Tomo 2 - EMPRESA ESTRUTURADA COMO SISTEMA DE INFORMAÇÃO

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1 Departamento de Contabilidade e Atuária Disciplina: EAC Sistemas de Informações Contábeis Prof. Dr. César Augusto Biancolino (2018) Material de uso exclusivo para alunos matriculados na disciplina EAC 0548 FEA USP (2018) ministrada pelo Prof. Dr. César Augusto Biancolino. Consiste em anotações de aula listadas de forma estruturada e de outros conteúdos que formam a base de fixação dos conceitos teóricos discutidos em sala de aula. Conteúdo disponibilizado via Moodle. Uso exclusivo para fins didáticos da disciplina. Divulgação externa não autorizada. Não possui finalidade comercial. Tomo 2 - EMPRESA ESTRUTURADA COMO SISTEMA DE INFORMAÇÃO Dentro das empresas o enfoque atual dos sistemas está principalmente no negócio empresarial e no objetivo de auxiliar os respectivos processos decisórios. Em geral, os sistemas procuram atuar como: - Ferramentas para exercer o funcionamento das empresas e de sua abrangência e complexidade; - Facilitadores dos processos internos e externos com suas respectivas intensidades e relações; - Meios para suportar a qualidade, produtividade e inovação tecnológica organizacional; - Geradores de modelos de informação para auxiliar os processos decisórios empresariais; - Produtores de informações oportunas e geradoras de conhecimento; - Valores agregados e complementares à modernidade, perenidade, lucratividade e competitividade empresarial Sistemas abertos e Sistemas Fechados na Empresa A empresa para ser vista como um sistema aberto, implica em realizar ações transparentes, límpidas e cristalinas, dos seus negócios, nas suas operações cotidianas de entradas, processamentos e saídas e respectivos relacionamentos. Para atender este requisito de sistema aberto, devem ser envolvidos todos os escalões da empresa, evidentemente respeitando o tipo e forma de distribuição de informações.

2 Sistemas fechados Nos sistemas empresariais fechados não existem permutas da empresa com o meio ambiente externo que está ao seu redor, as mesmas são insensíveis e indiferentes a qualquer influência ambiental, não integrando-se ou interagindo com o mundo, inviabilizando sua existência. O conceito de Sistema Fechado segue a mesma ideia, é isolado, hermético, independente e sem abordagem sistêmica, sem receber influência qualquer ao mesmo e também sem permitir influenciar o meio ambiente externo Sistemas abertos Nos sistemas empresariais abertos existem permutas da empresa com o meio ambiente externo que está ao seu redor, as mesmas são dependentes e necessitam da influência ambiental externa, plenamente integradas e interagindo com o mundo, viabilizando sua existência e perenidade. Neste caso, o conceito de Sistema Aberto também tem relações de troca e interdependência com os demais sistemas ao seu redor, possibilitando receber influências e influenciar os outros sistemas externos a ele. As empresas devem ser sistemas abertos, com integridade, planejamento, normas, procedimentos, regras, envolvimento das pessoas, tudo de forma estruturada e organizada, possibilitando uma dinâmica de funcionamento sistêmico e integrativo. Os sistemas abertos propiciam muitos facilitadores na condução cotidiana, na manutenção e crescimento da empresa, favorecendo e destacando: a gestão e administração participativa; mudanças e adaptações internas; produtividade e qualidade nos serviços e produtos; capacidade de administrar diferenças ambientais, organizacionais e comportamentais; perenidade e melhoria dos negócios; lucro e competitividade empresarial.

