GESTÃO DE ESTOQUES UNIFICAÇÃO DO CADASTRO DE MATERIAIS INVENTORY MANAGEMENT REGISTRATION OF UNIFICATION OF MATERIALS RESUMO

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1 GESTÃO DE ESTOQUES UNIFICAÇÃO DO CADASTRO DE MATERIAIS INVENTORY MANAGEMENT REGISTRATION OF UNIFICATION OF MATERIALS Edgar Luis de Souza Bomfim - elbomfim@hotmail.com Marcelo Augusto da Silva - marcelosilva_adm@yahoo.com.br Ronaldo Aparecido Meira da Silva - ronaldo-meira@bol.com.br Rogério Lucio Sponton - rogeriosponton@zipmail.com.br Prof. M. Sc. Francisco César Vendrame fcvendrame@unisalesiano.com.br Prof. Esp. Ana Beatriz Lima bia@unisalesiano.com.br RESUMO Com o mercado mais competitivo, os grandes grupos buscam uma administração eficiente e eficaz, para manterem-se forte no mercado. Uma das ferramentas mais utilizadas na administração é a gestão de estoque, destacando-se na área de suprimentos, que é responsável pela gestão de uma parte significativa dos recursos financeiros dos grupos. Compras e almoxarifados têm papel importante, porque essas áreas existem vários fatores a serem controlados com precisão. Também esta relacionada à satisfação do cliente, pois determina precisão no atendimento de pedidos com a disponibilidade dos materiais. Hoje, cada vez mais está prevista a reestruturação da gestão de estoque e os resultados positivos são visíveis e os números relacionados a ela. Com o objetivo de verificar a importância da gestão de estoque, focando as atividades de materiais de registro unificado foi realizada uma pesquisa de campo na empresa Equipav, localizada em Promissão. Após a pesquisa conclui-se que manter um cadastro atualizado pode oferecer condições para as áreas de compras e almoxarifados alcançar melhores resultados. Palavras chaves: Unificação. Gestão de Estoque. Material. ABSTRACT With the most competitive market, large groups are seeking an efficient and effective administration, for to remain strong in the market. One of the most used tools in the administration is the management of stock, standing out in the supplies area, which is responsible for managing a significant part of the financial resources of the groups. Shopping and warehouses has an important role, because these areas there are several factors to be controlled accurately. Also related to customer satisfaction because it determines accuracy in order fulfillment with the availability of materials. Today, more and more is planned to restructure its management of stock and the positive results are visible and figures related to it. Aiming to verify the importance management of stock, focusing the activities of unified registration materials has been carried out field research in the company Equipav, located in Promised. After the search is concluded that maintaining an updated register can offer conditions for the shopping areas and warehouses achieve better results. Keywords: Unification. Management stock. Material. Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 1, n.2, jul/dez de

2 INTRODUÇÃO Os resultados positivos de uma empresa estão relacionados à gestão de estoque eficiente. Martins e Alt afirmam que a gestão de estoques constitui em ações que permitem o administrador analisar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados, bem manuseados e controlados. Estoques excessivos significam gastar dinheiro a toa, é assumir custo que não retorna beneficio algum. De acordo com Tófoli, cada empresa deve determinar qual o sistema mais conveniente e mais econômico pra o controle de seus estoques. Com o objetivo de demonstrar a importância da gestão de estoque através reestruturação do cadastro, foi realizada uma pesquisa de campo no período de fevereiro a outubro de 2010, na empresa Equipav S/A. A unificação do cadastro teve como foco a economia de tempo e resultados com custos, sendo assim possibilitou efetuar todas as compras de uma forma integrada para todas as unidades de negocio que compõe o grupo Equipav, pois se obteve aumento do volume a comprar, proporcionando melhor poder de negociação. 1 GESTÃO DE ESTOQUE De acordo com Slack, et al. (2008), todos os recursos transformados como materiais, informação, dinheiro e às vezes clientes, são considerados estoques. Os clientes são considerados como estoque nas operações de serviços, onde os clientes fazem filas, sendo necessário para o término do processo, seu atendimento e satisfação. Pode-se citar como exemplo bancos, lotéricas e qualquer tipo de abordagem que é útil em uma operação. Todos os processos, redes de suprimentos e operações acumulam estoque. No caso de materiais pode-se citar como exemplo material de limpeza na operação de montagem de um computador, é de baixo valor e relativamente sem importância Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 1, n.2, jul/dez de

