Case de Sucesso. Integrando CIOs, gerando conhecimento. FERRAMENTA DE BPM TORNA CONTROLE DE FLUXO HOSPITALAR MAIS EFICAZ NO HCFMUSP

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1 Case de Sucesso Integrando CIOs, gerando conhecimento. FERRAMENTA DE BPM TORNA CONTROLE DE FLUXO HOSPITALAR MAIS EFICAZ NO HCFMUSP

2 Perfil O Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo (HCFMUSP) foi inaugurado há quase 70 anos e é uma autarquia vinculada à Secretaria de Saúde de São Paulo e à Faculdade de Medicina da USP, com a finalidade de promover ensino e pesquisa relacionados com a área de saúde e prestar serviços à comunidade. Considerado o maior complexo hospitalar da América Latina, o HCFMUSP atende em média a pacientes ambulatoriais por dia e realiza internações por mês. O complexo HCFMUSP ocupa uma área de 460 mil metros quadrados, com cerca de leitos distribuídos entre seus oito institutos especializados, dois hospitais auxiliares, 62 laboratórios de investigação médica e demais áreas de apoio. Além destas unidades assistenciais, o HCFMUSP possui uma organização matricial complementada pelos Núcleos Especializados, que oferecem o suporte administrativo/logístico ao Hospital, orquestrado pela Superintendência, Diretoria Clínica e Chefia de Gabinete da autarquia. No âmbito de infraestrutura tecnológica, o HCFMUSP possui uma complexa rede com aproximadamente equipamentos e dezenas de servidores, através de conexões de fibra óptica de alta velocidade. Sob este ambiente, encontram-se os principais sistemas de informações: administrativos e assistenciais, que devem servir como sustentação aos sistemas de ensino e pesquisa. Site: Situação O Hospital de Clínicas da FMUSP é procurado por pessoas de todo o Brasil, uma vez que é conhecido pela excelência de seus tratamentos. Boa parte de seu atendimento é realizada durante 24 horas nos sete dias da semana. Assim, são atendidas a inúmeras pessoas das mais variadas partes do país. Para manter a qualidade do atendimento, existem muitos controles e processos em todas as áreas do Hospital, visando a acompanhar e monitorar o paciente. Dado isso, uma das preocupações do HCFMUSP sempre foi com a moderniza- Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo 02

3 ção, inovação e o funcionamento de seus sistemas. No entanto, alguns controles ainda eram realizados através de planilhas de Excel, gerando retrabalhos, dados não confiáveis, limitações de rastreabilidade, etc. Como exemplo, podemos citar o Fluxo da Regulação do Paciente Oncológico, no qual, após o diagnóstico, é preciso encaminhar o paciente imediatamente para as unidades especializadas baseando na lei /2012, que estabelece um prazo máximo de 60 dias para o início do tratamento. Conhecedora destas normativas mesmo antes da implementação da Lei, a equipe assistencial estabeleceu um fluxo para facilitar o processo de regulação, contando com o preenchimento de formulários em papel, troca de s e alguns controles manuais. Considerando as ferramentas até então disponíveis, percebia-se a ineficácia no monitoramento. Além disso, não havia a certeza de que paciente encaminhado tinha iniciado o seu tratamento. Solução O Hospital buscou solucionar esta questão e elaborar dados mais confiáveis sem afetar a operação e, principalmente, evitar customizações. O HCFMUSP optou pela utilização de uma ferramenta de BPM (Business Process Management) integrada aos sistemas de gerenciamento, que pudesse ser flexível o suficiente para permitir uma gestão interna e interoperabilidade com o legado. Para implementação do projeto, equipe de TI, médicos, enfermeiros, assistentes sociais, somando dezenas de outros profissionais do Instituto Central do HCF- MUSP e do Instituto do Câncer do Estado de São Paulo, foram envolvidos num processo que levou quatro meses para ser concluído. O projeto baseou-se na criação de formulários eletrônicos conectados aos sistemas legados, na automação das regras de encaminhamento para que o paciente não tivesse nenhum problema pela falta de documentos e/ou exames e na criação de pontos de controle, para que a equipe de regulação pudesse acompanhar os tempos e, assim, determinar limites para atuação. A aquisição da ferramenta demanda um custo de R$ 60 mil por ano para a licença do produto. Foram investidos aproximadamente R$ 30 mil para o desenvolvimento e implementação do workflow, considerando especificação, análise, desenvolvimento e treinamento. Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo 03

4 Benefícios Entre os benefícios trazidos pela informatização do processo, além de agregar valores à atenção e ao cuidado da saúde e melhor qualidade da gestão, podemos destacar o maior controle do processo e a possibilidade de rastreabilidade. Hoje, é possível determinar SLA (Service Level Agreement) para cada etapa do processo, emitindo alertas caso os prazos não sejam cumpridos. No âmbito da tecnologia, a inovação se dá pela implementação de uma ferramenta de BPM de uma forma não tradicional, automatizando tarefas a partir de estímulos de outros sistemas que já fazem parte da rotina. Esta abordagem foi facilmente entendida e aceita pela classe assistencial, pois não impactou em suas operações e se pode, à medida que caminhava a implantação, substituir as famosas planilhas do Excel por formulários eletrônicos integrados. Por fim, um ponto importante ressaltado pela autarquia é que, quando se trata de saúde, o conceito de economia é muito relativo. O HC justifica que anteriormente, mesmo não sendo possível avaliar diante do retrabalho, da falta de informação ou da gestão do processo, havia um custo direto que poderia impactar na atenção ao paciente. Visto isso, qualquer melhoria de processo que venha a acarretar conforto e benefícios ao paciente certamente será considerada um projeto de sucesso. Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo 04

5 Fala, CIO! Desde o início da gestão do Dr. Marcos Fumio no HCFMUSP, estamos trabalhando sobre o prisma de fazer o melhor para as pessoas, que faz parte de um projeto maior: o Brilho nos Olhos. Dentro deste contexto, o aprimoramento do processo é apenas mais um sub-produto deste projeto maior. Quanto ao uso da ferramenta em si, embora o fluxo fosse de conhecimento dos envolvidos anteriormente, não havia mecanismos de checagem e orientação caso algo saísse da rotina. O problema é que a maioria dos casos não estava na rotina, gerando descontentamento por parte do profissional e do paciente. Com as novas leis impostas pelo Governo, o controle do encaminhamento de pacientes e a certeza que o mesmo tenha acesso ao feedback, obrigou-se a criação de controles paralelos e, consequentemente, custosos. Em muitos casos, o profissional da saúde perdia tempo se adequando às novas rotinas. Com esta automação, baseado na informatização do workflow (sem mudanças nos sistemas de origem), os profissionais terão mais tempo para a saúde, deixando que o fluxo passe a controlar as novas regras e monitorar o andamento, sem a necessidade de trazer tal preocupação a quem está à frente do paciente. Outro ponto importante é que o paciente, dependendo do seu encaminhamento, tem o feedback imediatamente. Jacson Barros diretor coordenador de TI do HCFMUSP Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo 05

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