1. OBJETIVO O objetivo deste procedimento é estabelecer a metodologia para o processo de Aquisição e Gestão de Fornecedores do SGI da Empresa. A sistemática aqui descrita contempla: A sistemática de qualificação dos Fornecedores do SGI; A descrição da forma de aquisição de bens e serviços, A etapa de recebimento e inspeção dos itens adquiridos (bens ou serviços); A Gestão dos Fornecedores. 2. AMPLITUDE Toda a ABCZ. 3. TERMINOLOGIA 3.1. FISPQ: Ficha de Informação de Segurança de Produto Químico. 3.2. ART: Anotação de Responsabilidade Técnica do Conselho Regional da Qualificação Profissional de um Responsável Técnico (CREA, CRN, CRA etc) 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA MANUAL DO SGI - M-SGI (ver item relacionado ao Processo SAF). 5. PROCEDIMENTO 5.1. RESPONSABILIDADES 5.1.1. Responsável por Aquisição: Realizar as atividades relacionadas com a aquisição de bens e serviços solicitados pelos Líderes das Áreas da Empresa, tais como, desenvolvimento, qualificação e requalificação de fornecedores, bem como as atividades de compras, propriamente ditas. 5.1.2. Responsáveis pelas Áreas do SGI que fazem as solicitações de Aquisição: Preencher as requisições de materiais ou serviços e ou, solicitar por e-mail ao comprador, o item a ser comprado. Ao preencher a requisição, lembrar que a descrição adequada dos requisitos a serem atendidos pelo fornecedor servirá para ser utilizada pelo Responsável por Aquisição para que a F cópia controlada pág.: 1 de 6
compra seja efetuada de maneira a atender aos requisitos de qualificação do fornecedor. Cada um dos Responsáveis pelas Áreas do SGI deve gerenciar os fornecedores depois que o item adquirido (material ou serviço) for entregue e liberado pelo uso. 5.2. ATIVIDADES 5.2.1. Qualificação de Fornecedores Definem-se como FORNECEDORES do SGI da ABCZ todas aquelas empresas que fornecem os bens (materiais) e serviços descritos na tabela abaixo. Para realizar a qualificação dos mesmos é necessário solicitar todos os documentos descritos nesta tabela. A responsabilidade de solicitar estes documentos e mantê-los atualizados é do Responsável por Compras. Tabela: Tipos de Itens / fornecedores considerados críticos para o SGI da ABCZ, quando adquiridos ITEM / FORNECEDOR Serviços de Montagem de stands Serviços de transportes de materiais em geral Serviços de transportes de materiais perigosos Receptor de resíduos Serviços de análises ambientais (ruído, águas, efluentes etc) Materiais diversos (não perigosos escritório, manutenção etc) para o funcionamento de todas as atividades da ABCZ Materiais diversos (perigosos químicos) para o funcionamento de todas as atividades da ABCZ Serviços de consultoria jurídica REQUISITOS PARA QUALIFICAÇÃO Histórico de Fornecimento (cadastro no sistema almoxarifado compras) / ART, se aplicável do responsável por estruturas Histórico de Fornecimento (cadastro no sistema almoxarifado compras) Atendimento ao Decreto 96044/88 (cargas perigosas) Licença de Operação Ambiental CNPJ, Laudos de Calibração Histórico de Fornecimento (cadastro no sistema almoxarifado compras) / quando for material químico é necessário solicitar FISPQ. FISPQ do produto químico Contrato F cópia controlada pág.: 2 de 6
