Subprograma Gestão da Informação Administrativa e Conhecimento. Elaborado por: Claudia Simone Pinto da Silva

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1 Subprograma Gestão da Informação Administrativa e Conhecimento Elaborado por: Claudia Simone Pinto da Silva 2003

2 INTRODUÇÃO A Diretoria de Administração nos últimos anos, cumprindo as orientações para a área de gestão da Presidência, cujo perfil é a busca por resultados e o espírito empreendedor, vem procurando de forma incisiva mudar o antigo paradigma da administração burocrática para uma administração gerencial, com foco nos resultados, participativa e voltada para o conhecimento e aprendizado. Neste contexto, a DIRAD implantou um programa de inovação denominado: PROGRAMA GESTÃO VIVA, abrangendo as áreas da Unidade, visando a melhoria de seus processos internos e externos para surpreender seus clientes e inovar no campo da Gestão Pública. Este Manual para Operacionalização do Subsistema de Processos versão WEB, é um dos resultados da inovação gerencial pretendida pela DIRAD. O Subsistema de Processos versão WEB, permitirá aos usuários Fiocruz, a consulta, a movimentação e a confecção de relatórios gerenciais de processos oriundos de suas Unidades e das demais Unidades Fiocruz. Sendo, operacionalizado na versão WEB, o acesso que antes era restrito, ou seja, havia a necessidade de possuir o sistema instalado na máquina do usuário, tornou-se totalmente abrangente, isto porque poderá ser acessado em qualquer máquina que tenha INTERNET e a sua atualização, que antes demorava algumas horas em função da interdependência com profissionais da área de informática, tornou-se praticamente instantânea. A operacionalização do Subsistema de Processos na versão WEB, ratifica a questão da segurança e neste contexto, cada usuário fornecerá no momento do cadastramento da senha, que deverá ser pessoal e intransferível, o CPF, o setor onde atua e também seu , para ser utilizado da seguinte forma: Esqueceu sua senha? Clique aqui. Esperamos que com este instrumento, todos os colaboradores da Fiocruz, independente de suas respectivas áreas de atuação, consigam sanar suas dúvidas no tocante a operacionalização do Subsistema de Processos, caso as duvidas persistam, por favor, entrem em contato com a Seção de Protocolo da DIRAD pelo telefone ou ainda pelo mail: simoninha@fiocruz.br. Este Manual foi elaborado pela colaboradora Cláudia Simone Pinto da Silva, responsável pela Seção de Protocolo da DIRAD e gestora do Subsistema de Processos Módulos Gestor e Usuário. A Seção de Protocolo/SEPROT é subordinada ao Serviço de Informação e Comunicação Administrativa/SICA/DEGIAS/DDIRAD.

3 PARA UMA NAVEGAÇÃO MAIS EFICAZ, FIQUE ATENTO A ESSAS INFORMAÇÕES... Para mudar de um campo para outro, use a tecla TAB do seu teclado, facilmente identificada pela figura abaixo: Respeite sempre as indicações do Subsistema, ou seja, quando o sistema pedir para BUSCAR, busque; para CHECAR INFORMAÇÕES, cheque as informações antes mesmo de confirmar um envio de um processo para um determinado local. Se, neste momento, existir esta checagem, a possibilidade de envio para locais não desejados é quase 0, na hora da checagem o usuário poderá verificar se o local de envio é realmente aquele pretendido e se o mesmo de fato pertence àquela Unidade; Como todos nós sabemos, a navegação rápida na internet depende de alguns fatores, tais como: uma boa máquina, uma boa conexão e etc, porém, no momento da navegação no Subsistema de Processos, é necessário sempre considerar estes fatores, desta forma, não adianta clicar centenas de vezes um determinado botão, tenha calma, respire fundo e aguarde resposta. Não se esqueça, um único clique é suficiente para atender a sua demanda; O acesso ao Subsistema de Processos, é feito através da intranet da DIRAD, endereço: Para retornar a uma determinada tela, clique em Voltar, que é identificado pelo botão: ; Ou ainda, clique nas indicações que surgem nas telas do Subsistema: ATENÇÃO: RECOMENDAMOS A NÃO UTILIZAÇÃO DO VOLTAR DO SEU BROWSE, NO MOMENTO DA NAVEGAÇÃO NO SUBSISTEMA DE PROCESSOS. ESTE RECURSO UTILIZADO DE FORMA INDEVIDA, PODERÁ ACARRETAR ERRO NA OPERACIONALIZAÇÃO SISTEMA.

