A CURVA ABC COMO FERRAMENTA PARA ANÁLISE DE ESTOQUES RESUMO

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1 A CURVA ABC COMO FERRAMENTA PARA ANÁLISE DE ESTOQUES Leider Simões, Unisalesiano de Lins Profª M. Sc. Máris de Cássia Ribeiro, Unisalesiano Lins RESUMO Nos dias atuais, uma das áreas que mais se desenvolvem dentro das organizações sem dúvida e a Gestão dos Estoques. Nem sempre a Gestão dos Estoques foi uma área com que os administradores tanto se preocupassem, pois os altos estoques foram sinônimos de poder de liquidez e para muitos significavam estratégias competitivas. Hoje percebe-se que os investimentos em itens de estoque que ficam parados por períodos de tempo muito longos e sem necessidade retêm um alto investimento de capital das empresas. Diante disso, essas empresas passaram a estudar melhor seus estoques enxergando que é necessário abastecer as cadeias produtivas levando em consideração a necessidade de baixar os recursos investidos em estoques que não giram. O grande e novo desafio dos administradores de materiais e recursos patrimoniais é manter as cadeias produtivas utilizando melhor os recursos. Este estudo foi realizado com o objetivo de verificar como a curva ABC pode estar ajudando o administrador de estoques a analisar as condições e necessidades dos estoques em relação aos itens que demandam maior consumo e valor financeiro. Palavras-chave: estoque. gerenciamento. análise. recursos. 1. INTRODUÇÃO No mundo competitivo em que se vive a administração dos materiais e recursos patrimoniais é imprescindível para o sucesso das organizações. Administrar estoques é uma arte resultante de uma série de técnicas que podem e devem ser utilizadas pelos administradores para buscar alternativas que possibilitem baixar cada vez mais a necessidade que as empresas têm de disponibilizar altos valores em recursos financeiros na compra e no armazenamento de materiais sem a necessidade de aquisição. De acordo com o autor Pozo (2007), o just-in-time é um termo cada vez mais comum na rotina de trabalho dos administradores de estoques, hoje em dia não se enxerga os altos estoques como vantagem competitiva e sim como recurso financeiro utilizado incorretamente. As cadeias produtivas são abastecidas em tempo real, no momento certo. Dessa forma, o aproveitamento dos recursos financeiros da empresa é mais eficiente, e os desperdícios que antes aconteciam devido à aquisição de materiais em tempos não planejados já não são mais responsáveis pelo capital estagnado no estoque.

2 2 Para sistematizar o abastecimento das cadeias, é necessário acima de tudo conhecer suas reais necessidades, ou seja, saber quais os materiais que representam o maior consumo. Uma das formas mais eficazes de analisar o consumo de uma cadeia produtiva e buscar o equilíbrio entre necessidade e disponibilidade de recurso é o sistema de análise ABC. Através dele o administrador poderá visualizar qual item do estoque representa o maior consumo da cadeia, e qual o item do estoque que necessita de maior recurso para se manter. A partir do sistema de análise ABC o administrador poderá planejar o suprimento dos estoques focando os itens que dentro de um todo são necessários para o funcionamento contínuo das atividades da empresa. Diante da importância de diagnosticar os itens disponíveis em estoque para relacionar com as necessidades da cadeia produtiva, pode-se observar o sistema de análise ABC como possível ferramenta de auxílio, e surge então o seguinte questionamento: Até que ponto o sistema de análise ABC é útil no gerenciamento dos estoques? Questionamento esse que surgiu a partir do pressuposto de que o administrador necessita saber como se comportam os itens que possui em estoque em relação ao consumo e ao capital empregado. O artigo tem como objetivo verificar a importância da ferramenta ABC na Gestão de Estoque. O artigo foi elaborado através do método de revisão bibliográfica onde foram abordados os seguintes autores: POZO (2007); DIAS (2003); CRUZ; SANTOS JUNIOR; OLIVEIRA (2006); MARTINS; ALT (2005) e OLIVEIRA JUNIOR; CUNHA; VIGNOLI (2003). 2. GESTÃO DE ESTOQUE Atualmente, nas organizações, a maximização do lucro sobre o capital investido é prioridade nos planejamentos estratégicos. Rumo ao objetivo de lucratividade em alta e custo em baixa, as organizações estão cada vez mais buscando desenvolver suas áreas através da melhoria contínua de suas atividades. Entre todas as estratégias utilizadas para aumentar a rentabilidade sobre capital investido, a administração dos estoques passa a ser um enfoque alvo para as organizações, pois entende-se que os estoques requerem um alto investimento. Diante disso, a ciência de se administrar estoques busca continuamente o desenvolvimento de técnicas eficazes que possibilitem o abastecimento necessário das cadeias produtivas utilizando o mínimo de investimento necessário. Então, conforme Dias (1993), o objetivo é aperfeiçoar o investimento nos estoques aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa minimizando a necessidade de capital investido. O que o autor confirma é que entende-se como função da administração de estoques, a habilidade ou as ações que são tomadas pela empresa no sentido de utilizar melhor os materiais diminuindo a necessidade de investimento de capital em altos estoques. Tempos atrás a administração do estoque não era vista com tanta importância pelos administradores. Pensava-se então que manter alto estoque na esperança de uma demanda favorável era uma estratégia lucrativa, porém, o tempo se encarregou de mostrar o contrário.

