ETAPA: PRÉ-GED PROCESSO DOCUMENTAL E INFOMACIONAL 16

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1 ETAPA: PRÉ-GED PROCESSO DOCUMENTAL E INFOMACIONAL 16

2 Apresentar: Etapas e Fases na Implantação de Projetos de GED. Estudos de caso em Gestão de Projetos de GED. Ganhos na implantação de um Projeto de GED ETAPA: PRÉ-GED TRATAMENTO 2 ETAPA: GED AUTOMAÇÃO ETAPA: ROI Retorno sobre Investimento

3 Oficina de GED ETAPA: PRÉ-GED CONSULTORIA ARQUIVÍSTICA De tudo na vida ficam três coisas: A certeza de que estamos sempre começando!!! É preciso continuar... Antes de terminar!!! Saber administrar Fazer da interrupção um caminho novo! Fazer uma eventual queda um passo de dança! Fazer dos nossos medos uma escada! Dos nossos sonhos uma ponte! E, da procura um encontro... Fernando Sabino - Poeta Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, ou seja, não há sucesso no que não se gerencia. Adaptado de W. Edwards Deming

4 Oficina de GED 10 Erros ETAPA: PRÉ-GED CONSULTORIA ARQUIVÍSTICA 1 - Aprender pela dor. 2 - Desprezar a diversidade 3 - Não fazer uma prova de conceito para Escolha da Ferramenta (Software) ou Hardware 4 - Ter baixo comprometimento do Patrocinador, da Equipe e ou dos Fornecedores 5 - Não documentar cada passo do Projeto

5 Oficina de GED 10 erros ETAPA: PRÉ-GED CONSULTORIA ARQUIVÍSTICA 6 - Não estimar corretamente os documentos a serem trabalhados 7 - Não transferir o conhecimento e ou a tecnologia a empresa ou instituição 8 - Centralizar e não comunicar os objetivos e ganhos 9 - Centralizar as decisões e não comunicar os objetivos e ganhos 10 - Não ser líder e não cultivar a humildade e a paciência!!!!!

6 Oficina de GED Processos ETAPA: PRÉ-GED CONSULTORIA ARQUIVÍSTICA Principais Camadas Organizacionais. Política de Gestão Operacional e Produtividade Fluxo Atividade / Processo Produtivo Fluxos Fluxo Informacional / Documental Política de Gestão Informacional e Conhecimento 6

7 Oficina de GED Processos ETAPA: PRÉ-GED CONSULTORIA ARQUIVÍSTICA Camada Organizacional do Fluxo Informacional e Documental. DADOS INFORMAÇÃO CONHECIMENTO Simples observações sobre o estado do mundo: Facilmente estruturado. Facilmente obtido por máquinas. Frequentemente quantificado. Facilmente transferível. Dados dotados de relevância e propósito: Requer unidade de análise. Exige consenso em relação ao significado. Exige a mediação humana. Informação valiosa da mente humana, inclui reflexão, síntese, contexto: De difícil estruturação. De difícil captura pela tecnologia (Máquinas). Normalmente tácito. Difícil transferência. Fonte: DAVENPORT, 1998; p.18. 7

8 Visão Corporativa. Cenário Objetivo 1- Avançado parque de informática 1- Integração da informação 2- Perda de informação 2- Rastreabilidade da informação 3- Concorrentes e entrantes com gestão de informação 3- Responder as exigibilidades de mercado Riscos 1- Baixa automação/integração 2- Perda de investimento/vulnerabilidade 3- Subestimar a gestão de informação dos concorrentes e entrantes. Copyright 2007, Instituto UniLógos R. Zacarias. Oportunidades 1- Desenvolver met / tec aderida ao negócio 2- Resgatar o acervo pulverizado 3- Estruturar a gestão de informação com foco nos resultados, desempenho, eficiência e eficácia. 8 8

9 Visão do tratamento do Fluxo Informacional / Documental. Cenário Objetivo 1- Acervo deteriorados 1- Adequação do ambiente arquivístico 2- Empirismos de tratamento 2- Técnicas adequadas de tratamento 3- Mão de obra desmotivada 3- Resgate e repasse de técnicas arquivísticas Riscos 1- Projetos sem nexo com a realidade organizacional. 2- Simplificação do modelo 3- Baixa participação dos tomadores de decisão. Copyright 2007, Instituto UniLógos R. Zacarias. Oportunidades 1- Resgate dos acervos. 2- Modelos de tratamento de acordo com o modelo organizacional. 3- Aumento da velocidade na tomada de decisão. 9

10 Quanto custa? Comprometimento dos investimentos Preocupação com os dutos e não com o conteúdo. Isolacionismo informacional. Lentidão no fluxo de informação / documentação tomada de decisão.

11 Quanto compromete o desempenho e a imagem? Fadiga da mão-de-obra. Falta de rastreabilidade do processo documental. Modelos ultrapassados de comunicação entre UNO. Lentidão no fluxo de informação / documentação tomada de decisão.

12 Porque estruturá-la? Para combater... Medo de mudança / técnicas / tecnologias Problemas de entendimento entre os tomadores de decisão, gestores e operacionais Homens passam as informações NÃO! National Geografic 2006

13 A metodologia de Gestão Informacional de Refletir a Estrutura Organizacional Atividade Cultura 1 Inicio 2 Pegunta Sim 3 Ação Não 5 Ação 6 Ação Planejamento Gestão Cenário 4 Ação 7 Pegunta Não Sim 8 Inicio Informação Documento Gestão do Conhecimento Tecnologia Mídias 13

14 FONTES DE CONHECIMENTO DIRETORIA CEDIC TÉCNICO verificadores ASSEMBLÉIA GERAL AUDITORIA DIRETORIA ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA PRESIDÊNCIA DIRETORIA DE SANEAMENTO E AMBIENTAL FORNECEDOR PROTOCOLO DIRETORIA TÉCNICA Buy SmartDraw!- purchased copies print this document without a watermark. Visit or call INVESTIDORES Buy SmartDraw!- purchased copies print this document without a watermark. Visit or call Buy SmartDraw!- purchased copies print this document without a watermark. Visit or call GESTÃO DE CONTRATO JURÍDICO Gestão Administrativa e Financeira

15 Acervo Ativo = Atividades e Passivo = Armazenamento.

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