3 Pode-se fazer analogia dos sistemas abertos com a gestão moderna de Tecnologia da Informação com foco empresarial. Frequentemente os sistemas abertos estão vinculados a um modelo de gestão participativa Fluxos de Informação como base do Planejamento Estratégico São três os grandes fluxos de informação da empresa: Fluxo da informação coletada externamente à empresa e utilizada por ela; Fluxo da informação produzida pela empresa e destinada à própria empresa; Fluxo da informação produzida pela empresa e destinada ao mercado. A globalização dos mercados acirrou a competitividade entre as empresas. A facilidade de acesso dos investidores ao mercado de ações a praticamente todos, também aumentou a competitividade das empresas no mercado de ações. Cada vez mais a empresa precisa apresentar solidez e rentabilidade. Para conseguir melhorar sua rentabilidade de forma constante e reduzir seus riscos, as empresas necessitam de um sistema de gestão que proporcione o desenvolvimento de ações direcionadas a realizar da melhor forma as atividades que realmente geram valor para a empresa. Para saber fazer as coisas certas, o sistema de gestão precisa usufruir do conhecimento de seus colaboradores e promover a criação do conhecimento corporativo, pois cada vez mais as empresas valem pela capacidade de agregar conhecimento aos seus produtos e serviços. Para promover a criação do conhecimento faz-se imprescindível identificar os conhecimentos que a empresa necessita para atender aos novos desafios e, após identificá-los é preciso buscar as fontes fornecedoras destes conhecimentos. Conhecendo a necessidade e as fontes de conhecimento, o passo mais complexo consiste em promover a disseminação e a incorporação desse conhecimento, promovendo um ambiente para sua criação. Os administradores frequentemente suspeitam que o conhecimento que desejam existe em algum lugar. O que lhes falta é uma maneira de acessar o ambiente de conhecimento e de identificar tipos específicos de conhecimentos, tanto interno como externamente. Para promover um ciclo de aprendizagem organizacional foi necessário entender como os fluxos de informações são gerados na empresa de forma a promover a criação de conhecimento. O problema identificado é que os fluxos de informações não fluem de forma adequada nas organizações impedindo que as informações produzam conhecimento, não contribuindo com a melhoria do processo.

4 Considerando que a administração estratégica consiste na relação entre pensamento e ação, controle e aprendizado, estabilidade e mudança, estruturar um plano estratégico pode contribuir com a orientação e organização dos diferentes conhecimentos da organização. O planejamento estratégico vem sendo amplamente utilizado como ferramenta para definir e atingir metas de resultados superiores nas grandes corporações. Esses resultados são atribuídos ao alinhamento das ações dos colaboradores para atender às expectativas de rentabilidade dos acionistas. Analisando o processo de concepção e execução do planejamento estratégico percebeu-se a existência de um intenso fluxo de informações. Esses fluxos buscam, primeiramente, comunicar as estratégias e, posteriormente, identificar oportunidades e medidas para a obtenção destes resultados superiores. Quando um resultado é analisado, discutido e definida uma contra medida ou um novo conhecimento é identificado, transcrito, difundido e assimilado pela equipe, ocorre a multiplicação do conhecimento. Este processo de multiplicação do conhecimento ocorre em quatro tipos de conversão, sendo estes: socialização, externalização, combinação e internalização (NONAKA; TAKEUCHI, 1997). Os fluxos de informações promovem a criação de conhecimento na organização. Uma análise sobre a criação do conhecimento através dos fluxos de informação possibilita um melhor entendimento sobre a criação de conhecimento. O entendimento da criação do conhecimento pode auxiliar os gestores, proporcionando melhor utilização destes meios para que as metas sejam atingidas, suportada por um aporte de conhecimento criado na própria organização Eficácia e Eficiência do Sistema Empresa Enfocar a empresa como um sistema facilita a melhor compreensão das noções de eficácia e eficiência. Até meados da década de 50, os administradores estiveram muito mais orientados para problemas de eficiência; mergulhados internamente no sistema, buscavam resolver todos os problemas por meio de medidas organizacionais, modificações de sistema de métodos tecnológicos e administrativos, em busca de maior rapidez nas operações, menores custos etc. Movimentos do tipo Administração por Objetivos e outros trabalhos na linha de eficácia gerencial e estratégia empresarial procuraram, especialmente a partir da década de 60, enfatizar a ação dos administradores na busca de resultados. Surge então uma maior preocupação com o