3 para a operação, porém, os estoques de componentes para a montagem são de alto valor e vital para a operação contínua. Entretanto, em empresa que prestam serviço de limpeza industrial, a falta do material de limpeza poderia parar todo o processo produtivo. Se o suprimento de um item ocorre exatamente quando fosse à demanda, o item nunca seria armazenado. Conforme Cruz, Santos e Oliveira (2006), a Gestão de Estoques permitem ao administrador verificar se os estoques estão bem utilizados, bem localizados em relações aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e bem controlados, tendo indicadores de produtividade para controlar, como: diferenças entre o inventário físico e o contábil, acurácia dos controles, níveis de serviço, giro e cobertura de estoques. 2 CONTROLE DE ESTOQUE Segundo Martins; Alt, (2006), na busca constante e incansável dos gerentes de reduzir os estoques, seja de matéria prima, de produtos em processo ou produtos acabados, o desenvolvimento de novas técnicas de administração e novas filosofias gerenciais é importante. Afirma Tófoli (2008), cada empresa deve determinar qual o sistema mais conveniente e mais econômico pra o controle de seus estoques. Alguns sistemas de controle de estoque básicos são: sistema de duas gavetas, sistema de renovação, sistema de estocagem para fim específico, sistema curva ABC e outros. Podem ser realizadas combinações ou adaptações, utilizando simultâneamente vários sistemas. Segundo Fernandez (2003), os estoques representam capital investido, lançado no ativo da empresa, sendo assim, torna-se estratégico para qualquer empresa o controle adequado de seus estoques, de forma a reduzir os custos gerados pela existência deles. 3 CURVA ABC Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 1, n.2, jul/dez de

4 Na análise de estoques uma das formas mais usuais é a curva ABC, que consiste na análise em certo tempo, na maioria das análises, 6 meses ou 1 ano. Para os itens mais importantes com maior valor e quantidade, dá-se a denominação de classe A, aos intermediários, classe B e aos menos importantes, classe C. (MARTINS; ALT, 2006). Afirma Fernandez (2003), que a curva ABC, classifica os produtos em três categorias, das quais o valor de A, representa maior parte do valor dos bens estocados (80%), apesar de ser a menor parte em quantidade (15 a 20%). B por sua vez representa de 35 a 40% dos bens, porém valendo em torno de 15% do total estocado, enquanto C representa a grande maioria dos materiais (40 a 50%), valendo apenas de 5 a 10% do total do estoque. Isso significa que os esforços no controle de estoque em sua empresa devem ser centralizados nos itens que compõem a classe A, os mais valiosos, mas em menor quantidade, mas não se deve deixar de controlar as classes B e C. O uso dos computadores e programas de gestão auxilia em muito o processo de controle dos estoques. 4 GERENCIAMENTO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS Segundo Slack, et al. (2008), o gerenciamento dos relacionamentos e fluxos e as operações constituem o gerenciamento da cadeia de suprimentos. Seu objetivo é satisfazer as necessidades dos clientes finais, contribuindo para qualquer mix de qualidade, velocidade, confiabilidade, flexibilidade e custo que o cliente final necessite. O conceito da cadeia de suprimentos refere-se ás redes internas de processo bem como as redes externas de suprimentos. Qualquer falha individual da operação em qualquer um destes objetivos pode se multiplicar por toda a cadeia de suprimentos. Embora o desempenho de cada operação possa ser adequado, o desempenho de toda cadeia poderia ser ruim. (Slack, et al. 2008). Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 1, n.2, jul/dez de