3 3 O cenário que representa o mercado mundial de produtos e serviços que se pode visualizar a todo momento, exige que as organizações sejam cada vez mais competitivas caso queiram sobreviver. Competitividade é sinônimo também de capital disponível, capital esse que está investido em grandes quantidades de estoques parados nas organizações, e é justamente nesse quesito que a administração dos estoques tem atuado com mais ênfase. Otimização de recursos é a palavra chave do enfoque principal da administração dos estoques. Segundo Cabanas; Ribeiro (2005), as principais funções do estoque são: a) garantir o abastecimento de materiais à empresa, neutralizando os efeitos de: demora ou atraso no fornecimento de materiais, sazonalidades no suprimento, ricos de dificuldade no fornecimento; b) proporcionar economias, pela flexibilidade do processo produtivo, pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades. Martins e Alt (2000), explicam que a gestão de estoques é composta de várias ações que permitem ao administrador verificar se os recursos investidos nos estoques estão sendo bem utilizados. Existem e são necessárias muitas técnicas e ferramentas para garantir o controle dos estoques. Muitos indicadores de produtividade podem ser utilizados em suas análises, sendo que se pode citar os mais utilizados como: comparativo entre inventário físico e contábil, acurácia dos controles, curva ABC e outros. 2.1 Inventário Físico O inventário físico consiste na contagem física de todos os itens que constam em estoque levando em consideração o período de referência para o inventário. Caso seja encontrada alguma diferença seja no que diz respeito à quantidade ou ao valor do estoque, o departamento contábil da empresa deverá orientar as devidas correções. Segundo Martins; Alt (2003), o inventário físico pode ser realizado de acordo com os dois modos a seguir: a) periódico: quando realizado em períodos determinados, geralmente as empresas realizam no final de um exercício ou uma vez a cada semestre. b) rotativo: quando se contam permanentemente os itens do estoque, geralmente uma vez dentro de cada período fiscal. 2.2 Acurácia dos Controles Uma vez realizado o inventário, calcula-se a acurácia dos controles, que nada mais é que o valor dos itens corretos expresso em porcentagem. Pode-se calcular a acurácia dos estoques tanto para as quantidades de itens quanto para o valor dos itens. De acordo com Martins; Alt (2003), acurácia é igual ao número de itens corretos pelo número total de itens do estoque, ou o valor dos itens corretos pelo valor total dos itens do estoque.

