Manual de POS Teclado Operador de Caixa

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1 Manual de POS Teclado Operador de Caixa Dezembro de 2008

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3 ÍNDICE O MANUAL DE POS TECLADO OPERADOR DE CAIXA... 1 Introdução... 1 Objectivos... 1 Condições de Utilização... 1 POS TECLADO - OPERADOR DE CAIXA... 2 Emissão de um documento... 2 Registo dos produtos... 2 Finalização do documento... 3 Indicar quantidade - Função QNT (QTY)... 4 Indicar preço unitário - Função PUNIT (UNITPRICE)... 4 Indicar desconto de linha - Função DESC (DISCOUNT)... 4 Alterar linha de registo Função LINHA (LINE)... 4 Mudar o tipo de documento Função DOCUMENTO (SELECTDOC)... 5 Troca de produtos... 5 Reimpressão de documento Função SEGVIA (PRINTTRANS)... 7 Transformação de documento Função TRANSDOC (TRANSFORMTRANS)... 8 Indicar cliente Função DADOSCLI (SELECTCUSTOMER) Fechos Fecho de sessão Função FSESSAO (SESSIONCLOSE) Fecho de dia Função FDIA (WORKSTATIONCLOSE) Fecho geral Função FGERAL (GENERALCLOSE) Perguntas e respostas... 14

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5 O manual de POS Teclado Operador de Caixa Introdução Face ao novo contexto nacional e internacional em que operam as organizações portuguesas, contexto esse que obriga a uma permanente adaptação e modernização, cada vez mais é necessário apostar na aquisição de novos equipamentos e novas tecnologias, uma vez que a capacidade de resistir e competir reside cada vez mais na potencialidade dos recursos informáticos. Deste modo, a actualização desses recursos deverá sempre ser pensada tendo em consideração qual o seu contributo para uma maior produtividade, consequência directa da eficácia na implementação e utilização dos mesmos. As aplicações informáticas só terão interesse se estiverem inseridas na estratégia da organização e em pleno funcionamento, contribuindo de forma inequívoca para o seu desenvolvimento. Objectivos O presente manual foi elaborado com o objectivo de detalhar o funcionamento do POS Teclado existente no GesPOS na óptica do operador de caixa, guiar o utilizador na sua configuração ou esclarecer eventuais dúvidas que possam surgir aquando da movimentação. Na concepção deste manual existiu a preocupação de não o tornar demasiado exaustivo, de modo que a sua leitura seja o mais agradável possível. Toda a estrutura foi elaborada tendo sempre presente a figura do utilizador, por se considerar que é este último aquele que irá retirar o máximo proveito da sua leitura, de modo a que todos os procedimentos possam ser explorados. Condições de Utilização Para maior comodidade e para obter melhores resultados na exploração da aplicação, concebemos este manual para ser consultado pelos operadores em geral e pelos administradores do sistema informático. Ao longo do manual os exemplos dados têm como base a empresa de demonstração, cujo objectivo é mostrar as funcionalidades do sistema. Convenções usadas no manual Texto a verde ou negrito Indica ficheiros, tabelas, opções de menu ou outras secções do manual, cuja leitura deve fazer de forma a completar a informação; Texto a verde em itálico Refere botões, campos ou zonas das tabelas ou dos ecrãs; Texto a verde com o símbolo ou sublinhado Notas e chamadas de atenção; Texto em itálico Exemplos das funcionalidades documentadas. 1

6 POS Teclado - Operador de Caixa Para aceder ao POS Teclado clique no ícone Será apresentado o ecrã de registo. O cursor estará posicionado no campo Referência pronto para começar a registar... Emissão de um documento Registo dos produtos O registo dos produtos poderá ser efectuado de quatro formas: Digitação da referência via teclado: o operador deverá digitar a referência do produto premindo de seguida a tecla Enter Registo por tecla directa: para registar o produto bastará premir a tecla respectiva Obriga a uma pré-configuração das teclas para os produtos. 2 Registo por leitura de código de barras: o operador deverá efectuar a leitura do código de barras do produto via scanner Obriga à existência de um scanner.