5 5 GIRO DE ESTOQUE O giro de estoque mede quantas vezes, por unidade de tempo, o estoque se renovou ou girou. Esse indicador é calculado a partir do quociente entre custo de mercadorias vendidas e o valor do estoque médio da empresa, sendo melhor que uma empresa tenha um giro alto de estoque, pois isso é um indicador de maior volume de vendas. (LOPRETE, et al 2009). Segundo Martin e Alt (2003) medem quantas vezes este estoque foi reposto, ou seja, quantas vezes foram renovadas de período em período. De acordo com Gitman (2004), o giro resultante passa a ter significado quando comparado ao de outras empresas, que atuam no mesmo setor. Assim o giro de estoque pode ser facilmente convertido em índice de idade media dos estoques. ou 6 CUSTOS DOS ESTOQUES A maioria das empresas brasileiras não aderiu ao sistema, para os poucos que aderiram, os resultados começaram a aparecer. O principal fator para esses ganhos estão nos investimentos em tecnologia, computadores e leitores de barras estão no mercado, mas o maior desafio é a troca transparente entre fabricantes e varejistas, que é complicado por envolver mudanças culturais. (HARA, 2005). Empresas precisam armazenar produtos, matéria-prima, material em processamento ou produtos acabados até serem vendidos, pois o ciclo de produção e de consumo é difícil coincidirem. Estocagem é sinônimo de produtos disponíveis para serem entregues aos clientes rapidamente, mas gera custos. A armazenagem Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 1, n.2, jul/dez de

6 é seguramente uns dos gargalos da agroindústria. A estocagem se faz necessária quando a produção de bens não acompanha o consumo, a estocagem pode aumentar o valor dos produtos, mas instalações especializadas de armazenagem reduzem custo e melhor atende os clientes, (HARA, 2005). Conforme Bertaglia (2003), as empresas preferem utilizar métodos intuitivos para tomadas de decisão que envolve a administração de estoques. Como as empresas utilizam altos volumes de estoque seria conveniente aplicar métodos mais analíticos que suportem as tomadas de decisão. Já o departamento financeiro prefere manter estoques mínimos, aumentando a freqüência de compras no decorrer de um dado período. Os departamentos de vendas e manufatura preferem manter estoques altos para não haver surpresas de desabastecimentos. Para melhor resolver a questão nada mais que um gerenciamento baseado em bom senso e métodos analíticos. (BERTAGLIA 2003). 7 CUSTOS DE AQUISIÇÃO De acordo com Bertaglia (2003), essa análise dos estoques é fundamental para a identificação dos custos. Os principais custos de estoques são: custo de aquisição relacionado aos custos de pedir e obter o material, dividindo-se em custos fixos e variáveis. (BERTAGLIA 2003). Custo fixo é associado aos salários dos funcionários responsáveis pela emissão das requisições, já o custo variável, aumenta na proporção em que se aumenta o número de pedidos. (BERTAGLIA 2003). 8 CUSTO POR FALTA DE MATERIAL Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 1, n.2, jul/dez de

7 Custo por falta de estoque, que traz conseqüências econômicas sérias para a empresa e provoca um impacto externo e interno. Os impactos externos incluem atrasos de pedidos e perdas de lucros provenientes das perdas de vendas, interferindo na reputação e futuras vendas da empresa. Os impactos internos incluem perdas de produção, reprogramações e atrasos no atendimento das datas. (BERTAGLIA 2003). 9 ESTUDO DOS ESTOQUES Afirma Martins; Alt, (2006), como estoques representam parte substancial dos ativos das empresas, devem ser vistos como fator potencial de geração de negócios e lucros. Com isso, cabe ao administrador verificar se a utilidade é adequada ou se é peso morto, não apresentando o retorno sobre o capital investido. Épocas de alta inflação, manter estoques altos poderiam ser adequadas para obter lucros, pois a reposição dava-se sempre a preços bem maiores. Em economia mais estável e de baixa inflação, isso não é adequado, uma boa gestão de estoques poderá ser responsável pelo lucro. O material, capital e mão-de-obra, formam o tripé que sustenta uma organização, pois sem o capital não se adquire o material, e sem o material não há como uma organização atingir seu objetivo seja na produção ou prestação de serviço. O controle desses pontos é fundamental para que a empresa possa reduzir seus custos com estoques e aquisições de materiais, pois uma adequada gestão de estoque é que permite a empresa se manter no mercado, garantindo assim seu papel que é de gerar lucros e crescimento constante. É por isso que o material deve ser tratado como estratégico, assim como o capital e o conhecimento agregados as organizações. (ROSA, 2003). Segundo Rosa (2003), foi em 1990 um período marcante para o setor de materiais, pois foi o período em que os profissionais encarregados pela produtividade viram o quanto era importante o controle e verificação de armazenamento, estoque, movimentação, tanto das matérias-primas, materiais auxiliares, produtos semi-acabados, em fabricação ou acabados, pois compõem Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 1, n.2, jul/dez de