4 4 2.3 Curva ABC A curva ABC de estoques teve sua origem em estudos realizados pelo economista e sociólogo italiano Wilfredo Frederigo Samaso, ou mais conhecido como Vilfredo Pareto que viveu entre os anos 1848 e Vilfredo Pareto estudou a distribuição de renda entre a população e ressaltou a existência de uma lei geral de má distribuição, ou seja, ele comprovou que uma parte menor da população absorvia uma grande porcentagem de renda, restando uma porcentagem significativamente menor de renda para a parte que representava o maior percentual da população. Segundo Pareto, a relação dos percentuais era na proporção de 80% e 20%, o que segundo seus estudos mostrava que 20% da população representavam a maior parte da renda e os 80% restantes da população era composto pela parte que representava. Alguns anos mais tarde, a filosofia de distribuição de renda de Pareto começou a ser utilizada em diversas áreas, no entanto se mostra mais eficiente sendo utilizada na gestão de estoque. No início dos anos 50, a lei de Pareto foi adequada por alguns engenheiros da General Eletric (GE), para a administração dos estoques dando início ao sistema de análise ABC. Sob instruções de H.F. Dixie, a General Eletric (GE) logo após a segunda Guerra Mundial, pôs em prática para o controle de estoques o método de Pareto, sendo a primeira empresa a utilizar a filosofia na gestão de estoques. Atualmente, a curva ABC é um dos sistemas de análise de estoques mais utilizados pelas empresas devido à facilidade, praticidade e eficiência além de poder ser utilizada em qualquer empresa de qualquer segmento. A curva ABC busca o relacionamento entre o consumo do estoque, o investimento aplicado e a quantidade de itens que formam o estoque. Segundo Cunha; Oliveira; Vignoli (1983), o ponto principal a visualizar no sistema de análise ABC, é que em verdade os itens que representam o mais alto consumo são os itens que fazem parte do menor percentual de valor do estoque e o contrário disso, ou seja, os itens que fazem parte do maior percentual de valor do estoque são justamente os que representam a menor parte desse estoque. A curva ABC consiste em fazer uma análise do consumo dos materiais em um determinado espaço de tempo que normalmente varia entre 6 meses a 1 ano, levando em consideração o valor monetário e quantidade de itens do estoque, a fim de avaliar as condições e necessidades, planejando a partir desse ponto melhorias que possibilitem aos administradores atingirem os resultados desejados pela empresa Classificação ABC Segundo o autor Martins; Alt (2005) a classificação dos materiais em grau de importância é necessária para avaliar os percentuais de itens que determinam a movimentação do estoque. A classificação dos itens é feita na ordem decrescente de importância. Aos materiais que compõem o estoque e estão em alto nível de valor de consumo e quantidade denomina-se itens classe A. Aos materiais que compõem o estoque e estão em nível intermediário de valor de consumo e quantidade denomina-se itens de classe B. Aos materiais que compõem o estoque e estão em nível baixo de valor de consumo e quantidade denomina-se itens de classe C.

5 5 De acordo com Martins; Alt (2005), os itens da classe A são mais significativos em termos de valor e de consumo, e podem representar algo entre 35% e 70% do valor movimentado no estoque, os itens da classe B variam de 10% a 45%, e os itens da classe C representam o restante. Uma experiência realizada pelos autores demonstra que cerca 10% a 20% do total dos itens do estoque pertencem à classe A, enquanto que uma quantidade entre 30% a 40% dos itens pertencem à classe B, e em torno de 50% dos itens do estoque pertencem à classe C. Segundo a metodologia utilizada por Dixie, pode-se comprovar que a maior parte em percentual de um estoque é representada pelos itens de menor valor e de mais baixo consumo, e a menor parte em percentual de um estoque é representada pelos itens de maior valor de mais alto consumo. Isso comprova a eficiência da filosofia desenvolvida por Pareto na gestão dos estoques. A classificação ABC, permite identificar os materiais de acordo com à proporção que eles representam no consumo e relacionar com o seu valor de aquisição e quantidade disponível em estoque. Uma vez classificados os materiais seguindo o sistema ABC, é importante a aplicação de graus de controles apropriados para as diferentes classes de produtos já que um determinado padrão de controle pode ser suficiente para um produto x e ao mesmo tempo insuficiente para um produto y. É necessário avaliar as diferenças existentes no estoque para determinar os melhores padrões de controle levando em consideração a necessidade de cada produto existente. Pode-se a partir daí estender a análise do estoque levando em consideração outras variáveis que podem impactar nos resultados como: a tendência, a perecividade, o espaço de armazenamento disponível, descontos oferecidos, etc. Gráfico 1: Classificação dos Itens Fonte: Elaborado pelos autores classe A: Itens de maior valor de demanda ou consumo anual; classe B: Itens de valor de demanda ou consumo anual intermediário; classe C: Itens de menor valor de demanda ou consumo anual. Embora reconheça-se que o percentual das classes de itens possa variar entre diferentes ramos ou diferentes atividades empresariais, o importante é observar que independente dessas diferenças, o principio ABC onde o menor

