de gestão para as instituições

Transcrição

1 Preservação digital: aspectos e um modelo de gestão para as instituições José Carlos Abbud Grácio gracio@marilia.unesp.br São Paulo 14/11/2017

2 Preservação Digital Backup

3 Autenticidade Integridade TIC Cultura Organizacional Aspectos técnicos Direitos autorais Leis Obsolescência Aspectos legais Hardware Software Formato Suporte Preservação Digital Gestão da Informação Informação Conhecimento Informação Digital Acesso Política de PD Curadoria Digital Objeto Digital Metadados OAIS IES Patrimônio Profissionais Modelo de gestão Internet Usuário Estratégias Aspectos administrativos Objetivos da instituição Atos administrativos Custo Equipe multidisciplinar Recursos financeiros Responsabilidades Seleção e Descarte Infraestrutura Tecnológica Iniciativas Repositórios digitais Backup

4 Informação Digital principais características É representada por meio de uma sequência de bits; Necessita de um software para interpretação e representação da informação digital; Necessita de um hardware que possibilita o registro, armazenamento e acesso; Possui um formato para sua representação; Pode estar armazenada em suportes digitais diferentes: dissociada do suporte, # papel; Permite mudanças no seu conteúdo por meio de software - autenticidade; Passa por processos constantes de readequação, devido às mudanças e avanços nas TIC; Por ser recente, insere-se em uma cultura em rápida expansão. Dependência cada vez maior da informação digital

5 Informação Digital desafios Obsolescência do hardware e do software; Mudanças e avanços muito rápidos nas TICs; Custo elevados das novas tecnologias; Mudanças no formato dos arquivos e nas mídias de armazenamento; A explosão da quantidade de informação digital; Busca e recuperação dessa informação digital Necessidade de recursos humanos e tecnológicos. Capacidade de assimilação dessas mudanças CULTURA ORGANIZACIONAL;

6 Informação Digital Ensino: material didático em formato digital Pesquisa: produção científica (repositório, revistas eletrônicas,...) Extensão: cursos de extensão e eventos Administração: toda documentação documentos arquivísitcos Comunicação: , Videoconferência, TV, Rádio, Comunicação e imprensa,... Acervo Digital Constituição, Lei de acesso à informação,... CADA (Gestão de Documentos) e TI (Cloud Computing, Armazenamento,...)

7 Preservação Digital Os processos de gestão envolvidos na administração das atividades necessárias para garantir que um objeto digital possa ser acessado e utilizado no futuro, a partir das TIC existentes na época e com garantias de sua autenticidade e integridade.

8 A preservação digital envolve questões: Técnicas Organizacionais Econômicas Culturais Legais Preservação Digital

9 Preservação Digital Aspectos

10 1- Objetivos da instituição Necessidade de recursos humanos e financeiros. Mudança Cultura. 2- Equipe multidisciplinar Bibliotecário, Arquivista, Direito, Informática/TI, Administração, Jornalista, Responsabilidades Criador do objeto digital e da instituição 4- Recursos financeiros Qual o custo? Depende de quais objetos digitais preservar 5- Atos administrativos Regulamentos, Ofícios, Portarias,... Preservação Digital Aspectos Organizacionais

11 1- Direitos Autorais Preservação Digital Aspectos Legais Preservar implica em copiar para garantir que a informação possa ser recuperada ao longo do tempo na plataforma adequada Instituição deve garantir a autenticidade, a integridade e o direito do autor 2- Leis Legalidade aos processos de Preservação Digital Lei nº , de 18 de novembro de Lei de Acesso à Informação Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade

12 Preservação Digital Aspectos Técnicos 1- Seleção e descarte Seleção: leis, objetivos da instituição e necessidades dos usuários. Descarte: quanto tempo o objeto digital deve ser preservado. Leis, frequência de uso, tabela classificação/temporalidade, diminui lixo digital 2- Padrões, iniciativas e modelos Formatos abertos: facilita conversão para novos formatos (ODF, PDF/A,...) Iniciativas: troca de experiências entre instituições Modelos: Open Archival Information Systems (OAIS)

13 3- Metadados Preservação Digital Aspectos Técnicos Registro do objeto digital e das estratégias de preservação digital aplicadas ao longo de sua vida 4- Autenticidade Capacidade de identificar elementos que permitam definir se um objeto digital é autêntico ou não. Metadados como um dos requisitos para garantir a autenticidade. Registro do ciclo de vida. Tecnologias 5- Suporte Avaliar a deterioração, a obsolescência do suporte e as ferramentas de acesso

14 6- Infraestrutura tecnológica Garantir: preservação, busca, recuperação, acesso, integridade, segurança, correto armazenamento,... Principais necessidades: Preservação Digital Aspectos Técnicos Infraestrutura de hardware e software Programa permanente de capacitação para o pessoal técnico Links de acesso de alta velocidade para acesso aos objetos 2 Infraestruturas: de preservação e de acesso

15 Preservação Digital Aspectos Técnicos 7- Repositórios institucionais ou Digitais São bases de dados online para divulgação e comunicação da produção científica. ROAR: Registro internacional de repositórios de acesso aberto, que indexa esses repositórios e seus conteúdos otid=&rsoftwarename=&search=&groupby=r.rsoftwarename&orderby=t ally%20desc&charttype=pie&width=600&height=300&caption=usage%20 of%20open%20access%20repository%20software%20-%20worldwide

16 8- Estratégias de preservação Avaliar periodicamente, para cada tipo de objeto digital, as tecnologias existentes no momento Determinar qual a melhor estratégia a ser implementada. Exemplos: Preservação Digital Aspectos Técnicos Refrescamento: transferir um objeto de um suporte para outro Migração: transferir periodicamente um objeto digital de uma tecnologia de hardware e/ou software para outra mais atual

17 Modelo de gestão para a preservação digital Atender as necessidades da instituição e dos usuários Adequado ao tipo de informação e ao de objeto digital Inseridos na cultura organizacional Envolvidos pelas TIC existentes e disponíveis Processos cíclicos, correlatos e devem adequar-se as mudanças de TIC e Cultura Buscar a preservação garantindo a autenticidade A Instituição deve ter o compromisso com os processos

18 Modelo processual de preservação digital para gestão da informação: Processos Entidades: Usuários, Instituição, TIC e Ambiente externo Aspectos Fluxos Modelo de gestão para a preservação digital

19 Política de Preservação digital para documentos arquivísticos da Unesp Comissão de docentes e funcionários: Arquivologia, Biblioteconomia, Informática, Ciência da Informação, Direito e Administração Desafios: Conhecimento sobre os aspectos relacionados à Preservação Digital Escopo da Política: documentos arquivísticos ou objeto digital? Política sucinta, mas que atenda aos objetivos de uma política Implantação da Política Montar uma Comissão gestora Ter recursos humanos e financeiros para aplicar a política Preservação Digital na Unesp

20 Técnicos: hardware, software, formatos, acesso,... Legais Preservação digital Principais desafios Institucionais: inserir a PD nos objetivos da instituição; envolver profissionais de diversas áreas que necessitam entender os aspectos e os processos; Capacitação Consolidar a Preservação Digital como valor da cultura organizacional Participação dos usuários é fundamental Garantir a Autenticidade credibilidade da instituição Estabelecer parcerias pode encurtar os caminhos

21 Preservação digital: aspectos e um modelo de gestão para as instituições Obrigado José Carlos Abbud Grácio - Unesp gracio@marilia.unesp.br GRÁCIO, J. C. A. Preservação digital na gestão da informação: um modelo processual para as instituições de ensino superior. São Paulo: Cultura Acadêmica, p. Disponível em: