PROCESS GUIDE. Para Fornecedores

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1 PROCESS GUIDE Para Fornecedores

2 Índice de Conteúdos ORDENS DE SERVIÇO EXPEDIDAS 3 EFETUANDO O CHECK-IN 4 EFETUANDO O CHECK-OUT 6 PAINEL DE CONTROLE DO CONTRATANTE 8 ORDENS DE SERVIÇO 9 ADICIONANDO ANOTAÇÕES 10 ANEXOS DAS ORDENS DE SERVIÇO 11 PROPOSTAS 14 FATURAS 18 INFORMAÇÕES DE CONTATO 21 2 ServiceChannel Process Guide

3 Ordens de Serviço Expedidas Quando uma Ordem de Serviço é enviada para você ou sua empresa, você recebe um com o pedido de trabalho contendo o seguinte anexo: Número de Rastreamento 2. Localização (número e endereço do local) 3. Prioridade, Quantia Máxima, e data prevista baseada na prioridade 4. Problema e equipamento, se disponível 5. Número do IVR (atendente eletrônica) e PIN 6. Informações adicionais importantes sobre o local Siga as instruções fornecidas na parte inferior do de Ordem de Serviço para aceitar ou recusar o pedido de trabalho. Você pode responder usando as palavras em inglês "OK" para confirmar que você vai aceitar a ordem de serviço ou "NO" para recusá-la. Last Revised: October 12, :27 PM 3

4 Efetuando o Check-In Via IVR Você pode fazer uma chamada de voz para realizar o check-in no local. Para fazêlo, siga as instruções abaixo. Caso deseje usar o aplicativo de check-in GPS ServiceChannel, siga as instruções na página seguinte. O app de Check-in GPS deve primeiro ser ativado em um local específico por um usuário assinante. Para efetuar o check-in: 1. Ligue para o número de telefone IVR fornecido no e impresso na Ordem de Serviço. 2. Digite o PIN IVR atribuído no e impresso na Ordem de Serviço. 3. Digite o número de rastreamento listado no e impresso na Ordem de Serviço. A Ordem de Serviço será atualizada automaticamente para registrar que você está no local e começando o trabalho relativo ao pedido de reparação ou manutenção. 4 ServiceChannel Process Guide

5 Via App Check-In GPS Alternativamente, você pode efetuar o check-in com um aparelho celular usando o aplicativo ServiceChannel GPS Check-In, disponível para aparelhos com Android e Apple caso o usuário assinante ative esta funcionalidade em todas as suas localidades.para baixar os aplicativos, busque ServiceChannel GPS Check-In na sua respectiva loja de aplicativos. Para efetuar o check-in: 1. Certifique-se de que o recurso de GPS do seu dispositivo móvel está habilitado. 2. Abra o aplicativo e digite o IVR PIN quando solicitado. 3. Digite o número de rastreamento quando solicitado. 4. Toque no botão de Check-in quando ele aparecer na tela. A ordem de serviço serviço será atualizada automaticamente para registrar que você está no local e começando o trabalho relativo ao pedido de reparação ou manutenção. Em breve, adicionaremos a função de adicionar fotos antes e depois do problema que você está fixando. Last Revised: October 12, :27 PM 5

6 Efetuando o Check-Out Via IVR Para efetuar o check-out, ligue para o número IVR e digite o seu IVR PIN, e número de rastreamento. Você será solicitado a pressionar um dos seguintes números para indicar o status do trabalho atual: 1. Trabalho concluído. 2. Trabalho não concluído, com uma das seguintes considerações: Para as ordens de serviço de demanda, o trabalho requer autorização. Para as ordens de serviço de manutenção preventiva, o serviço exige trabalho adicional. 3. Trabalho não concluído e requer peças. 4. O trabalho não está concluído e requer uma visita de acompanhamento. Se você tiver mais de um técnico, a opção de adicionar o número de técnicos vem após as escolhas para check-out. Por favor, fique na linha o tempo suficiente para escolher. O sistema de IVR irá fornecer uma data/hora e número de autorização de check-out para confirmar que você deixou o local. A ordem de serviço será atualizada automaticamente para registrar que você deixou o local sob a circunstância selecionada. Se o trabalho não estiver completo e você voltar depois para o local de trabalho, simplesmente efetue o check-in quando retornar ao local exatamente como você fez antes. 6 ServiceChannel Process Guide

7 Via aplicativo GPS Check-In Alternativamente, você pode efetuar o check-out de um local de trabalho usando o aplicativo ServiceChannel GPS Check-In caso o usuário assinante ative esta funcionalidade em todas as suas localidades. Para efetuar o check-out: 1. Digite o número da ordem de serviço quando solicitado. 2. Clique no menu suspenso ao lado de Status. 3. Escolha o status adequado e toque no botão CheckOut. 4. Adicione anotações na caixa abaixo de "Adicionar uma anotação abaixo" e toque no botão Enviar. Sua anotação será automaticamente adicionada às notas de ordens de serviço e a ordem de serviço será atualizada para registrar que você deixou o local. Last Revised: October 12, :27 PM 7

