SISTEMAS E TECNOLOGIAS NAS ORGANIZAÇÕES

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1 1 SISTEMAS E TECNOLOGIAS NAS ORGANIZAÇÕES 1. AS EMPRESAS E OS SISTEMAS Problemas locais - impacto no sistema total. Empresas como subsistemas de um sistema maior. Uma empresa excede a soma de atividades isoladas, tais como: vender, comprar, controlar pessoal, produzir, pagar e receber. Há que se buscar uma síntese entre as diversas funções, divisões, produtos, mercados e também entre seus ambientes interno e externo. A concepção da empresa como um sistema aberto e essencialmente dinâmico, faz com que um sistema organizacional, para sobreviver, tenha de responder eficazmente às pressões exercidas pelas mudanças contínuas e rápidas do ambiente. Qual a diferença entre os conceitos de Eficiência e Eficácia? Eficiência: diz respeito ao método, ao modo certo de fazer as coisas. É definida pela relação entre volumes produzidos / recursos consumidos. Uma empresa eficiente é aquela que consegue o seu volume de produção com o menor dispêndio possível de recursos (menor custo por unidade produzida). Eficácia: diz respeito a resultados, a produtos decorrentes de uma atividade qualquer. Trata da escolha da solução certa para determinado problema ou necessidade. É definida pela relação de resultados pretendidos e os resultados obtidos. Uma empresa eficaz coloca no mercado o volume pretendido do produto certo e no tempo certo para uma determinada necessidade.

2 2 Definindo Efetividade O adjetivo EFETIVA vem do substantivo EFETIVIDADE. EFETIVIDADE = EFICÁCIA + EFICIÊNCIA Essa equação significa que a efetividade é resultado da eficácia com eficiência. Eficácia significa obter resultados favoráveis. Eficiência significa fazer bem feito, seguindo um determinado padrão geralmente aceito. Níveis dos Sistemas Sistemas Nível-Operacional: suporte aos gerentes organizacionais no desenvolvimento de atividades elementares e transacionais na organização. Sistemas Nível-Tático: suporte ao monitoramento, controle, tomada de decisões e atividades administrativas de gerentes. Sistemas Nível-Estratégico: auxiliam gerentes manipular e situar questões estratégicas e tendências de longo-prazo, ambas na organização e no ambiente externo. 2. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO - GESTÃO DE PROCESSOS As operações empresariais não são ilhas funcionais isoladas, pelo contrário, os processos empresariais perpassam por toda a estrutura organizacional, do momento em que são iniciados pelo cliente até o ponto em que o cliente recebe como retorno o produto de sua solicitação, por exemplo. As organizações esperam que gerentes não somente usem sistemas, mas também: Saibam como usar a tecnologia da informação (TI) para projetar organizações competitivas e eficientes; Administrem os recursos de informação da organização; Participem da definição e aquisição das TI; Entendam sobre padrões de hardware e software de modo a garantir que os mesmos sejam compatíveis e possam operar em conjunto; Escolham entre as opções de telecomunicações disponíveis; Gerenciem e controle a influência dos sistemas nos empregados e no cliente; Sugiram novos usos para os sistemas de informação.

3 3 Gestão de Sistemas de Informação É um processo de planejar, executar, comparar e tomar providências corretivas e/ou de melhoria contínua de sistemas de informação propriamente ditos e sistemas integrados, objetivando conquistar resultados favoráveis para a empresa. Os Porquês de uma Efetiva Gestão de SI: Auxiliar a empresa a buscar resultados positivos com eficientes SI. De nada adianta ter melhores SI com melhores tecnologias e profissionais do mundo, se a empresa não auferir resultados positivos com eles. Isso significa: implementar SI com o objetivo de auferir o máximo de receitas e benefícios e incorrer o mínimo de custos e malefícios à empresa. Uma efetiva gestão de SI possibilita não só maximizar receitas e benefícios como também minimizar custos e malefícios. Mudanças no Processo de Gerenciamento Crescente interdependência entre organização e SI: Estratégias de negócios Hardware Política corporativa Regras Procedimentos Software Dados Telecomunicações Relacionamento de SI e organizações resultante da crescente complexidade e escopo dos sistemas e aplicações Crescente poder e declínio do custo da Tecnologia de Informação Sistemas e aplicações mais fortemente relacionados com atividades fundamentais Formação de uma Arquitetura de Informação 3. CULTURA ORGANIZACIONAL 3.1. Organização Empresarial

