GED OFICINA GED ECM PAPERLESS BUSINESS

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1 OFICINA DE GED 1 Gerenciamento Eletrônico de Documentos Especialização PMP em GED OFICINA GED ECM PAPERLESS BUSINESS Melhor Prática - Fundamentação

2 Project Management for Paperless Business PMP for GED Estrutura do PMBOK do PMI 2 Seção I Conceitos sobre: PMBOK e Gestão de Projetos Seção II Ciclo de Vida do Projeto e Tipos de Estruturas Organizacionais Seção III Áreas de Conhecimento em Gestão de Projetos 1. Áreas do Conhecimento = Integração 1.2. Escopo 1.3. Prazo 1.4. Custo 1.5. Qualidade 1.6. Recursos Humanos 1.7. Comunicação 1.8. Riscos 1.9. Aquisições 2. Grupos de Processos = Iniciação 2.2. Planejamento 2.3. Execução 2.4. Monitoramento e Controle 2.5. Encerramento 3. Processos = 42 2

3 OFICINA DE GED 3 Gerenciamento Eletrônico de Documentos Especialização PMP em GED OFICINA GED ECM PAPERLESS BUSINESS Histórico da Metodologia

4 Project Management for Paperless Business Conceito Para GED CONARQ - earq ETAPA: PRÉ GED METODOLOGIA 4 PMP for GED PMI Melhores Práticas Gestão de Projetos Especialista em Gestão de Projetos Para Tratamento dos documentos Digitais Digitalizados Virtuais. Instituto UniLogos Metodologia Projeto de GED + - 4

5 Project Management for Paperless Business PMP for GED 10 - Áreas do Conhecimento de Projetos em GED 8 Gerenciamento de Escopo Gerenciamento de Tempo Gerenciamento de Custos Gerenciamento de Qualidade Nunca termina Gerenciamento de Integração do Projeto Gerenciamento de Eletrônico de Documentos Paperless Business Gerenciamento de Recursos Humanos Gerenciamento de Comunicações Gerenciamento de Riscos Gerenciamento de Aquisições 5

6 Project Management for Paperless Business PMP for GED Projeto de GED - Significado Legenda 11 PMBOA Project Management Body of Archive IU Instituto UniLogos PMP for GED Project Management Professional para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos PMO / CDI Project Management Office / Centro de Documentação e Informação ISAD(G) - Norma geral internacional de descrição arquivística ISO - International Organization for Standardization ICA - International Council on Archives CONARQ Conselho Nacional de Arquivos Arquivo Nacional Documento Documento Digital 6

7 Project Management for Paperless Business PMP for GED Estrutura do PMBOA do Instituto UniLogos 12 Seção I Conceitos sobre: Arquivo, Documento Informação e Conhecimento Seção II Ciclo de Vida do Documento e Tipos Documentais: Funcionais e Atividades Seção III Áreas de Conhecimento em Gestão de Projetos de Arquivísticos 1. Plano de Classificação = Áreas do Conhecimento = 10 Objeto documental por assunto: 1.1. Integração 1.2. Escopo 1.3. Prazo 1.4. Custo 1.5. Qualidade 1.6. Recursos Humanos 1.7. Comunicação 1.8. Riscos 1.9. Aquisições Documentação e Informação 2. Plano de Classificação = Atividades / Assuntos = 5 Classe documental por atividade / Grupos de Assuntos 2.1. Iniciação 2.2. Planejamento 2.3. Execução 2.4. Monitoramento e Controle 2.5. Encerramento 3. Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade / Processos / Ação / Tipo Funcionalidade = Tipo documental ao metadados 7

8 Gestão de Projetos 10 Passos para implantação do Projeto de GED 13 Primeiro Passo: Planejamento Levantamento,Diagnostico e o Plano de Ação Segundo Passo: Aplique a Política e Diretrizes de Gestão dos Documentos, Informações e Conhecimento Terceiro Passo: Siga o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Quarto passo: Forme equipes diversificadas: Disciplinar, Cultural, Departamental e Organizacionalmente. Contrate profissionais habilitados e testados pelo mercado Quinto passo: Respeite, observe e siga a legislação local, nacional e ou internacional Sexto passo: Aplique a tecnologia com sabedoria, ou seja, a tecnologia é ferramenta exige estudo e prova de conceito. Muitas coisas precedem a tecnologia, começando pelo método, técnica, legislação, acesso, organização e ética Sétimo Passo: Mantenha seu arquivo vivo. Não existe Arquivo de Morto. Pode ser o maior e o seu melhor banco de dados Oitavo passo: Não confunda conceitos: ERP GED ECM BPM SIGAD Nono passo: Conheça profundamente o perfil do seu usuário e cliente quanto as: Necessidades, acesso, sigilo, nível hierárquico, atividades, ~tipos documentais etc. Décimo passo: Invista em pessoas. Planeje, analise, meça, defina, documente e implemente o Projeto. Busque a ética e as melhores práticas. 8