5 ambiente externo e com o alucinante nível de mudanças sociais, políticas, econômicas, tecnológicas. Maior ênfase é colocada na ideia de eficácia. Então: Eficácia diz respeito a resultados, a produtos decorrentes de uma atividade qualquer. Trata-se da escolha da solução certa para determinado problema ou necessidade. A eficácia é definida pela relação entre resultados pretendidos/resultados obtidos. Uma empresa eficaz coloca no mercado o volume pretendido do produto certo para determinada necessidade. Eficiência diz respeito a método, a modo certo de fazer as coisas. É definida pela relação entre volumes produzidos/recursos consumidos. Uma empresa eficiente é aquela que consegue o seu volume de produção com menor dispêndio possível de recursos. Portanto, ao menor custo por unidade produzida. Ao se considerar a empresa como um sistema aberto, a sua eficácia como um todo é entendida como a capacidade de atender quantitativa e qualitativamente a determinada necessidade ao ambiente. Eficiência refere-se à quantidade de recursos despendidos no processo interno ao sistema para produzir um volume de produtos, bens ou serviços. 2. COMPONENTES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO No processo de tomada de decisão, é importante ter disponíveis dados, informações e conhecimentos, mas esses normalmente estão dispersos, fragmentados e armazenados na cabeça dos indivíduos e sofrem interferência de seus modelos mentais. Nesse momento, o processo de comunicação e o trabalho em equipe desempenham papéis relevantes para resolver algumas das dificuldades essenciais no processo de tomada de decisão. Pelo processo de comunicação, podese buscar o consenso que permitirá prever a adequação dos planos individuais de ação em função do convencimento, e não da imposição ou manipulação. Pelo trabalho em equipe, pode-se conseguir obter o maior número de informações e perspectivas de análise distintas, sendo validada a proposta mais convincente no confronto argumentativo dos demais. Os conceitos de dado, informação e conhecimento estão estritamente relacionados com sua utilidade no processo decisório e ligados ao conceito de comunicação. O processo de comunicação é uma sequencia de acontecimentos no qual dados, informações e conhecimentos são transmitidos de um emissor para um receptor.

6 Segundo Davenport (1998), uma das características da informação consiste na dificuldade de sua transferência com absoluta fidelidade, e, sendo o conhecimento a informação dotada de valor, consequentemente, a transmissão é ainda mais difícil. A informação é valiosa precisamente porque alguém deu a ela um contexto, um significado, acrescentou a ela sua própria sabedoria, considerou suas implicações mais amplas, gerando o conhecimento. O conhecimento, consequentemente, é tácito e difícil de explicitar. "Quem quer que já tenha tentado transferir conhecimento entre pessoas ou grupos sabe como é árdua a tarefa. Os receptores devem não apenas usar a informação, mas também reconhecer que de fato constitui conhecimento". Para melhorar a qualidade da comunicação, o ser humano precisa desenvolver as habilidades de se expressar e de ouvir. Normalmente as pessoas estão predispostas a defender seus pontos de vista, assim, quando um interlocutor está falando, o outro não está atento ao que ele está dizendo, mas já está preparando a argumentação para defender seu ponto de vista, interferindo na qualidade da comunicação. A ação comunicativa realmente ocorre quando as pessoas, livres de autodefesas, buscam chegar a um acordo sobre determinada situação de decisão, ouvindo e respeitando outros pontos de vista. Pressupõe que um conjunto de pessoas, com preparação intelectual, informações e interesse em chegar a um acordo, debate todas as alternativas possíveis, até constituir um plano de ação coletivo consensual. Esse processo vai das normas de educação até a ausência de desvios patológicos que possam impedir a percepção do sentido geral de uma discussão, ou a revisão pessoal de comportamentos e conceitos quando confrontados com argumentos distintos. A decisão é assim considerada como um sistema linguístico, um processo essencialmente coletivo no qual impera a multirracionalidade, ou anti-racionalidade, caracterizada pela interferência das diferenças individuais na coleta e interpretação da informação, impossibilitando a existência de apenas uma decisão, "a correta". Se não existe uma única alternativa para determinada situação de decisão, onde fica a racionalidade? Para diminuir as interferências individuais, um dos caminhos sugeridos é o da decisão em equipe. As definições de dado, informação e conhecimento constituem-se pré-requisitos para qualquer discussão sobre organizações do conhecimento e gestão da informação e do conhecimento. Podemos conceituar os dados como registros estruturados de transações organizacionais, que criam a ilusão de exatidão científica, não fornecendo julgamento nem interpretação para a tomada de decisão, devendo ser avaliados em relação ao custo, velocidade de obtenção e capacidade de armazenamento da organização.