4 NAVEGANDO NO SUBSISTEMA DE PROCESSOS O acesso ao Subsistema de Informação, poderá ser feito de duas formas: a primeira será através do MENU WEB que fica no lado esquerdo da tela, onde, o usuário deverá clicar na opção SGA na Web. A segunda forma será através do SGA NA WEB que fica no lado direito da tela, onde o usuário deverá clicar na opção Sistema de Informação. Esta, inclusive, é a opção mais rápida. Se o usuário optar pela primeira opção, deverá seguir os seguintes passos: Após clicar em SGA NA WEB, o usuário visualizará todos os sistemas desenvolvidos pela DIRAD, que se encontram na versão WEB. Para acessar o Subsistema de Processos, clique no ícone Sistema de Informação

5 Após clicar em Sistema de Informação, abrirá o Menu de opções, onde o usuário deverá escolher entre Processos, Documentos, Expedição ou Formulários/Manuais. A opção Processos refere-se basicamente ao gerenciamento dos processos que tramitam no âmbito da sua Unidade e da FIOCRUZ, onde os usuários poderão realizar consultas, movimentações e emissões de relatórios gerenciais. A opção Documentos refere-se ao gerenciamento de todo e quaisquer documentos que são efetivamente produzidos ou recebidos pela sua Unidade/Departamento/Serviço/Seção. Maiores informações quanto a utilização desta ferramenta, favor entrar em contato com Selene Andréa, colaboradora da Seção de Arquivo e Microfilmagem e gestora do Subsistema de Controle de Documentos, através do mail andreaazevedo@fiocruz.br ou pelo telefone A opção Expedição refere-se a consultas das correspondências registradas, recebidas ou expedidas via Seção de Expedição da DIRAD. Para maiores informações entrar em contato com Roberto Gomes, Chefe da seção de Expedição pelo mail: robertogomes@fiocruz.br ou pelo telefone A opção Formulários/Manuais refere-se a impressão de manuais operacionais dos subsistemas de processos e documentos e manuais de normas e procedimentos que visam esclarecer o melhor gerenciamento das atividades que compõem o Serviço de Informação e Comunicações Administrativas/SICA da DIRAD. Nesta opção ainda, o usuário encontrará formulários padronizados pela Dirad, e um Guia de noções básicas de arquivo que auxiliará muito o usuário, no momento da elaboração de uma correspondência oficial.

6 O acesso às informações que constam em cada Subsistema é livre, porém, nos locais onde existe o desenho de uma chave amarela, significa que o usuário deverá estar habilitado, através de senha, para navegação. O pedido de senha deverá ser feito à Seção de Protocolo da DIRAD, através do mail simoninha@fiocruz.br, ou pelo telefone , informando os seguintes dados: Nome completo; CPF; Setor onde trabalha; Mail e Senha (composta de caracteres alfanuméricos ou não, de ate 08 dígitos) que deverá ser sugerida pelo próprio usuário. Dando continuidade, vamos clicar na primeira opção do Menu Processos, denominada Consulta.