5.2.2. Requalificação de Fornecedores Anualmente, o Responsável por compras atualiza os dados referentes aos fornecedores (descritos na tabela do item 5.2.1) renovando, onde aplicável, as exigências de documentação dos Fornecedores (validade de licenças, certificados, documentos em geral etc). Os fornecedores que atenderem aos requisitos da Tabela do item 5.2.1 serão cadastrados no Sistema Almoxarifado. NOTA: Em alguns casos, os solicitantes de compras poderão ser solicitados à apoiar o Responsável por Compras para definir os requisitos de qualificação adicionais de fornecedores e ou um novo tipo de item de fornecimento e ato contínuo, a Tabela do item 5.2.1 deverá ser revisada incluindo estes novos requisitos e ou novo item de fornecimento. 5.2.3. Sistemática de Aquisição / Compras Tomando por base os FORNECEDORES qualificados conforme descrito no item 5.2.1 acima, a realização da compra ocorrerá obedecendo os seguintes passos: 5.2.3.1. Recebimento de Solicitação de Compra O funcionário do setor de compras recebe as Requisições de Materiais ou Serviços do solicitante devidamente aprovada e então inicia a compra. Realiza pesquisa e complementa comercial do item a ser comprado e procede a cotação. 5.2.3.2. Cotação de Materiais e Serviços As compras deverão ser precedidas por pelo menos três cotações com diferentes fornecedores (se possível, com os Fornecedores já cadastrados no sistema almoxarifado, de acordo com o item 5.2.1, caso contrário, proceder a qualificação do Fornecedor conforme item 5.2.1, utilizando-se de documentações formais (e-mail, fax, ou mercado eletrônico). 5.2.3.2.1 Casos específicos A necessidade das três cotações ou a escolha pelo fornecedor de menor preço são tratados de forma especial nos seguintes casos: 1º Exclusividade; 2º Falta de resposta dos fornecedores convidados; 3º Justificativas técnicas da área requisitante; 4º Prazo de entrega não atende a necessidade; F cópia controlada pág.: 3 de 6
5º Compra com valor inferior ao limite de faturamento do fornecedor. 5.2.3.3 Pedido de Compra de Materiais e Serviços Realizar pedido de compra de materiais e/ou serviços finalizando as negociações. 5.2.3.3.1 Pedido de materiais Elaborar pedido de compra no sistema almoxarifado conforme cotação aprovada. Solicitar a liberação, conforme roteiro, sendo que sem a mesma o processo não prossegue. 5.2.3.3.2 Pedido de serviços Elaborar pedido de compra no sistema almoxarifado conforme proposta aprovada e verificar a necessidade de elaboração de contrato (solicitar contrato ao depto. Jurídico mediante formulário próprio, se necessário). Solicitar a liberação, conforme roteiro, sendo que sem a mesma o processo não prossegue (no caso de contrato recolher assinaturas do contratante). 5.2.4. Controle de Prazos, Documentos e Custos Efetuar o recebimento físico das Notas Fiscais no sistema almoxarifado, quando o almoxarifado não o fizer. Receber ART Anotação de Responsabilidade Técnica para todos os serviços técnicos de engenharia (Ex: laudos periciais, construções, montagens, aferições). Enviar as Notas Fiscais ao setor contábil para recebimento fiscal e arquivar cópias eletrônicas na rede. Apropriar entrega de material ou serviço na planilha de controle de custos mensais. 5.2.5. Inspeção do recebimento dos itens comprados No ato da entrega do item comprado (materiais ou serviços), o solicitante deverá confrontar se os requisitos do pedido de compra foram atendidos. Para materiais bastará a confrontação entre a Nota Fiscal e o pedido de compras, para verificação de preços, quantidades, qualidade, documentação necessária (por exemplo, a obrigatoriedade de acompanhamento de algum Laudo de Inspeção, ou de Calibração). Um carimbo indicando que a inspeção foi realizada deve ser utilizado (evidência de que a inspeção foi realizada). Caso haja NC no recebimento do material e ou serviço comprado, um RTNC deve ser aberto (conforme PRO-12). F cópia controlada pág.: 4 de 6