7 Registo por selecção da lista: premindo a tecla Enter será apresentada uma lista dos produtos existentes, bastará seleccionar um dos produtos e premir a tecla Enter para proceder ao seu registo Finalização do documento Após registo de todos os produtos prima a tecla F10 para finalizar o documento. Indique o valor entregue na modalidade em questão e prima a tecla Enter. Caso haja lugar a troco será apresentado o respectivo ecrã. Venda a balcão de 215,40 e valor entregue 300 em dinheiro (troco = 84,60 ). Será automaticamente impresso o talão de venda. 3

8 Indicar quantidade - Função QNT (QTY) O registo de quantidades diferentes de 1 deverá ser efectuado pela função QNT (QTY). Antes de registar o produto prima a tecla *, indique a quantidade e prima a tecla Enter. Poderá então proceder ao registo do produto. Indicar preço unitário - Função PUNIT (UNITPRICE) Normalmente os produtos já têm os preços definidos na sua ficha, no entanto poderá haver necessidade de indicar um outro valor. Para tal deverá ser usada a função PUNIT (UNITPRICE). Antes de registar o produto prima a tecla +, indique o preço e prima a tecla Enter. Proceda de seguida ao registo do produto. Indicar desconto de linha - Função DESC (DISCOUNT) Caso pretenda atribuir um desconto ao produto poderá usar a função DESC (DISCOUNT) Antes de registar o produto prima a tecla -, indique a percentagem de desconto e prima a tecla Enter. Por fim registe o produto. Alterar linha de registo Função LINHA (LINE) Após registar uma linha no documento poderá ter necessidade de a alterar. A edição de uma linha do documento poderá ser efectuada por duplo clique do rato ou por um simples clique do rato e premindo de seguida a tecla Enter. Caso não tenha rato deverá ser executada a função LINHA indicando o nº da linha a editar função pré-definida em tecla. 4

9 Mudar o tipo de documento Função DOCUMENTO (SELECTDOC) A qualquer momento poderá surgir a necessidade de emitir um documento diferente da Venda a Balcão, uma guia por exemplo. Seleccione a opção Novo Documento da barra de opções lateral direita, separador Opções e seleccione o documento a emitir. Após finalizar o novo documento retornará ao documento default Venda a Balcão. Troca de produtos Uma situação muito usual em estabelecimentos comerciais é a troca de produtos um tamanho que não serve, uma preferência por determinada cor... Nestes casos, além de registar a entrada do produto a devolver, será importante o acerto em termos de valor com o cliente. Normalmente não há lugar à devolução de dinheiro, em vez disso, o cliente ficará com um vale que poderá mais tarde usar na aquisição de outro produto do seu agrado. A este vale chamamos Talão de Reembolso. O processo será simples... 5

10 Quando o cliente devolver o produto deverá ser emitido um talão de reembolso descriminando o artigo em questão. Será então dada entrada em stock. Assim que o cliente seleccionar um outro produto para troca apenas terá que emitir uma venda normal sendo no momento de pagamento indicado o talão de reembolso. Esta troca poderá ocorrer no mesmo dia ou não, tendo o cliente apenas que se fazer portador do talão de reembolso apresentando-o como forma de pagamento. Analisemos o caso do produto MB - MotherBoard ASRock que foi devolvido... A devolução é registada pela emissão de talão de reembolso no valor de 50,40 (preço de venda do produto). Consulte Mudar o tipo de documento Função DOCUMENTO (SELECTDOC) para mais informações acerca da emissão de um tipo de documento diferente do default. No mesmo dia, ou em dia posterior, o cliente adquire o produto ASUS - Asus P5E- VMSE... O pagamento será efectuado com o talão de reembolso. Como o produto ASUS é de valor superior ao MB será paga a diferença na modalidade dinheiro... 6

11 Ao confirmar o pagamento (botão OK) será solicitada a indicação do talão de reembolso. Reimpressão de documento Função SEGVIA (PRINTTRANS) O cliente poderá solicitar uma segunda via do talão, nesse caso execute a função SEGVIA clicando na opção Reimprimir do separador Opções da barra de opções lateral direita. Seleccione o documento em questão e prima a tecla Enter. Será automaticamente impressa uma segunda via do documento. 7