7 CONSULTAS Estas são as opções disponíveis dentro do Menu Consulta. A seguir, veremos uma a uma destas opções. A primeira opção de consulta é: Por Número de Processo: O usuário deverá digitar o prefixo do processo, o número (sem os zeros iniciais), o ano (2 ou 4 dígitos), o volume ou letra, se houver. Em seguida clique em Buscar. Em seguida, a tela contendo as informações do processo digitado aparecerá da seguinte forma:

8 As informações principais ficam explicitas na tela, tais como: data de abertura do processo, assunto, origem, destino e situação. Observando um pouco mais, veremos que o status e a data da movimentação do processo aparecem em vermelho, para justamente, facilitar a visualização do usuário e que as demais informações, estão disponíveis no lado direito da tela, ou seja, basta o usuário clicar no botão correspondente, para obter outras informações, tais como: a procedência (quem solicitou a abertura do processo), referencia ao assunto (algo que complemente o assunto), interessado, documentos que estão anexados ao processo e a hierarquia do processo (se existe algum processo anexado, apensado ou se existem letras). Para tanto clique nos botões correspondentes. A segunda opção de consulta é: Por Interessado: O usuário deverá informar o tipo de interessado, ou seja, se é uma Pessoa Física, uma Unidade Fiocruz, uma Pessoa jurídica ou um Órgão Governamental. Em seguida o usuário deverá Informar o nome deste interessado e também informa o período para a procura. Lembrando que: Nas consultas cujo tipo de interessado é uma Pessoa Física ou Jurídica, os respectivos nomes deverão ser digitados pelo usuário. Já nos casos em que as consultas cujo tipo do interessado é uma Unidade Fiocruz ou Órgão Governamental, o sistema abrirá a tabela correspondente, para o usuário apontar os respectivos interessados. Veja exemplos dos dois casos: No caso em que o usuário simplesmente digita o nome do interessado.

9 No caso em que o usuário busca o interessado na Tabela. Depois de optar pelo tipo de interessado, informe o período e clique em Buscar. O sistema traz a respectiva Tabela para o usuário fazer a busca. Tabela de Unidades Fiocruz Observando a figura, percebemos que existem 03 formas de localizar um setor. A primeira forma é pelos 03 primeiros números que identificam a Unidade, por exemplo, todos os códigos dos setores do CpqAM começam ou são identificados pelos números 032, todos os códigos dos setores da DIRAD começam com 020 e assim sucessivamente. Desta forma, se o usuário digitar no primeiro campo a numeração 032 e em seguida clicar em Buscar, o sistema mostrará somente a Tabela do CpqAM com seus respectivos setores. Após localizar o setor desejado, o usuário deverá clicar na numeração em azul para que o sistema conclua a consulta.

10 A segunda forma é pela descrição da Unidade, ou seja, o usuário deverá digitar uma palavra que identifique o setor desejado ou mesmo o nome na íntegra do setor, desta forma, após clicar em Buscar, o sistema mostrará todos os setores que existem na Tabela Fiocruz, que possuem a palavra chave ou a descrição digitada. Lembrando que, cabe ao usuário, identificar o setor correto e escolhê-lo para sua consulta, observando que existem vários setores e siglas homônimas na Tabela Fiocruz e para não haver dúvidas, verifiquem sempre no campo sigla, a Unidade que fica ao lado da mesma, exemplo: Descrição: Seção de Protocolo Sigla: SEPROT/DIRAD. Para não correr este risco, digite os três primeiros números correspondentes da Unidade e digite a palavra chave. Em seguida clique em Buscar. Exemplo: A terceira forma é pela sigla, o usuário deverá digitar a sigla e em seguida clicar em Buscar. Recomendamos a mesma cautela citada acima. Para não correr o risco de se equivocar, o usuário poderá digitar a sigla/unidade e clicar em Buscar. Exemplo:

