GED E ECM. Bruno Velaz. Maximizando resultados com ECM e GED para pequenas e médias empresas. 21/09/2011 1

Transcrição

1 GED E ECM Maximizando resultados com ECM e GED para pequenas e médias empresas. Bruno Velaz Diretor de Operações TI Microsoft Taugor Corporation 21/09/2011 1

2 Agenda Apresentação Objetivo O que é Gestão de Conteúdo e GED? GED na prática no SharePoint ECM na prática no SharePoint Cases Taugor Pequenas e Médias Empresas Grandes Empresas 21/09/2011 2

3 Vamos parar refletir JÁ SENTIU ASSIM? 21/09/2011 3

4 Onde será que está? 21/09/2011 4

5 Hoje vai ser o dia! 21/09/2011 5

6 Mas vou conseguir! 21/09/2011 6

7 Lembro de tudo sempre! 21/09/2011 7

8 Meus processos organizados! 21/09/2011 8

9 Vamos para refletir VOCÊ SABE ONDE ESTÁ O CONTEÚDO? 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

10 Conteúdos 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

11 ERP CRM E-Procurement Groupware Intranet Workflow Internet E-learning... 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

12 Onde fica o conteúdo? INTERNET Interesse Geral EXTRANET Equipes Internas e Externas INTRANET Equipes Internas Volume de Informações Público-alvo 21/09/

13 Ótica da visão e estratégia contexto Estratégia e objetivos, marca, processos, tecnologia, recursos, cultura, etc. conteúdo usuários Volume, tipos, estrutura, relacionamentos, fontes, ferramentas, etc. Público-alvo, necessidades, modelos mentais, vocabulário, comportamento e atitude, etc. Fonte: Peter Morville. Information Architecture for the WWW. 21/09/

14 Metodologias de Diagnóstico Entrevistas Atividades Observação Stakeholders, Avaliação Tecnológica, Guidelines Corporativos Estrutura Funcionalidades Conteúdos Etc. Análise 21/09/

15 Metodologias de Diagnóstico Entrevistas Atividades Observação Stakeholders, Avaliação Tecnológica, Guidelines Corporativos? Estrutura Funcionalidades Conteúdos Etc. Análise 21/09/

16 Milagre? 21/09/

17 Mágica? 21/09/

18 21/09/ ?

19 É preciso processo para justificar as escolhas realizadas durante o planejamento de um centro de conteúdo 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

20 Processo de Planejamento Interface Navegação Templates Estrutura Taxonomia e busca CMS Groupware Desktop GED Workflow CRM ERP Finanças BI Mainframe Priorização de funcionalidades Levantamento de conteúdos nãoestruturadas altamente estruturadas 21/09/

21 Gestão de Conteúdo Taxonomia Busca Navegação Governança Web 2.0 e Colaboração 21/09/

22 GESTÃO DE CONTEÚDO Vamos começar certo! 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

23 Por onde começar? 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

24 Estratégia de Conteúdo Produtividade Acesso rápido e simplificado a informações e serviços utilizados com frequência Aumento da Produtividade Suporte a Vendas Disponibilização de simuladores, informações de referência rápida que suportem o processo de venda Melhora no Suporte a Vendas Comunicação Conteúdos que reforçem o orgulho em trabalhar na empresa e que aumentem o alinhamento estratégico Efetividade na Comunicação 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

25 Onde buscar? Levantamento de conteúdo Informação não estruturada Informação estruturada Fileserver Normas, manuais, procedimentos Processos Desktop Operações Sistemas Transacionais Data Warehouse CRM ERP TerraForum Consultores 21/09/

26 Onde mais? 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

27 Algumas perguntas importantes Do que trata? Pra quem serve? Qual o formato, tipo? De onde vem? Onde será apresentado? Quem redige, aprova, publica? Qual a frequência de publicação? Qual a validade? Qual o contexto de uso? É restrito? 21/09/

28 Outras perguntas válidas É redundante? Está na linguagem correta? Está atualizado? É muito trivial? Possui valor histórico? Em outras palavras......podemos nos livrar dele? 21/09/

29 Algumas ferramentas de levantamento 21/09/

30 Questionários 21/09/

31 Entrevistas 21/09/

32 Grupos Focais 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

33 Card Sorting 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

34 O que é utilizado O que é esperado O que não é utilizado Fonte: Dan Saffer. Designing for Interaction Resultado de um estudo em intranets 21/09/

