Taxonomia O É composta por 647 códigos e propõe o desdobramento adicional das Contas do Plano de Contas para suportar as Taxonomias, sendo a mais relevante aquela que tem por base o desdobramento de contas pela natureza Corrente e Não Corrente. É composta por 337 códigos. Neste caso a proposta de desdobramento adicional das Contas do Plano de Contas para suportar as taxonomias é menor que a Taxonomia S. Não tem qualquer proposta de estrutura de Taxonomias. Esta identificação permitirá indicar na estrutura do ficheiro SAF-T (PT) que não se aplicam as Taxonomias. Esta opção está indicada, por exemplo, para Entidades do Setor Não Lucrativo, Entidades Bancárias e do Setor Segurador.

7 Taxonomias Como adaptar a contabilidade da sua empresa às novas regras fiscais 7 Taxonomias O que são? - Referências contabilísticas: Os referenciais contabilísticos, também designados como referenciais de classificação de contas, são normativos contabilísticos segundo os quais a Contabilidade de determinada empresa se encontra, ou deveria encontrar, organizada: S M S SNC Base M SNC Microentidades N O N Normas Internacionais de Contabilidade O Outros referenciais contabilísticos A aplicação das Taxonomias de acordo com o referencial contabilístico pode ser resumida da seguinte forma: Referêncial Contabilístico SNC Base N Normas Internacionais de Contabilidade Taxonomias Taxonomia S Taxonomia S M SNC Microentidades O Outros referenciais contabilísticos Taxonomia M Taxonomia O

8 Taxonomias Como adaptar a contabilidade da sua empresa às novas regras fiscais 8 Taxonomias Quando se aplicam? - Entrada em vigor As Taxonomias entraram em vigor a partir de 1 de janeiro de Embora inicialmente a leitura da norma possa ter originado diversas interpretações, a informação contabilística com base nas Taxonomias deve incluir dados desde 1 de janeiro de A obrigatoriedade de preenchimento da informação para a IES de 2018, com dados de 2017, já conforme as novas regras, implica que a informação respeitante ao exercício completo de 2017 já respeite as Taxonomias. - Nova estrutura do ficheiro SAF-T (PT) Com a publicação desta norma é também atualizada a estrutura de dados do ficheiro SAF-T (PT) com enfoque na harmonização e melhoria da qualidade da informação relativa à faturação. A nova legislação prevê a uniformização dos seguintes conceitos: _Motivo de isenção _Introdução de novos requisitos de informação _Código Único do Documento _Novos tipo de documento na tabela de Documentos de Conferência NOTA De ressalvar que a nova estrutura do ficheiro SAF-T (PT) apenas é obrigatória a partir de 1 de julho de 2017.

9 Taxonomias Como adaptar a contabilidade da sua empresa às novas regras fiscais 9 Taxonomias Como se aplicam? - Veja alguns exemplos Antes de se proceder à aplicação das Taxonomias, existe um trabalho prévio que consiste na adaptação do Plano de Contas existente ao tipo de referencial contabilístico aplicável à entidade em causa. Se, por exemplo, a entidade é uma pequena empresa e tem a sua contabilidade organizada de acordo com o SNC base, sugere-se a adaptação do Plano de Contas existente de acordo com a proposta para a Taxonomia S. Nos casos em que a entidade é uma microempresa e tem a sua contabilidade organizada de acordo com o SNC Microentidades, sugere-se a adaptação do Plano de Contas existente de acordo com a proposta para a Taxonomia M. Veja alguns exemplos: - Taxonomias S- Casos práticos Meios financeiros líquidos Taxonomias S Planos de Contas Descrição 1 11 Caixa 2 12 Depósitos à Ordem 3 13 Outros Depósitos Bancários Outros instrumentos financeiros Derivados Potencialmente favoráveis Outros instrumentos financeiros Derivados Potencialmente desfavoráveis

10 Taxonomias Como adaptar a contabilidade da sua empresa às novas regras fiscais 10 Taxonomias Como se aplicam? - Taxonomias S- Casos práticos Clientes Taxonomias S Planos de Contas Descrição Clientes Clientes C/C Clientes Gerais Clientes Clientes C/C Clientes - Empresa Mãe Clientes Clientes C/C Clientes - Empresas Clientes Clientes C/C Clientes Empresas Associadas Outras contas a receber e a pagar Taxonomias S Planos de Contas Descrição Outras Contas a receber e a pagar Fornecedores de Investimentos Contas Gerais (CORRENTE) Outras Contas a receber e a pagar Fornecedores de Investimentos Contas Gerais (NÃO CORRENTE) Outras Contas a receber e a pagar Fornecedores de Investimentos Faturas em receção e conferência (CORRENTE) Outras Contas a receber e a pagar Fornecedores de Investimentos Faturas em receção e conferência ( NÃO CORRENTE)