7 Com relação ao conhecimento, Davenport (1998) o define como a informação mais valiosa e, consequentemente, mais difícil de gerenciar. Seu valor é adicionado pelo ser humano, ao agregar à informação a própria interpretação, a própria sabedoria. Para o autor, o conhecimento compreende, portanto, a síntese de múltiplas fontes de informação, a partir de uma reflexão pelo ser humano. O conhecimento representa a informação dentro da mente das pessoas; logo, sem o ser humano, não há conhecimento. O conhecimento é valioso porque os seres humanos criam novas ideias, percepções e interpretações, a partir das informações, aplicando-os no processo de tomada de decisão. Por informação, tratam-se de dados dotados de relevância e propósito. Entende-se a informação como todo dado trabalhado, útil, tratado, com valor significativo atribuído ou agregado a ele e com um sentido natural e lógico para quem a usa. Dados transformados por pessoas, ou seja, dados dotados de relevância e propósito, requerendo unidade de análise e exigindo consenso em relação ao significado. A informação corresponde à representação simbólica e formal de fatos ou ideias, sendo diretamente afetada pela rede de relações, no contexto em que se encontra inserida, que lhe dá significado. As informações correspondem aos dados transformados, quando de sua interpretação e contextualização pelos seres humanos, constituindo-se em veículo para expressar e comunicar conhecimento, cujo estado tem capacidade de alterar. Portanto, as informações têm mais valor que os dados e, ao mesmo tempo, maior ambiguidade, já que estão sujeitas a diferentes interpretações. Uma informação é considerada de qualidade quando os dados são completos e quando o processo utilizado para transformá-los em informação é eficiente. Garantir a qualidade das informações possibilita à organização obter vantagem competitiva perante seus concorrentes. O valor da informação é definido como a relação custo / benefício existente entre a qualidade de uma informação e o desempenho que proporciona, já que uma informação pode ser considerada relevante, mas gerar baixo retorno para a organização; dessa forma, o lucro proporcionado, o tempo para sua obtenção, a previsibilidade e a antecipação de resultados constituem os indicadores mais comuns para a mensuração do valor da informação Valoração da Informação no Ambiente Empresarial Existem diferentes métodos para a valoração da informação. São abordagens qualitativas, quantitativas e mistas; algumas compostas de cálculos e fórmulas herméticas por vezes tão