11 A terceira opção de consulta é: Procedência Pessoa Jurídica: Conforme observamos no desenho abaixo, o usuário deverá digitar o número do CNPJ ou o nome da empresa e em seguida clicar em Buscar. Importante ressaltarmos que, após a busca dos processos abertos, cuja procedência refere-se a este CNPJ, o sistema ainda permite, na mesma tela, consultar os processos abertos, cujo interessado, também pertençam a este CNPJ. Vejam o exemplo na segunda tela. Visualização dos processos, cuja procedência refere-se ao CNPJ em destaque Opção para visualizar os processos, cujo interessado refere-se ao mesmo CNPJ A quarta opção de consulta é: Referencia e Período: Esta consulta é super fácil e útil, nela o usuário poderá digitar uma palavra chave que possibilite a recuperação do processo. Por exemplo, no processo cujo assunto foi a compra de materiais hospitalares, o usuário deverá digitar um dos itens relacionados no processo de compra, luva, bisturi e etc. Importante ressaltarmos que, a digitação do % (percente) não é mais necessário neste tipo de consulta, isto porque, no sistema versão WEB, o percente fica implícito nesta consulta, possibilitando assim, a verificação da palavra chave em toda linha da referência ao assunto, independentemente se a mesma encontra-se no começo, meio ou no final da frase.

12 Para operacionalizá-la, o usuário deverá digitar a palabra chave, o periodo e clicar em Buscar. A quinta opção de consulta é: Por Modalidade de Licitação e Período: Esta opção permite ao usuário verificar, quais e quantos processos existem de acordo com a modalidade de licitação. Cabe informar que, para que esta consulta atenda de forma eficaz, o profissional da área de compras, de suas respectivas Unidades, deverá alimentar o sistema Pedido de Compras do SGA para que o mesmo alimente este sistema, desta forma, esta consulta será verdadeiramente útil e precisa. Para utilizá-la, o usuário deverá digitar o período desejado e escolher o tipo de modalidade de licitação ou optar por todas as modalidades. Em seguida o usuário deverá clicar Buscar. A sexta opção de consulta é: Por Número de CPF: Nesta opção, o usuário poderá consultar todos os processos, independente do assunto, procedência e também do período, para tanto, o usuário deverá digitar o número do CPF e clique em Buscar. Em seguida, o sistema mostrará todos os processos cujo interessado, refere-se ao CPF digitado. Observem também que, nesta mesma tela, é possível fazer a

13 consulta dos processos abertos cuja procedência refere-se ao mesmo CPF. Para consultar também pela procedência, clique no botão Este CPF na Procedência. Caso o sistema não encontre nenhum processo com esta procedência, o sistema mostrará a seguinte mensagem: A sétima opção de consulta é: Por Número de CNPJ: Muito parecida com a opção de consulta anterior, esta consulta por número de CNPJ, possibilita ao usuário localizar todos os processos existentes daquele CNPJ. Como dissemos, a operacilonalização é a mesma da anterior, porém, o único diferencial é que neste caso, de pessoa jurídica, o sistema primeiro faz a busca por procedência para então, caso o usuário deseje, faz a busca por interessado. Veremos isto na prática. Digite o número do CNPJ, clique em Buscar. Visualize todos os processos cuja procedência refere-se ao CNPJ digitado. Para visualizar este CNPJ no interessado, clique no botão Este CNPJ no Interessado.

14 A oitava opção de consulta é: Por Processo Apensado: Esta opção possibilita ao usuário, consultar os processos que tem ou tiveram algum vínculo, independente do prefixo, assunto ou procedência. Nos casos dos processos de registro de preço, por exemplo, todo processo de compra aberto pela Unidade que pretende se inserir nos procedimentos do processo de registro de preço existente, deverão ser apensados através do subsistema de processos do SGA, módulo gestores, lembrando que, esta ação só poderá ser feita nas Unidades que possuírem a atividade de protocolo descentralizada ou na Seção de Protocolo da DIRAD. Outro exemplo, são os casos em que as letras, num determinado processo de compra de medicamento, por exemplo, se exaurem. Outro processo é aberto e o mesmo é apensado ao processo mãe. Desta forma, não existe nenhuma necessidade, por parte dos interessados, de guardarem os números dos 2 processos apensados, se o usuário guardar pelo menos o número de 1 processo, será suficiente para recuperar o outro número, isto porque, a recuperação desta informação é parecida como nos casos da anexação de processo a processo, ou seja, se o usuário digitar o número do processo principal o sistema mostrará os números dos processos secundários; se o usuário digitar o número do processo secundário, o sistema mostrará o número do processo principal. Vejamos o exemplo abaixo: Após clicar nesta opção, o usuário deverá digitar o número do processo e em seguida clicar em Buscar. Como no caso acima, o sistema mostra os números dos processos: apensado e origem e ainda permite consultar a atual movimentação de cada processo, bastando para tanto clicar nos botões correspondentes.

