MANUAL DE TREINAMENTO SPED-ECF

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1 MANUAL DE TREINAMENTO SPED-ECF

2 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Essas alterações também podem ocorrer de acordo com as possíveis modificações realizadas pela RFB através do projeto SPED-ECF. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso e referência para a geração da Escrituração Contábil Fiscal através do sistema da GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

3 Sumário 71. Apresentação O que é o SPED? Legislação Pessoas jurídicas obrigadas a entregar a ECF Como funciona? Prazos para Apresentação dos Livros Digitais Visão geral do processo de geração, importação, validação, assinatura e transmissão da SPED-ECF Pré-requisitos Procedimentos Fechamento contábil do Exercício Conferência e validação do fechamento contábil Validação de saldos contas x Centro de custo Plano de contas Referencial e Mapeamento de contas referenciais Definição dos demonstrativos Aquisição e instalação do Certificado Digital Sistemas Instalação do PVA e Receitanet Versão Mínima GvContábil Versão mínima dos módulos envolvidos Cadastro e Geração do SPED-ECF Instalação e configuração do Serviço de Geração do SPED Cadastro e permissões nas rotinas usadas no SPED GvContábil Importação do plano de contas referencial Cadastro do modelo de referência Vínculo de contas contábeis x contas referenciais Conferência dos vínculos Cadastro de modelos de demonstrativo (Balanço e DRE) Cadastro Livro Digital GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

4 3.8.1 Cadastro Geral Unidades Natureza Demonstrações e Notas explicativas Signatários ECF Configurações Informações gerais ECF Configurações Informações econômicas ECF Configurações Discriminação das receitas Revisão dos dados cadastrais da unidade Geração do arquivo SPED Importação, validação e transmissão do arquivo Ecossistema ECF Visão geral do ecossistema SPED-ECF Pré-requisitos e Conferências GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

5 Apresentação Este manual contém instruções para a utilização da ferramenta de extração de dados desenvolvida pela GVDASA, a qual tem como único objetivo a extração, propriamente dita, dos dados cadastrados no sistema, não sendo planejada para gerenciamento de informações do SPED-ECF As consistências programadas na ferramenta em questão referem-se à obrigatoriedade ou não das informações (ex.: campos obrigatórios, condicionais e/ou optativos). A ferramenta, nomeada Gerador SPED-ECF/2017, foi atualizada conforme os leiautes de migração de dados, versão Leiaute 3, de maio de 2017 (a partir do ano-calendário 2016) do SPED-ECF, disponível em que irá gerar arquivo(s) para enviar à RFB. Dúvidas em relação ao preenchimento dos campos do SPED-ECF devem ser esclarecidas diretamente na RFB, ou acessar sped.rfb.gov.br GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

6 1. Apresentação Este manual contém instruções para a utilização da rotina Geração do SPED - ECF, sendo baseado no leiaute 3, de maio de Este tópico de apresentação traz informações de forma resumida baseadas no Capítulo 1 Informações Gerais do Manual de Orientação da ECF, de maio de Informações complementares deverão ser consultadas no próprio manual da RFB, assim como atualizações que venham a ocorrer após a disponibilização deste manual. Informações atualizadas, assim como o manual do programa, arquivos para validar e assinar a Escrituração Contábil Digital podem ser encontrados diretamente no site da Receita Federal do Brasil, através do link O que é o SPED? É um Instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) substituiu a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), a partir do ano-calendário 2014, com entrega prevista para o último dia útil do mês de junho do ano posterior ao do período da escrituração no ambiente do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Portanto, a DIPJ está extinta a partir do ano-calendário Legislação Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, e alterações posteriores Instituiu o Sistema Público de Escrituração Digital SPED. Instrução Normativa RFB nº 1.420, de 19 de dezembro de 2013, e alterações posteriores Dispõe sobre a Escrituração Contábil Digital (ECD). Instrução Normativa RFB nº 1.422, de 19 de dezembro de 2013, e alterações posteriores Dispõe sobre a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

7 Ato Declaratório Executivo Cofis nº 30, de 03 de maio de 2017 Dispõe sobre o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) Pessoas jurídicas obrigadas a entregar a ECF São obrigadas ao preenchimento da ECF todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, sejam elas tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido, exceto: I - As pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006; II - Os órgãos públicos, as autarquias e as fundações públicas; III - As pessoas jurídicas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário. Uma das inovações da ECF corresponde, para as empresas obrigadas à entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD), à utilização dos saldos e contas da ECD para preenchimento inicial da ECF. Ademais, a ECF também recuperará os saldos finais das ECF anterior, a partir do ano-calendário Na ECF haverá o preenchimento e controle, por meio de validações, das partes A e B do Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-lalur) e do Livro Eletrônico de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (e-lacs). Todos os saldos informados nesses livros também serão controlados e, no caso da parte B, haverá o abatimento de saldos de um ano para outro Como funciona? A partir do sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital no formato especificado no anexo único da Instrução Normativa RFB nº 787/07. Devido às peculiaridades das diversas legislações que tratam da matéria, este arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Fiscal ECF, ou Escrituração Fiscal em forma eletrônica. Este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador PVA fornecido pelo Sped GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