4 4 Sistemas de Informação são parte da organização. Elementos-chave de uma organização: Cultura, políticas, pessoas, estrutura de tecnologia e sistemas informação. Uma Organizações formal é composta por diferentes níveis e especialidades Sua estrutura revela uma clara divisão do trabalho Os níveis mais altos envolvem trabalhos gerenciais, profissionais e técnicos e os níveis mais baixos envolvem trabalhos operacionais Especialistas são contratados e treinados para diferentes funções Principais Funções Organizacionais a. Vendas e Marketing Vender os produtos e serviços da organização Fabricação / produção Produzir produtos e serviços b. Finanças Administrar os recursos financeiros da organização (dinheiro, estoque, hipotecas, etc.) c. Contabilidade Manter os registros financeiros da organização d. Recursos Humanos Atrair, desenvolver e manter a força de trabalho da organização 3.2. Cultura Conjunto fundamental de suposições, valores e maneiras de fazer as coisas, que foram aceitos pela maioria dos membros da organização. Parte da cultura da organização pode ser encontrada embutida em seus SI 3.3. Política Diferentes níveis e especialidades em uma organização criam diferentes interesses e pontos de vista. Essas visões conflitam frequentemente. Esses conflitos são a base para as políticas organizacionais. Os SI resultam de conjunto de diferentes perspectivas, conflitos, compromissos e acordos que são parte natural de toda organização 3.4. Administração de Pessoas Os gestores percebem os desafios de negócio no ambiente e apresentam as estratégias organizacionais para responder a esses desafios e alocam recursos humanos para atingir a estratégia e coordenar o trabalho; Os gestores devem direcionar trabalhos criativos usando novo conhecimento e informação; A TI tem um papel importante no redirecionamento da organização, e a interação dos componentes de TI com o componente humano é que traz funcionalidade e utilidade para os sistemas informatizados; As pessoas devem estar capacitadas e conscientes de sua participação no uso dos SI.

5 5 Mudanças no processo de gerenciamento Rápidas transformações no mundo globalizado influenciam em necessidades de mudanças nas organizações, pelo crescente poder e declínio do custo da TI, além do relacionamento dos sistemas e organizações, resultante da crescente complexidade dos sistemas e suas aplicações. Questões-Chaves: 1. Mudança nos Negócios Estratégicos: Os negócios usam TI para projetar organizações que são competitivas e efetivas. 2. Mudança na Globalização: As organizações devem entender o negócio e requisitos de sistema num ambiente de economia global. 3. Mudança na Arquitetura de Informação: As organizações devem desenvolver uma arquitetura de informação que suporte seus objetivos. 4. Mudança no Investimento em SI: As organizações determinam o valor do negócio do SI. 5. Mudança de Controle e Responsabilidade: A organização deve projetar sistemas onde as pessoas possam controlar e entender; e a organização pode ter certeza que seus SI são usados de maneira socialmente ética e responsável. 4. PAPEL DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO A velocidade, a capacidade de processamento e armazenamento dos dados e das informações, a fácil utilização do hardware, software e das redes de computadores modernos podem aumentar a eficiência dos processos empresariais, as comunicações e a colaboração entre as pessoas responsáveis por seu funcionamento e administração. Melhorando os Processos Empresariais Os investimentos em TI podem ajudar a tornar mais eficientes os processos operacionais de uma empresa e muito mais eficazes os seus processos gerenciais. Ao realizar essas melhorias em seus processos empresariais, uma empresa pode ser capaz de: Drasticamente reduzir custos; Melhorar a qualidade e o atendimento ao cliente; Desenvolver produtos inovadores para novos mercados.

6 6 a) Promovendo a Inovação Empresarial Os investimentos em tecnologia dos SI podem resultar no desenvolvimento de produtos, serviços e processos. Isto pode: Gerar novas oportunidades de negócios; Possibilitar que uma empresa se expanda para novos mercados; Permitir que uma empresa se expanda para novos segmentos de mercados existentes. b) Desenvolvendo uma Base Estratégica de Informações Os SI permitem que uma empresa desenvolva uma base estratégica de informações capaz de fornecer informações para apoiar as estratégias competitivas da empresa. O banco de dados de uma empresa é considerado um recurso estratégico que é utilizado para apoiar o planejamento estratégico, o marketing e outras iniciativas estratégicas. c) Alavancando o investimento em Tecnologia da Informação (TI) Investindo em SI avançados e computadorizados para melhorar sua própria eficiência, as empresas conseguem desenvolver novos produtos e serviços que não seriam possíveis sem uma forte capacidade de TI. Intranets e extranets corporativos possibilitam às empresas alavancar seus investimentos anteriores em navegadores de Internet, sistemas de computador, servidores e redes. 5. REENGENHARIA DE PROCESSOS EMPRESARIAIS É a reformulação fundamental e reestruturação radical dos processos empresariais para obter melhorias drásticas no custo, qualidade, velocidade e atendimento. É uma das estratégias competitivas mais populares atualmente, quase sempre chamada simplesmente de reengenharia. Combina uma estratégia de promoção da inovação empresarial com uma estratégia de realização de melhorias importantes nos processos empresariais de forma que a empresa possa se tornar uma concorrente mais forte e mais eficaz no mercado. Diferenças entre Melhoria Empresarial e Reengenharia

