Trabalho de Introdução à Gestão da Informação

Transcrição

1 Trabalho de Introdução à Gestão da Informação Professor Jorge Tadeu de Ramos Neves Texto: Investigação e análise do processo de gestão da informação na área de melhoria contínua de uma empresa siderúrgica mundial Grupo: Eliana Nunes Luciana Bicalho Rodrigo Lopes Júnio César de Paula Robson Roma Thaís Eulália

2 Agenda Contextualização Referenciais Teóricos A Pesquisa A Empresa em 2007 Resultados da Pesquisa Ferramentas Considerações Finais

3 Contextualização Estudo dos processos da gestão das informações na área de melhoria contínua da ArcelorMittal Américas no segmento de aços longos. O principal objetivo da pesquisa da área pesquisada era diagnosticar oportunidades de melhoria de processos, de produto e de serviços, além de desenvolver, junto com as unidades industriais, projetos que resultem no aumento de produtividade ou redução de custos. A pesquisa foi realizada de 11 de setembro de 2007 a 07 de outubro de 2008.

4 Referencial Teórico Sobre Qualidade: Melhoria contínua

5 Referencial Teórico Sobre Informação e Conhecimento: Davenport (1998): Dados, Informação e Conhecimento

6 Referencial Teórico Sobre Informação e Conhecimento: Nonaka e Takeuchi (1997): fluxo de mensagens e conhecimento organizacional.

7 Referencial Teórico Sobre Informação e Conhecimento: Drucker (2000, p.13): informação como todo dados dotado de relevância e propósito. McGee e Prusak (1994): informação é uma peça fundamental na estratégia da organização, um recurso estratégico equivalente à mão-de-obra, tecnologia ou capital.

8 Referencial Teórico Sobre A Organização Inteligente: Gregory (apud CHOO, 2002, p.11): existem dois significados para inteligência: possuir o conhecimento e criá-lo. Garvin (2000): as organizações bem sucedidas gerenciam de forma eficiente seu processo de aprendizado. Uma organização inteligente que aprende e é hábil em criar, adquirir e transferir conhecimento.

9 Referencial Teórico Sobre A Organização Inteligente: Edmondson (2008): propõe quatro etapas para a execução com foco no aprendizado:

10 Referencial Teórico Sobre A Organização Inteligente: Leonard-Barton (1998): o ponto de partida para uma empresa gerir o seu conhecimento é compreender suas aptidões estratégicas, que constituem uma vantagem competitiva que não seja facilmente imitada. São elas que podem propiciar vantagem permanente em relação aos concorrentes.

11 Referencial Teórico Sobre A Organização Inteligente: Choo (2002): a sobrevivência das empresas depende da capacidade dela processar as informações sobre o ambiente e transformá-las em conhecimento que lhes permitam adaptações às mudanças. Essa capacidade de se adaptar é um traço das organizações inteligentes e é a chave para um comportamento organizacional inteligente em um ambiente de rápidas mudanças.

12 Referencial Teórico Sobre Gerenciamento da Informação: McGEE; PRISAK (1994): Apenas quando o gerenciamento da informação for realizado de forma consciente e encarado como um processo natural dentro da organização é que surgirão organizações efetivamente baseadas na informação.

13 Referencial Teórico Sobre Gerenciamento da Informação: Davenport (1998): processo genérico de gerenciamento da informação: Determinação das exigências Obtenção da informação Distribuição Utilização

14 Referencial Teórico Sobre Gerenciamento da Informação: Choo (2006): processo da perspectiva da administração da informação: Identificação das necessidades de informação Aquisição da informação Organização e armazenamento da informação Produtos e serviços da informação Distribuição da informação Uso da informação Comportamento adaptativo

15 A Pesquisa Abordagem quantitativa de natureza descritiva a aplicada. População: CEOs, COOs, VPs, gerentes e profissionais de nível superior das áreas de melhoria contínua envolvidas.

16 A Pesquisa Coleta dos dados Codificação Categorização Classificação Tabulação Definição da distribuição de frequência Análises descritivas

17 A Pesquisa Taxa de Resposta Sexo dos Entrevistados

18 A Pesquisa Formação Acadêmica em Engenharia Percepção de que a Empresa possui um Processo Formalizado para Gestão Estratégica da Informação

19 A Empresa em 2007 Presente em 60 países 330 mil empregados 10% do total do aço fabricado no mundo. Capacidade de produção de 130 milhões de toneladas de aço por ano. Faturamento superior a 30 bilhões de euros

20 Resultados da Pesquisa Várias iniciativas de gestão da informação nas unidades. Cada planta procurando encontrar a melhor forma de gerenciar suas informações se utilizando das ferramentas disponíveis ou mesmo as criando. SIGA: iniciativa corporativa a partir de relatório gerenciais (Sistema de Informação de Gestão da ArcelorMittal)