8 Faça o download do PVA e do Receitanet e instale-os em um computador ligado à internet. Por meio do PVA do Sped Fiscal, pode ser escolhido se deseja realizar a importação e recuperação dos blocos do arquivo ECD somados à importação do arquivo ECF, ou se deseja apenas realizar a importação e validação do arquivo ECF gerado. A recuperação de dados da ECD é obrigatória para empresas que são obrigadas a entregar a ECD. É possível o preenchimento da ECF no próprio programa gerador da ECF, em virtude da funcionalidade de edição de campos. Dentro do PVA, para realizar a importação e validação do arquivo ECF, devem ser executados os seguintes passos: I Importação do arquivo; II Selecionar blocos para realizar a importação; III Pode ocorrer situação em que o validador solicite escolha se deseja ou não atualizar campos referentes a transportes; 2016 GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

9 IV Pode ocorrer situação em que o validador solicite escolha se deseja ou não visualizar o relatório de visualização de linhas desprezadas na importação de arquivo; V Deve ser escolhido se deseja ou não realizar a recuperação dos blocos do arquivo ECD. O arquivo da ECD não é importado para a ECF e sim recuperado. Primeiramente, deve ser criada uma ECF no próprio programa ou deve ser importado um arquivo da ECF, para, aí sim, recuperar o arquivo da ECD (recuperação de contas, saldos e mapeamento, caso tenha sido realizado na ECD). A ECD recuperada deve estar validada, assinada e transmitida; VI Deve ser escolhido se deseja ou não realizar a importação e recuperação dos blocos do arquivo da ECF anterior; 2016 GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

10 VI Validação das regras de negócio do arquivo conforme leiaute 2 disponibilizado pela RFB; Após a validação do arquivo, e caso nenhum erro seja apresentado, o validador permite que seja realizada a geração concretizada deste arquivo para entrega, a assinatura e posterior transmissão. A assinatura digital do livro dar-se-á pela(s) pessoa(s) que têm poderes para assinar, de acordo com os registros da Receita Federal, Junta Comercial (se houver) e pelo Contabilista. Concluída a transmissão, será fornecido um recibo. Imprima-o, pois ele contém informações importantes para a prática de atos posteriores. Ao receber a ECF, o Sped extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura e Termo de Encerramento) e o disponibiliza para a Junta Comercial competente. Na atual estrutura, cabe à Junta Comercial buscar o resumo no ambiente Sped. Enquanto ela não adota tal providência, ao consultar a situação, a resposta obtida será "o livro digital foi recebido pelo Sped Fiscal, porém ainda não foi encaminhado para a Junta Comercial". Verifique na Junta Comercial de sua jurisdição como fazer o pagamento do preço para autenticação. Recebido o pagamento, a Junta Comercial analisará o requerimento e o Livro Digital. O PVA tem ainda as funcionalidades de visualização da escrituração e de geração e recuperação de backup. Autenticada a escrituração, adote as medidas necessárias para evitar a deterioração, extravio ou destruição do livro digital. Ele é composto por dois arquivos principais: o do livro digital e o de autenticação (extensão aut). Faça, também, cópia do arquivo do requerimento (extensão rqr) e do recibo de entrega (extensão rec). Todos os arquivos têm o mesmo nome, variando apenas a extensão GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

11 1.5. Prazos para Apresentação dos Livros Digitais Para as situações normais, a data-limite de entrega é até o último dia útil do mês de julho do ano subsequente ao ano-calendário a que se refira a escrituração. Para as situações especiais (cisão, fusão, incorporação ou extinção): I Se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de janeiro a abril, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês de julho do ano da escrituração. II Se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de maio a dezembro, a data-limite de entrega é o último dia útil do 3º (terceiro) mês subsequente ao do evento GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

12 1.6. Visão geral do processo de geração, importação, validação, assinatura e transmissão da SPED-ECF A seguir uma visão sistêmica de todo o processo para a entrega da declaração à RFB, que está detalhada nos demais capítulos deste manual. 2. Pré-requisitos A seguir serão apresentados os pré-requisitos necessários para a geração do arquivo SPED-ECF. Os pré-requisitos estão divididos em 2 grupos; o primeiro grupo relacionado aos procedimentos e o segundo grupo relacionado aos sistemas (GVdasa e RFB) GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

13 2.1 Procedimentos Fechamento contábil do Exercício É necessária a transferência de resultados (zeramento das contas de resultado e apuração do lucro) para a geração da SPED-ECF visando o fechamento do exercício. Para esse procedimento, deve-se utilizar a rotina de Transferência de Resultados, selecionando o grupo de contas que se refere às contas de resultado e que devem ter o seu zeramento realizado no final do exercício. Após selecionar as contas, deve-se selecionar o período (último mês do exercício correspondente), assim como deve-se selecionar o histórico que será gravado nos lançamentos de transferência. Caso o histórico não esteja visível para seleção, deve-se cadastrá-lo na rotina de Cadastro de histórico. Ao clicar no botão Processar zeramento das contas, será realizada uma conferência nos dados do período selecionado. Essa verificação foi implementada nesta versão, pois observou-se em anos anteriores ocorrência de diversas inconsistências que têm origem em lançamentos GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

14 Validando lançamentos contábeis: Verifica possíveis inconsistências nos lançamentos contábeis, como: valores negativos, lançamentos zerados, lançamentos sem histórico. Validando centro de custos nos lançamentos: é realizada a verificação de existência, quando necessário de centro de custo, bem como de diferenças entre valor do lançamento e do centro de custo. Validando saldos das contas contábeis: é realizada uma validação entre o valor dos lançamentos e o consolidado (saldo da conta). Validando conteúdo das capas: é realizada uma verificação com relação às datas das capas. Essas validações também foram implementadas no fechamento de período mensal, é uma ação de antecipação das possíveis inconsistências. Caso seja encontrado algum problema, será emitido um log com a inconformidade e com atributos onde será possível localizar o lançamento e/ou conta em questão. Enquanto esses problemas não forem sanados, não será possível prosseguir. Após processar o zeramento, o sistema irá apresentar o resultado do exercício (Déficit ou Superávit), e será solicitada a seleção da conta para onde os resultados serão transferidos GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