15 A nona opção de consulta é: Por Documento Anexo: Esta consulta é indicada para os casos em que o usuário não tenha em mãos, informações principais que possibilitem a localização do processo, tais como: número, interessado, procedência. Para obter sucesso nesta consulta, o usuário deverá seguir corretamente os passos relacionados abaixo: Conforme o desenho da próxima tela, informe o período provável da abertura do processo, o tipo do documento (Memo, NF, OB, etc), que esteja inserido (fisicamente e via sistema) no processo e também a data do documento. Em seguida, clique no botão BUSCAR. A décima opção de consulta é: Por Assunto do Processo: Este tipo de consulta é indicado para verificar quais e quantos processos, de um determinado assunto, são abertos num determinado período. Informe o período desejado e digite o código do assunto, caso o usuário não saiba o código do assunto, clique na interrogação para procurar na Tabela de Assuntos o código desejado, em seguida clique em BUSCAR Para fazer a busca na Tabela de Assuntos

16 Como podemos observar na figura anterior, para localizar um código na Tabela de Assuntos, o usuário deverá clicar na interrogação amarela. Feito isso, a tabela se abrirá e permitirá a busca do assunto desejado. Caso o usuário deseje consultar os processos, cujo assunto seja Passagem Aérea, o mesmo deverá digitar a palavra chave: passagem ou parte dela pass, em seguida deverá clicar em Buscar. Feito isso, o sistema localizará, dentro da tabela, todos os assuntos que contenham a palavra chave digitada pelo usuário, finalizando, o usuário deverá clicar no assunto que melhor lhe convier. A décima primeira opção de consulta é: Por Assunto, Unidade e Período: Muito parecida com a consulta anterior, porém, mais apurada, esta opção possibilita ao usuário, uma consulta mais direcionada e precisa. Vejamos passo a passo, como operacionalizá-la. Informe o período desejado; Na coluna seguinte, Unidade, escolha uma das seguintes opções: Toda Unidade ou Um Depart/Serv/Seção/Setor., onde Toda Unidade significa: Pesquisar todos os processos de uma única Unidade, independente de terem sido abertos pelo Departamento, Serviço, Seção ou qualquer outro setor da mesma Unidade. E

17 Depart/Serv/Seção/Setor significa: pesquisar somente um setor, independente da Unidade; Escolha o assunto e clique em Buscar. A décima segunda opção de consulta, ou consulta gerencial é: Por Unidade e Documento: Esta consulta possibilita a localização de um determinado processo através de um documento previamente anexado ao mesmo. O grande diferencial desta consulta para a consulta Por Documento Anexo, é que esta, permite um maior filtro na busca, vejamos o exemplo abaixo:

18 Para operacionalização desta consulta, o usuário deverá informar o período, e a Unidade. Automaticamente o sistema disponibilizará, no campo seguinte, a Tabela Nominal e seus respectivos códigos, pertencentes à Unidade escolhida. Indique o setor desejado e também o tipo do documento, caso o usuário deseje, poderá neste momento, escolher a opção Todos os Documentos. Caso tenha escolhido um documento especifico, informe o numero do mesmo. Em seguida, clique em Buscar. Dicas sobre Consultas de Processos Nas consultas onde exista a necessidade da digitação de CPF ou CNPJ, NUNCA o façam com pontos, barras e etc; Nas consultas onde exista a necessidade da digitação de nome da pessoa física, jurídica, órgão governamental ou mesmo Unidade Fiocruz, NUNCA o façam com acentos e abreviaturas; Observem sempre a diferença entre Pessoa Jurídica e Órgão Governamental;