8 uma grande parcela do custo da mercadoria ou serviço fornecido, como também que a informática seria uma forte aliada para promover melhorias dos serviços de materiais. A manutenção dos estoques é a atividade reguladora entre a demanda e a disponibilidade dos produtos que responsável aproximadamente um a dois terços dos custos logísticos, a administração dos estoques busca manterem os níveis de estoque o mais baixo possível, e ao mesmo tempo promover disponibilidade desejada pelos clientes. (POZO, 2008) 10 PLANEJAMENTO DE ESTOQUE Afirmam Santos e Pereira (2010), que para garantir total eficiência entre as atividades de suprimento, produção, distribuição e pós-venda, têm que se cumprir um nível de resultado na gestão de estoque, relacionando a índices elevados na satisfação dos clientes. O planejamento estratégico tem como objetivo a maior competitividade e as operações de gestão de estoque estão diretamente ligadas à competência da administração. Para isso, a cadeia de suprimentos deve aproximar os centros de distribuição com os centros clientelistas, formando uma rede em que de um lado estão os fornecedores e do outro os consumidores. Uma maneira de aperfeiçoar os resultados dos processos logísticos, por meio de seus estoques de segurança e do controle de seus custos. (SANTOS; PEREIRA 2010). 11 HISTÓRICO DA EMPRESA A Equipav iniciou suas atividades em época que a produção de bens e insumos necessários à demanda nacional não tinha bom escoamento das suas fontes produtoras, em razão da precariedade das estradas, mas os homens que formaram Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 1, n.2, jul/dez de

9 o grupo de empresas eram visionários, e acreditavam em si e na potencialidade do país. Hoje, está presente também nos setores Agroindustrial, Ambiental e de Concessões. Com os olhos no futuro, o Grupo Equipav continua apostando na diversificação sempre buscando a qualidade máxima de seus produtos e serviços. 12 UNIFICAÇÃO DE CADASTRO DE MATERIAIS Diante a pesquisa realizada a unificação do cadastro de materiais para grupo Equipav veio pela necessidade de um melhor gerenciamento de suprimentos, tendo como foco principal os almoxarifados e compras, pois cada unidade de negocio contava com um setor de compras e almoxarifados que não se relacionavam. Com a unificação do cadastro de materiais também houve uma melhor adequação quanto à estocagem desses materiais no almoxarifado e uma melhor informação técnica quanto às descrições desses materiais, descrições estas que são muito importantes para os usuários. 13 ALMOXARIFADO O almoxarifado foi foco principal na unificação, pois é o setor que mais sofreu mudanças. Todas as atividades do almoxarifado esta ligado ao material, seja ele de estoque, aplicação direta ou investimento. Conforme a pesquisa, cada unidade de negocio tinha seu sistema informatizado e cada almoxarifado seu cadastro de materiais. Com a unificação cada unidade de negocio passou a utilizar o mesmo sistema informatizado e um único cadastro de materiais. Durante os trabalhos de unificação do cadastro foram encontrados vários materiais em duplicidade no estoque, também materiais com marcas diferentes mais com a mesma aplicação em um determinado equipamento. Isso acabou diminuindo a quantidade de locações dos materiais nas prateleiras e também diminuindo a Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 1, n.2, jul/dez de

10 quantidade de itens a serem negociados pelo setor de compras. Isso também refletiu no atendimento ao cliente interno, pois algumas pessoas mantinham o habito de utilizar somente uma determinada marca de material, porém através de pesquisas efetuados foi comprovado que outras marcas muitas vezes com custo mais baixo, poderiam suprir tanto e qualidade como tempo de duração da peça em sua aplicação. Peças originais que tem um custo muito alto, foram substituídas por peças paralelas de custo mais baixo, porém sem perder a qualidade do serviço. Para que isso acontecesse foi importante a participação dos setores da manutenção automotiva e industrial. Toda duvida a respeito da parte técnica foram tiradas com os profissionais de cada área e a introdução de uma nova marca fica a cargo dos técnicos, que fazem os testes de durabilidade e qualidade. 14 COMPRAS O setor de compras junto com o almoxarifado foram os que mais sofreram as mudanças, pois todo processo de suprimentos passa por estes setores. Antes da unificação do cadastro e implantação do sistema corporativo, as compras eram realizadas em cada unidade de negocio, com a unificação todas as compras passaram a ser corporativas e com apenas duas sedes, em Campinas na matriz e em Promissão que é a unidade de mais fluxo de solicitações. O setor de compras passou por reestruturação em sua estrutura, as compras deixam de ser locais e passam a ser corporativa, compradores das unidades de negócio foram remanejados para as duas sedes, Campinas e Promissão. O novo sistema permitiu que os compradores começassem a comprar por grupos de materiais e não mais pelos materiais da unidade local, pois com unificação do cadastro, os códigos dos materiais agora são os mesmos para todas as unidades. Toda estrutura de aprovação das cotações também foi modificada, passaram a ser toda via sistema e por alçadas de competência e valor. CONCLUSÃO Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 1, n.2, jul/dez de