15 Após esse processamento, será criada uma capa/lote com os lançamentos que foram originados desta operação Conferência e validação do fechamento contábil Ao concluir a transferência de resultados, é fundamental proceder a conferência nos valores transferidos, nos saldos das contas, bem como nos demonstrativos contábeis (Balanço Patrimonial e DRE). O mesmo processo de conferência usual para a impressão do livro razão/diário deve ser adotado para a geração do SPED-ECF Validação de saldos contas x Centro de custo Apesar de na transferência de resultados já ser realizada uma validação, essa validação contempla somente o mês selecionado. É fundamental realizar a 2016 GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

16 conferência em todo o exercício. Esta validação pode ser realizada de duas formas: a) Consulta Inconsistência Centro de Custo: esta é uma ferramenta existente no sistema já de outras versões e auxilia na verificação de inconsistências de lançamentos no período desejado. a. Dt Lancto Inicial: Deve ser informada a data iniciar do período de pesquisa. b. Dt lancto Final: Deve ser informada a data final do período de pesquisa. c. Ordenar resultado por: (Data, Valor, Número de lançamento) especifica a ordem de exibição dos resultados. d. Apresentar Resultado em Ordem: Conforme a seleção do campo Ordenar resultado por, este será apresentado na ordem Crescente ou Decrescente. e. Pesquisar: i. Contas sem Centro de custo: Busca todos os lançamentos do período selecionado cuja conta tenha exigência de Centro de custo (Vínculo de conta x Centro de custo) mas que não possuam lançamento(s) de centro de custo GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

17 ii. Contas com Valor diferente no Centro de custo: Busca todos os lançamentos do período selecionado cuja conta tenha diferença entre o valor do lançamento contábil e o valor informado no centro de custo, do período selecionado. iii. Lançamentos com divergência no vínculo de centro de custo: Busca todos lançamentos do período selecionado que possuam alguma divergência no vínculo com o centro de custo. f. Filtrar pela unidade logada: Quando marcado realiza a filtragem pela unidade que o usuário está logado, se não por todas as unidades. g. Procurar: Realiza a busca de registro conforme as opções escolhidas. h. Botão de Impressão : Realiza a impressão do resultado da busca. i. Botão Excluir : Habilitado somente quando pesquisado por Lançamentos com divergência no vínculo de centro de custo, neste caso realiza a exclusão do lançamento selecionado. j. Botão Corrigir : Possibilita a correção (informar centros de custo) no registro selecionado. b) Abrir e fechar período: A validação fora implementada no fechamento dos períodos contábeis. Caso se deseje executar esta validação, então deve-se primeiramente, abrir o período contábil e salvar. Após, deve-se fechar o período contábil e salvar. Ao proceder esta operação a mesma validação citada no item Fechamento contábil do Exercício é executada. Caso seja encontrada alguma inconsistência, será exibido um log possibilitando a identificação para correção manual do registro inconsistente e impedindo o fechamento do período contábil até a correção das inconsistências apresentadas GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

18 2.1.4 Plano de contas Referencial e Mapeamento de contas referenciais Apesar de ser facultativo, recomenda-se a utilização do plano referencial, pois isso facilitará a recuperação dos dados da ECD na ECF. Recomenda-se, por questões de agilidade, já ter ciência deste vínculo, bem como das referências entre o plano de contas que é utilizado pela instituição e o plano de contas referencial disponibilizado pela RFB. A questão do vínculo será tratada no item Vínculo de contas contábeis x Contas Referenciais Definição dos demonstrativos Antes de iniciar o preenchimento da declaração ECF, é necessário, a fim de agilizar o preenchimento no sistema, já ter claro o demonstrativo que será fornecido à RFB na Escrituração Contábil Digital. Tanto o Balanço Patrimonial como o Demonstrativo do Resultado do Exercício são passíveis de serem gerados a partir do plano de contas utilizado nas 2016 GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

19 instituições selecionando um determinado nível. Mesmo assim, é possível criar uma estrutura completamente diferente do plano de contas. Essa estrutura já deverá estar definida, bem como a relação/mapeamento das contas que compõe o saldo desses demonstrativos. A configuração de demonstrativos no sistema será trabalhada neste Manual no item Cadastro de modelos de demonstrativo (Balanço e DRE) e Demonstrações e Notas explicativas Aquisição e instalação do Certificado Digital Para a assinatura dos livros faz-se necessária a utilização dos certificados digitais e-pf ou e-cpf, com segurança mínima do tipo A3. A declaração deve ser assinada pelo contador e pelo responsável legal da instituição. Não podem ser utilizados os certificados de pessoa jurídica e-cnpj ou e-pj. A aquisição deste certificado, bem como a instalação e/ou suporte do mesmo, é de responsabilidade da instituição, assim como da empresa que forneceu o certificado digital. Deve-se observar o prazo, pois este certificado em média demora cerca de 5 dias úteis para ser liberado, o que pode impactar na entrega desta declaração. Sem este cerificado não é possível assinar a escrituração SPED-ECF, impossibilitando o envio. Maiores informações sobre este assunto devem ser verificadas junto à RFB ou no Manual disponibilizado, no item 1.13 Assinatura do Livro Digital. 2.2 Sistemas Instalação do PVA e Receitanet A Receita Federal disponibiliza um site especifico para o programa SPED. Nesse site é possível encontrar as orientações necessárias para a instalação do PVA e do Receitanet (necessário para transmissão). Downloads, notícias e manuais sobre o programa SPED podem ser encontrados sempre atualizados em sped.rfb.gov.br Versão Mínima GvContábil A geração do SPED-ECF 2017, leiaute 7, está disponível a partir da versão do GvContábil. Além do GvContábil, caso não deseje atualizar o 2016 GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