8 Painel de Controle do Contratante Por favor, visite login.servicechannel.com para efetuar login no site do ServiceChannel usando suas informações de conta fornecidas. A primeira tela exibida é a do Painel de Controle do Contratante: Contagem YTD WO: O número de ordens de serviço que você ou sua organização tenha concluído até agora este ano. 2. Histórico: Um menu suspenso que permite que você selecione uma janela de tempo para preencher as seções abaixo. 3. Meu Fixxbook: Contém informações que sua organização pode receber do Fixxbook, um diretório online que permite que os outros procurem seus serviços (Note que você deve ter uma conta Fixxbook para receber essas informações). 4. Vista superior: Uma visão geral do número e status das ordens de serviço que sua organização está manipulando. 5. Meu Scorecard: O Scorecard Contratante é um scorecard padronizado que inclui métricas críticas de negócios e KPIs para medir o desempenho do contratante. Adicionando Usuários Para adicionar usuários ao seu Painel de Controle do Contratante, siga estes passos: 1. No menu superior, clique mais > Admin. 2. Selecione a opção CRIAR NOVO USUÁRIO. 3. Insira as informações do usuário e selecione a opção SALVAR. 8 ServiceChannel Process Guide

9 Ordens de Serviço Há três seções do medidor de "Ordens de Trabalho": Negativo: A quantidade total de feedback negativo que a sua organização tem recebido a partir de inquéritos de trabalhos concluídos. Recalls: O número de ordens de serviço que estão pedindo para o trabalho a ser refeito por sua organização. Isto é, se a tarefa original foi insatisfatório. Aberto (Open): O número de ordens de serviço abertas e em andamento que a sua organização está trabalhando. Cada vez que uma ordem de serviço é despachada para sua organização, você receberá um de ordem de trabalho e ele será representado neste medidor também. Clique no botão Ver Detalhes (View Details) para abrir uma janela de busca que permite que a ordem de serviço existente seja filtrada de acordo com uma vasta gama de seleções. Quando você terminar de especificar os parâmetros de pesquisa, clique no botão Recuperar Relatório para visualizar as ordens de serviço abertas que foram expedidos para a sua organização. Last Revised: October 12, :27 PM 9

10 Adicionando Anotações Para adicionar notas durante uma chamada de serviço, você pode fazer login no site da Service- Channel usando um computador ou dispositivo móvel. Para fazê-lo, visite login.servicechannel. com e faça o login usando suas informações de conta ServiceChannel. Você também pode adicionar Anotações WO para o sistema ao responder a um Anotação WO. Anotações podem ser visualizadas por todos no lado do usuário assinante, portanto por favor forneça o máximo de detalhes possível. No menu superior, clique Track WO/PO, insira o número de rastreamento no campo de busca inferior, e clique Buscar (Find). Nos resultados da busca, suga os seguintes passos: 1. Encontre a ordem de serviço e clique no link Notas. 2. Na janela pop-up que aparece, clique no botão Adicionar Nota/Atualizar Data Marcada. 3. Insira notas relacionadas ao serviço chamado no campo Notas e clique no botão Enviar. Sua nota aparecerá no topo da lista de notas. 10 ServiceChannel Process Guide

11 Anexos das Ordens de Serviço Há três maneiras de fazer upload ordens de trabalho assinada ou outros documentos para o site da - através do link Anexos no site, ao inserir uma fatura através do link Criar fatura no site, ou via . Cada anexo deve ser < 4MB. Exemplos de tipos de documentos a serem enviados são: Ordens de Serviço Propostas Faturas Fotos Outro Eles podem ser baixados de três maneiras: 1. Clique anexos na Ordem de Serviço (a Ordem de Serviço pode ser recuperada usando o link Track WO/PO no menu principal ou executando um Relatório). A. Uma nova janela abrirá: Clique Subir Arquivo (Upload File). B. Quando a nova tela for exibida, clique em Procurar (Browse) para selecionar o arquivo. C. Digite uma breve descrição do documento (por exemplo, Ordem de Serviço). D. Clique em Subir Arquivo (Upload File) e Fechar (Close). E. Clique em Atualizar (Refresh) no seu navegador para ver o anexo com a Ordem de serviço. O relatório atualizado exibirá o novo anexo. Last Revised: October 12, :27 PM 11

