Agora podemos fazer mais e melhor! Business Transformation

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1 s Agora podemos fazer mais e melhor! Business Transformation

2 2 Ainda mais fácil. Mais Simples. Estamos a melhorar o nosso serviço para si. Conteúdo Página com o apoio de um moderno e unificado sistema global de gestão, que nos ajudará a standardizar e unificar muitos dos nossos processos. Definitivamente, será mais fácil e eficiente fazer negócios connosco. O nosso novo sistema estará ativo no terceiro trimestre de As modificações específicas que trará, apresentamse neste documento, de forma clara e fácil de entender. Novo ecommerce 3 Nova Gestão de Pedidos 5 Novo Sistema Contabilístico 8 Mais informação: Requisitos da Fatura/Nota de Crédito da 3M 9

3 Novo ecommerce 3 Integração de Fornecedores em ecommerce: Como parte da nossa transição para um novo sistema ERP, a 3M está a introduzir ferramentas de ecommerce para colaboração com os nossos fornecedores e que permitirá realizar operações eletrónicas. Estas ferramentas permitirão aos nossos fornecedores a visualização de documentos de forma eletrónica. O uso de ecommerce converter-se-á gradualmente num requisito obrigatório para todos os nossos fornecedores. Pedidos Ver, descarregar ou enviar por um interface diretamente ao ERP do fornecedor. Confirmação de Ordens de Compra podendo confirmar e corrigir os dados dos pedidos de compra. Notificação prévia de envio confirmação de envio de quantidades, datas, informação. Faturas Envio de faturas eletrónicas. Benefícios para os nossos fornecedores: Comunicação e visibilidade em tempo real de informação de compras. Redução de papel, processamento manual de dados e perda de trabalhos realizados em papel impresso. Identificação e correcção antecipada de erros na informação de compras. Redução de erros entre a receção e a fatura. Incremento da precisão e eficiência no processamento de dados. Teremos 3 ferramentas diferentes que permitirão o intercâmbio eletrónico dos pedidos de compra, confirmação de pedidos, notificação prévia de envio bem como faturas entre a 3M e os seus fornecedores. A ferramenta adequada será determinada com base no tipo de atividade e volumes. A equipa de ecommerce da 3M contactará com os fornecedores para realizar esta transição. Esperamos contar com o seu apoio na nossa migração a um novo sistema ERP. Ariba Network Inclui a maioria das compras (diretas, indiretas, mas não pedidos de compra de subcontratação). Electronic Data Interchange (EDI) Inclui a maioria das compras (diretas, indiretas e subcontratação). Supply Network Collaboration (SNC) Inclui sub-contratação. Também se utiliza para a gestão conjunta de inventário com os fornecedores (partilhando procura líquida, Supplier Managed Inventory SMI).

4 Novo ecommerce 4 Tanto vocês como nós poderemos enviar confirmação de pedidos, notificações de envios e faturas eletrónicas. Até agora Após a implementação Envio de Pedidos Recebe pedidos da 3M por fax, com uma morada de entrega de um centro de produção ou escritório da 3M. Passará a receber os pedidos através de uma das nossas ferramentas de ecommerce. Confirmação de Pedido de Compra (POA) Nem sempre recebemos uma confirmação da receção do pedido. A confirmação da receção do pedido será obrigatória. Poderá ver, corrigir e aceitar os detalhes do pedido, tais como quantidades, preços ou datas de entrega de forma mais fácil. Isto ajudará a reduzir ao mínimo os erros. Notificação Prévia de Envio (ASN) Normalmente não recebemos uma notificação de envio. A notificação de envio será obrigatória para os fornecedores de materiais ou serviços de subcontratação. Previamente ao envio da mercadoria. Isto ajudar-nos-á a otimizar os processos de faturação e pagamentos. Faturas Envia as suas faturas à 3M Portugal. Continuará a enviar as suas faturas de forma eletrónica utilizando uma das ferramentas de ecommerce.

