Assessoria de Planejamento Departamento de Tecnologia da Informação DTI. Dezembro/2012

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Manoel Arruda Delgado
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1 Assessoria de Planejamento Departamento de Tecnologia da Informação DTI Dezembro/2012

2 Histórico 2009: Recomendação da CGU para melhoria da gestão administrativa na UNIFESP. Junho/2009: Contratada consultoria para desenhado de 11 processos críticos da área administrativa Metodologia proprietária: Projeto de Mudança Organizacional (PMO) Junho/2010: Implantado o primeiro módulo do sistema Planejamento orçamentário Várias melhorias puderam ser realizadas em diversos sistemas Graduação começa a mapear os processos

3 Histórico 2011: Descontinuidade no trabalho Agosto/2011: Solicitação do Pró-Reitor de Administração para que o DTI retomasse o trabalho de mapeamento de processos Final de 2011: Dois servidores alocados no DTI para continuar o trabalho: Wagner Bastos e Pedro Canassa (subordinados à Assessoria de Planejamento do DTI)

4 Histórico Novembro/2011: Primeiro curso de capacitação: Analista de processos, ministrado por instrutor externo. 1º Semestre/2012: Dois projetos pilotos dentro do DTI: Setor de contratações de TI e Central de Serviços de TI Início do mapeamento da cadeia de valor da UNIFESP (10% realizado) Construção de Termo de referência para licitação do mapeamento dos processos da área financeira 2º semestre/2012: Segunda turma do curso de Analista de processos, agora ministrado pelos dois servidores alocados no DTI, apresentando os conceitos básicos de análise e mapeamento de processos. Construção de Termo de referência para mapeamento de processos de toda a UNIFESP

5 Cenário da UNIFESP Instituição cresceu exponencialmente Ausência de processos definidos Número reduzido de servidores Necessidade da descentralização gerencial e operacional Falta de capacitação e manual de processos, legislação e regras de negócio Falta de padronização (cada campi faz diferente) Falta de integração das áreas Falta a visão do cliente final (sem a preocupação com a outra área) Ausência do responsável pelo processo Necessidade de melhoria dos novos sistemas a serem implantados

6 Cenário da UNIFESP Culpado? Será sempre o DTI porque o sistema não funciona ou não atende... Mas será que realmente o problema é apenas dos sistemas?

7 Outras realidades Hospital Universitário (HU), desde 2000 Motivação: Acreditação ONA nível 2 Escritório de Qualidade 6 colaboradores exclusivos Quase concluído o mapeamento dos processos do tipo AS-IS UFSCAR (projeto sistema RH-IFES nacional) HCPA (sistema AGHU) UNB UNIPAMPA UFSC IFES UFMG UNIFESP: Necessário no mínimo 15 anos para realizar a atividade de mapeamento dos processos da instituição com 2 pessoas, sem considerar a melhoria destes processos

8 Na pauta de discussão... As 3 chapas a Reitoria da UNIFESP abordaram o assunto em questão... Aumentar a agilidade dos processos administrativos Integrar os processos administrativos e acadêmicos Incorporar a educação permanente como estratégia de aperfeiçoamento institucional da gestão e dos processos de trabalho Reconhecimento da melhoria dos processos pelos órgãos de controle Criação de escritório de processos Diminuição das pastas de processos tornando-os eletrônicos

9 Chapa eleita... Programa UNIFESP Plural e Democrática: Melhor capacidade de gestão financeira e investimento com transparência Necessidade de capacidade de execução de projetos, de elaboração de orçamentos, de obtenção de licenciamentos, de formulação de termos de referência adequados e de condução de processos licitatórios em tempo hábil Reforçar setores com profissionais qualificados na preparação de processos de compra e licitação integrado com as áreas de orçamento, pessoal, planejamento e infraestrutura. Desenvolver soluções próprias para criar uma memória dos procedimentos Agilizar os trâmites formais, evitando começar do zero

