SPED Contábil. Copyright Todos os direitos reservados. Control Informática. SPED Contabilidade

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1 SPED Contábil Copyright Todos os direitos reservados. Control Informática.

2 SPED Contábil Copyright Todos os direitos reservados. Control Informática.

3 Contents 3 Índice 1 APRESENTAÇÃO O QUE... É SPED CONTÁBIL 4 2 COMO... FUNCIONA 4 2 INSTALAÇÃO INSTALAÇÃO ESPECIFICAÇÃO... TECNICA 7 REQUISITOS MÍNIMOS... 7 ARQUIVOS 3 GERENCIAR VALIDAR... ARQUIVO 8 2 ASSINAR GERENCIAR... REQUERIMENTO 9 4 TRANSMITIR... ESCRITURAÇÃO 10 5 PREPARAR... VISUALIZAÇÕES 11 DE CONTAS REFERENCIADO 4 PLANO

4 APRESENTAÇÃO 1 APRESENTAÇÃO 1.1 O QUE É SPED CONTÁBIL 4 O que há no Programa Sped - Contábil O programa Sped-Contábil é uma ferramenta homologada que permite o manuseio padronizado de arquivo contábil construído de acordo com as regras definidas para o leiaute a ser utilizado pelo Sped. Poderá ser utilizado tanto pelo profissional de contabilidade quanto pelo representante legal da empresa no momento da geração do arquivo. Poderá ser também utilizado por outros legitimamente interessados na visualização de escrituração contábil digital. Funcionalidades do sistema: Permite a importação de um arquivo contendo a escrituração contábil; Permite a exclusão de um arquivo contendo a escrituração contábil; Valida o conteúdo de arquivo contendo a escrituração contábil; Assina um arquivo contendo a escrituração contábil; Transmite a escrituração contábil, utilizando o Receitanet; Permite a visualização de arquivo contendo a escrituração contábil nos formatos: Registros do sistema: 1.2 Livro Diário Livro Razão Livro de Balancetes Diários e Balanços Plano de Contas Centro de Custo Histórico Padronizado Demonstrações Contábeis. COMO FUNCIONA A partir do seu sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital no formato especificado no anexo único à Instrução Normativa RFB nº 787/07 (disponível no menu Legislação). Devido às peculiaridades das diversas legislações que tratam da matéria, este arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital ECD, ou Escrituração Contábil em forma eletrônica. Este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador PVA fornecido pelo Sped. Faça o download do PVA e do Receitanet e instale-os em um computador ligado à internet.

5 APRESENTAÇÃO 5 Através do PVA, execute os seguintes passos: Validação do arquivo contendo a escrituração; Assinatura digital do livro pela(s) pessoa(s) que têm poderes para assinar, de acordo com os registros da Junta Comercial e pelo Contabilista; Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de sua jurisdição. Para geração do requerimento é indispensável, exceto para a Junta Comercial de Minas Gerais, informar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação. Verifique na Junta Comercial de sua Jurisdição como obter a identificação. Assinados a escrituração e o requerimento, faça a transmissão para o Sped. Concluída a transmissão, será fornecido um recibo. Imprima-o, pois ele contém informações importantes para a prática de atos posteriores. Ao receber a ECD, o Sped extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura e Termo de Encerramento) e o disponibiliza para a Junta Comercial competente. Na atual estrutura, cabe à Junta Comercial buscar o resumo no ambiente Sped. Enquanto ela não adota tal providência, ao consultar a situação, a resposta obtida será "o livro digital foi recebido pelo Sped Contábil, porém ainda não foi encaminhado para a Junta Comercial". Verifique na Junta Comercial de sua jurisdição como fazer o pagamento do preço para autenticação. Recebido o preço, a Junta Comercial analisará o requerimento e o Livro Digital. A análise poderá gerar três situações, todas elas com o termo próprio: Autenticação do livro; Indeferimento; Sob exigência. IMPORTANTE: para que um livro colocado sob exigência pela Junta Comercial possa ser autenticado, após sanada a irregularidade, ele deve ser reenviado ao Sped. Não há necessidade de novo pagamento do preço da autenticação. Deve ser gerado o requerimento específico para substituição de livros não autenticados e colocados sob exigência. Para verificar o andamento dos trabalhos, utilize a funcionalidade Consulta Situação do PVA. Os termos lavrados pela Junta Comercial, inclusive o de Autenticação, serão transmitidos automaticamente à empresa durante a consulta. O PVA tem ainda as funcionalidades de visualização da escrituração e de geração recuperação de backup. Autenticada a escrituração, adote as medidas necessárias para evitar a deterioração, extravio ou destruição do livro digital. Ele é composto por dois arquivos principais: o do livro digital e o de autenticação (extensão aut). Faça, também, cópia do arquivo do