8 confusas que causam suspeita aos homens de espírito prático. Acredito que tão ou mais eficiente que o aparato analítico informatizado seja a avaliação pessoal do dono da informação. Ele saberá qualificar sua munição: qual o prejuízo caso esta informação seja revelada ou comprometida? Caso haja dificuldade em compor o resultado através de um indicador financeiro preciso, vale também a descrição através de escalas de classificação Banco de Dados e o Sistema de Informação Contábil Harmonização das Normas Contábeis Internacionais, a Lei Sarbanes-Oxley Governança Corporativa, Balanço Social, Passivo Ambiental, entre outros tantos temas que atualmente ocupam a atenção dos Contadores os profissionais especializados na Ciência Contábil observase um aumento na preocupação que é dada para a arquitetura tecnológica que permite o contínuo desenvolvimento desta Ciência. Em 1987, Johnson e Kaplan (1998) afirmavam que os sistemas contábeis para a administração eram inadequados para o meio ambiente passado. Esta afirmação visava questionar o papel dos sistemas de informações contábeis, à medida que abordava a relevância das informações produzidas face sua utilização pelos usuários dos Sistemas de Informações Contábeis. Em outro exemplo de distanciamento do contexto tecnológico e na atuação da contabilidade, verifica-se comumente a aplicação de modelos de mensuração da era industrial, onde havia a predominância do capital físico de máquinas e equipamentos, que não são compatíveis com o modelo atual de Gestão da Informação, estabilizado como principal fonte dos recursos financeiros da economia. E é também possível verificar as consequências destas decisões quando é observado o valor patrimonial das organizações, cada vez apresentando maior distância entre o valor contábil apurado e o Fair Value, que é o valor atribuído pelo mercado considerando as variáveis não alcançadas pelos modelos contábeis tradicionais. Além disso, caso o valor contábil apurado não é o real, de que valem as modernas técnicas de Auditoria e o emprego de controles informatizados mais complexos e robustos, quando a fonte de dados analisada não é a melhor fonte? 1.6. Informações Estruturadas e Não Estruturadas

9 Gerir conhecimento envolve a organização e gerência de todo o legado de informações sejam eletrônicas ou físicas, e o estabelecimento de parâmetros para inclusão de novos dados dentro do ecossistema de informações da empresa. Hoje, principalmente após a informatização e especialmente do uso da Internet e , o ecossistema de informações das empresas tornou-se extremamente complexo, com grande volume de informações gerado tanto dentro quanto fora das organizações. Essas informações podem ser estruturadas ou desestruturadas. As informações estruturadas são aquelas que já estão armazenadas em bancos de dados e seu gerenciamento é atendido por sistemas como ERP, CRM, entre outros. As informações não estruturadas correspondem a documentos físicos, como contratos, comprovantes de entrega e boletos de cobrança, impressos em papel e, normalmente, armazenados em armários ou depósitos. Uma forma de armazenamento que gera custos de localização e transporte resultando ainda em desperdício de tempo. Além disso, há ainda a degradação do documento em papel, o alto custo de geração e manutenção de várias cópias do documento e muitas vezes o tempo e custo da recriação de documentos que já existiam na organização e foram perdidos Planejamento e controle das informações, ciclo administrativo A importância do planejamento e controle das informações na organização é bastante clara e pode ser percebida empiricamente em qualquer análise organizacional. Esta relação é tão estreita que é impossível pensar a organização sem considerar a ocorrência constante do processo decisório. As atividades realizadas nas empresas, nos seus diversos níveis hierárquicos são essencialmente atividades de tomada de decisão e de resolução de problemas. A discussão da existência de disfunções e de oportunidades, a discussão de itens que necessitam de uma atenção do tomador de decisão, a definição de objetivos e a determinação de ações alternativas exeqüíveis são denominadas resolução de problemas. A definição de critérios de avaliação e a escolha de ações alternativas são, por sua vez, denominadas tomada de decisão. O processo de decisão compreende, pois, questionamentos e definição de ações concretas. Dentre os elementos que compõem o processo decisório cabe destacar as informações, que embasam os questionamentos e a definição de ações alternativas, e o tomador de decisão, que concretiza as atitudes. Pesquisadores teóricos e empíricos, bem como administradores, têm dedicado grande parte de seus esforços no intuito de melhor compreender e conduzir o processo de tomada de

