Utilizando o BI para promover o aumento da eficiência da atuação do 1º Grau

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1 Utilizando o BI para promover o aumento da eficiência da atuação do 1º Grau do Rio Grande do Sul Ana Cristina Cusin Petrucci

2 Motivação do Projeto Situação fática: Embora o MPRS tivesse uma base de dados da atividade fim, o sistema não permitia a geração de informações qualificadas para a melhor gestão das Promotorias de Justiça (produtividade e fluxo de demandas). Objetivos do projeto: Possibilitar à Administração e aos Promotores de Justiça uma melhor gestão de seus recursos humanos e materiais, mediante a disponibilização de ferramenta de BI que detalhasse todos os aspectos da atuação funcional, bem como indicadores de produtividade.

3 Escopo do Projeto Escopo: Desenvolvimento e disponibilização de aplicações de BI (Business Intelligence) para acompanhamento de indicadores de produtividade da atuação de primeiro grau, com agilidade e rápido retorno (12 meses). Premissas: Desde o início, sabia-se que a Administração e Membros apoiariam integralmente o projeto. Restrições: Limite de R$ ,00 para investir. Abrangência: 180 Promotorias de Justiça e 526 Promotores de Justiça.

4 Escopo do projeto Entregas: 1ª entrega: Disponibilização à Administração Superior de painéis com indicadores da atuação funcional de primeiro grau (Promotores de Justiça e servidores). 2ª entrega: Disponibilização mensal aos 526 Promotores de Justiça de relatórios em PDF, contendo diversos painéis analíticos de sua atuação funcional, de seus servidores, bem como de sua classificação e comarca. 3ª entrega: Criação de uma central de informações para esclarecimento de dúvidas do Promotor de Justiça quanto aos relatórios, bem como fornecer informações complementares (comparativos, novos painéis, etc). 4ª entrega: Disponibilização de portal na Intranet com todos os relatórios de atuação, permitindo que os Promotores consultem e comparem sua atuação com a de seus pares. 5ª entrega: Relatórios com dados socioeconômicos por região (educação, saúde, segurança pública, desenvolvimento, etc), que poderão ser cruzados com a atuação funcional.

5 Relatório de atuação funcional

6 Relatório de atuação funcional

7 Relatório de atuação funcional

8 Relatório de atuação funcional

9 Relatório de atuação funcional

10 Relatório de dados sociais

11 Escopo do projeto Responsabilidade dos envolvidos: A TI ficou responsável pela disponibilização dos dados do sistema de primeiro grau, bem como da infraestrutura necessária para o funcionamento da ferramenta. Coube ao Gabinete de Articulação e Gestão integrada (GAGI) o desenvolvimento dos indicadores para apoiar a tomada de decisão dos Promotores e da Administração. Tal atividade foi desenvolvida em conjunto com representantes dos Promotores e da Administração Superior.

12 Recursos do projeto Financeiros: R$ 320 mil para aquisição da ferramenta com 40 licenças de uso, 300 horas de consultoria e 3 turmas de treinamento. Posteriormente, em 2012, foram adquiridas 1500 horas de consultoria, perfazendo um total de R$ 300 mil (totalizando R$ 920 mil). Humanos: 5 servidores da TI, 5 servidores do GAGI, 1 Promotor de Justiça na gestão do projeto e 4 Promotores de Justiça representantes do Conselho de Gestão Compartilhada (todos com tempo alocado parcialmente). TI: 3 computadores servidores de rede e infraestrutura de rede.

13 Fases do Projeto ETAPA CRONOGRAMA Início Fim Pesquisa de mercado e benchmarking Junho 2011 Julho 2011 Descrição do objeto Agosto 2011 Setembro 2011 Orçamento Agosto 2011 Setembro 2011 Aquisição Outubro 2011 Abril 2012 Instalação Abril 2012 Junho 2012 Treinamento Junho 2012 Novembro 2012 Piloto para implementação Junho 2012 Julho 2012 Aplicações para todo o MP RS Junho 2012 Março 2013 Envio dos primeiros relatórios aos Promotores de Justiça Março 2013 Março 2013 Desenvolvimento do portal de indicadores Maio 2013 Dezembro 2013

14 Monitoramento e Controle São realizadas reuniões mensais de acompanhamento do projeto para garantir o cumprimento dos prazos e entregas. Há controle da entrega dos relatórios e da fidedignidade do conteúdo dos dados (verificação por amostragem efetivada pela equipe desenvolvedora da aplicação).

15 Resultados alcançados Medidas corretivas adotadas pelas Promotorias de Justiça para aumento da eficiência, com base no conhecimento de seus indicadores, com a redução do tempo de permanência dos processos de algumas Promotorias de Justiça. A Administração Superior utiliza a aplicação para priorizar a alocação de novos servidores, levando em conta a produção alcançada.

16 Lições aprendidas Equipes multidisciplinares na execução do projeto (TI, Estratégia e Promotores de Justiça) garantem um resultado mais efetivo, mas exigem coordenação intensiva da gerência do projeto. Alocação de servidores com conhecimento técnico adequado para o desenvolvimento das aplicações. Necessidade de homologação frequente dos dados para que não haja inconsistência nas informações fornecidas. Partes com papel fundamental para o sucesso do projeto: TI, Gestão Estratégica e Promotores de Justiça.

17 Conclusão Após a implantação do BI, o MPRS está preparado para a manipulação de qualquer dado externo advindo da Lei de Acesso à Informação. A Instituição vem trabalhando para levar as vantagens do BI à atividade fim, através de exploração de dados externos e sua combinação com a atuação funcional. O bom resultado do projeto está ancorado no trabalho de uma equipe multidisciplinar TI, Gestão Estratégica, Gestão de Projetos e de Processos, Imagem Institucional e Promotores Conselheiros do Conselho de Gestão Compartilhada - que se reúne periodicamente definindo os rumos do projeto. O desenvolvimento do BI Institucional permitiu aos Promotores de Justiça o controle das atividades da Promotoria, fazendo com que o esforço de alimentar um complexo sistema institucional fosse recompensado, ultrapassando o sentido de mera burocracia no registro das atividades.

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