11 Taxonomias Como adaptar a contabilidade da sua empresa às novas regras fiscais 11 Taxonomias Como se aplicam? - Taxonomias M- Casos práticos Meios financeiros líquidos Taxonomias M Planos de Contas Descrição Caixa Depósitos à Ordem Outros Depósitos Bancários Outros Clientes Taxonomias M Planos de Contas Descrição Clientes Clientes C/C Clientes Clientes - Títulos a Receber Clientes Outros Clientes Clientes Outros Clientes

12 Taxonomias Como adaptar a contabilidade da sua empresa às novas regras fiscais 12 Taxonomias Como se aplicam? - Taxonomias M- Casos práticos Outras contas a receber e a pagar Taxonomias M Planos de Contas Descrição Outras Contas a receber e a pagar Fornecedores de Investimentos Contas Gerais (CORRENTE) Outras Contas a receber e a pagar Fornecedores de Investimentos Contas Gerais (NÃO CORRENTE) Outras Contas a receber e a pagar Fornecedores de Investimentos Faturas em receção e conferência (CORRENTE) Outras Contas a receber e a pagar Fornecedores de Investimentos Faturas em receção e conferência (NÃO CORRENTE)

13 Taxonomias Como adaptar a contabilidade da sua empresa às novas regras fiscais 13 Taxonomias Como implementar? - Passos a seguir para adaptar a contabilidade às novas regras A adaptação da informação contabilística às novas regras das Taxonomias é um processo para o qual as empresas e os Escritórios de Contabilidade devem estar preparados com a devida antecedência, para evitar que o impacto seja cada vez maior. Deixamos abaixo os passos que consideramos essenciais para uma correta implementação das Taxonomias, embora possam existir outros aqui não considerados. 1 Analisar Depois de conhecer as Taxonomias, é necessário analisar o impacto da implementação das mesmas nos sistemas de contabilidade. Para tal, é importante conhecer a solução que existe dentro de portas e saber responder a algumas questões como: _Qual o Plano de Contas que estamos a utilizar? _Estamos a utilizar o mesmo Plano de Contas para todas as entidades independentemente da sua categorização? _Há quanto tempo não atualizamos o nosso Plano de Contas? _A estrutura atual do Plano de Contas está conforme a proposta da Portaria que regulamenta as Taxonomias? _No meu Escritório de Contabilidade, os meus clientes estão organizados tendo por base o referencial contabilístico? _Existe alguém, interno ou externo, que procede à atualização do meu software de contabilidade? Tem conhecimento de contabilidade? E de Taxonomias? NOTA Após conhecer as respostas a estas questões, estará preparado para dar o passo seguinte e atualizar o seu sistema contabilístico de forma a suportar esta nova obrigação legal.

14 Taxonomias Como adaptar a contabilidade da sua empresa às novas regras fiscais 14 Taxonomias Como implementar? - Passos a seguir para adaptar a contabilidade às novas regras 2 Definir A adaptação e suporte às novas regras das Taxonomias requer trabalho adicional e conhecimento técnico especializado. Posto isto, e tendo por base a análise efetuada no ponto anterior, a decisão de atualizar o seu sistema contabilístico poderá passar por um plano de trabalho que incluirá algumas das seguintes definições: _Estabelecer quem irá proceder à implementação das Taxonomias e, se for o caso, quem irá supervisionar o processo _Definir e/ou confirmar as empresas que utilizam o SNC Base e o SNC Microentidades _Escolher um template de Plano de Contas por referencial contabilístico: SNC Base e SNC Microentidades Percorridas estas etapas, poderá preparar-se para a implementação das Taxonomias. 3 Implementar A implementação não está dependente dos passos anteriores, contudo a eficiência e rapidez do processo podem não corresponder ao desejado caso os mesmos sejam negligenciados. No que respeita à implementação propriamente dita, os passos a seguir são: _Atualizar o Plano de Contas aplicável às Microentidades _Atualizar o Plano de Contas aplicável às restantes empresas _Identificar as Taxonomias aplicáveis, de acordo com o referencial contabilístico _Validar balancetes antes e após atualização do Plano de Contas _Verificar a conformidade das Taxonomias com o Plano de Contas selecionado

