Manual de Gestão de Cobranças

Transcrição

1 Manual de Gestão de Cobranças Novembro de 2008

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3 ÍNDICE O MANUAL DE GESTÃO DE COBRANÇAS... 1 Introdução... 1 Objectivos... 1 Condições de Utilização... 1 GESTÃO DE COBRANÇAS... 2 O que é?... 2 Configuração do sistema... 2 Aplicação da gestão de cobranças... 2 Parametrização da gestão de cobranças... 2 Activação... 2 Documentos... 3 Cobrança... 3 Factura/Recibo... 4 Layout de impressão... 4 Cobrança... 4 Factura/Recibo... 4 Movimentação... 5 Relatórios...10 Perguntas e respostas...13

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5 O manual de gestão de cobranças Introdução Face ao novo contexto nacional e internacional em que operam as organizações portuguesas, contexto esse que obriga a uma permanente adaptação e modernização, cada vez mais é necessário apostar na aquisição de novos equipamentos e novas tecnologias, uma vez que a capacidade de resistir e competir reside cada vez mais na potencialidade dos recursos informáticos. Deste modo, a actualização desses recursos deverá sempre ser pensada tendo em consideração qual o seu contributo para uma maior produtividade, consequência directa da eficácia na implementação e utilização dos mesmos. As aplicações informáticas só terão interesse se estiverem inseridas na estratégia da organização e em pleno funcionamento, contribuindo de forma inequívoca para o seu desenvolvimento. Objectivos O presente manual foi elaborado com o objectivo de detalhar o funcionamento da Gestão de Cobranças existente no GesPOS, guiar o utilizador na sua configuração ou esclarecer eventuais dúvidas que possam surgir aquando da movimentação. Na concepção deste manual existiu a preocupação de não o tornar demasiado exaustivo, de modo que a sua leitura seja o mais agradável possível. Toda a estrutura foi elaborada tendo sempre presente a figura do utilizador, por se considerar que é este último aquele que irá retirar o máximo proveito da sua leitura, de modo a que todos os procedimentos possam ser explorados. Condições de Utilização Para maior comodidade e para obter melhores resultados na exploração da aplicação, concebemos este manual para ser consultado pelos operadores em geral e pelos administradores do sistema informático. Ao longo do manual os exemplos dados têm como base a empresa de demonstração, cujo objectivo é mostrar as funcionalidades do sistema. Convenções usadas no manual Texto a verde ou negrito Indica ficheiros, tabelas, opções de menu ou outras secções do manual, cuja leitura deve fazer de forma a completar a informação; Texto a verde em itálico Refere botões, campos ou zonas das tabelas ou dos ecrãs; Texto a verde com o símbolo ou sublinhado Notas e chamadas de atenção; Texto em itálico Exemplos das funcionalidades documentadas. 1

6 Gestão de Cobranças Base Prime Vision GesCafé Necessário Módulo (*) PME01PME02 PME03 PME05 PME07 PME08 PME09 SQL01 SQL02 ENT01 SQL88 Este manual aborda a Gestão de Cobranças. Para uma melhor performance e viabilidade deverá ser efectuado um bom planeamento de forma a optimizar a configuração. O que é? Na linha SQL88 apenas estará contemplado nas vendas uma vez não está disponível a gestão de compras. A Gestão de Cobranças no GesPOS consiste basicamente na gestão de contas-correntes quando é emitido o recibo em simultâneo com a factura, ficando o saldo a zero. Sistema vulgarmente usado em empresas que possuem comerciais para efectuar as cobranças aos clientes directamente nas suas instalações. Poderá ainda ser útil para gerir as contas-correntes de fornecedores que usem o mesmo método de cobrança. Configuração do sistema De seguida serão mencionadas quais as configurações que influenciam a gestão de cobranças. Aplicação da gestão de cobranças Verifique se a licença que possui contempla esta funcionalidade. Na linha SQL88 apenas estará contemplado nas vendas uma vez que a licença não apresenta gestão de compras. Parametrização da gestão de cobranças Activação A gestão de cobranças é activada em Diversos Configurações Parâmetros Movimentação Gestão de Cobranças. A activação do sistema de cobranças para as vendas e compras é independente, ou seja, poderá optar apenas por este tipo de gestão nas vendas, ou apenas nas compras. 2

7 Documentos Cobrança Ainda que possa ser aplicado às compras, o sistema de gestão de cobranças é normalmente usado no controle de c/c de clientes. Certifique-se que o documento COB-COBRANÇAS consta na base de dados Diversos Configurações Configuração de Documentos Tabela de Documentos. O documento COB-COBRANÇAS já consta na base de dados criada pela aplicação GesPOS. Caso o tenha eliminado deverá criá-lo respeitando as parametrizações default. 3

8 Factura/Recibo Poderá ser emitida uma factura e um recibo em separado ou simplesmente emitido um documento apenas factura/recibo. Neste caso deverá ser criado um novo documento, semelhante à factura de venda, mas que registe a débito e a crédito em c/c. Layout de impressão Cobrança O layout de impressão do documento Cobrança deverá ser semelhante ao recibo. Factura/Recibo Os documentos Factura e Recibo, se forem emitidos separadamente, deverão usar os layout s standard, caso seja adoptado um novo documento Factura/Recibo deverá ser utilizado um layout que contemple um bloco de registo dos produtos (factura) e um bloco relativo à liquidação (recibo). Por default está disponível um layout com essa formatação - PTGFactura Recibo.lst no entanto poderá criar um novo. O layout deverá ser definido em Diversos Configurações Configurações de Postos Impressão. 4