9 OFICINA DE GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos Especialização PMP em GED OFICINA GED ECM PAPERLESS BUSINESS Primeiro passo: Planejamento Levantamento, Diagnostico e o Plano de Ação 20

10 Matriz de Projeto Informacional Plano de Ação to Problema/ Oportunidade Project Management for Paperless Business PMP for GED Componentes do Projeto t = tempo Estratégia = Meio t1 Objetivo = Fim 10 Investimento ( 1 vez ) Custeio ( repetitivo ) Definição do Público-alvo Análise da Situação Recursos: Humanos Financeiros Materiais Normativos Políticos Valor Agregado

11 OFICINA DE GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos Especialização PMP em GED OFICINA GED ECM PAPERLESS BUSINESS 11 Segundo passo: Política e Diretrizes de Gestão dos Documentos, Informações e Conhecimento Não seremos limitados pela informação que temos. Seremos limitados por nossa habilidade de processar esta informação. (Peter Drucker)

12 Project Management for Paperless Business 12 PMP for GED Segundo passo: Política e Diretrizes de Gestão dos Documentos, Informações e Conhecimento Acessibilidade : Administrativo, Técnico e Normativo Workflow : Estruturado, Não Estruturado Indexação : Gênero, Espécie Funcionalidade : Comunicação, registro, Decisão (parecer e versão ). Escalabilidade : Operacional, Corporativo, Estratégico Armazenamento : Operacional, Setorial e Inativo Temporalidade : TTD, TVD, TRD Mídia : Digital, Analógico

13 OFICINA DE GED 13 Gerenciamento Eletrônico de Documentos Especialização PMP em GED OFICINA GED ECM PAPERLESS BUSINESS Terceiro passo: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade

14 Project Management for Paperless Business PMP for GED Terceiro passo: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Mídia & Suporte TLD Legal Atualização TAD Validação TVD TMS TRD Responsabilidade Tecnologia + Metodologia = GED MTDI Matriz de Temporalidade de Documentos 14 e Informações

15 Project Management for Paperless Business PMP for GED Terceiro passo: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Fontes Jurisprudência, sumulas etc. 15

16 Project Management for Paperless Business PMP for GED Terceiro passo: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Fontes Jurisprudência, sumulas etc. 16

17 OFICINA DE GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos Especialização PMP em GED OFICINA GED ECM PAPERLESS BUSINESS 40 Quinto passo legislação local, nacional e ou internacional

18 Project Management for Paperless Business PMP for GED Quinto passo legislação local, nacional e ou internacional 18

19 Project Management for Paperless Business PMP for GED Quinto passo legislação local, nacional e ou internacional 19

20 Project Management for Paperless Business PMP for GED Quinto passo legislação local, nacional e ou internacional 20 RESOLUÇÃO CFM 1.821, DE 11 DE JULHO DE 2007 [...] aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes. Artigo 3º. O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil. Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

21 Project Management for Paperless Business PMP for GED Quinto passo legislação local, nacional e ou internacional 21 LEI / 2012 NASCEU MORTA A digitalização é a conversão da fiel imagem de um documento para código digital. O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da ICP - Brasil VETO PRESIDENCIAL Ao regular a produção de efeitos jurídicos dos documentos resultantes do processo de digitalização de forma distinta, os dispositivos ensejariam insegurança jurídica. Por fim, não estão estabelecidos os procedimentos para a reprodução dos documentos resultantes do processo de digitalização, de forma que a extensão de efeitos jurídicos para todos os fins de direito não teria contrapartida de garantia tecnológica ou procedimental que a justificasse

22 OFICINA DE GED 22 Gerenciamento Eletrônico de Documentos Especialização PMP em GED OFICINA GED ECM PAPERLESS BUSINESS Sexto passo: Tecnologia com sabedoria

23 Project Management for Paperless Business PMP for GED Sexto passo: Tecnologia com sabedoria

24 OFICINA DE GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos Especialização PMP em GED OFICINA GED ECM PAPERLESS BUSINESS 50 Sétimo Passo: Mantenha seu arquivo vivo. Não existe Arquivo de Morto.