6 APRESENTAÇÃO 6 requerimento (extensão rqr) e do recibo de entrega (extensão rec). Todos os arquivos têm o mesmo nome, variando apenas a extensão. 2 INSTALAÇÃO 2.1 INSTALAÇÃO O instalador do Sped Contábil encontra-se disponível para download no sítio do Sped na Internet: O programa é mono-usuário e deve ser instalado em cada estação de trabalho onde for utilizado. A instalação é feita por meio de um assistente, que orienta o usuário a cada passo do processo. Como pré-requisito, é necessário que a Máquina Virtual Java (JVM Java Virtual Machine) já esteja na estação de trabalho. Caso não encontre a JVM na estação de trabalho, o assistente exibe a mensagem abaixo e aborta a instalação. O instalador da JVM para o sistema operacional Windows encontra-se disponível para download no seguinte sítio da Internet:

7 INSTALAÇÃO 7 Após a instalação da JVM, deve-se reiniciar a instalação do Sped Contábil, seguindo os passos indicados pelo assistente. 2.2 ESPECIFICAÇÃO TECNICA Equipamentos com características que não atendam aos requisitos mínimos descritos nos tópicos Hardware e Software abaixo podem estar sujeitos a erros aleatórios e/ou lentidão na execução do programa. Em testes feitos durante o desenvolvimento do sistema, equipamentos com os requisitos mínimos exigidos abaixo levaram aproximadamente 3 horas para validar um arquivo de 2 GB. Quanto maior o tamanho do arquivo a ser validado, maior deverá ser a capacidade de memória RAM e de processamento da máquina REQUISITOS MÍNIMOS Hardware (Configuração mínima) Microcomputador PC ou compatível;

8 INSTALAÇÃO 8 Memória RAM de 1 GB; Espaço disponível em disco rígido de 20 GB; Software Sistema operacional Windows (2000, XP ou Vista) ou Linux; Prévia instalação da Máquina Virtual Java (JVM - Java Virtual Machine), versão 1.6 ou superior; Para transmissão do arquivo de escrituração, deve haver acesso à Internet e a versão mais recente do programa O usuário deve buscar a versão atualizada do programa Receitanet no endereço 3 GERENCIAR ARQUIVOS Enter topic text here. 3.1 VALIDAR ARQUIVO Esta função permite verificar a consistência das informações existentes no arquivo de Escrituração Contábil a ser validado. Primeiramente é necessário indicar a localização do arquivo da Escrituração Contábil a ser validado e posteriormente o sistema valida a estrutura, consistência e regras contábeis. Ao final do processo de validação o programa exibe um relatório de erros e advertências encontrados na Escrituração Contábil,se for o caso. 1 A partir do menu Escrituração Contábil, selecionar a função Validar Escrituração Contábil; Será apresentada a tela Validar Arquivo Contábil para que se indique a localização do arquivo de Escrituração Contábil que se deseja validar. A localização pode ser feita pela digitação direta do caminho completo na caixa de texto Arquivo ou a utilização da tecla localização; para indicar a referida 2 O usuário deverá clicar no botão para iniciar a operação ou no botão para desistir; Será apresentada a tela de progresso da operação, permitindo que o usuário cancele a operação a qualquer momento, clicando no botão. Se durante o processo de validação o limite máximo de erros for atingido, o programa apresentará uma tela de aviso indicando que a validação será interrompida. Note-se que os erros impedem a validação do arquivo, enquanto que as advertências não. 3 Finalizado o processamento, será exibido o relatório Resultado da Validação.

9 GERENCIAR ARQUIVOS ASSINAR Esta função permite assinar o arquivo da Escrituração Contábil já validado. Para a assinatura será necessário a utilização de certificado digital, em conformidade com as regras do ICP-Brasil. 1 A partir do menu Escrituração Contábil, selecionar a função Assinar Escrituração Contábil ; Será apresentada a tela Assinar Escrituração com a lista das Escriturações Contábeis validadas. 2 O usuário deverá selecionar na lista apresentada o arquivo que deseja assinar e clicar no botão para iniciar a operação ou no botão para desistir; 3 Na tela Selecionar Assinante o usuário deverá selecionar na lista apresentada qual a pessoa que assinará o arquivo e clicar no botão operação ou no botão para desistir; para iniciar a 4 Na tela Lista de Certificados selecione o certificado que será utilizado para a assinatura digital. Caso não existam certificados, será exibida a mensagem: Nenhum certificado com as características necessárias foi encontrado. Para assinar a escrituração contábil o certificado precisa ser A3, pertencer à ICP-Brasil e o CPF do certificado deverá ser igual ao CPF do respectivo signatário. Clique no botão para prosseguir ou no botão para desistir; 5 Será exibida a tela para a digitação da senha do certificado; 6 Se no arquivo de Escrituração Contábil Digital foi informado que mais de uma pessoa assinará a escrituração, o programa apresentará a tela Aviso, com a seguinte mensagem: O arquivo de escrituração não está totalmente assinado. Deseja realizar a outra assinatura?. Clique em para não inserir a próxima assinatura. Caso o botão seja selecionado, o programa repetirá os passos (3) a (5), descritos anteriormente, até a última assinatura necessária; 7 Ao final será apresentada a mensagem Escrituração assinada com sucesso. 3.3 GERENCIAR REQUERIMENTO Esta funcão permite a geração de requerimento, dirigido à Junta Comercial da jurisdição do requerente, para autenticação do livro a que se refere a escrituração selecionada. 1 A partir do menu Escrituração Contábil, selecionar a função Gerenciar Requerimento. A tela Requerimento de Autenticação/Substituição de Livro Digital será apresentada com a lista de Escriturações Contábeis assinadas;