9 Factura Recibo Tratando-se de um documento de venda terão que ser respeitadas as variáveis disponibilizadas para este tipo de documento. Assim sendo, tenha em atenção que: A variável Cabecalho.Documento.Nome retornará FACTURA/RECIBO, para o recibo deverá optar por definir como texto livre (entre aspas) - RECIBO Para o extenso deverá usar a variável Rodape.Totais.Extenso Movimentação Conforme já mencionado acima, o sistema de cobranças adapta-se à gestão de c/c quando há lugar à emissão do recibo em simultâneo com a factura. Como documento de c/c que é, a cobrança será emitida em Movimentos Movimento de Vendas Recibos (ou Movimento de Compras Aviso de Lançamento, no caso das compras). 5

10 Após emissão da factura e do recibo, uma vez activo o sistema de cobranças, o recibo ficará pendente de liquidação (pendente de cobrança). 6

11 Quando deve ser emitida então a cobrança? A cobrança será emitida quando for de facto liquidado o valor em dívida (ou parte dele). Ou seja, é emitida a factura e o recibo, ainda que não haja lugar a pagamento. O recibo ficará pendente de boa cobrança... quando for efectuada a liquidação é emitido o documento de cobrança que liquidará o recibo pendente. Dia é emitida a factura nº 1 no valor de 233,05 e o recibo nº 1 de igual valor. 7

12 Neste momento o caixa permanece inalterável pois na realidade não houve entrada de dinheiro. Dia o cliente paga sendo emitida a cobrança liquidando o recibo nº1. Aquando finalização da cobrança é questionada a modalidade de pagamento e o caixa aumenta. 8

13 O comportamento será semelhante caso seja adoptado um novo documento factura/recibo, a diferença residirá na emissão do recibo, que não existirá. A cobrança irá liquidar o documento factura/recibo. Dia é emitida factura/recibo nº 1 no valor de 233,05. O caixa permanece inalterável pois na realidade não houve entrada de dinheiro. Dia o cliente paga sendo emitida a cobrança liquidando a factura/recibo nº1. Aquando finalização da cobrança é questionada a modalidade de pagamento e o caixa aumenta. 9

14 Relatórios Uma vez activo o sistema de cobranças toda a análise de c/c deverá ser efectuada pelos relatórios de tesouraria Relatórios Tesouraria Cobranças e não pelos relatórios de contas-correntes como normalmente, pois aqui a conta estará saldada por emissão do recibo (ou factura/recibo). No extracto de cobrança apenas constará o recibo (ou factura/recibo) e a cobrança. Seguindo o mesmo exemplo da factura nº 1 no valor de 233,05 e recibo nº 1 de igual valor... 10

15 No dia , o extracto de c/c apresenta saldo zero no entanto consultando o extracto de cobrança poderá verificar que está pendente 233,05 - recibo nº 1. Extracto de contas-correntes: Extracto de cobrança: No dia é emitida a cobrança ficando saldado o c/c de cobranças... Adoptando o novo documento factura/recibo o comportamento será semelhante, apenas não haverá lugar a recibo. No lugar deste constará o documento factura/recibo. No dia , o extracto de c/c apresenta saldo zero no entanto consultando o extracto de cobrança poderá verificar que está pendente 233,05 - factura/recibo nº 1. 11

16 Extracto de contas-correntes: Extracto de cobrança: No dia é emitida a cobrança ficando saldado o c/c de cobranças... 12

17 Perguntas e respostas Pretendo usar as cobranças, mas quando a tento emitir não consta qualquer documento para liquidar!? Certifique-se que tem o sistema de cobranças activo Diversos Configurações Parâmetros Movimentação. Uma vez activa a gestão de cobranças, quando emitir o recibo (ou factura/recibo) este ficará pendente de cobrança. Tenho o recibo configurado para dar entrada em caixa, mas quando o finalizo não é apresentado o ecrã de pagamento, ainda que esteja activo em Conf. Postos?! Caso esteja a usar o sistema de cobranças, a entrada em caixa apenas ocorrerá aquando emissão da cobrança. Ainda que o recibo esteja configurado para dar entrada em caixa (como por default), uma vez que este ficará pendente de liquidação, não haverá lugar a pagamento. Quando emite o recibo ainda não sabe qual será a modalidade de pagamento, apenas o saberá quando o cliente pagar emissão da cobrança. Mesmo antes de emitir a cobrança o c/c do cliente está saldado! Usando o sistema de cobranças o controle de c/c deverá ser efectuado pelos relatórios de tesouraria e não pelos relatórios de c/c. Consulte o extracto em Relatórios Tesouraria Cobranças. Activando o sistema de cobranças tenho sempre que emitir o recibo? Não dá para ser automático aquando emissão da factura? Pode optar por um novo documento semelhante à factura factura/recibo que registe a débito e a crédito em c/c comportamento Ambos. Desta forma não necessita emitir o recibo (apenas emite a factura/recibo) e a cobrança liquida este novo documento. Deverá usar um layout que inclua a factura e o recibo, algo tipo o PTGFactura Recibo.lst default. Onde posso consultar os pendentes de cobrança? Poderá analisar os pendentes em Relatórios Tesouraria Cobranças Listagem de Pendentes. 13