21 Sistemas Transacionais Resultados da Pesquisa ETL Processo Repositório de Informações Cenário da gestão da informação após a implantação do SIGA SAP Outros Sistemas BPM2 Relatório, gráfico e painéis Informações: suporte ao processo decisório Sistemas Auxiliares Fontes Externas Publicações... Extração, transformação recarga SIGA Gerenciamento do repositório de informações Informações relevantes e integradas Dados históricos Sem intermediações Pesquisa de alta performance Scorecard

22 Resultados da Pesquisa Outras iniciativas: GCB (Global Cost Benchmark): base de dados para padronizar, coletar, analisar e distribuir informações focadas em custo. GTB (Global Technical Benchmark) : base de dados para padronizar, coletar, analisar e distribuir informações focadas em indicadores técnicos.

23 Resultados da Pesquisa Outras iniciativas: SHARE: software de apoio às unidades a realizar benchmark técnico, identificando os indicadores que têm maior impacto no processo. Uso de taxonomia, unidades de medidas e fórmulas de cálculos. KMP (Knowledge Management Performance): comunidade de prática ou grandes grupos para a troca de melhores práticas.

24 Resultados da Pesquisa Outras iniciativas: Sharepoint: software para publicar as informações obtidas das comunidades e grupos (KMP).

25 Resultados da Pesquisa Sharepoint SHARE GCB GTB Portal Global Knowledge Management Program

26 Resultados da Pesquisa O modelo genérico de Davenport (1998) foi usado para formular as perguntas e agrupar as respostas. 1. Determinação das exigências 2. Obtenção da informação 3. Distribuição 4. Utilização

27 Resultados da Pesquisa 1. Determinação das exigências Caracterização do Processo de Determinação das Exigências da Informação Conhecimento das Pessoas que Geram as Informações

28 Resultados da Pesquisa 1. Determinação das exigências Retrabalho na Geração das Informações

29 Resultados da Pesquisa 2. Obtenção das Informações Tempo Gasto para a Coleta de Informações Consciência de quem Procurar para Obter a Informação

30 Resultados da Pesquisa 2. Obtenção das Informações Reconhecem a Existência de um Arquivo Organizado das Informações Grau de Dificuldade para a Recuperação das Informações

31 Resultados da Pesquisa 2. Obtenção das Informações Na Obtenção das Informações Receberam apenas as Necessárias

32 Resultado da Pesquisa 2. Obtenção das Informações Um processo eficiente de busca e recuperação da informação começa pela definição da taxonomia dos termos, classificação e arquivamento de forma a permitir a consulta rápida e eficiente para os usuários.

33 Resultados da Pesquisa 3. Distribuição da Informação Reconhecem uma Política para o Direcionamento da Distribuição da Informação Grau de Disponibilidade de Partilhamento das Informações

34 Resultados da Pesquisa 3. Distribuição da Informação Depois de definir, encontrar, classificar e formatar a informação, é preciso entregá-la ao seu destino. Fazer chegar a informação certa, no tempo adequado e ao usuário que precisa dela são os passos para a otimização do uso da informação. A eficiência da gestão da informação está ligada à existência de práticas de gestão de informação.

35 Resultados da Pesquisa 4. Uso da Informação Implantação de Ações Formais para a Melhoria do Uso da Informação Identificação do Contato Pessoal como a Principal Forma de Buscar Informações Necessárias

36 Resultados da Pesquisa 4. Uso da Informação Até a informação mais completa e eficiente é inerte se não analisada e utilizada pelo usuário. É nessa etapa que a informação ganha vida, ou melhor dizendo, ganha sentido e auxilia no processo de tomada de decisão de quem a utiliza.

37 Resultados da Pesquisa Considerações sobre a investigação e análise do processo de gestão da informação no setor de aços longos da ArcelorMittal Américas em 2007: Um passo importante no processo de gestão da informação é a definição de procedimentos para o seu funcionamento. Percebeu-se que as características com maior associação global à eficiência de um sistema de gestão da informação na percepção dos entrevistados são a velocidade de resposta e a formalização da estrutura.

38 Resultados da Pesquisa A maioria dos entrevistados não têm uma visão clara de onde buscar as informações necessárias, reconhecem a existência de retrabalho e têm média disponibilidade para partilhar as informações. O é a principal ferramenta para troca de informações.

39 Resultados da Pesquisa Processo versus Ferramenta O Sharepoint é a iniciativa com maior potencial para se tornar a ferramenta mundial e oficial de gestão da informação da ArcelorMittal. Processo Ferramenta

40 Ferramentas OpenAtrium

41 Ferramentas Joomla

42 Ferramentas Redmine

43 Ferramentas Sharepoint

44 Ferramentas Plone

45 Considerações Finais Cultura Organizacional Processo Comunicação Organizacional Ferramentas

46 Considerações Finais