10 GERENCIAR ARQUIVOS 10 2 Na lista apresentada o usuário deverá selecionar o arquivo para o qual deseja elaborar o requerimento e clicar no botão desistir; ou no botão para 3 Na tela Requerimento de Autenticação de Livro Digital o usuário deverá selecionar o Tipo de Requerimento desejado Tipo de Requerimento - Autenticação de Livro Digital 3.1.a Esta opção poderá ser utilizada também para os casos de extravio, deterioração ou destruição de livro anteriormente autenticado, respeitados os requisitos legais. 3.1.b Nos casos de extravio, deterioração ou destruição do livro anteriormente autenticado, deverão ser fornecidas as Informações Complementares Tipo de Requerimento - Substituição de Livro Digital não Autenticado 3.2.a Esta opção somente é possível para livros que tenham sido colocados em exigência pela Junta Comercial. Certifique-se de que a escrituração encontra-se sob exigência através do menu Consultar Situação; 3.2.b Deverá ser fornecida a identificação do arquivo a ser objeto da substituição, constam no respectivo Recibo de Transmissão. É possível indicar o local onde foi gravado o recibo através da botão. 4 Deverão ser fornecidas obrigatoriamente as informações referentes a Local e Data do requerimento e clicar no botão para desistir; para iniciar a operação ou no botão 5 Clicando em, o requerimento será exibido e serão oferecidas as opções de assinar, imprimir, excluir e fechar. O requerimento deverá ser assinado digitalmente por pessoa física legalmente habilitada perante a Junta Comercial. O requerimento assinado será encaminhado ao Sped, automaticamente, junto com a escrituração. 3.4 TRANSMITIR ESCRITURAÇÃO Esta função permite transmitir a Escrituração Contábil para o Sped Contábil. O programa utiliza o Receitanet para efetuar a transmissão da Escrituração Contábil via Internet. O usuário deverá fazer (download) e instalar a versão atualizada do Receitanet disponível no endereço da Secretaria da Receita Federal do Brasil, Somente será transmitida a escrituração que estiver com todas as assinaturas eletrônicas necessárias e para a qual tenha sido gerado o Requerimento correspondente.

11 GERENCIAR ARQUIVOS 11 1 A partir do menu Escrituração Contábil, selecionar a função Transmitir Escrituração Contábil ; Será apresentada a tela Transmitir Escrituração com a lista das Escriturações Contábeis existentes na base de dados do programa. 2 O usuário deverá selecionar o arquivo que deseja transmitir na lista apresentada e clicar no botão para iniciar a operação ou no botão para desistir; Será apresentada a tela de progresso da operação. Após o término da operação será exibida a mensagem: Este arquivo (CNPJ da empresa) foi transmitido com sucesso. O recibo de entrega via internet está disponível no seu computador junto com o arquivo transmitido. Para imprimi-lo, acione a opção correspondente no programa adequado. 3.5 PREPARAR VISUALIZAÇÕES Esta função oferece opções para o usuário poder preparar (gravar em disco) previamente, em uma única solicitação, o banco de dados das visualizações para várias funcionalidades ao mesmo tempo (Diário, Razão, Demonstrações Contábeis, etc), o que evitará que o sistema solicite mais tarde a preparação deste banco de dados para cada uma das funcionalidades separadamente: 1 A partir do menu Escrituração Contábil, selecionar a função Preparar Visualizações. Será apresentada a tela Preparar Visualização com a lista de escriturações existentes no Banco de Dados do Sped Contábil. 2 O usuário deverá selecionar a escrituração que deseja visualizar na lista apresentada e clicar no botão operação. ou no botão para desistir da 3 Será apresentada uma tela para preparar visualizações com possibilidade de selecionar as seguintes visualizações: Balancete Diário, Livro Razão, Livro Diário, Plano de Contas, Centro de Custo, Histórico Padronizado e Demonstrações Contábeis. O usuário poderá selecionar uma ou mais opções. 4 Após a seleção, clicar no botão. Ao término do processo de preparação será exibida a mensagem O processo de geração das informações para visualização foi concluído com sucesso. As informações já podem ser visualizadas. 4 PLANO DE CONTAS REFERENCIADO Para iniciar a geração do arquivo da ECD (Escrituração Contábil Digital) é preciso vincular o Plano de Contas da Revenda com o da Receita, para isso é preciso importar o arquivo do site da Receita ou

12 PLANO DE CONTAS REFERENCIADO Sefaz dentro do sistema Control conforme passos abaixo. 1 ) Acessar o SITE Clicar na opção: Plano de Contas Referenciado - Versão CSV Logo após será apresentado o Plano de Contas 12

13 PLANO DE CONTAS REFERENCIADO 13