5 Nova Gestão de Pedidos5 Até agora Após a implementação Recebe os nossos pedidos: Por fax, Com morada de entrega em um dos nossos centros 3M (armazém, centro de produção ou escritório) Passará a receber os nossos pedidos através de uma ferramenta de ecommerce: Ariba Network, SNC, através de EDI ou Por e fax (se não existe ferramenta de ecommerce) A direção de entrega será a mesma que a do pedido.

6 6 Nova Gestão de Pedidos Até agora Após a implementação Os nossos pedidos são em português e inglês. Utilizamos o ID código de produto com 11-dígitos que podem encontrar no pedido. As unidades de medida acordadas (exemplo, caixas, cartões, etc.) são mencionadas nas ordens de compra. O nosso comprador e os seus detalhes de contacto estão incluídos no pedido. Sem alterações: as nossas ordens de compra continuarão a estar em português e inglês. Vamos alterar o ID código de produtos con 10-dígitos para todos os materiais diretos (matéria prima, recipientes e embalagens bem como produtos semi-acabados). Durante o período de transição, encontrará ambos os números, o antigo de 11-dígitos e o novo de 10-dígitos no pedido de compra. Por favor inclua os dois números na sua fatura e notificação de envío. Sem modificações. O nosso comprador, que seja responsável pelo pedido de compra será mencionado no mesmo, incluindo os seus dados de contacto. Ele/ela serão os seus contactos para qualquer pergunta relacionada com o pedido de compra.

7 Novo Pedido 7 Morada do Solicitante Morada de envio (pode mudar entre pedidos) Morada da Fatura Recetor da fatura (pode ser diferente da morada da Fatura Dados de contacto do comprador Durante o período de transição, irá encontrar ambos os códigos, o antigo de 11-dígitos e o novo de 10- dígitos na ordem de compra. O IVA poderá ser diferente, dependendo da origem do produto ou serviço ou da sua natureza.

8 Nova Contabilidade 8 Até agora Após a implementação Faturas Envia todas as suas faturas à 3M Portugal. Passará a enviar todas as faturas a: 3M Service Center Ul. Dubois Wrocław Poland Envia as suas faturas eletrónicas através da plataforma Turngsten / OB10 Enviará as suas faturas através de alguma ferramenta de ecommerce.

9 Requisitos da Fatura/Nota de Crédito à 3M 9 Credit notes PO number Todas as faturas e notas de crédito deverão incluir obrigatoriamente o número de pedido da 3M. Todas aquelas que não o incluam deverão ser recusadas para sua correção.? 6. Os custos de transporte não devem ser faturados em linhas separadas salvo acordo prévio estabelecido com a 3M. -,:_ ) Não inclua caracteres especiais tais como: :,-/ ou espaços no número de pedido da 3M. % 7. Todos os descontos deverão ser refletidos no preço unitário. Qualquer modificação deverá ser mencionada na confirmação do pedido de compra para asegurar-se que fica refletida no pedido da 3M antes do seu envio. Order Order Envie faturas separadas para cada pedido de compra. Não envie faturas que contenham vários números de pedidos de compra. 8. Todas as faturas/notas de crédito deverão ser enviadas através de uma solução de ecommerce ou em papel para a morada que aparece no pedido de compra da 3M. Order 4. Num mesmo número de pedido de compra podem existir várias linhas. Pode faturar cada uma delas de forma conjunta ou separada, mas em qualquer caso deverá indicar o número de linha a que se refere tanto nas faturas como nas notas de crédito. 9. Não poderemos processar qualquer fatura/nota de crédito que contenha caracteres escritos à mão. Order 100 Stück 100 Pieces = Moeda, quantidade, unidades e preços devem coincidir com os do pedido de compra da 3M

10 Por favor não hesite em contactar com o nosso Departamento de Compras se subsistir alguma dúvida/pergunta.