12 Transformação de documento Função TRANSDOC (TRANSFORMTRANS) Por vezes, após emissão de uma venda (venda a balcão normal), o cliente solicita factura. Nestes casos poderá proceder à transformação do documento. Execute a função TRANSDOC clicando na opção Transformar do separador Opções da barra de opções lateral direita. Seleccione o documento a transformar e clique no botão Seguinte. 8

13 No ecrã seguinte terá que seleccionar qual o documento destino. Clique no botão Seguinte para avançar... Indique o cliente em questão e conclua a transformação com a impressão do documento. 9

14 Indicar cliente Função DADOSCLI (SELECTCUSTOMER) Normalmente as vendas a balcão não mencionam cliente, apresentando apenas um espaço para incluir os respectivos dados. No entanto, poderá preencher esta informação sendo o talão impresso já com a identificação do cliente. Execute a função DADOSCLI clicando na opção Indicar Cliente do separador Documento da barra de opções lateral direita. Fechos Os fechos são essenciais para apuro dos valores de caixa e vendas emitidas. Existem três tipos de fecho: Fecho de sessão Fecho de dia Fecho geral Fecho de sessão Função FSESSAO (SESSIONCLOSE) Diz respeito aos movimentos da sessão activa no terminal. Para proceder ao fecho de sessão execute a função FSESSAO clicando na opção Terminar Sessão do separador Fechos da barra de opções lateral direita. 10

15 Poderá efectuar uma consulta de sessão executando a função CSESSAO opção Consultar Sessão do separador Fechos da barra de opções lateral direita. Após fecho da sessão será apresentado ecrã de opções, permitindo abrir uma nova sessão, fechar o terminal, efectuar o fecho geral de dia ou sair da aplicação. Fecho de dia Função FDIA (WORKSTATIONCLOSE) O fecho de dia corresponderá aos registos de todas as sessões do terminal em questão. Para proceder ao fecho de dia execute a função FDIA clicando na opção Fechar Terminal do separador Fechos da barra de opções lateral direita. 11

16 Poderá efectuar uma consulta de dia executando a função CDIA opção Consultar Terminal do separador Fechos da barra de opções lateral direita. Após fecho de dia será encerrada a aplicação. Fecho geral Função FGERAL (GENERALCLOSE) O fecho geral será respeitante a todos os movimentos do dia, independentemente da sessão e terminal. Para proceder ao fecho geral de dia execute a função FGERAL clicando na opção Fecho Geral do Dia do separador Fechos da barra de opções lateral direita. 12

17 Poderá efectuar uma consulta geral de dia executando a função CGERAL opção Consulta Geral do Dia do separador Fechos da barra de opções lateral direita. Após fecho geral de dia será encerrada a aplicação. 13

18 Perguntas e respostas Como procedo em caso de troca de produtos? A troca de produtos normalmente ocorre sem que haja devolução de dinheiro, mas sim a emissão de um crédito ao cliente. Assim sendo, poderá optar pelo Talão de Reembolso. Quando o cliente devolver o produto emite o talão de reembolso o qual dará entrada do produto em stock. No mesmo dia, ou em dia posterior, o cliente escolhe então um novo produto sendo emitido um documento de venda normal. O talão de reembolso será usado neste momento como forma de pagamento. Desta forma quer o stock quer o caixa ficarão correctos. Como posso indicar um cliente no documento? Seleccione a opção Indicar Cliente do separador Documento da barra de opções lateral direita. Se após ter finalizado a venda a balcão o cliente disser que pretende factura, como devo proceder? Nestes casos poderá optar pela transformação de documentos. Seleccione a opção Transformar do separador Opções da barra de opções lateral direita, indique o documento a transformar (qual a venda a balcão) e o documento destino (factura, neste caso). Por fim apenas terá que indicar o cliente e finalizar imprimindo o documento resultante da transformação factura. Como proceder para impressão do fecho no final do dia? Para proceder ao fecho de dia execute a função FDIA clicando na opção Fechar Terminal do separador Fechos da barra de opções lateral direita. Qual a diferença entre fecho de sessão, dia e geral? O fecho de sessão diz respeito aos movimentos da sessão activa naquele terminal. O fecho de dia corresponderá aos registos de todas as sessões do terminal em questão. O fecho geral será respeitante a todos os movimentos do dia, independentemente da sessão e terminal. 14