10 Proposta Implantação e oficialização do Escritório de Processos da UNIFESP Contratação de apoio externo

11 Contratação de apoio externo Agilizar e continuar o trabalho de mapeamento dos processos da área administrativa e da área de recursos humanos Iniciar o trabalho de mapeamento dos processos da área acadêmica, área-fim da instituição Análise de aderência dos processos da UNIFESP em relação ao novo sistema SIG/UFRN (em negociação). Solução utilizada em 27 instituições, entre estas a CGU, o MJ e MPOG, além de 17 IFES. Preparada para apoiar a descentralização orçamentária. Integrada com os sistemas estruturantes do Governo Federal. Sistema "multi-campi", customizável, 100% web. Fluxo eletrônico dos documentos diminuindo as pastas de processos e módulo para GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

12 Contratação de apoio externo Estruturar o Escritório de processos UNIFESP: Responsável por planejar e gerenciar as atividades de mapeamento e melhoria dos processos (administrativos e acadêmicos) da UNIFESP, apoiando na definição de políticas, padronização e regras de negócios, além de implementar a base de conhecimento de processos institucionais para apoio na implantação de soluções de TI, como também a apoiar na implementação da Gestão por Processos no ambiente corporativo.

13 Contratação de apoio externo Excelência dos processos Best practices (com as melhores práticas do mercado) Primeiro contratação seguindo os padrões estabelecidos pelo governo federal normatizados no Gespública e no padrão BPMN, especificação própria para modelagem de Processo de Negócio e que agiliza no processo de integração e modelagem dos sistemas.

14 Benefícios Apoiar na melhoria da qualidade e na entrega de sistemas com reduções de até 70% de possíveis futuras alterações nos softwares quando é realizado a correta otimização dos processos A melhoria da eficiência e eficácia operacional administrativa e da economicidade dos gastos públicos Atender as normativas dos órgãos de controle e da legislação a fim de diminuir o número de inconformidades encontradas nos relatórios de auditoria Ter a documentação dos processos, envolvendo política, regras de negócio, procedimentos, instruções de trabalho e check lists Reduzir a perda de conhecimento do negócio

15 Benefícios Melhorar a qualidade dos serviços e melhorias no processo Dar agilidade para a tomada de decisões sobre os processos Facilitar a automação dos processos com simplificação na operação dos processos da UNIFESP, eliminação de digitação / redigitação, trânsito de papel (digitalização), bem como da substituição de atividades burocráticas, por sistematizadas Aumentar o desempenho do processo (Book de Metas, Indicadores e Métricas para medição do desempenho dos processos) Mitigar risco operacional

16 Benefícios Melhorar as competências necessárias das pessoas envolvidas com os processos Visão única de todos os processos da instituição (Mapa de Processos) Integração com o planejamento e a estratégia da UNIFESP Definição clara da responsabilidade dos papeis e dos cargos Melhoria da relação da UNIFESP, entre áreas internas e órgãos externos e principalmente o CIDADÃO com a implantação da Carta de Serviços ao cidadão integrada ao Mapa de Processos

17 Cadeia de Valor x Áreas Internas Suporte Negócio Ensino Graduação Apoio Ensino Aluno Patrimônio Contratos Importação Pesquisa Ensino Pós-Graduação Cadastro Administrativo Ensino Tecnologia Ensino da Informação Infra-estrutura Ensino Compras Extensão Ensino Extensão Almoxarifado Auditoria DGO/Contábil Financeiro Protocolo DTI Engenharia Recursos Ensino Humanos Recursos Humanos Planejamento Ensinoe Gestão

18 Serviços Gestão de Processos de Negócio Item Serviços 1 Cadeia de Valor Agregado ou Mapa de Negócio 2 Criação da Carta de Serviço a partir da Cadeia de Valor 3 Diagrama da Situação Atual 4 Diagrama da Situação Futura 5 Criação de Modelo de Excelência de Processo Organizacional 6 Realização da análise de aderência de cada processo ao ERP (Sistema SIG/UFRN) 7 Estruturação do Centro de Competências em Gestão de Processos (Escritório de Processos) 8 Manutenção / Gestão do Centro de Competências em Gestão de Processos (Escritório de Processos)

19 Metas 2013: Implantação do Escritório de processos e da Cadeia de Valor 2013/2014: Mapeamento dos processos no DRH e departamentos administrativos 2014/2016: Mapeamento dos processos das Pró-Reitorias acadêmicas Sequência das áreas: mesmo roteiro da futura implantação do sistema SIG/UFRN

20 OBRIGADO! Fábio Magalhães Assessor de Planejamento Departamento de Tecnologia da Informação DTI

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