19 MOVIMENTAÇÕES Este é o Menu das Movimentações, nele o usuário poderá receber, enviar, anexar e arquivar de forma rápida seus processos. E ainda, poderá emitir folha de despacho. A primeira opção de movimentação é: Receber Processo: O usuário deverá digitar o prefixo, número e ano do processo, em seguida clicar em Buscar. O sistema localizará o processo desejado, caso o mesmo tenha sido enviado via sistema para seu setor. Importante ressaltar, que, nos casos em que houver o desejo ou a praticidade de receber todos os processos de uma única vez, que estão relacionados na sua lista, o usuário deverá marcar sa caixinhas correspondentes aos números dos processos e clicar no botão Receber Processo, desta forma todo processo marcado será simultaneamente recebido. Se o usuário preferir receber um a um, utilize o processo anterior marcando somente uma caixinha, ou ainda, clique na coluna ações e escolha a opção Receber Processo. Quando o processo não for localizado, utilize a opção Receber Via Guia. Se o usuário utilizar a opção Receber Via Guia, deverá seguir os seguintes passos: Após clicar no botão Receber via Guia, o usuário deverá digitar o prefixo, número, ano do processo e letra ou volume, se houver, em seguida, deverá clicar em Buscar.

20 Como no exemplo abaixo, o usuário deverá informar a Unidade que enviou o processo, caso não saiba o número, clique na interrogação amarela, que é uma espécie de ajuda, para localizar a Unidade. Escolha a situação do processo, ou seja, informe o motivo pelo qual este processo foi enviado para sua Unidade/Depart/Serv/Seção, utilize o campo observação, caso haja necessidade, e em seguida clique em Checar as Informações, caso esteja tudo correto, Confirme a operação. Pronto, seu processo já esta recebido. Dicas sobre Recebimento de Processos SEMPRE receba seus processos no Subsistema de Processos, assim que recebê-los fisicamente; NUNCA permita que o(s) processo(s) que esta(o) sobre a sua responsabilidade tramite(m) em mãos, sem os devidos registros no Subsistema de Processos; Caso o usuário não esteja enxergando o processo no momento do recebimento, mesmo tendo a certeza de que na tela de consulta conste que o mesmo encontra-se transitando para sua Seção/Serviço/Depart/Unidade e que a sua senha seja habilitada para aquele recebimento, consulte imediatamente a Seção de Protocolo da DIRAD ou os locais corre spondentes das Unidades que possuem a atividade de protocolo descentralizada, tais como: Far-Manguinhos, Bio-Manguinhos, ENSP, DIRAC, INCQS, IF e os Centros Regionais, A segunda opção de movimentação é: Documentos: Enviar Processo e Anexar Nesta opção, o usuário, além de poder encaminhar seus processos para outros setores, poderá também anexar documentos relevantes nos processos que encontram-se sob sua responsabilidade. Estas duas possibilidades serão ilustradas na próxima página.

21 Para enviar seu processo, proceda da seguinte forma: Clique na janela Ações, e escolha a opção Enviar Processo. Na tela o seguinte, o usuário deverá informar o destino do processo, o motivo que qual o processo esta sendo enviado. Observando o seguinte detalhe, caso o usuário queira emitir um recibo de entrega, mantenha a caixinha marcada, caso contrário, desmarque-a. Se desejar, utilize a observação. Clique em Checar as informações, para se certificar do destino correto, se estiver tudo correto, clique em Confirmar. Para anexar um documento no processo que se encontra sob a sua responsabilidade, o usuário, como vimos na tela anterior, deverá escolher a opção Anexar Documento, no campo Ações da janela correspondente ao processo que se pretende anexar um ou mais documentos. Conforme ilustrado na tela seguinte, para anexar documento ao processo, proceda da seguinte forma: Escolha o tipo de documento que se deseja anexar; Informe o número do documento, caso não possua, use a seguinte abreviatura S/N (Sem número); Digite a data que consta no documento; A data da efetiva anexação o sistema já informa, caso queira retificar, fique a vontade; Os campos Número da Ordem Bancária e Data do Pagamento, foram inseridos a pedido do pessoal da Área Contábil, desta forma, qualquer colaborador da mesma área que pretenda usá-los, por favor, fiquem a vontade;