20 GVCollege, faz-necessária a atualização do Serviço de geração do SPED (ECD_GeradorSped.EXE, versão mínima ) Versão mínima dos módulos envolvidos 3. Cadastro e Geração do SPED-ECF 3.1 Instalação e configuração do Serviço de Geração do SPED O item de configuração responsável pela gravação do arquivo SPED, montagem do arquivo, é um serviço que deve ser instalado na infraestrutura do cliente e deverá ter comunicação entre as estações de trabalho que irão trabalhar na geração do SPED, bem como o SGBD do GvContábil. Pode-se inclusive instalar esse serviço na estação de trabalho do contador ou mesmo no servidor. É importante liberar o acesso no firewall, na porta Após a atualização da versão, conforme descrito anteriormente, deve-se proceder a instalação do serviço de geração do SPED ECD_GeradorSPED.exe. Para realizar essa instalação, deve-se: a) Acessar o prompt de comando como administrador, na estação de trabalho e/ou servidor em que se deseja instalar o serviço GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

21 b) Ir até a pasta onde se encontra o executável ECD_GeradorSped.exe. c) Executar o comando: ECD_GeradorSped.exe /install. Caso tenha sucesso na instalação, então será exibida uma mensagem que o serviço foi instalado. d) Fechar o prompt de comando. e) Acessar os serviços do Windows (services.msc). f) Localizar o Gerador SPED. g) Se desejar, pode alterar o tipo de Inicialização de Manual (Padrão) para automático, evitando que, caso a estação onde foi instalado o serviço seja desligada, não seja necessário iniciar novamente o serviço. h) Iniciar o serviço Gerador Sped GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

22 Deverão ser atribuídas permissão de leitura e escrita neste serviço, pois ao ser iniciado serão gerados logs, bem como uma pasta que conterá todas as consultas executadas pelo serviço. Após a instalação do serviço de geração do SPED, faz-se necessário configurar os arquivos de parametrização, que serão utilizados para acessar o serviço. Os arquivos.ini, descritos a seguir, deverão estar disponíveis e acessíveis na raiz do diretório do GvContábil. GeradorSPED.INI: Arquivo utilizado para rotear as requisições e a porta de tráfego das informações. Neste arquivo haverá 3 linhas: [Config]: Tag indicando a configuração Porta=8098: Porta utilizada para comunicação Host= : Endereço IP ou nome do host onde está instalado o serviço de geração do SPED. Devem ser verificadas questões de permissão no firewall, porque já ocorreram situações que impossibilitaram a geração, pois a porta 8098 não estava liberada. 3.2 Cadastro e permissões nas rotinas usadas no SPED Serão abordadas aqui rotinas específicas utilizadas para a geração ou manutenção do SPED, outras rotinas que podem ser utilizadas como apoio, fechamento de períodos, lançamentos contábeis, planos de contas, etc. não serão abordadas, mas poderão ser referenciadas. Caso necessitar de maiores esclarecimentos quanto ao uso das rotinas referenciadas, deverá ser consultado o Manual do Sistema Contábil GvContábil A seguir são apresentadas as rotinas que deverão estar cadastradas e com permissões para que seja possível realizar a geração do arquivo SPED-ECF, no âmbito do módulo contábil. Cadastro de Conta Referencial (ECD_CadContaReferencial.dll): Utilizado para realizar a importação do plano de contas Referencial GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

23 Modelo de Referência (ECD_CadModeloReferencia.dll): utilizado para vincular o plano referencial, plano de contas e as unidades que irão utilizar este plano referencial. Cadastro de Modelo de Demonstração (ECD_CadModeloDemonstração.dll): Utilizado para criar os modelos de demonstrativo, que poderão ser importados no livro digital. Cadastro de Livro Digital (ECD_CadLivroDigital.dll): É a rotina responsável por gerar os livros da ECD. 3.3 Importação do plano de contas referencial Após ter escolhido e montado o arquivo do plano referencial, conforme Manual do SPED-ECF, já referenciado no tópico Plano de contas Referencial e Mapeamento de contas referenciais, pode-se então realizar a importação deste plano no módulo de contabilidade. Este arquivo deverá ser no formato texto. Através da Rotina de Importação do Plano referencial ECD_CadContaReferencial.dll, deve-se proceder a importação do plano referencial. Ao acessar a rotina é possível pesquisar pelos planos de contas referenciais já cadastradas. Na aba Plano referencial é utilizada para a importação do arquivo texto, no formato txt ou csv GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

24 Para realizar a importação do Plano referencial deve-se: Iniciar a inserção do registro através do ícone que indica Novo ( ). Selecionar uma opção na lista Entidade mantenedora. É importante destacar que essa é uma lista disponibilizada pela RFB e não faz validação com o conteúdo do arquivo importado, pois essa informação não consta nos arquivos, por esse motivo deve-se ficar atento a essa questão. As entidades mais utilizadas são: o 1 PJ em Geral (L100A + L300A da ECF); o 2 PJ em Geral Lucro Presumido (P100 + P150 da ECF); o 5 Imunes e Isentas em Geral (U100A + U150A da ECF). Observe que a referência que consta na descrição das entidades Mantenedoras são as referências dos planos de contas que devem ser montados, conforme sinalizado no item Plano de contas Referencial e Mapeamento de contas referenciais GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

