ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL

Transcrição

1 CERTIFICAÇÃO DIGITAL Os livros Diário e Razão emitidos de forma eletrônica deverão ser assinados por no mínimo dois signatários: - pelo contabilista legalmente habilitado; - e pela(s) pessoa(s) física(s) que segundo os documentos arquivados na Junta, tiver(em) poderes para tal ato. A pessoa competente para assinar o documento na Junta pode ser diferente daquela que consta como representante legal no CNPJ. CERTIFICAÇÃO DIGITAL - A assinatura deverá ocorrer através de certificado digital e-cpf ou e-pf segurança mínima A3; - O e-cnpj e e-pj, não são aceitos; - Não é aceita a procuração eletrônica emitida pela RFB. - O livro pode ser assinado por procuração, desde que ela seja arquivada na Junta Comercial. O SPED não faz qualquer conferência da assinatura ou dos procuradores. Esta verificação é feita pela Junta Comercial. - O contabilista somente poderá assinar após a assinatura de todos os representantes da empresa listados no registro J Envio do livro digital AUTENTICAÇÃO Envio do resumo do arquivo No caso de PJs inscritas na Junta Comercial, o pagamento do preço do serviço de autenticação deverá ser efetuado previamente à sua solicitação, mediante recolhimento por guia de arrecadação a ser disponibilizada pela Junta Comercial da UF onde a PJ esta inscrita. AUTENTICAÇÃO Geração da DARE - JUCESC 1 - Acessar o site da Secretaria da Fazenda do Estado; 2 - Preencher o campos com os seguintes dados: Tipo de receita: JUCESC Receita: JUCESC - Serviço de Registro do Comércio Classe de Serviço: Autenticação de livros Identificação do contribuinte: Preencher com CNPJ ou CPF Nome/Razão Social: Preencher conforme dados do solicitante DDD/Fone: Preencher conforme dados do solicitante Valor: Por conjunto de até linhas: R$ 57,40. Por conjunto adicional de até linhas: R$ 28,10. ME ou EPP (sem limite de linhas): R$ 11, AUTENTICAÇÃO Após o preenchimento de todos os dados mencionados, confirme a operação clicando no botão "aceitar". A seguinte mensagem irá ser mostrada: O número circulado em vermelho deverá ser informado no sistema SPED como número do comprovante de arrecadação. Este mesmo número também aparecerá na DARE:

2 ANÁLISE DA ECD PELA JUNTA COMERCIAL Recebido o preço, a Junta Comercial analisará o requerimento e a ECD. A análise poderá gerar três situações: - Autenticação do livro; - Indeferimento; - Sob exigência. O Termo de Autenticação deve ser assinado por servidor devidamente habilitado, com certificado digital, de segurança mínima tipo A A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência. Preste atenção! Uma vez autenticado o livro, não será mais possível substituí-lo!!! Os termos de autenticação poderão ser cancelados quando lavrados com erro ou identificado erro de fato que torne imprestável a escrituração. O termo de cancelamento será lavrado em arquivo próprio, quando livro digital, e conterá número do processo administrativo ou judicial que o determinou. Quando o cancelamento for de iniciativa do titular da escrituração e decorrer de erro de fato que a torne imprestável, deverá ser anexado ao processo administrativo, laudo detalhado firmado por dois contadores. Identificado erro material a Junta Comercial enviará ofício ao DREI, solicitando o cancelamento do Termo de Autenticação de livro digital, justificando claramente o motivo para o referido cancelamento. O DREI encaminhará ao gestor do Sped, na RFB, ofício com a solicitação deferida pela Junta Comercial contendo as informações do livro (Nome Empresarial, tipo de livro, nº de ordem e período a que se refere), para providências cabíveis

3 GUARDA DAS INFORMAÇÕES Embora toda a escrituração esteja na base de dados do SPED, a entrega da ECD não dispensa a sociedade empresária de manter sob sua guarda e responsabilidade os livros e documentos na forma e prazos previstos na legislação aplicável. O CC prevê que o empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e demais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer a prescrição ou decadência RESPONSABILIDADE PELOS FATOS E ATOS ESCRITURADOS O Código Civil prevê que no exercício de suas funções, os prepostos são pessoalmente responsáveis, perante os preponentes, pelos atos culposos; e, perante terceiros, solidariamente com o preponente, pelos atos dolosos. Os contabilistas, juntamente com o empresário e a sociedade empresária, também podem responder perante terceiros em relação aos registros constantes da escrituração contábil. VALIDADE JURÍDICA DA ECD O livro digital possui os mesmos valores da escrituração em papel conforme dispõe a IN DREI nº 011/13. Para efeito de prova em juízo ou fora dele, o empresário ou a sociedade deverá utilizar-se do PVA para demonstração visual do conteúdo do livro digital e de seu Termo de Autenticação, assim como para geração e emissão de documentos probantes. A ECD pode ser utilizada, inclusive, em processos de licitação! MÓDULO II MÓDULO III ENCERRAMENTO TABELA DE REGISTROS

4 No leiaute 2 foram inseridos 5 novos campos no registro de abertura: -Indicador de Situação no Início do Período; - Indicador de existência de NIRE; - Indicador de Finalidade da Escrituração; - Hash; e - NIRE da escrituração substituída. No leiaute 2 foi inserido um novo campo no registro I030 para informação do exercício social. O programa verificará se o exercício é maior ou igual a data informada no campo Data de Início do registro Registro novo para o leiaute 2 que permite informar a transferência de 0000 e se é menor ou igual a data informada no campo Data de saldos de plano de contas anterior. Fim do registro Registros novos para o leiaute 2 que possibilitarão a apresentação da DMPL / DLPA em registros próprios. Para o leiaute 2 inclusão de 5 novos campos: - ; - Fone; -UF que expediu o CRC; - Número sequencial do CRC contendo UF/ano/número; - Data de Validade do CRC do Contador. MÓDULO III MÓDULO IV ENCERRAMENTO EXEMPLO PRÁTICO

5 A partir da contabilidade da empresa (independente do sistema eletrônico utilizado para promover a escrituração contábil) deverá ser promovida a conversão dos dados obtidos no software para um arquivo eletrônico em formato de texto conhecido como TXT, conforme layout definido pelo Anexo do Ato Declaratório Executivo Cofis nº 103/13 que aprovou o Manual de Orientação do Leiaute da ECD. Após a geração através do Software Contábil será obtido o arquivo TXT conforme abaixo: O PVA poderá questionar se o usuário deseja atualizar tabelas antes da verificação de pendências. Clique em Sim para prosseguir a verificação de atualizações

6 Após importação, caso não existam dados a serem alterados por meio do programa, o usuário deverá efetuar a validação que poderá detectar erros ou avisos. Erros impedem a continuidade dos trabalhos. Os avisos, não. No caso de aviso, cabe ao usuário avaliar se ela é ou não um erro. Após a correção de todos os erros e a devida importação o PVA demonstrará a tela passo-a-passo (Importar, Validar, Gerar Arquivo, Assinar, Gerenciar Requerimento e Transmitir) As validações são executadas em três blocos. O segundo bloco só é realizado se não forem encontrados erros na execução do primeiro bloco. As do terceiro, só se o arquivo passar no segundo. Assim, depois de consertados os erros identificados no primeiro conjunto de regras, podem aparecer erros que não foram listados na primeira validação