22 Caso o usuário deseje anexar mais de um documento neste mesmo processo, clique na caixinha Anexar Outros Documentos. Após seguir todos os passos, clique em Confirmar. Pronto seu(s) documento(s) já esta(o) anexado(s). Caso o usuário deseje verificar quais os documentos que constam anexado ao processo, clique no botão Anexos desse Processo. Dicas sobre Envio e Anexação de Processos Para enviar processos para a Seção de Arquivo e Microfilmagem, o usuário deverá usar SEMPRE a opção Arquivar Processos, agindo desta forma, ganhará tempo, isto porque, o envio de processos para a seção de Arquivo pela opção Arquivar Processos, não exigirá tantos passos para serem seguidos, o usuário marcará a caixinha correspondente ao processo e clicará em Arquivar, assim como no recebimento, ao lado de cada processo relacionado, existe uma caixinha correspondente, se o usuário marcar todas as caixinhas, todos os processos marcados serão enviados via sistema, para a Seção de Arquivo e Microfilmagem. Para anexar documentos a processos, o usuário deverá receber os processos primeiramente, SEMPRE; Caso o usuário se equivoque no tocante ao setor escolhido para envio do processo, procure imediatamente a Seção de Protocolo da DIRAD ou os locais correspondentes das Unidades que possuem a atividade de protocolo descentralizada, tais como: Far-Manguinhos, Bio-Manguinhos, ENSP, DIRAC, INCQS, IFF, CPQLM&D. NUNCA deixem de retificar uma movimentação equivocada, até porque, a senha de quem procedeu tal ação, fica devidamente registrada no sistema. A terceira opção de movimentação é: Arquivar Processo: Como dissemos anteriormente, nesta opção o usuário enviará com mais rapidez, seus processos para a Seção de Arquivo da DIRAD. Observem o passo a passo desta operação:

23 Para buscar o processo, digite o número ou, caso a sua visualização seja possível, clique na caixinha correspondente e clique também na opção Arquivar Processo; Caso haja necessidade, o recibo de entrega será impresso e para sua facilidade, no caso de envio de mais de um processo, o recibo será único e nele constará o envio de todos os processos. A quarta opção de movimentação é: Imprime Folha de Despacho: Use esta opção para imprimir suas folhas de despacho, da seguinte forma: Clique na opção e aguarde o surgimento da tela abaixo, clique no Arquivo e escolha a opção Imprimir. Menu

24 RELATÓRIOS Este é o menu dos relatórios disponíveis nesta versão, outros relatórios estarão disponíveis em breve. Por enquanto podemos nos divertir com os abaixo relacionados: A primeira opção de relatório é: Por data de Abertura de Processos Nesta opção o usuário poderá relacionar todos os processos abertos no período e do prefixo determinado por ele, independente do assunto da procedência e do interessado, bastando para tanto, informar o prefixo e o período, lembrando que, cada Unidade que possui a atividade de protocolo descentralizada, possui um prefixo que a identifica, conforme relacionados abaixo: DIRAD e Unidades Centralizadas; CPQRR; CPQAM; CPQGM; IFF; INCQS; BIO; FAR; ENSP; DIRAC e CPQLM&D A segunda opção de relatório é: Procedência/Interessado e Período Assim como no primeiro relatório, a emissão do relatório por procedência, interessado e período é igualmente fácil de operacionalizar, basta o usuário, conforme figura na próxima página, seguir os seguintes passos: Informar o tipo do relatório desejado, se é por procedência (documento que deu origem ao processo) ou se é por interessado;