25 Versão: Indica a versão do Plano de contas. Não deve ser preenchido, pois esta informação deverá ser importada junto com o arquivo do Plano referencial e deve constar na primeira linha do arquivo. (Sped/Fcont/Ambos): Indica para qual declaração o arquivo poderá ser utilizado. Tabela (grid) dos dados do arquivo: o Conta: Código da conta referencial; o Descrição: Descrição da conta referencial; o Início Validade: Indica o início da validade da conta. Essa informação é validada no PVA; o Fim Validade: Indica o período máximo que a conta poderá ser utilizada na declaração; o Tipo: Indica se é sintética ou analítica. o Natureza: Informa a Natureza da conta. o Conta Superior: informa a conta superior da conta selecionada. o Nível: Indica o nível da conta selecionada. Selecione o arquivo a importar: Deverá ser indicado o arquivo a ser importado. Botão Importar : Realiza a importação dos registros constantes no arquivo selecionado. Após a importação, na aba Relacionamento de contas é possível verificar visualmente as contas contábeis do Plano de contas e os vínculos com o Plano referencial. As contas analíticas, que estão sem vínculo, serão destacadas na cor vermelha. As que já possuem vínculos, não serão destacadas GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

26 3.4 Cadastro do modelo de referência Após a importação do plano de contas referencial, deve-se cadastrar um modelo de referência. O modelo de referência é utilizado para indicar o vínculo entre Plano de contas, Plano referencial e quais unidades utilizarão esse plano referencial. Ao acessar a rotina Cadastro de modelo de referência (ECD_CadMaodeloReferencia.dll), em modo de inclusão ou edição, é apresentada a seguinte tela: 2016 GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

27 Descrição: É uma descrição livre utilizada para denominar a relação entre o Plano de contas, Plano de contas referencial e o vínculo entre Unidades; Ativo: define se o registro está ativo, possibilitando o uso do mesmo nas rotinas do sistema; Plano de contas: Serão apresentados os planos de contas contábeis cadastrados/utilizados na base de dados; Plano de contas referencial: Lista com os planos de contas referenciais já importados na base de dados; Unidades disponíveis: São listadas as unidades disponíveis para a seleção/vínculo no modelo. Uma unidade não poderá ser selecionada em mais de um modelo caso este modelo esteja ativo; Unidades selecionadas: corresponde às unidades que farão parte deste modelo de referência GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

28 3.5 Vínculo de contas contábeis x contas referenciais O vínculo entre as contas Plano referencial definido como ativo no modelo de referência e as contas contábeis deve ser realizado via cadastro de contas contábeis. Esse vínculo será factível inclusive para o centro de custos. O vínculo somente é realizado em contas analíticas. Vínculo individual: Ao acessar o cadastro de conta contábil, deve-se: 1) Encontrar a conta contábil analítica que se deseja proceder o vínculo; é possível realizar a navegação expandindo os níveis do plano de contas. 2) Ao encontrar a conta, deve-se editá-la, clicando com o botão direito no registro que que deseja vincular à conta referencial e escolher a opção Editar Conta GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

29 3) No campo Sped estão as informações de vínculo da conta. Para Incluir/Editar/Excluir, deve-se selecionar a opção correspondente. 4) Ao acessar a opção incluir, será exibida a opção de pesquisa do plano referencial GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

30 Conta/Descrição: é possível realizar uma pesquisa entre todas os registros do plano referencial. A pesquisa é realizada sobre as colunas Conta e Descrição da grid, conforme o critério utilizado. Recomenda-se utilizar o critério Contém, pois irá realizar a busca pela parte informada. Opção de pesquisa ( ): Realiza a pesquisa com base no critério informado, atualizando os registros da grid. Registros do plano referencial: Apresenta os registros do plano referencial, ou aos que atendem ao critério de pesquisa. Vincular centro de custo: caso a conta contábil possua centro de custo, serão exibidos os centros de custo vinculados a essa conta, da unidade logada. Para realizar a replicação de centros de custo para todas as unidades, deve-se, no cadastro de conta, assinalar a opção Vincular contas/centros de custo nas outras unidades. Após selecionar o registro da conta referencial e o centro de custo, caso houver, clica-se no OK para proceder o vínculo e retornar ao cadastro de contas. Vínculo de um grupo de analíticas: 2016 GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

31 É possível proceder o vínculo de todas as analíticas que estiverem abaixo de uma determinada conta sintética. Pode ser um facilitador para o vínculo, por exemplo, de contas que estão em um nível que correspondam a um mesmo registro do plano referencial, podemos citar as contas Caixa, contas Banco, Clientes a Receber, etc. Para realizar este vínculo em lote, deve-se selecionar a conta Sintética em que estão as contas analíticas em um nível inferior, e marcar a opção Vincular para contas analíticas na edição da conta. Realizando esse procedimento, apesar de a edição ser realizada da conta sintética, o vínculo será realizado somente nas contas analíticas. Replicando vínculo de centro de custo para todas as unidades É possível, em contas que tenham centro de custo, realizar o vínculo do centro de custo para todas as unidades. Esse vínculo é realizado quando se escolhe a opção Vincular contas/centros de custo nas outras unidades, então, ao editar/incluir um vínculo referencial os centros de custo disponíveis serão os de todas as unidades correspondentes. Deverão ser selecionados os centros de custo que se deseja realizar o vínculo GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