12 2. Anexe um documento ao submeter uma factura, clicando no link Criar fatura (a Ordem de Serviço pode ser recuperada usando o link Rastrear WO/PO no menu principal ou executando um relatório). F. Clique em Criar fatura; consulte "Faturamento p18" para obter instruções adicionais sobre como inserir uma fatura. G. Clique anexar o documento. Quando a nova janela aparecer, siga os passos de 'B' a 'E. 3. Enviar a Ordem de Trabalho digitalizada (ou outro documento); esta opção permite-lhe enviar o anexo por e subi-lo automaticamente para a ordem de serviço. 12 ServiceChannel Process Guide

13 A. Digitalize o documento; vários anexos podem ser enviados no mesmo , porém eles devem ter o mesmo número de rastreamento; em outras palavras, deve haver um por número de rastreamento; crie uma nova mensagem de e insira o(s) anexo(s). B. No campo 'Para' ( To ), insira: attachments@servicechannel.net. C. Na linha "Assunto" ('Subject') do , digite apenas o número de rastreamento por exemplo, Assunto: ); Caso a linha de assunto esteja incorreta, o documento não irá ser publicado; nenhuma confirmação é enviada. D. Confirme se o anexo é exibido. E. Não digite nada no corpo do . F. Clique Enviar (Send). NOTAS: Nenhuma mensagem de erro será retornada se o documento não for apresentado. Tipos de documentos sugeridos são:.jpg,.gif,.doc,.xls, and.pdf 4. O anexo deve carregar dentro de alguns minutos. Os resultados podem ser verificados no site da (a Ordem de Serviço pode ser recuperada usando o link de rstreamento WO/link PO no menu principal ou executando um Relatório). 5. Para verificar vários anexos, você pode executar um relatório com base em vários parâmetros; por exemplo, o que se segue ilustra como executar um relatório de fatura com anexos. Comece fazendo o login no G. Clique em Faturas, em seguida, Revisar as faturas. A tela de pesquisa irá aparecer. H. Assegure-se de que tudo é selecionado com Categoria e Prioridade. I. Escolha um intervalo de datas para as revisões de faturas. J. Marque a opção Relatório com Somente Anexos. K. Selecionar Tipo de Relatório para exibir o relatório no formato preferido. L. Selecione Transação para revisar ou deixe "Todas as Transações" selecionadas. M. Selecione recuperar relatório. N. Os resultados só irão incluir faturas que possuem anexos. NOTAS: Marque a opção "Relatório com anexos Apenas", também pode ser selecionada ao executar relatórios de ordens de serviço. O relatório também pode ser executado para exibir as ordens de serviço e/ou faturas SEM anexos se você preferir conferir as ordens de trabalho/faturas que estão faltando um anexo. Last Revised: October 12, :27 PM 13

14 Propostas Há três seções do indicador de "Propostas" no Painel de controle do contratante: Espera RFPs: O número de pedidos de uma proposta que estão aguardando uma resposta da sua organização. Aberto: O número de propostas abertas. Aprovado: O número de propostas aprovadas. Clique no botão Ver detalhes para abrir uma janela de busca similar à pesquisa "Ordens de Trabalho", que permite que as propostas existentes sejam filtradas de acordo com uma ampla gama de seleções. Criando uma Proposta para uma Ordem de Serviço Para criar uma nova proposta, para uma Ordem de Serviço existente execute estas etapas a partir do Painel de controle do contratante: 1. No menu superior, clique Relatórios WO (WO Reports) 2. Procurar um WO específico com base no estatus ou outros critérios desejados 3. Clique Criar Proposta (Create Proposal) 4. Clique Próximo (Next) na parte inferior da página de detalhes 5. Siga o assistente de criação de proposta (ver página seguinte) para introduzir a proposta, certificando-se de serem detalhadas na seção NOME DO PROJETO & DESCRIÇÃO. 6. Clique Revisar Proposta (Preview Proposal), confira a caixa de confirmação, e clique Submeter Proposta (Submit Proposal). 14 ServiceChannel Process Guide

15 Assistente de Propopostas- Início: Informações básicas da Proposta Passo 1: Tem havido quaisquer custos anteriores a esta proposta? Passo 2: Informação do material deve ser inserida aqui. Mais linhas podem ser adicionadas, se necessário. Last Revised: October 12, :27 PM 15

16 Assistente de Proposta Passo 3: Custo de instalação com base no tipo de trabalho utilizado. Passo 4: Outros tipos de despesas vão aqui como viagens, taxas, e outro trabalho de não-instalação. Passo 5: Quaisquer custos de frete devem ser incluídos aqui. 16 ServiceChannel Process Guide

17 Assistente de Proposta Resumo: Aqui você pode visualizar o resumo da proposta. Clicar em "Revisar Proposta" irá levá-lo para a tela de confirmação abaixo Quando você terminar, clique em "Enviar Proposta" para concluir o processo de assistência Last Revised: October 12, :27 PM 17