10 decisão. Todas as organizações, sejam elas públicas ou privadas, se defrontam com esta questão. No passado, quando os eventos aconteciam mais vagarosamente, o empirismo e a experiência eram bem mais eficientes que hoje em dia. Por meio do processo de tentativa e erro e da política do "dar e receber" era possível para a máquina oficial pública desenvolver seus objetivos, estimativas e valores sobre a sociedade ou sobre a parte em que suas ações tinham influência. Entretanto, hoje em dia estes procedimentos não são mais possíveis. Este não é mais o caso: a tecnologia e os eventos se movem muito mais rapidamente e a natural tentativa e erro e a política do dar e receber se tornam bastante catastróficos: não somente em situação de guerra, mas em pressões sobre a população, escassez de recursos e deterioração ambiental. Atualmente, os gerentes e as pessoas envolvidas nos diversos processos decisórios das organizações, necessitam de suporte (mesmo científico) para que aconteça de uma forma mais satisfatória Este processo necessita ser bem compreendido, e ferramentas, métodos e modelos precisam estar disponíveis no momento da tomada de decisão. As decisões dentro da organização podem, entre outras formas, ser classificadas quanto à atividade administrativa a que elas pertencem, segundo três níveis (Anthony, 1965): nível operacional - significando o uso eficaz e eficiente das instalações existentes e de todos os recursos para executar as operações; a decisão no nível operacional é um processo pelo qual se assegura que as atividades operacionais serão bem desenvolvidas; o controle operacional utiliza procedimentos e regras preestabelecidas de decisões; uma grande parte destas decisões são programáveis e os procedimentos a serem seguidos são geralmente muito estáveis; as decisões operacionais e suas ações geralmente resultam em uma resposta imediata; nível tático - englobando a aquisição genérica de recursos e as táticas para a aquisição, localização de projetos e novos produtos; as decisões no nível tático são normalmente relacionadas com o controle administrativo e são utilizadas para decidir sobre as operações de controle, formular novas regras de decisão que irão ser aplicadas por parte do pessoal de operação e designação de recursos; neste nível são necessárias informações sobre o funcionamento planejado (normas, expectativas, pressupostos), variações a partir de um funcionamento planejado, a explicação destas variações e a análise das possibilidades de decisão no curso das ações;

11 nível estratégico - englobando a definição. de objetivos, políticas e critérios gerais para planejar o curso da organização; o propósito das decisões no nível estratégico é desenvolver estratégias para que a organização seja capaz de atingir seus macro objetivos; as atividades neste nível não possuem um período com ciclo uniforme; estas atividades podem ser irregulares, ainda que alguns planos estratégicos se façam dentro de planejamentos anuais ou em períodos preestabelecidos. Embora bastante aceita, esta classificação não define de maneira clara as fronteiras entre um nível e outro. Pode-se ter decisões em que sua classificação não esteja bem definida, sendo difícil classificá-la de acordo com o modelo de Anthony. Cada um desses níveis tem suas próprias características e responsabilidades e todos colaboram para que a organização atinja seus objetivos. A hierarquia entre os três níveis pode ser representada por meio da pirâmide organizacional que também -representa a abrangência e impotência das decisões dentro da organização, que aumentam na medida em que a decisão acontece e. seus níveis superiores. Outro ponto importante na tomada de decisão refere-se à previsibilidade da necessidade de se tomar a decisão. Algumas decisões são repetitivas, acontecendo, inclusive, em um determinado ciclo de tempo. Outras acontecem inesperadamente. As decisões programáveis (também denominadas de estruturadas) se aplicam mediante um conjunto de regras e procedimentos pré-estabelecidos. Elas são tomadas em um ambiente de certeza ou de baixa incerteza em razão de quase todas as variáveis já serem conhecidas de antemão. Este tipo de decisão pode ser facilmente delegado. As decisões não-programáveis (também denominadas não estruturadas), por sua vez não tem regras para seguir e nem possuem um esquema específico para ser utilizado. Podem ser conhecidas ou inéditas. Nas decisões não-programáveis conhecidas, o tomador de decisão já esteve envolvido em um problema igual ou parecido. Embora todas as variáveis não sejam conhecidas, já existe uma certa experiência em situações semelhantes. Nas decisões não programáveis inéditas, o tomador de decisão se vê diante de uma situação completamente nova e não pode contar com nenhuma regra pré-estabelecida para auxiliá-lo. Nas decisões nãoprogramáveis dificilmente todas as variáveis estão disponíveis ou existe muita dificuldade para que sejam reunidas e organizadas em tempo hábil, com a finalidade de se montar um modelo. Outro fator importante a ser considerado. no momento da tomada de decisão diz respeito ao conhecimento prévio dos possíveis resultados, ou seja, a previsibilidade das alternativas disponíveis em determinada situação dentro da organização. Para a tomada de decisão no nível