32 3.6 Conferência dos vínculos Para realizar a conferência das contas vinculadas, fora disponibilizado um relatório para listar estes vínculos, bem como a exportação para CSV com a finalidade de ser trabalhado no Excel. O Relatório de conta contábil x conta referencial (CTB_RelContaContabilContaReferencial.dll) apresenta a possibilidade de verificar as contas que estão vinculadas, as contas em que ainda faltam vínculos e também possibilita a impressão de todos os registros. O modelo de relatório poderá ser configurado conforme a necessidade da instituição. O formato que foi configurado é o formato que será impresso/exportado para Excel. Somente serão exportadas as contas analíticas. Contas contábeis já vinculadas: Exibe somente as contas contábeis que já possuem vínculo com conta referencial. Contas contábeis não vinculadas: Contas contábeis que não possuírem vínculo com conta referencial. Todos: Serão exibidos todos os registros, com ou sem vínculo Exibir apenas contas contábeis vinculadas a mais de uma conta referencial: Esta opção está disponível somente quando a opção Contas Contábeis já vinculadas for escolhida e listará somente as contas contábeis que tenham mais de uma conta referencial, balizada pelo centro de custo. 3.7 Cadastro de modelos de demonstrativo (Balanço e DRE) O cadastro destes modelos de demonstração (ECD_CadModeloDemonstracao.dll) possibilita a reutilização da estrutura criada para cada declaração/ano em que foi necessário enviar a escrituração contábil. É possível criar uma estrutura utilizando nível (assim como plano de contas) ou 2016 GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

33 criação de forma livre. Cabe salientar que nesta funcionalidade cadastra-se apenas o modelo da demonstração, possibilitando a importação e configuração de saldo na própria escrituração contábil. Importação via plano (Balanço e DRE) Ao incluir um modelo de demonstração, será exibida a tela a seguir: Descrição: Deverá ser informado o nome que será dado ao modelo que está sendo criado. Tipo de modelo: Deve ser selecionada qual a demonstração que se deseja criar (Balanço Patrimonial / Demonstração de Resultado de Exercício). Ao selecionar o modelo, o usuário será questionado se deseja importar o modelo a partir do plano de contas: Caso a resposta seja afirmativa, então o campo grau será habilitado a fim de que seja selecionado até qual o grau que se deseja realizar a importação GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

34 Tipo de plano de contas: Deverá ser selecionado o plano de contas que será utilizado como base para a criação do modelo e também para o vínculo da conta contábil no item da aglutinação. Grau: Deverá ser selecionado o grau máximo (nível do plano de contas) em que será gerado o modelo. Gerar aglutinações: Executa a ação de geração do modelo de aglutinações a partir do plano de contas, conforme os parâmetros citados. Após a criação dos modelos via plano de contas, é possível realizar edições na estrutura assim como nas contas que foram informadas na estrutura. Essas alterações não serão refletidas nas demonstrações já carregadas/utilizadas nos livros digitais; as edições podem ser realizadas na estrutura criada, no conjunto denominado Itens. Criação manual do modelo Caso se opte pela criação manual da demonstração, ao ser questionado quanto a gerar automaticamente as aglutinações, basta responder que não, e não deverá disparar a ação Gerar Aglutinações. No conjunto denominado Itens, temos as opções de: Incluir: Inclui um novo item. Editar: Edita o item selecionado. Excluir: Exclui o item selecionado. Visualizar: Visualiza o item selecionado. Seta para baixo: Movimenta o item selecionado uma posição para baixo a cada clique. Seta para cima: Movimenta o item selecionado uma posição para cima a cada clique GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

35 Ao incluir/editar ou visualizar um item, será apresentada a seguinte tela: Código aglutinação: Identificação do item no Escrituração Digital. O sistema gera automaticamente desta identificação, em que obedece a seguinte lógica: prefixo: DRE, para o demonstrativo; BAL, para o balanço. Para ambos os tipos de demonstração, o prefixo é sequenciado de forma incremental. Nível: indica o nível do registro no demonstrativo. Ordem: indica a posição sequencial (linha) em que será disponibilizado o registro da demonstração. Descrição: nomenclatura. Tipo Valor: Indica o tipo de registro conforme manual da RFB quanto a cada item da escrituração. Os valores possíveis são estabelecidos no referido manual. Balanço: Ativo: Indica que o registro é referente ao Ativo. Passivo e Patrimônio líquido: Indica que o registro é referente ao Ativo. DRE: Despesa ou redutor do Lucro: Indica que o registro se refere a uma despesa ou redutor do lucro. Receita ou incremento do lucro: Indica que o registro se refere a uma receita ou incremento do lucro. Subtotal ou Total Negativo: Indica que o registro se refere a um totalizador negativo GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

36 Subtotal ou Total Positivo: Indica que o registro se refere a um totalizador positivo. Contas: Corresponde às contas contáveis que deverão ser vinculadas ao registro do demonstrativo. Essa vinculação não é obrigatória, conforme consta no Manual da RFB, registro I052, contudo, caso não foi vinculada, serão geradas advertências ao validar a escrituração. Quanto ao vínculo de contas, deverão ser vinculadas as contas Analíticas. 3.8 Cadastro Livro Digital O Livro Digital (ECD_CadLivroDigital.dll) é a configuração da escrituração propriamente dita. A seguir serão apresentados os tópicos que devem ser configurados bem como a orientação de configuração a fim de possibilitar a geração da escrituração Cadastro Geral Tipo arquivo: ECD: Escrituração Contábil Digital; ECF: Escrituração Contábil Fiscal; FCONT: Para declarações do Fcont GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