6 6 percentual de itens é o que representa o maior percentual de demanda ou do consumo anual, sempre ocorrerá da mesma forma para todas as empresas. A análise do sistema ABC de estoques, através da multiplicação do custo unitário pelo volume comprado, permite que cada classe tenha esse tratamento diferenciado. Por outro lado, essa análise pode ser prejudicial para a empresa, pois ela não considera a importância dos materiais como um todo no estoque e não permite ver o sistema integrado onde todos os itens são importantes para o bom funcionamento, pois ter-se-á situações distintas na empresa onde ambas podem impactar diretamente nos resultados das cadeias produtivas como itens de alto valor e consumo essenciais para o seu funcionamento e também itens de baixo valor e consumo mais que em um determinado momento a sua falta no estoque pode paralisar toda uma produção. Para resolver essa questão um tanto ineficaz das análises que envolvem o custo unitário e o volume adquirido, muitas empresas utilizam um conceito chamado criticidade dos itens de estoque. A criticidade é a avaliação dos itens quanto ao impacto que sua falta representa nas atividades da empresa, na imagem da empresa perante os clientes e na facilidade de reposição. Dentro do conceito de criticidade, os itens também podem ser classificados em ABC, segundo os autores Martins; Alt (2005) são: a) classe A: os itens da classe A são imprescindíveis, e sua falta pode ocasionar a ruptura da cadeia produtiva da empresa já que se trata de itens cuja à substituição ou reposição é difícil ou demanda muito tempo. b) classe B: os itens da classe B são importantes, porém sua falta em um período de curto prazo não impacta fortemente na cadeia produtiva. c) classe C: os itens da classe C não afetam diretamente as cadeias produtivas, porém são necessários e contribuem para o funcionamento das cadeias de forma indireta. Através da Curva ABC pode-se analisar os estoques da empresa, bem como planejar as atividades de compras seguindo as necessidades em função da demanda dos itens Aplicação e Montagem da Curva ABC Para ilustrar as etapas de confecção da curva ABC, apresentar-se-á um caso simplificado de apenas 15 itens sendo que todos os valores utilizados são fictícios. Esse procedimento pode ser utilizado para qualquer volume de itens. Na tabela 1 há coleta dos dados (preço unitário x consumo anual). Nessa etapa é necessário relacionar todos os itens que formaram o estoque no período determinado. Para cada item registra-se o valor unitário, o consumo no período determinado. Com esses valores em mãos será possível calcular o valor do consumo do período sendo que este é o produto da quantidade consumida pelo valor unitário de cada item.

7 7 Tabela 1: Cálculo do valor monetário consumido no período Itens Consumo (unidades/ano) Custo (unidades) Valor do consumo ($/Ano) , , , , , , , , , , , , , , , , ,08 100, , , , , , , , , , , , ,00 Total , ,25 Fonte: Elaborado pelos autores Na tabela 2 há ordenação dos dados (ordem decrescente segundo diagrama de Pareto). Nessa etapa, ordenam-se todos os itens, calcula-se o percentual distribuído e o percentual acumulado. Tabela 2: Curva ABC Itens Valor Percentual de Percentual de Ordenação Consumido Consumo Consumo Acumulado ,00 27,34 24, ,25 22,83 50, ,50 9,83 60, ,00 8,38 68, ,50 6,86 75, ,00 4,85 80, ,50 4,81 84, ,00 3,47 88, ,00 2,46 90, ,00 2,23 93, ,00 2,17 95, ,00 1,86 97, ,00 1,84 98, ,50 0,98 99, ,00 0,09 100,00 15 Total ,25 100, Fonte: Elaborado pelos autores