35 Mas não é só em intranets! 21/09/

36 E o técnico disse: mas é tão simples! 21/09/

37 Mas será que não poderia ser mais simples? 21/09/

38 Foco em necessidades, não em funcionalidades. 21/09/

39 Existem uma série de funcionalidades que se propõem a atingir objetivos distintos: COMUNICAÇÃO , Blog, Mural, Instant Messaging etc. COLABORAÇÃO Fóruns, Páginas Amarelas, Wikis, etc. ORGANIZAÇÃO Repositórios de documentos, agenda, lista de tarefas, calendário, etc. SERVIÇOS Formulários, Dashboards, Workflows, Relatórios, etc. 21/09/

40 Porém, com graus diferentes de complexidade e necessidade de governança*: maior Dashboards Workflows *pode variar de empresa para empresa Complexidade de Implementação menor menor Tarefas Agenda Relatórios Repositório docs Fórum Necessidade de Governança Formulários Páginas Amarelas Blog Wikis IM maior 21/09/

41 Gestão de Conteúdo: algumas lições aprendidas Os conteúdos devem estar sempre alinhados com escopo e objetivos definidos para o seu portal, intranet, site Além do escopo, é necessário traçar outros indicadores para priorização (relevância para cumprimento do escopo, viabilidade técnica, esforço, etc.) 80 x 20! Foco nas necessidades......negociadas juntamente com aspectos organizacionais (recursos, tempo, guidelines corporativos, etc.) 21/09/

42 Taxonomia ARQUITETURA DE INFORMAÇÃO 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

43 Taxonomia: não é coisa de outro mundo animais vertebrados invertebrados aves mamíferos peixes insetos aracnídeos cães gatos 21/09/

44 É da natureza humana classificar 21/09/

45 classificar para separar 21/09/

46 Porque duas coisas não podem ocupar o mesmo espaço. 21/09/

47 A taxonomia oferece referência e facilita a procura animais vertebrados invertebrados aves mamíferos peixes insetos aracnídeos cães homem 21/09/

48 São os critérios que definem como as coisas são classificadas 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

49 A festa que você pode ir 21/09/

50 Coisas que podem ir no microondas 21/09/

51 Às vezes, porém, os critérios podem ser bastante subjetivos... 21/09/

52 Além disso, os critérios podem variar muito... 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

53 Busca ARQUITETURA DE INFORMAÇÃO 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

54 /09/

55 Alguns fatos importantes 90% das empresas dizem que a busca é a maneira de navegar mais utilizada em seus sites 85% das buscas não retornam os resultados que os usuários esperavam 50% das buscas são abandonadas durante sua realização 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

56 Seu portal precisa realmente de busca? Existe conteúdo suficiente? Investir em busca significa dar menor atenção à navegação e estrutura do Portal? Possui recursos suficientes para comprar ou customizar uma ferramenta que atenda aos requisitos? Existem outras alternativas? A busca importa para os usuários? Fonte: Peter Morville. Information Architecture for the WWW. 21/09/

57 Como fica isto na prática? GED NA PRÁTICA NO SHAREPOINT /09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

58 Records Center 21/09/

59 Records Center 21/09/

60 Records Center 21/09/

61 Records Center 21/09/

62 Documentos 21/09/

63 Records Center 21/09/

64 Como fica isto na prática? ECM NA PRÁTICA NO SHAREPOINT /09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

65 Conteúdos estruturados 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

66 Imagens 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

67 Vídeos 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

68 Qual é o melhor conteúdo? 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

69 Alguns Cases da Taugor EMPRESAS QUE USARAM SHAREPOINT 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

70 CanalTechShare Comunidade do Brasil que fala sobre SbarePoint. - Vídeos - Tutoriais - Artigos Destaques - Blogs - MySite Notícias Pessoas Conteúdo 21/09/

71 Angola LNG GED Intranet em SharePoint Áreas - WorkFlows - ECM - GED - Integração com SAP Notícias Conteúdo 21/09/

72 Disys Intranet para gestão de Conhecimento - Áreas - WorkFlows - ECM - GED GED Busca Tags Classificação 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

73 UNIMED Sistema de Gestão de Oportunidade de Melhoria - WorkFlows - InfoPath 21/09/2011 Av. Unisinos, Tecnosinos Sala 201 São Leopoldo / RS

74 Ecotelhado Site corporativo - Intranet - Extranet - Integração com CRM Dynamics - Presença de Digital - 35 mil Acessos - Intranet - GED - WorkFlow - Multbrowser Site: 21/09/

75 SORTEIO Essential SharePoint 2010: Overview, Governance, and Planning 21/09/

76 Obrigado! Entre em 21/09/