12 operacional, os resultados, praticamente em sua totalidade, agrupam-se na situação de certeza. À medida que o nível da decisão se desloca para o tático e o estratégico, aumentam a frequência, tanto da incerteza como do risco. As decisões em nível estratégico são geralmente tomadas em uma situação de incerteza e risco. A questão seria então: até que ponto pode-se considerar uma situação de "certeza" o ambiente no qual a organização está inserida, principalmente quando as decisões dizem respeito a decisões no nível tático e estratégico? 1.8. Componentes de um sistema de informação - Tecnologia da informação e sua interação na organização Segundo Gil (1999, p. 13), um sistema pode ser definido como uma entidade composta de dois ou mais componentes ou subsistemas que interagem para atingir um objetivo comum. Conforme Bio (1988, p. 18), considera-se sistema um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo. É possível inferir que um Sistema de Informação é constituído, muito provavelmente, em uma pluralidade de partes constitutivas, que têm em comum o elemento informação. Quando processada, podemos dizer que a informação representa a totalidade do sistema de informação. Desta forma, Moscove, Simkin e Bagranoff (2002, p. 23) lembra que um sistema de informações existe com ou sem o auxílio de um computador, consistindo-se de três componentes principais: Entradas, Processos e Saídas. As entradas são entendidas por informações sem significado que, após serem processadas, saem do sistema para atender as diversas necessidades dos seus usuários. Atribui-se ao processamento das informações os diversos recursos que compõem o ambiente dos sistemas de informações. RECURSOS DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÕES Para realizar o processamento das informações, são necessários diversos recursos, dentre os quais destaca-se: Recursos humanos

13 Segundo Gil (1999, p. 13), no contexto dos Sistemas de Informações, os recursos humanos são os profissionais que constroem, atuam e utilizam sistemas de informações. Estes profissionais são classificados como: a) usuários da Informação compreendendo, neste sentido, os gestores dos sistemas de informações, que possuem como característica principal o acesso à informação com adequada tempestividade; b) desenvolvedores da Solução Conceitual representados por equipes com conhecimentos específicos nos aspectos do negócio (missão, operações e relações entre áreas, entre outros) que permitam desenhar a modelagem do sistema de informações; c) desenvolvedores da Solução Aplicada são as pessoas capazes de materializar, em Linguagem de Programação, os sistemas de informações concebidos; d) mantenedores e Provedores da Solução os provedores são os profissionais que garantem a operação do sistema. Esses profissionais devem reunir condições técnicas, humanas, de relacionamento, etc. tanto do ponto de vista da organização quanto em relação aos conceitos e às tecnologias embutidas na solução, isto de tal sorte que tenham o mínimo de conhecimento a fim de que possam operar e interagir com as diversas partes da própria solução. Já os mantenedores são os profissionais capazes de realizar as manutenções no sistema enquanto adequações em parametrizações, retificações de equações e alterações em fórmulas e funções, entre outros. A atuação dos Recursos Humanos nos Sistemas de Informações deve ser vista sob todos os ângulos de atuação, uma vez que sua interferência no sucesso ou fracasso desse sistema é tão importante quanto os recursos materiais e tecnológicos disponíveis. Recursos Materiais Observa-se no exemplo de rotinas dos SIC no ambiente manual e computadorizado, que no ambiente informatizado existe apenas uma entrada de dados, enquanto que no sistema manual o usuário precisa realizar quatro entradas de dados. Evidentemente, o distanciamento entre as tarefas realizadas manualmente e o processamento computadorizado é bastante significativa na operação dos SIC.