11 Concluímos que a unificação do cadastro trouxe eficácia administrativa e operacional para todos os setores envolvidos, destacando o departamento de compras, o almoxarifado e o departamento de manutenção, pois esses departamentos são vitais para as empresas do seguimento sucroalcooleiro. O departamento de compras após a unificação começou a efetuar as compras de forma corporativa, pois as compras são feitas para todas as unidades de negocio do grupo, assim aumentou as quantidades a serem negociadas, aumentado o poder de negociação dos compradores e conseqüentemente fechando suas negociações com preços mais baixos, tendo grandes valores economizados. O almoxarifado conseguiu eficácia nas suas rotinas administravas e operacional, pois a unificação trouxe a diminuição de itens duplicados ou itens com a mesma empregabilidade, assim tornou a reposição de estoque mais eficiente, repondo menos itens e em menos quantidades. Também devemos destacar a rotina operacional dos almoxarifados, antes da unificação os almoxarifados das unidades de negocio não se interagiam, e com a unificação todos os almoxarifados podem estar se auxiliando em uma urgência ou falta de um determinado material, ação esta que pode resultar em uma economia de valores significativa, pois um equipamento ou veiculo parado é prejuízo direto na produtividade da empresa. O departamento de manutenção também aprimorou sua operacionalidade, pois as informações técnicas que foram agregadas no recadastramento dos itens, trouxeram agilidade para os usuários e a eliminação de requisições de materiais emitidas de forma errônea, com isso resultado do departamento se tornou muito mais eficiente. REFERÊNCIAS BERTAGLIA, P. R. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento, São Paulo: Saraiva 2003 Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 1, n.2, jul/dez de

12 CRUZ, M.C., SANTOS JUNIOR, M.P., OLIVEIRA, R.B. Gestão de Estoque, Lins, SP: Monografia (Graduação em Administração) Centro Universitário Salesiano Auxilium, Lins. FERNANDEZ, H. M. Controle dos Estoques e Logística: Receita de Sucesso, sebrae.com.br [ s.l.;s.d.] Acesso em 21/08/2010. GITMAN, L. J; Principio de administração financeira; 10 ed. tradução técnica Antonio Zoratto Sanvicente: São Paulo, Pearson Addison Wesley, HARA. M. T., Logística: Armazenagem, Distribuição e Trade Marketing Campinas: Alínea, LOPRETE, D. et. al. Gestão de Estoque e a Importância da Curva ABC, Lins, SP: Monografia (Graduação em Administração) Centro Universitário Salesiano Auxilium, Lins. MARTINS, P. G.; ALT, P. R. C. Administração de matérias e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva MARTINS. P.G., ALT. P.R.C., Administração de Materiais e recursos Patrimoniais, 2. ed.,são Paulo: Saraiva, POZO, H., Administração de recursos materiais e patrimoniais: Uma Abordagem Logística, 5 ed, São Paulo: Atlas, ROSA, C. B., Gestão de almoxarifado: Uma Abordagem Prática. São Paulo: Edicta, SANTO, J. P.; PEREIRA, C. D. S.;Estudo de caso: análise critica da utilização do modelo de gestão de estoque adotado pelo Centro de Distribuição da companhia Brasileira de Distribuição na regional Brasília: html-pdf-convert.com/cari/estudode-caso-planejamento-e-controle-de-estoque.html >. Acesso em 13 ago Brasília SLACK. N., CHAMBERS. S., JOHNSTON. R., BETTS. A., Gerenciamento de operações e de processos; tradução de Sandra de Oliveira., Porto Alegre: Bookman, TÓFOLI. I., Administração Financeira Empresarial: Uma Tratativa Prática, Campinas: Arte Brasil, Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 1, n.2, jul/dez de