15 Taxonomias Como adaptar a contabilidade da sua empresa às novas regras fiscais 15 Em resumo - O futuro da contabilidade passa por aqui As Taxonomias vieram para ficar e estão em vigor desde 1 de janeiro de Num futuro próximo, a informação contabilística e fiscal a prestar às Autoridades Fiscais dependerá da informação baseada nessas novas regras. E a forma como as mesmas estão a ser implementadas fará toda a diferença e terá impacto muito significativo nos exercícios contabilísticos futuros. Em termos práticos, a forma como os diversos sistemas de contabilidade tratarão esta nova realidade pode fazer toda a diferença, pelo que a automatização do processo de implementação das Taxonomias poderá poupar muito trabalho e complicações, pois minimiza os erros de atualização dos dados. De que forma a PRIMAVERA auxilia na implementação das Taxonomias? Seguindo a sua filosofia de disponibilizar continuamente tecnologia inovadora de suporte à gestão empresarial, a PRIMAVERA encontra-se há alguns meses a trabalhar no desenvolvimento de diversos mecanismos simplificadores da adaptação às Taxonomias, permitindo aos seus clientes responder atempadamente e de forma célere aos novos requisitos fiscais.

16 Taxonomias Como adaptar a contabilidade da sua empresa às novas regras fiscais 16 Em resumo - Mecanismos disponibilizados pela PRIMAVERA Template dos Planos de Contas No final de 2016 a PRIMAVERA disponibilizou um novo template do Plano de Contas, incluído de base aquando da criação de uma nova empresa, e já adaptado às novas regras da Portaria nº 302/2016. O novo template foi desenvolvido com a preocupação de respeitar o Plano de Contas PRIMAVERA, sempre que possível, e disponibilizado de acordo com a indicação do tipo de referencial contabilístico: SNC Base ou SNC Microentidade. Desta forma, os utilizadores das soluções PRIMAVERA já se encontram em condições de conhecer e utilizar os novos Planos de Contas desde o dia 1 de janeiro de Utilitário ConvertConta 2017 Para os utilizadores que pretendam atualizar os Planos de Contas existentes, adaptando-os às novas regras das Taxonomias, a PRIMAVERA disponibilizou, em meados de janeiro, o utilitário ConvertConta Este conversor simplifica o cumprimento das novas diretivas, permitindo alterar descrições de contas, eliminar contas e criar novas contas do Plano de Contas, tornando o processos mais rápido e eficiente. Automatismos de suporte às Taxonomias Brevemente a PRIMAVERA irá disponibilizar as funcionalidades que permitirão dar suporte às Taxonomias de forma automatizada, através da definição de códigos de taxonomia por cada conta de contabilidade, de acordo com o referencial contabilístico. Esta nova funcionalidade permitirá, igualmente, validar a conformidade das Taxonomias das contas e garantir as correspondentes explorações de informação relacionada. Taxonomias na nova estrutura do ficheiro SAF-T (PT) Até final de maio, a PRIMAVERA irá disponibilizar também uma atualização ao formato do ficheiro SAF-T (PT), que passará a incluir informação relativa às Taxonomias. Conheça aqui mais detalhadamente as soluções PRIMAVERA.

17 Taxonomias Como adaptar a contabilidade da sua empresa às novas regras fiscais 17 Formação Online Se pretender aprofundar o conhecimento sobre as Taxonomias, pode inscrever-se numa ação de formação online ministrada pelo fiscalista da PRIMAVERA, especializado em tecnologia fiscal, Pedro Montez. Nesta ação de formação ficará com um conhecimento mais detalhado sobre os seguintes temas: _Taxonomias, normas fiscais aplicáveis _Impacto na contabilidade _Adaptação e geração de informação contabilística de acordo com as taxonomias Inscreva-se já! Caso ainda tenha dúvidas, não hesite em contactar-nos. Teremos todo o gosto em ajudar.

18 Autor Pedro Montez Fiscalista da PRIMAVERA, especialista em Tecnologia Fiscal Contactos PRIMAVERA Edifício PRIMAVERA Lamaçães Braga T : comercial@primaverabss.com