COMO EVITAR RISCOS E DAR CONFORMIDADE JURÍDICA À GESTÃO DE DOCUMENTOS. Alexandre Atheniense

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Neuza Alves Lagos
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1 COMO EVITAR RISCOS E DAR CONFORMIDADE JURÍDICA À GESTÃO DE DOCUMENTOS Alexandre Atheniense

2 Contexto Informação Ativo cada vez mais valioso

3 Informação: cada vez mais digital

4 Há uma tendência universal de conversão de arquivos físicos para o formato digital

5 Desastres: a perda de um arquivo da empresa

6 Medo de extravio ou de perda de documentos Maiores equívocos e medos relacionados à conversão do papel para o digitall Dúvida quanto à legalidade dos documentos digitais Dúvida quanto ao tempo de armazenamento de documentos exigido juridicamente Dúvidas sobre a possibilidade do uso de documentos digitais em auditorias internas e

7 Quebrar mitos Como gerir documentos, seja qual for sua origem ou natureza para que a informação esteja em conformidade legal? Como fomentar o uso de documentos digitais em conformidade legal, mitigando os riscos de fraudes e o questionamento sobre as provas de identificação de autoria e integridade da manifestação da vontade?

8 Superar barreiras culturais... O documento digital assinado sem certificado ICP-Brasil: Será aceito como prova? Não deverá ser invalidade ao ser periciado? Poderá formar convencimento dos magistrados?

9 Dúvidas: assinatura eletrônica e assinatura digital Documento digital é aceito? Qual a validade de um documento sem certificado ICP-Brasil?

10 Formadores de opinião Ainda não tiveram maturidade para estudar a validade jurídica dos meios alternativos do uso da assinatura eletrônica sem certificado digital para endossar projetos ecm, bpm, workflow É por isso que são resistentes às mudanças!

11 Os grandes benefícios da substituição do papel pelo digital resolvem os problemas!

12 Ganho em agilidade Compartilhamento rápido e facilidade para localizar documentos

13 Maior segurança da informação e maior confiabilidade

14 Maior integridade da informação

15 Maior disponibilidade (transparência da informação)

16 Aumento da produtividade

17 Economia de gastos com papel, e redução de aluguel ou espaço físico para guarda de documentos Redução de despesas Economia e melhor utilização de recursos humanos Desburocratização; maior controle e rastreabilidade de documentação

18 Podemos destacar alguns dos setores que mais se beneficiariam: Gestão de viagens (Travel & Expenses) RH e Talentos Humanos Engenharia e Suprimentos Financeiro e Contabilidade Administrativo Auditoria TI Jurídico Governança e Compliance

SERÁ QUE É NECESSÁRIO ARMAZENAR TODO ESSE PAPEL? Análise do caso CEMIG. ANTES: 4.

19 SERÁ QUE É NECESSÁRIO ARMAZENAR TODO ESSE PAPEL? Análise do caso CEMIG. ANTES: cartões de crédito corporativos 604 MIL comprovantes gerados ao ano DESPESAS com cópias e impressões CUSTO de mão de obra para triagem GASTO para manutenção de arquivo

20 O DEPOIS : análise do caso CEMIG Redução de 1.3 MILHÕES em gasto com o descarte da documentação física

21 O processo da digitalização Mapeamento dos documentos Divisão e categorização dos documentos Construção de tabela de temporalidade com análise jurídica

22 DOCUMENTOS OU FLUXOS DIGITAIS QUE PODEM SER IMPLANTADOS NAS EMPRESAS EM CONFORMIDADE LEGAL

23 Assinatura digital e eletrônica: caso de sucesso Banco BMG Uso da assinatura eletrônica em documentos digitais (contratos de crédito consignado), com a coleta de dados biométricos a partir de assinaturas gramotétricas em tablets, sem o uso certificados padrão ICP-Brasil

Biometria da Assinatura e Assinatura Digital Assinatura eletrônica e assinatura digital Não é

aéreos Dados Biométricos da Assinatura Assinatura Digital Protege a integridade do documento,

publica diretamente quando a assinatura é gravada Eficácia probatória periciável a qualquer

Foto e Documentos do Assinante, Geolocalização e Carimbo de Tempo O certificado digital

Assinaturas Biométrica compatíveis com o Padrão ISO/IEC 19794-7:2007 padrão para intercambio

24 Biometria da Assinatura e Assinatura Digital Assinatura eletrônica e assinatura digital Não é apenas uma imagem eletrônica, contém rítmo, velocidade, pressão, aceleração e movimentos aéreos Dados Biométricos da Assinatura Assinatura Digital Protege a integridade do documento, tornando visíveis quaisquer alterações Criptografados assimétricamente usando uma chave publica diretamente quando a assinatura é gravada Eficácia probatória periciável a qualquer momento por um períto forense com conhecimentos em assinatura manuscrita Permite a inclusão da Foto e Documentos do Assinante, Geolocalização e Carimbo de Tempo O certificado digital comprova a origem do documento Possui histórico de assinaturas no próprio documento Assinaturas Biométrica compatíveis com o Padrão ISO/IEC :2007 padrão para intercambio de assinaturas biométricos. Documento Padrão PDF/A, pode ser aberto em qualquer leitor PDF compatível (ex.: Acrobat Reader X)

25 Assinatura Biométrica Criptografada com Vínculo do Documento Maior Segurança Proteção da Integridade com o HASH do documento = Private DS Key Public Bio Key Assinatura é criptografada junto ao valor do HASH (resumo) do Documento Assinado. Garantindo que a assinatura pertence aquele documento Copiar e Colar em a assinatura em outro documento torna-se detectável, assim como alterar o documento original Valor do HASH do na assinatura = Valor do HASH do visualização = Public DS Key

26 Verificação Biométrica da Assinatura Verificação em Tempo Real da Assinatura para garantir maior segurança ao processo Verificação Forense da Assinatura (Análise manual com ferramenta) Coletar Assinaturas Criar um Perfil Validar em Tempo Real

27 Metadados 1. Dados Biométricos da Assinatura Rítmo, Velocidade, Pressão Aceleração Movimentos Aéreos 2. Vínculo do Documento com Assinatura (HASH do Documento) 3. Assinatura Digital do Documento (Certificado) 4. Carimbo de Tempo 5. Geolocalização 6. Foto do Usuário 7. Documentos do Usuário 8. Validação Biométrica em Tempo Real 9. Trilha de Auditoria do Processo de Assinatura do Documento 10.Trilha de Auditoria do Processo de Validação Biométrica

28 Conclusão: uma empresa sem papel, mais eficiente e em conformidade jurídica!

29 GOVERNANÇA DIGITAL PARA ÁREA JURÍDICA Os problemas jurídicos do mundo digital Alexandre Atheniense

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