8 8 Com os dados ordenados pode-se construir a curva ABC, que é formada em um eixo cartesiano onde na abscissa são registrados os números de itens do estoque, e nas ordenadas, são registrados as somas dos valores de consumo acumulado. Figura 1: Modelo Curva ABC Fonte: Elaborado pelos autores A curva dessa forma construída é subdividida nas três classes A, B e C. Segundo Dias (1993), para se definir as classes deve-se adotar os critério abaixo: a) classe A: 20% dos itens; b) classe B: 30% dos itens; c) classe C: 50% dos itens. Portanto, através da curva ABC, é possível identificar qual tratamento deve ser dado a cada classe de itens. Os itens B e C necessitam de um tratamento diferenciado, pois representam os materiais com o maior consumo, porém não são parte do maior percentual de investimento ou faturamento da empresa, possivelmente, ao se tratar esses itens deve-se levar em consideração que o custo desse tratamento pode não ser válido já que eles não representam um valor alto de investimento, já os itens da classe A, representam o maior percentual de investimento ou faturamento da empresa, sendo válido a empresa investir em análises mais sofisticadas para gerenciar esses itens, pois é onde se concentram materiais de baixo consumo no estoque, porém que necessitam de maior investimento para mantê-los. Seguindo a ordenação dos itens proporcionalmente a suas respectivas classes, é possível determinar o grau de importância de cada item e determinar como serão efetuadas as reposições.

9 9 3. CONCLUSÃO A administração dos estoques é fundamental para toda e qualquer organização, pois é justamente onde está localizada a maior parte do ativo circulante de uma empresa. É necessário a todo administrador de materiais e recursos patrimoniais, a habilidade em realizar análises detalhadas dos estoques, não somente pelo simples fato do volume de capital empregado em materiais mais também pelas vantagens competitivas que a empresa pode ter em relação aos seus concorrentes dispondo de mais velocidade na execução das atividades de armazenamento e no atendimento aos clientes, além de reduzir os custos com movimentação e armazenamento. Na busca da melhoria contínua e no crescimento da empresa o administrador dispõe hoje de uma série de ferramentas que podem ajudá-lo a se superar cada vez mais, e a galgar um posto cada vez mais à frente de seus concorrentes. Através deste estudo realizado, foi possível comprovar que o sistema de análise de estoque ABC, ou mais conhecido como Curva ABC de estoque é uma das ferramentas que podem estar auxiliando os administradores de materiais a controlar melhor suas atividades e analisar com mais precisão a condição dos itens em estoque. Pelo que foi possível avaliar com estes estudos, o ponto chave para o sistema de análise ABC é justamente a obtenção de informações sobre o consumo dos materiais e o investimento neles empregado. A partir dessas informações o sistema ABC poderá resultar em uma série de melhorias interessantes para o crescimento da empresa como: redução dos investimentos em estoques, melhoria do nível de serviço, redução do espaço necessário para armazenamento dos materiais e redução dos gastos com a movimentação dos materiais. 4. REFERÊNCIAS CRUZ, M. C. et. al. Gestão de Estoque ( Monografia). UNISALESI; DIAS, M. A.P. Administração de Materiais: Uma abordagem Logística. 4. ed. São Paulo: Atlas, MARTINS, P. G.; ALT. P. R. C. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. São Paulo: Saraiva, OLIVEIRA JUNIOR, N. C. ; CUNHA, F. ; VIGNOLI, S. Técnicas de Previsão e Gestão de Estoques, POZO, H. Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais: Uma abordagem Logística. 4. ed. São Paulo: Atlas,2007.

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