7 7 6. EMPRESAS E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Como as Empresas Empregam a TI O modo como empresas encaram a computação pode ser visto em um conjunto contínuo destacado por 5 níveis: Nível 5: Controlada Neste nível as empresas encaram a computação como despesa. A administração não está disposta a investir em computação, sem falar nos SI. Nível 4: Justificada pelo Custo Neste caso, o mal necessário da computação está sob controle rígido da administração. As plataformas e aplicações da tecnologia estão envelhecendo. Não existe plano tecnológico geral e as avaliações do Plano Diretor de Informática são feitas só no nível do projeto. Nível 3: Defensiva O crescimento organizacional da computação é controlado a uma taxa menor do que a do crescimento empresarial. Investimentos em computação acompanham o comportamento do setor. Nível 2: Ofensiva A computação é encarada como ponto de influência contra a competição. As estações de trabalho são uma presença crescente na organização. A empresa está comprometida na captação dos benefícios da computação. Nível 1: Estratégica A computação é encarada como diferenciador competitivo. Quantidades enormes de tecnologia baseada no computador estão apoiando o processamento de transações e os principais processos empresariais de tomada de decisão.

8 8 7. CADEIAS DE VALOR COM A INTERNET Utilizando a Internet Estrategicamente A Internet era utilizada como um canal inovador de marketing para empresas que desejavam divulgar informações a seu respeito e seus produtos. As organizações perceberam que a Internet pode ser utilizada estrategicamente para se obter vantagem competitiva. A fim de otimizar este impacto estratégico, uma empresa deve constantemente avaliar a posição estratégica de suas aplicações baseadas na Internet. Cadeias de Valor da Internet O conceito de cadeia de valor ajuda uma empresa a avaliar como utilizar estrategicamente a TI. Cadeias de valor também podem ser usadas para posicionar estrategicamente as aplicações de uma empresa baseadas na Internet para obter vantagem competitiva. O modelo de cadeia de valor pode ser utilizado para definir diversas maneiras: As conexões de Internet de uma empresa com seus clientes poderiam propiciar benefícios e oportunidades para obter vantagem competitiva; As conexões de Internet de uma empresa com seus fornecedores poderiam ser utilizadas para obter vantagem competitiva; As operações internas de uma empresa podem se beneficiar estrategicamente a partir de aplicações baseadas na Internet. Matriz de Posicionamento Estratégico Uma matriz pode ajudar uma empresa a identificar onde concentrar seu uso da Internet para ganhar vantagem competitiva. Quais são os quadrantes da matriz de posicionamento estratégico? a) Melhorias de Custo e Eficiência Este quadrante representa uma fração baixa de conectividade interna da empresa, cliente e concorrentes e de uso da TI via Internet e outras redes. Estratégia: A concentração na melhoria da eficiência e redução de custos mediante o uso da Internet e da Rede Mundial de Computadores como um meio rápido e de baixo custo para se comunicar com clientes, fornecedores e parceiros comerciais. Exemplo: O uso de e de um site da empresa.

9 9 b) Melhoria do Desempenho na Eficácia Neste caso, a empresa dispõe de um grau elevado de conectividade interna e pressiona para melhorar substancialmente seus processos empresariais, mas a conectividade externa pelos clientes e concorrentes ainda é baixa. Estratégia: Fazer melhorias importantes na eficácia empresarial. Exemplo: O uso interno generalizado de tecnologias baseadas na Internet, como as intranets, por exemplo, pode melhorar substancialmente o compartilhamento das informações e a colaboração dentro da empresa. c) Penetração no Mercado Mundial Uma empresa que entra nesse quadrante da matriz deve capitalizar um alto grau de conectividade de clientes e concorrentes e de uso da TI. Estratégia: Desenvolver aplicações baseadas na Internet para otimizar a interação com os clientes e formar participação de mercado. Exemplo: Sites de destaque na rede com serviços de informação de valor adicionado e suporte on-line aos clientes. d) Transformação de Produtos e Serviços Neste caso, uma empresa e seus clientes, fornecedores e concorrentes estão extensivamente conectados. As tecnologias baseadas na Internet, que incluem sites na rede, intranets e extranets, devem agora ser implementadas ao longo de todas as operações e relações de negócios da empresa. Estratégia: Desenvolver aplicações estratégicas de comércio eletrônico para desenvolver e articular novos produtos e serviços baseados na Internet para reposicioná-la estrategicamente no mercado. Exemplo: Utilizar a Internet para processamento on-line de transações de vendas de produtos e serviços em sites da empresa e intercâmbio eletrônico de dados com fornecedores. Resumindo: Desafios gerenciais das organizações Fim