25 Project Management for Paperless Business PMP for GED Sétimo Passo: Mantenha seu arquivo vivo. Não existe Arquivo de Morto. 25

26 OFICINA DE GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos Especialização PMP em GED OFICINA GED ECM PAPERLESS BUSINESS Oitavo passo: Não confunda conceitos

27 Project Management for Paperless Business PMP for GED Oitavo passo: Não confunda conceitos 27

28 OFICINA DE GED 28 Gerenciamento Eletrônico de Documentos Especialização PMP em GED OFICINA GED ECM PAPERLESS BUSINESS Nono passo: Perfil do usuário e cliente

29 OFICINA DE GED 29 Gerenciamento Eletrônico de Documentos Especialização PMP em GED OFICINA GED ECM PAPERLESS BUSINESS Décimo passo: Invista em pessoas.

30 Modelo de Negócio Paperless Business 60

31 Project Management for Paperless Business Conceito Para GED CONARQ - earq 60 PMI Melhores Práticas Gestão de Projetos PMP for GED Especialista em Gestão de Projetos Para Tratamento dos documentos Digitais Digitalizados Virtuais. Instituto UniLogos Metodologia Projeto de GED + - ETAPA: EXECUÇÃO DO GED TECNOLOGIA

32 32 Termo de Adesão + Declaração de Saúde Proposta Nota Fiscal Comprovante CPF, RG, CNH Manual Certificado METADADO O que é? xx Onde DIRETÓRIO esta?

33 METADADOS: PROPOSTA COMERCIAL TERMO DE ADESÃO N Proposta Data de Emissão Data Validade Tipo da Proposta Nome do Cliente CNPJ 33

34 POLITICA DE GESTÃO DOCUMENTAL 34 Matriz de Classificação Documental: Gênero (Textual, Cartografico, Sonoro,...) Espécie (Ata, Decreto, Contrato, Certidão,...) Tipologia (Contrato Social, Contrato Serviços,...) Assunto (Sigiloso, Ostensivo,...) Forma (Rascunho, Oficial, Copia- Controlada,...) Formato (Dossie, Livro, Ficha, Doc, PDF,...) FAD Ficha de Análise Documental: Indexadores por Processo Indexadores por Atividade Indexadores Universais Indexadores Específicos Indexadores Guarda-Física Indexadores de Temporalidade Descritores Vocabulário Controlado Matriz de Segurança/Acesso

35 METADADOS: PROPOSTA COMERCIAL 35 N Proposta Data Emissão Dt. Validade Tipo Proposta Status Nome do Grupo/Matriz CNPJ Matriz Nome da Empresa/Cliente CNPJ Atividade Economica Principal Região Representante Legal/Contato CPF Nome do Projeto Departamento Gerente do Projeto Equipe Documentos Correlatos Localizador (Prateleira, Caixa, ) Temporalidade Corrente Temporalidade Intermediaria Temporalidade Final Fundamentação Legal Fundamentação Organizacional Gênero Especie Tipologia Assunto Forma Formato INDEXADORES ESPECIFICOS INDEXADORES VINCULANTES INDEXADORES ARQUIVISTICOS

36 PROPOSTA COMERCIAL - TERMO DE ADESÃO 36 N Proposta Data Emissão Dt. Validade Tipo Proposta Status Selecionar Projeto Localizador (Prateleira, Caixa, ) Vincular Temporalidade Vincular Classificação Doc. redução de 30 indexadores para apenas 9 metadados INDEXADORES ESPECIFICOS INDEXADORES VINCULANTES INDEXADORES ARQUIVISTICOS

37 Contatos O VALOR DO CONHECIMENTO É PODER COMPARTILHA-LO Romoaldo Zacarias Gestor de Projetos Documentais e Informacionais - G / PDI Instituto Brasileiro de Gestão do Documento, Informação e do Conhecimento - INBRADIC Fundação UniLogos - GED / ECM / BPM / CDIA / CDIA + Telefone: ou Whatsapp: Skype: Romoaldo.Zacarias 37