25 O segundo passo é informar qual é o tipo da procedência ou do interessado, ou seja, se é Unidade Fiocruz, Pessoa Jurídica, Física ou Órgão Governamental; O terceiro passo é informar o período desejado. Feito isso o usuário deverá clicar em Buscas. Na tela abaixo, informe o nome do interessado ou da procedência, ou seja, se na tela anterior o usuário optou por pessoa física, na tela seguinte, o sistema necessitará saber o nome deste interessado. Digite o nome do interes sado e clique em Buscar. Em seguida, clique no CPF e emita o relatório. A terceira opção de relatório é: Tabela de Unidades Use esta opção para listar a tabela que contem todos os códigos das Unidades Fiocruz. Para emiti-la, clique na opção correspondente e aguarde o surgimento da tela abaixo, clique no Menu Arquivo e escolha a opção Imprimir.

26 A quarta opção de relatório é: Tabela de Andamento Use esta opção para listar a tabela que contem todas as situações ou motivos pelos quais os processos tramitam. Caso não esteja contemplada na Tabela alguma situação que é usual na sua Seção, entre em contato com a Seção de Protocolo da DIRAD, para que a mesma possa ser inserida na Tabela. Para emitir este relatório, clique na opção correspondente e aguarde o surgimento da tela abaixo, clique no Menu Arquivo e escolha a opção Imprimir.

27 A quinta opção é: Movimentações por Origem, destino e Período Este relatório é muito útil para controlar a tramitação de todos os processos no âmbito da sua Unidade/Departamento/Seção. Para emiti-lo, informe o setor origem (quem envio) e também o setor destino (quem recebeu). Informe o período e opte entre listar todas as movimentações ou somente a ultima. Em seguida clique em Buscar. A sexta opção é: Movimentações por Origem e Período Este relatório é muito parecido com o anterior, porem, existe uma sutil diferença. Nesta opção o usuário listara todos os processos que saíram da sua Unidade/Departamento/Seção, independente do setor destino (quem recebeu). Para emiti-lo, após completar todos os campos, clique em Buscar. A sétima opção é: Movimentações de Processos em Transito Se o usuário quiser ter em mãos um relatório que aponte quais e quantos processos estão em transito para sua Unidade/Departamento/Seção ou, em sentido contrario, quais e quantos processos, emitidos pelo usuário estão em transito para outros setores, informe a origem, o destino e clique em Buscar.

28 No mesmo Menu de Relatórios, disponibilizamos duas opções de relatórios estatísticos, também relacionados a movimentações. O primeiro relatório estatístico é: Total de Movimentações no Período Para emiti-lo o usuário deverá informar o setor e o período desejado, em seguida clique em Buscar. Em seguida o sistema formatará o seguinte relatório: O segundo relatório estatístico é: Total de Processos Arquivados no Período Para emiti-lo o usuário deverá proceder da mesma forma anterior, indique o setor e o período. Em seguida, o sistema emitira o seguinte relatório:

29 GUIA DE DESARQUIVAMENTO Esta Guia deverá ser emitida para desarquivamento de processos na Seção de Arquivo do Quinino ou na Seção de Arquivo da Expansão do Campus. Sua utilização é obrigatória. Nenhum processo será desarquivado sem a apresentação da mesma, salvo nos casos em que houver alguma impossibilidade do sistema ou falta de energia. Para emiti-la, o usuário deverá digitar o numero do processo, marcar a caixinha correspondente. Deverá também informar o CPF, nome completo e setor do solicitante. Feito isso, o usuário deverá clicar em Imprimir. Após a impressão da Guia, o usuário deverá dirigir-se a Seção de Arquivo, munido de crachá e documento de identificação com foto e retirar o processo solicitado.

30 CONSIDERAÇÕES FINAIS Caso as informações que constam neste Manual não sejam satisfatórias, por favor, entrem em contato com Claudia Simone pelo mail ou pelo telefone , para agendamento de treinamento. Obrigada e Boa Sorte! Apenas pelas palavras o ser humano alcança a compreensão mutua. Por isso, aquele que quebra sua palavra atraiçoa toda sociedade humana. (Michael de Montaigne)