37 Situação especial: São apresentados os valores: Normal, Cisão, Fusão, incorporação, Extinção e Transformação. Nome do arquivo: Informação obrigatória para identificação do arquivo gerado Unidades Serão apresentadas todas as unidades da empresa em que se está logado. Deverão ser selecionadas as unidades que deverão fazer parte da escrituração. Ao selecionar as unidades, será realizada uma validação quanto ao plano de contas. O plano de contas deverá ser o mesmo para todas as unidades selecionadas, caso contrário será informado ao usuário e não será possível prosseguir Natureza Nesta aba deverá ser indicada a natureza das contas. Conforme o Manual da Escrituração, as possibilidades são: 2016 GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

38 Natureza: Informação fixa, conforme lista disponibilizada pela RFB e apresentada na tabela anterior. Máscara da conta: Deverá ser informado o início do código estruturado que corresponde à conta indicada. Por exemplo, se informado o valor 2, todas as contas que iniciam com essa numeração terão essa classificação, no exemplo acima, todas serão indicadas como pertencentes às Contas de passivo. Caso houver um nível menor, no caso 2.3, então todas as contas que iniciam com 2 serão do passivo, exceto as que iniciam com 2.3, estas serão classificadas como Patrimônio Líquido. Descrição: Corresponde à descrição, conforme a natureza selecionada. Esta referência é obrigatória para todas as contas. A exclusão de algum grupo de contas irá gerar erros impossibilitando o envio da escrituração Demonstrações e Notas explicativas Na aba demonstrações serão cadastradas as demonstrações (Balanço e DRE), bem como a identificação da demonstração e também as notas explicativas. Demonstrações: 2016 GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

39 As demonstrações deverão ser cadastradas por ano, e obrigatoriamente deverão ter a demonstração para o Balanço Patrimonial e também para o DRE. Importando demonstração a partir do modelo Com o Livro Digital em modo de visualização, o botão Importar ficará habilitado. Ao clicar nesse botão, será exibida a tela para seleção dos modelos de demonstração que estão cadastrados na base de dados, conforme abordado no item Cadastro de modelos de demonstrativo (Balanço e DRE). É permitida somente a seleção de um modelo por vez. Ao avançar, será solicitado o ano que se deseja vincular esta demonstração. Ao concluir o processo, será replicado o modelo selecionado vinculado ao ano informado no livro digital. Após a importação, pode-se realizar ajustes no demonstrativo. Saldos Na importação, os saldos do demonstrativo estarão zerados. Pode-se preencher o saldo correspondente, ou então, em modelo de visualização de demonstrativo, selecionar a opção Calcular saldos 2016 GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

40 Esta funcionalidade irá realizar o cálculo de saldos da demonstração com base nas contas contábeis vinculadas em seus itens. Após calcular os saldos, deve-se excluir as contas contábeis com saldo zerado, clicando no botão Excluir linhas sem saldo. Caso algum já tenha preenchido algum valor, ao realizar o cálculo de saldos, os valores serão atualizados com base nas contas contábeis, no mês de dezembro do referido ano. Esta apuração de saldos somente deverá ser efetuada após já ter sido realizado o encerramento contábil. Replicar A opção replicar permite que seja realizada uma Cópia da demonstração na própria escrituração. Para utilizar essa opção o registro deve estar em modo de edição. Ao clicar no botão replicar, será solicitado o ano de origem e o ano destino. Será realizada uma cópia de todas as demonstrações do ano origem para o ano destino GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

41 Cadastro manual das demonstrações É possível realizar o cadastro manual das demonstrações. Para tal, pode-se acessar a rotina em modo de edição e proceder a inclusão de registros, definir o nível, o valor (se tiver conta contábil vinculada, então poderá ser apurado nos saldos), descrição, DMPL/DLPA (para o DRE) e o tipo de valor. Maiores informações podem ser consultadas no Cadastro de modelos de demonstrativo (Balanço e DRE), que segue o mesmo procedimento Signatários Conforme o Manual da RFB, o contador é um registro obrigatório. Os signatários são quem irão assinar a declaração. É disponibilizada uma tabela de qualificação do signatário, conforme segue: 2016 GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

42 Nesta aba Signatários poderão ser preenchidos diversos registros. É obrigatória a identificação da qualificação do signatário. Para o contabilista, é obrigatório o CRC, sem o preenchimento somente com o número do certificado ECF Configurações Informações gerais Deverão ser configuradas as informações gerais de configuração para a geração da ECF. Nessa aba são relacionadas as informações de enquadramento tributário e averiguação de optantes por regimes de incentivos fiscais GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

43 3.8.7 ECF Configurações Informações econômicas Deverão ser configuradas as informações econômicas para a geração da ECF. Nesta aba deve ser identificada qual conta contábil irá compor o saldo para cada uma das descrições referentes aos itens econômicos do bloco X. Após o usuário selecionar as contas contábeis através da opção, basta clicar no botão Carregar valores para que a coluna Valor seja alimentada com a devida informação. É importante ressaltar que o usuário tem total permissão para realizar qualquer alteração no valor calculado, para atender a sua necessidade, se for o caso ECF Configurações Discriminação das receitas Deverão ser configuradas as informações referentes às receitas da empresa/unidade envolvida no livro digital. Essas informações fazem parte do bloco Y. Devem ser identificadas quais contas contábeis irão compor o valor destinado a receitas de cada um dos CNPJ envolvidos no livro digital. O número de registros que irão ser trabalhados nesta grade de informações está diretamente relacionado à quantidade de unidades selecionadas na aba de seleção de unidades. Basta o usuário selecionar uma linha, clicar no botão 2016 GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