14 Para entender o fluxo de processamento da contabilidade informatizada, Gil (1999, p. 18) decompõe o processamento computadorizado de informações contábeis em sete elementos básicos, ao qual destacamos: a) observação Coleta de Dados; b) codificação Transição da informação para o ambiente computacional; c) transmissão Após codificada, a informação deve ser transmitida para processamento, por meio de batch (transferência em lotes) ou on-line (transferência automática); d) processamento Processamento lógico da informação; e) armazenamento Guarda das informações; f) recuperação Meio de acesso à informação; g) apresentação Meio de saída da informação. Exemplifica-se a utilização dos Recursos Materiais atribuídos ao processamento da informação de um sistema de informações de compras de supermercado, adaptado do projeto implementado pela rede Pão de Açúcar no ano de 2004: Componente do Processamento Recurso Material Observação Coletor de Dados Codificação Identificação Digital por Radio Frequência (RFID) Transmissão Tecnologia Wireless Processamento Caixa Registrador (UCP) Armazenagem Fita Magnética (HD) Recuperação Terminal de Consulta Apresentação Impressora (Cupom Fiscal) Recursos Materiais aplicados ao Sistema de Informações de Compras de Supermercado Verifica-se, pois, que o primeiro passo para a evolução do processamento nos ambientes informatizados é a aquisição de equipamentos de informática (hardware) que buscam atender uma determinada demanda de processamento (como por exemplo, a utilização de uma planilha eletrônica). Com o advento de novas aplicações ou novas demandas de processamento, mais equipamentos são incorporados à estrutura existente, gerando a necessidade de alinhar continuadamente as possibilidades de processamento com os recursos materiais disponíveis.

15 Recursos tecnológicos Segundo Gil (1999, p. 14), os Recursos Tecnológicos são os recursos intangíveis dos sistemas de informações, normalmente agregados aos Recursos Humanos e Materiais. Desta forma, um software pode ser considerado um Recurso Tecnológico, pois é considerado um conhecimento aplicado que torna-se um recurso agregado, tanto aos recursos humanos quanto aos recursos materiais. Da mesma forma, do ponto de vista tecnológico, a continuidade de um sistema de informações é um processo evolutivo, que agrega novas necessidades informacionais e competências dos usuários (enquanto conjunto de conhecimentos, atitudes, capacidades e aptidões técnicas e pessoais). Segundo Cornachione (1999, p. 225), documentação técnica e operacional, combinada com treinamentos, podem conferir a estas pessoas maior efetividade no desempenho de suas funções. Assim, além de softwares, a definição de processos, documentações e atividades são recursos tecnológicos que possuem muita significância no contexto dos Sistemas de Informações. Recursos financeiros Os gastos com sistemas de informações, considerados por sua natureza de retorno em médio prazo, envolvem tanto custos internos como externos. Normalmente, além dos gastos com hardware e software, outros gastos são necessários, tais como consultorias, assessorias, auditorias, serviços terceirizados, pessoas internas envolvidas, para as diversas fases do projeto etc. Os principais gastos envolvidos num projeto de implantação de sistema de informação são: a) software(s) principal(is); b) softwares complementares; c) hardwares principais; d) hardwares complementares; e) manutenção anual de hardware e software; f) assessoria para a decisão de compra; g) consultoria para implementação do sistema; h) serviços de terceiros para implementação; i) consultoria para treinamento dos usuários;

16 j) horas de mão de obra interna das equipes de implementação; k) horas de mão de obra interna para treinamento dos usuários; l) gastos de despesas e materiais na implementação; m) gastos de despesas e materiais no treinamento; n) auditorias do processo de implantação e treinamento etc. Diversos serão os critérios utilizados pelos gestores para analisar o retorno do investimento gasto nos Sistemas de Informações. No entanto, o ponto mais importante que deve ser destacado, por parte do gestor, é prever adequadamente estes gastos e controlá-los, dado a relevância dos gastos com tecnologia atualmente. Referências BIANCOLINO, C.A., GIL, A. L., BORGES, T.N. Sistemas de Informações Contábeis - Uma abordagem gerencial. São Paulo: Saraiva, 2010.