Liberação e orientações do Sistema de Inscrições

Transcrição

1 INFORMATIVO Nº 003 DO VII JOGOS FENACEF Liberação e orientações do Sistema de Inscrições Na foto, o Convento da Penha, localizado em Vila Velha. Ao fundo, a cidade de Vitória e a famosa Terceira Ponte. A produção dos Jogos vem se aprimorando a cada ano e o Sistema de Inscrições vem no mesmo ritmo! Neste informativo, trazemos notícias importantes sobre a participação nos jogos e orientações sobre a utilização do Sistema de Inscrições ele já se encontra liberado para utilização! Como dissemos anteriormente, a correta inscrição de sua equipe é fundamental para garantir uma participação tranquila e sem problemas. O sistema continua intuitivo e fácil de utilizar. Fique atento às melhorias implementadas e aproveite ao máximo essa tecnologia que está sendo colocada à sua disposição! Lembrando: as competições do VII Jogos Fenacef serão realizadas de 14 a 18/05/2016. Assim sendo, o período de hospedagem recomendado é: check-in no dia 13/05/2016 e check-out no dia 19/05/2016. Em caso de dúvidas, contate a Esafi Eventos, responsável pela organização dos jogos: (27) ou via jogosfenacef@esafi.com.br!

2 Acessando o sistema O acesso se dá conforme nos anos anteriores. Certifique-se de que o computador que esteja usando possui acesso à internet. Abra um navegador de sua preferência (recomendamos o Mozilla Firefox ou Google Chrome) e digite na barra de navegação: Digite o login e senha enviado para você via e clique acessar. A seguinte mensagem deverá ser exibida: Isso significa que seu acesso foi realizado com sucesso. Agora é só começar a usar! Menu Inscrições Como o próprio nome diz, neste menu, você poderá administrar as inscrições de sua delegação. Ao acessar o menu, você verá uma lista com todos os participantes que já tiverem sido incluídos. INSERINDO UMA NOVA INSCRIÇÃO Para cadastrar um novo participante, clique em novo registro. Um formulário será exibido: 1) Preencha as informações iniciais: DADOS PESSOAIS, PREFERÊNCIAS DE HOSPEDAGEM, INFORMAÇÕES DE SAÚDE e OUTRAS INFORMAÇÕES. Logo em seguida, clique no botão vermelho salvar. 2) Se tudo estiver preenchido corretamente, uma mensagem de confirmação será exibida. Clique OK. 3) Preencha agora os endereços, telefones, s, modalidades (caso seja atleta!), contatos de emergência (para o caso de qualquer acidente ou necessidade), alergias, medicamentos de uso contínuo, passagens aéreas e a hospedagem. 4) Pronto! Ao preencher a segunda parte do formulário, a inscrição está concluída! CADASTRANDO UM EX-PARTICIPANTE Caso o participante já tenha sido inscrito em alguma edição anterior dos jogos ou até mesmo do Simpósio Fenacef, você poderá carregar os dados dele automaticamente e agilizar o processo de inscrição. Clique em novo registro. Em seguida, clique no botão vermelho carregar cadastro. Digite o CPF do participante e então, clique em localizar. Caso o participante exista no banco de dados do sistema, os dados dele serão automaticamente preenchidos

3 Vá até o final do formulário. Lá, haverá uma opção para marcar: carregar dados complementares. Caso essa opção seja marcada, os demais dados, como endereços e telefones também serão preenchidos. Clique em salvar. Conclua preenchendo qualquer dado faltante e pronto, inscrição concluída! CADASTRANDO AS MODALIDADES DE UM ATLETA Na caixa Modalidades, você inserirá as provas em que o atleta (se for o caso), deverá participar. Lembre-se: todas as provas devem ser inseridas. No caso do futebol de campo e futebol de quadra, essas duas modalidades contarão como apenas uma, conforme previsto pelo Regulamento Geral. É também o caso do vôlei de quadra e vôlei de areia. Contudo, caso seja interesse do atleta participar nas duas modalidades do futebol, por exemplo, você deve inscrevê-lo nas duas provas! Isso também será importante para que a organização possa incluir corretamente as equipes nas tabelas de cada torneio. Lembre-se: ao cadastrar um participante como atleta, é preciso inscrevê-lo em TODAS as provas em que ele irá competir, utilizando a caixa MODALIDADES da ficha de inscrição do sistema. Menu Financeiro Aqui, você poderá acompanhar situação financeira da delegação, especialmente em relação às hospedagens. VALORES DA DELEGAÇÃO Para compreender os valores relativos à delegação, clique financeiro e, em seguida, visão delegação. Aqui será exibido um relatório completo. A primeira caixa é a de INSCRIÇÕES, aqui será exibido o custo de cada tipo de inscrição, bem como as quantidades de participantes já incluídas pela delegação. Logo em seguida, são exibidas as informações relativas a hospedagem. Primeiramente, as tarifas negociadas para o evento, tanto individual quanto duplo. Abaixo da tabela de tarifas, é exibido o relatório completo dos valores para cada apartamento disponibilizado à associação