44 Selecionar contas, para configurar quais contas contábeis estão envolvidas no cálculo para as receitas, e após isso, clicar no botão Carregar para carregar o valor destinado às receitas de acordo com a seleção das contas contábeis selecionadas. 3.9 Revisão dos dados cadastrais da unidade É importante uma revisão nos dados cadastrais da unidade. Questões como endereço, CEP, código do IBGE do município e informação do porte da unidade. É importante acessar o cadastro de empresa/unidade, bem como o cadastro de Bairros, Cidades e Estados, a fim de evitar erros na validação do arquivo gerado pelo PVA Geração do arquivo SPED Para gerar o arquivo da escrituração, deve-se selecionar a registro correspondente no cadastro de livro digital. Esse registro deve estar em modo de visualização. Para iniciar a geração, deve-se clicar no botão ECF GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

45 Ao clicar no botão ECF, será realizada uma verificação quanto aos dados cadastrais obrigatórios. Caso houver inconsistência, será exibido no log e o processo não poderá seguir. Caso as verificações forem atendidas, será apresentada uma tela solicitando informações adicionais quanto à geração GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

46 Finalidade escrituração: a geração padrão da escrituração é o formato Original. Para o uso das demais opções, deve-se consultar o Manual da RFB. Código hash para substituição: Caso ocorra a substituição da escrituração auxiliar após transmissão. Situação no início do período: Situação padrão deve ser Normal, as demais devem ser consultadas no manual da ECF. Mês inicial: Mês inicial do livro. Mês final: Mês final do livro. Ano: Ano calendário do livro. Destino: Destino onde será gravada a escrituração. Neste ponto é importante atenção, o caminho de referência é com base no Serviço, deve-se considerar a estrutura em que o serviço de geração SPED está instalado. Número livro: Número do livro que será gerado. Versão: Versão do leiaute (somente consulta). Patrimônio remanescente: Caso exista patrimônio remanescente, deve ser selecionada essa opção e informado o percentual desse patrimônio. Entregou ECD para quem entregou a ECD no período. Gerar blocos (J, K, L, P, U): Para geração dos blocos J, K, L, P e U, conforme configuração realizada na tela anterior ECF Configurações. Registro K155 (Saldos periódico) () Busca saldo dos centros de custo: Considera o centro de custo nos saldos periódicos. Existem pagamentos ou remessas a título de serviços, juros ou dividendos a beneficiários do Brasil e do Exterior? A pessoa jurídica que tiver recebido, durante o ano-calendário, de pessoas físicas ou jurídicas, residentes ou domiciliadas no Brasil ou no exterior, rendimentos relativos a: serviços de assistência técnica, científica, administrativa e semelhantes que impliquem transferência de tecnologia; serviços técnicos e de assistência que não impliquem transferência de tecnologia; juros sobre capital próprio, bem como juros decorrentes de contratos de mútuo entre empresas ligadas e juros decorrentes de contratos de financiamento; dividendos decorrentes de participações em outras empresas, deve preencher este campo com Sim. 4. Importação, validação e transmissão do arquivo 2016 GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

47 Informações em relação à importação, validação e transmissão do arquivo devem ser verificadas diretamente no site da RFB que trata do SPED ( e nos respectivos manuais disponibilizados GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

48 5. Ecossistema ECF 5.1. Visão geral do ecossistema SPED-ECF Pré-requisitos e Conferências A seguir uma visão sistêmica dos pré-requisitos para a geração da ECF, as rotinas que devem ser executadas e conferidas e os relatórios que podem ser utilizados na conferência dos dados quando estão divergentes. Ecossistema ECF Este item tem por finalidade evidenciar os pré-requisitos e artefatos envolvendo todo o ciclo de vida da ECF (Escrituração Contábil Fiscal). Pré-requisitos Este item tem por finalidade evidenciar os pré-requisitos para o ciclo de vida da ECF (Escrituração Contábil Fiscal). Cadastros Pré-requisitos de cadastros. O que deve estar cadastrado para realizar a geração da ECF GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal

49 Básicos Dentre os cadastros necessários para a geração da ECF, existem alguns cadastros básicos que fazem parte das informações padrão do sistema. Estas informações precisam estar atualizadas para que não existam inconsistências entre o esperado pelo validador PVA. Dentre as validações básicas, destacam-se: 1. Informações da empresa/unidade (endereço, CNPJ, inscrição, etc); 2. Cadastro de cidade com código IBGE; 3. Cadastro de país. Períodos Deve ter período cadastrado para todos os meses/ano que forem contemplados entre a data inicial e a data final na geração do arquivo digital. Exemplo: Caso esteja gerando um arquivo para o período 01/2016 a 12/2016, devem ter cadastros de períodos para os meses janeiro do ano de 2016, fevereiro do ano de 2016, março do ano de 2016, abril do ano de 2016, maio do ano de 2016, junho do ano de 2016, julho do ano de 2016, agosto do ano de 2016, setembro do ano de 2016, outubro do ano de 2016, novembro do ano de 2016 e dezembro do ano de Todos esses períodos cadastrados devem estar bloqueados no momento da geração do ECF. Durante o decorrer do exercício contábil, é importante que os períodos sejam fechados, visto que a cada fechamento de período uma série de validações são realizadas para manter a integridade dos registros. Plano referencial Deve ter um plano referencial cadastrado na rotina de cadastro de planos referenciais. O plano referencial deve respeitar o enquadramento tributário (lucro real, lucro presumido, imune/isenta, etc.) da empresa/unidade. O plano referencial deve possuir uma entidade mantenedora GVDASA SPED-ECF Escrituração Contábil Fiscal