ACELERANDO O PLANEJAMENTO E A GESTÃO FINANCEIRA DA CIELO IMPLANTAÇÃO DA NOVA FERRAMENTA ORÇAMENTÁRIA

Transcrição

1 ACELERANDO O PLANEJAMENTO E A GESTÃO FINANCEIRA DA CIELO IMPLANTAÇÃO DA NOVA FERRAMENTA ORÇAMENTÁRIA

2 AGENDA 1. Cielo Quem Somos Multibandeira 2. Caso BPC Objetivo Resumo do Caso Escolha da Solução Desafios do Negócio Estratégia de Implementação Cronograma de Implementação Fluxo de Informações Benefícios Alcançados Lições Aprendidas 2

3 5 3

4 4

5 OBJETIVO Substituir, atualizar e modernizar a Ferramenta de Planejamento Orçamentário de forma a proporcionar ganhos de Processos, Velocidade, Agilidade e Facilidade no uso e Administração 5

6 RESUMO DO CASO O objetivo deste projeto era substituir, atualizar e modernizar a ferramenta orçamentária utilizada na Cielo, por uma outra de fácil utilização tanto para os usuários, quanto para os administradores. Além disso, promover uma revisão no processo orçamentário, tornando-o mais ágil, veloz, preciso e seguro. A complexidade do projeto estava na parametrização dos cálculos de receita, custos, gastos com folha de pagamento e rateio de despesas, respeitando as regras de negócio para cada conta contábil. Sendo o grande desafio: Entregar a implantação dentro do prazo estipulado em cronograma, sem afetar a qualidade do produto final. Desta forma, era importante a cooperação das demais áreas no cumprimento da agenda do projeto. O cronograma previa o desenho, desenvolvimento e implantação da solução em 22 semanas, prazo este cumprido com êxito e atendendo aos requisitos solicitados. Não impactando assim no treinamento dos usuários e no cronograma de elaboração do orçamento de

7 ESCOLHA DA SOLUÇÃO A ferramenta orçamentária que melhor atendeu as necessidades da Cielo foi o BPC (Business Planning and Consolidation), da SAP. Os fatores que levaram a esta escolha, foram: Benchmarking com outros clientes SAP; Know how interno de suporte na linguagem ABAP e LGF; Interface com Excel e o Módulo CO; Facilidade para manutenção administrativa da ferramenta. 7

8 DESAFIOS DO NEGÓCIO Implantar a solução dentro do prazo estipulado; Desenvolver de forma parametrizada, os diversos cálculos de receitas, custos, gastos com folha de pagamento e rateio de despesas, respeitando a regra de negócio aplicada para cada conta contábil; Ter a cooperação das demais áreas no cumprimento da agenda do projeto; Capacitar todos os 181 gestores da companhia e especialistas que também participam do processo orçamentário. 8

9 ESTRATÉGIA DE IMPLEMENTAÇÃO A metodologia utilizada na implementação foi a ASAP (AcceleratedSAP ) 1. Preparação e Kick - off Alocação de recursos Cielo Disponibilização de infraestrutura para o projeto Disponibilização dos servidores de DEV para instalação Instalação do sistema operacional / banco de dados na máquina de DEV & 2. Business Blueprint Levantamento dos requerimentos de negócio considerando a solução atual Disponibilização dos servidores de QA e PRD para instalação Instalação do sistema operacional / banco de dados na máquina de QA e PRD & 3. Realização Realização Estratégia de Autorização Testes Definição de casos de testes 4. Preparação Final Documentação Treinamento Autorização & & 5. Go Live e Suporte Go live Suporte Instalação do ambiente de Desenvolvimento SAP Netweaver BW 7.3 Instalação do ambiente de homologação e produção SAP Netweaver BW 7.3 & Instalação do ambiente de Desenvolvimento SBO PC & Instalação do ambiente de homologação e produção SBO PC Legenda: Execução Cielo Execução SAP & Execução Cielo & SAP 9

10 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTAÇÃO 19/03 27/03 26/03 25/04 24/04 30/07 27/07 17/08 17/08 14/09 01/11 10

11 FLUXO DE INFORMAÇÕES Driver, Tarifa, Desconto e Reajuste Driver, Custo unitário Índice estatístico e reajuste Valor total da despesa e % de participação para cada centro de custo Entrada direta do valor orçado Movimentação de pessoas, reajuste de benefícios Entrada direta dos novos investimentos e carry over Receita Custos Parametrizados Rateio de Despesas Gastos do Gestor Folha de Pagamento Investimentos Processamento Receitas de Comissão, Aluguel e Outros Produtos Custos de Ti, Operações, Bandeiras e Centrais de Atendimento Distribuição das despesas entre os centros de custos Gastos gerenciáveis pelos gestores de centros de custos Salários, Horas Extras, Bônus, Benefícios e Encargos Depreciação Demonstrações Financeiras 11

12 BENEFÍCIOS ALCANÇADOS QUANTITATIVOS Redução de 74 horas e 40 minutos de processamento de informações para geração de DRE, durante todo o processo orçamentário; Geração e armazenamento de 32 cenários de orçamento; Redução de 2 horas e 28 minutos para cada importação de dados do realizado no ECC; Redução de 2 horas e 28 minutos para cada envio de orçamento para o ECC. QUALITATIVOS Possibilidade de rápida coleta de dados do realizado, elaboração de cenários para simulação, facilidade na criação de relatórios, garantindo mais agilidade no processamento e consolidação dos cálculos; Front end mais amigável, permitindo aos usuários uma interação mais fácil com o sistema; Auditoria da entrada de dados no sistema. 12

13 LIÇÕES APRENDIDAS PONTOS FORTES Nível de detalhamento dos documentos no Business Blueprint; Memória de cálculo em Excel, para desenho das parametrizações e testes; Gestão do projeto muito próxima e presente, agindo tempestivamente na solução dos problemas e mitigação de riscos; Sinergia entre os membros da equipe do projeto; Suporte pós Go Live. PONTOS DE MELHORIA Atenção para solicitações de mudanças após a implantação do projeto; Planejamento de um tempo maior para a homologação, conte sempre com problemas de agendas; Homologar utilizando uma base maior de informações para serem processadas; Atenção aos requisitos básicos de configurações das máquinas de usuários. 13

14 14

15 15