4 Saiba o que cada coluna significa: HÓSPEDE: aqui, serão relacionados os nomes dos hóspedes com hospedagem preenchida na ficha de inscrição. HOTEL: até o fim das inscrições, aqui será exibido o nome PARCEIRO. Após o encerramento do período, exibirá o nome do hotel em que a associação tiver sido alocada pela Comissão dos Jogos; APTO: este é um número de controle. Serve para saber que participantes estão dividindo os mesmos quartos. DESCONTO: esta é uma coluna auxiliar. Só haverá valores lançados aqui em caso de exceções, o que poderá ser feito apenas pela organização. HOSPEDAGEM: este é o valor total do custo de hospedagem do participante, conforme check-in informado. FENACEF: dentre os benefícios oferecidos aos atletas e chefes de delegação, está o custeio da hospedagem. Caso a hospedagem esteja dentro do período dos jogos e atenda aos critérios estabelecidos pela comissão, o valor constante nessa coluna será custeado pela Fenacef. INSCRIÇÃO: aqui será exibido o valor total da inscrição do participante, conforme informações preenchidas na ficha. TOTAL: é o somatório do valor de hospedagem a ser pago pelo participante (já abatido do custeio da Fenacef) mais a taxa de inscrição correspondente. PAGO: é o valor total já pago pelo atleta, pode ser lançado no menu financeiro -> participante. SALDO: é quanto falta a ser pago pelo participante. EXIBIR CÁLCULO Caso não compreenda o cálculo do custo de hospedagem de um participante, você pode clicar em exibir cálculo. A tabela será expandida, mostrando dia a dia, o custo de cada inscrito. RESUMO FINANCEIRO No final do relatório financeiro, será exibido um resumo dos valores a serem pagos à organizadora (inscrições somente devem ser pagas diretamente à Fenacef). O cálculo é mostrado considerando os valores já pagos, os descontos e o custeio da Fenacef, conforme o caso. ATENÇÃO: apartamentos vazios, não devolvidos dentro do prazo informado pela Fenacef, estão sujeitos à cobrança integral! - 4 -

5 Logo abaixo, é apresentada uma SUGESTÃO DE PARCELAMENTO, que é simplesmente o valor total em aberto dividido pelo número de parcelas vincendas. CONTROLE POR PARTICIPANTE O sistema também oferece um suporte à associação para o controle financeiro de cada um dos participantes. Basta acessar o menu financeiro e clicar em participante. Para cada pagamento recebido, basta clicar em novo registro. Será exibido um formulário. NOME: digite as primeiras letras do nome do participante, uma lista com as correspondências será mostrada. Clique no nome para o qual deseja cadastrar o pagamento. DATA: selecione a data do pagamento realizado. VALOR: digite o valor da parcela paga pelo participante. OBSERVAÇÃO: caso deseje, detalhe o pagamento realizado, informando por exemplo a forma de pagamento, número do cheque ou qualquer outro dado relevante. Ao preencher qualquer valor nesse menu, o relatório financeiro atualizará o valor restante a ser pago pelo participante à delegação. Menu Hospedagens Todas as informações cadastradas na caixa hospedagens da ficha de inscrição são resumidas por este menu. No lado superior direito, contadores indicarão as quantidades de apartamentos, hóspedes e quantitativos em situação irregular: vazios ou com ocupação parcial. No relatório, você visualizará a relação de apartamentos e a situação de vagas de cada um, pela coluna STATUS. Na coluna HÓSPEDES, clicando no sinal +, você poderá visualizar os ocupantes do apartamento, inclusive acessar suas inscrições

6 Menu Modalidades Este menu é de fundamental importância. Ele exibe todas as provas em que a delegação inscreveu pelo menos um participante. Veja constantemente esse menu e verifique se todas as modalidades em que a delegação participará constam no relatório. IMPORTANTE! Apenas os dados contidos neste relatório do menu MODALIDADES serão levados em consideração na confecção das tabelas dos torneios. Não serão aceitas alterações ou inscrições por , documentos impressos etc. Assim sendo, em caso de qualquer incorreção com a relação, notifique imediatamente a organização! Por meio da ferramenta exportar, você pode criar um arquivo com os dados de todas as provas e atletas inscritos. Aproveite a tecnologia colocada à sua disposição e não perca os prazos de inscrição! Todas as informações devem estar inseridas no sistema até o dia 14/04/2016! Diretor de Eventos Fenacef Benedito Silvano Bonacordi Comissão dos Jogos Fenacef Maria Lúcia Cavalcante Dejavite Rossini Ewerton Pereira da Silva Antoci Neto de Almeida - 6 -