18 Faturas Há três seções do indicador de "Faturas" no Painel de controle do contratante: Pronto para Fatura: O número de ordens de serviço concluídas que estão a cobrar mas ainda não enviadas pela sua organização. Aberto: O número de faturas que foram apresentadas pela sua organização e ainda não aprovadas. Aprovado: O número de fatura aprovadas. Cada vez que uma ordem de serviço é marcada como "concluída" e começa o processo de fatura, isto será reregistrado neste indicador. Clique no botão Ver detalhes para abrir uma janela de busca similar à pesquisa "ordens de serviço" que permite que as faturas existentes sejam filtradas de acordo com uma ampla gama de seleções. 18 ServiceChannel Process Guide

19 O processo de fatura - Web Based Quando você efetua o check-out como "concluído" via aplicativo IVR ou GPS, a Ordem de Serviço entra em um período de "Confirmação pendente" durante o qual o site pode avaliar a qualidade do trabalho realizado com uma breve pesquisa. Após esse levantamento ser concluído ou um usuário assinante definir o período como finalizado, a Ordem de Serviço é oficialmente classificada como "concluída" e pode ser faturada. Para enviar uma fatura, efetue login no site do ServiceChannel e procure a Ordem de Serviço, conforme descrito na página Adicionando Anotações deste manual. Nos resultados da pesquisa, execute os seguintes passos: 1. Encontre a Ordem de Serviço e clique no link Criar Fatura. Caso não veja o link Criar Fatura, isso significa que a Ordem de Trabalho ainda não é cobrável, porque a fase de confirmação pendente não foi aprovada ou não foi fechada. 2. Digite as informações da fatura, incluindo o número da fatura, uma descrição do trabalho na guia de resumo no campo de descrição de texto, bem como a repartição do valor da fatura nas guias trabalhistas e materiais adequadas. 3. Para adicionar documentação de apoio a uma fatura, clique na guia anexos e Clique em Carregar arquivo 4. Para enviar a fatura, na guia Resumo, clique em Enviar Fatura Last Revised: October 12, :27 PM 19

20 O Processo de Fatura - Modelo Excel Facturação também pode ser feito através de um modelo do Excel. Nós projetamos um modelo para uso fácil e entrada de uma ou várias faturas. Você pode completar as informações exigidas no MS Excel e apresentar uma ou várias faturas ao mesmo tempo em uma única etapa. Apenas um arquivo pode ser anexado a cada . Você pode encontrar o arquivo de Modelo Excel aqui: How-to-Submit-Invoices-via-Invoice-Template. O arquivo está na parte inferior intitulado I12_Updated.xls. As colunas "Template Versão #", ID de usuário e PIN são necessárias e serão sempre as mesmas; uma vez que você inserir os dados, eles podem ser copiados e colados em outras linhas. Esta informação DEVE ser copiada para baixo de cada linha que contém as informações da fatura; deve haver uma linha no modelo para cada fatura com nenhuma linha em branco no meio. Inserir Fatura #. Cada contratante só pode usar um número de fatura uma vez. Digite Data da fatura no formato MM/DD/YYYY Digite o número de rastreamento. Esse é um campo obrigatório. O número de rastreamento é um número de oito dígitos atribuído pela ServiceChannel. Digite Trabalho Total, a taxa de deslocamento, material, frete, outra descrição e quantia de conbrança, fiscal fatura e total da fatura. Atenção: o total da fatura deve ser a soma de todos os valores de outras colunas dentro de uma linha. Preencha a Fatura em texto; esta é uma descrição detalhada do trabalho concluído. Certifique-se de salvar seu arquivo como Compatível ao formato XLS. Assim que concluir o modelo de fatura, enviar com o arquivo para invoices@servicechannel.net Você receberá um de confirmação da ServiceChannel. Cada linha no arquivo de confirmação irá conter os resultados de OK com um ID de registro se a fatura é lançada com sucesso. Se a fatura não postar, um erro irá explicar o que precisa ser corrigido. Somente correções devem ser re-submetidas. Se você desejar enviar algo diferente do modelo através de anexos adicionais no , você pode fazê-lo enviando o documento para o endereço attachments@servicechannel.net. Inclua a ordem de serviço # na linha de assunto do ServiceChannel Process Guide

21 Informações da ServiceChannel para futuras dúvidas O apoio ao contratante pode ser conseguido em contractorsupport@servicechannel.com ou ligue dentro dos Estados Unidos. O contratante também tem acesso direto ao Departamento de Suporte ao Contratante, uma vez que acessar ServiceChannel no lado direito do menu principal, clicando no nome da sua empresa e, em seguida, "ajuda". Uma vez logado, linhas de apoio internacional podem ser encontradas aqui: Last Revised: October 12, :27 PM 21