Para o caso de fornecedores de serviços, antes de iniciar os trabalhos na ABCZ, eles deverão DEMONSTRAR a conformidade com as exigências constantes no item 5.2.1 deste procedimento, por tipo de serviço a ser executado. O não atendimento destas exigências poderá significar o cancelamento do contrato. 5.2.6. Gerenciamento de Fornecedores de Serviços Depois de atendido o requisito 5.2.5, os Fornecedores de Serviços passarão a ser gerenciados na ABCZ pelo Responsável por seu Contrato. Este Responsável deverá manter consigo cópias de todas as exigências constantes no item 5.2.1 deste procedimento, por tipo de serviço a ser executado. O não atendimento destas exigências poderá significar o cancelamento do contrato. Anualmente, o Gestor do Contrato, ou em menor tempo, de acordo com exigências específicas, deverá atualizar todas as evidências (onde aplicável) descritas no item 5.2.1. Cada funcionário da Empresa contratada, antes de iniciar o seu trabalho deverá ser treinado nos aspectos e impactos ambientais de suas atividades a serem executadas na ABCZ. Neste treinamento também deverá ser conscientizado com relação à Política do SGI e no Procedimento de Preparação e Resposta a Emergências. 6. TRATAMENTO DE REGISTROS: São controlados todos os registros exigidos pela Norma e os outros que o SGI da ABCZ julgar pertinente gerar para demonstrar a conformidade com os requisitos deste Sistema de Gestão. A forma de controle é através da Tabela de Controle de Registros descrita abaixo, a qual estabelece os verbos de controle requeridos pelas Normas. Cada documento do SGI que requer registros para demonstrar a conformidade com o executado deve contemplar esta Tabela de Controle de Registros citada acima, cujo modelo está abaixo: TABELA DE CONTROLE DE REGISTROS DESCRITOS NESTE DOCUMENTO Tipo de Documento Dar o nome do Registro de acordo com sua função no SGI. Por exemplo: Relatório de Auditoria Interna, Certificado de Calibração, etc. Responsável pelo Arquivo Descrever o local onde ele é guardado (em pastas, em armário, se for eletrônico, dizer o caminho para seguir no drive da rede de computadores ou a pasta do computador). Forma de Arquivo Indicar qual o meio físico em que o registro se encontra (papel, eletrônico, figura etc) Tempo Indexação Disposição Dizer quanto tempo o registro deve ser mantido. Indicar a forma que ele é guardado: - por ordem alfabética; - por ordem numérica; - etc. Indicar a forma de destruição do registro. Se for registro em papel, o mesmo deve ser picotado e depois enviado para o aterro sanitário. Se for eletrônico, o mesmo deve ser deletado. F cópia controlada pág.: 5 de 6
6.1 Tratamento de Registro Não aplicável, mas alguns documentos do SGI geram registros, mas não atendem ao formalismo de um procedimento. Por isso, abaixo seguem os registros que não estão ligados a procedimentos. Tipo de Responsável Forma de Documento pelo Arquivo Arquivo Tempo Indexação Disposição Relatório de Análise Crítica Pastas SGI Papel 05 anos Cronológica Reciclado do SGI Licenças Ambientais (LI, LP, LO, CADRIS, Pastas SGI Papel 20 anos Por tipo Reciclado CR etc) PGI Pastas SGI Papel 05 anos Por tipo Reciclado 7. AÇÃO CORRETIVA/PREVENTIVA No que se refere a Ação Corretiva/Preventiva (inclusive produtos não conforme) ver Procedimento PRO-12. 8. ANEXOS - Controle de Registro Anexo 01. - Lista Mestra Anexo 02. 9. CONTROLE DAS REVISÕES DESTE DOCUMENTO: REVISÃO 0 1 2 MOTIVO DA REVISÃO Emissão inicial. Atende aos requisitos da ISO 9001:08 e da ISO 14001:04. Alteração no item 6 Tratamento de Registro, com a inclusão do item 6.1. Caso não ocorra nenhuma alteração, haverá a revisão trienal obrigatória (27/11/2018). F cópia controlada pág.: 6 de 6