ROTEIRO DE UTILIZAÇÃO SPED CONTÁBIL

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1 ROTEIRO DE UTILIZAÇÃO SPED CONTÁBIL

2 SUMÁRIO INTRODUÇÃO...1 CONCEITO...1 GERAÇÃO...2 LEGISLAÇÃO...2 PARÂMETROS DE ESTABELECIMENTO... 3 GERAÇÃO DO ARQUIVO...4 GRAVAÇÃO DO ARQUIVO...5 PROGRAMA VALIDADOR E ASSINADOR (PVA)...5 SUPORTE TÉCNICO...6

3 INTRODUÇÃO O SPED Sistema Público de Escrituração Digital foi criado pelo Governo Federal em conjunto com as Secretarias de Fazenda dos Estados e diversos outros órgãos públicos e privados, a fim de reduzir o grande número de obrigações e o consequente custo de gerá-las para os milhões de empresas existentes no país. O SPED, por sua essência não alterou a legislação em vigor, apesar de pequenas alterações terem sido introduzidas. A sua finalidade principal é substituir a Escrituração até então feita em papel, para o meio digital. CONCEITO Os profissionais da área Fiscal passaram a lidar com os Livros e Relatórios em meio digital. Isto requer uma familiaridade maior com arquivos tipo TXT ou XML, conceitos de Base de Dados, Tabelas, Registros, Campos, além dos conhecimentos e manuseio de planilhas. A Escrituração Contábil Digital (ECD) consiste na geração, armazenamento e transmissão de arquivo digital ao ambiente SPED, instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, com validade jurídica para todos os fins, que deverá ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA) específico, disponibilizado no site o qual contém funcionalidades de assinatura digital, visualização da ECD, transmissão para o SPED e consulta à situação da escrituração contábil. A leitura e o conhecimento do Guia Prático ou da Legislação que especifica o conteúdo, as regras e o Layout da Escrituração Digital. Isto é indispensável para que se possa entender as exigências, em termos de informações solicitadas, dos diversos códigos e tabelas criados e eventuais erros apontados pelo respectivo PVA (Programa Validador e Assinador) disponibilizado pela RFB. 1

4 GERAÇÃO LEGISLAÇÃO A geração do SPED compreende os seguintes livros: G - Diário Geral; R - Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar); A - Diário Auxiliar; Z - Razão Auxiliar; B - Livro de Balancetes Diários e Balanços; S - Escrituração SCP Mantida pelo Sócio Ostensivo. Obrigações acessórias eliminadas: Escrituração do Livro Razão (art. 14 da Lei nº 8.218/91); Em relação aos arquivos correspondentes: as exigências contidas na IN SRF nº 86/01 (SINCO) e IN MPS/SRP nº 12/06 (MANAD). Regras entre os Livros abrangidos pelo SPED CONTÁBIL: A escrituração G (Diário Geral) não pode conviver com nenhuma outra escrituração principal no mesmo período, ou seja, as escriturações principais (G, R ou B) não podem coexistir. A escrituração G não possui livros auxiliares A ou Z, e, consequentemente, não pode conviver com esses tipos de escrituração. A escrituração resumida R pode conviver com os livros auxiliares (A ou Z). O livro de balancetes e balanços diários B pode conviver com os livros auxiliares (A ou Z). 2

5 PARÂMETROS DE ESTABELECIMENTO Configure no Cadastro de Estabelecimento Matriz (Centralizador) as seguintes informações: Código Centralizador Plano de Contas Único Centralizadora RFB Dados do Contabilista - aba Contabilista Dados do Representante Legal - aba Representante Número de Registro na Junta Comercial (campo Registro Junta) Indicador de Centralização - aba Diversos Dados necessários para Carregar, Validar e Conferir: Plano de Contas e Tabela de Centros de Custo (se utilizados pela empresa); Plano Referencial da RFB Tabela de Associação (DE/PARA) com o Plano de Contas da Empresa; Saldos Contábeis (Balancetes Mensais) de todo o período. Validação: Saldos das Contas de Resultado do mês de encerramento do exercício estejam zerados. Consulte o Roteiro de Utilização do Cálculo de Saldos Contábeis para maiores detalhes; Lançamentos de todo o período, inclusive os lançamentos de encerramento de exercício (zerar contas de resultado). Validação: Lançamentos com empresas que tem relacionamento com a empresa possuam o Código do Participante; Saldos e Lançamentos de Diários Auxiliares (se houver); Balanço Patrimonial (BP) e DRE; Plano de Aglutinação usado para o BP e DRE Tabela de Associação (DE/PARA) das linhas dos Demonstrativos com o Plano de Contas da Empresa; Cadastro de Participantes (Clientes/Fornecedores) Validação: Cadastros de fornecedores ou clientes que tenham relacionamento direto com a empresa (Filiais, Empresas Coligadas, Matriz no Exterior, Empresas Controladas, subsidiárias, etc) indicando os campos Indicador de Relacionamento e a Data de Início e Fim do Relacionamento. 3

6 Dados Exclusivos para a ECD: Outras Inscrições: Permite informar os Outros Órgãos, além da RFB, que terão acesso à ECD. Menu: SPED > ECD Escrituração Contábil Digital > 70 Outras Inscrições Signatários: Permite informar os Outros Órgãos, além da RFB, que terão acesso à ECD. Menu: SPED > ECD Escrituração Contábil Digital > Signatários Livros Auxiliares: Permite informar os dados dos Livros (Diários) Auxiliares, quando a empresa fizer uso destes, em sua Contabilidade. Menu: SPED > ECD Escrituração Contábil Digital > Livros Auxiliares ao Diário GERAÇÃO DO ARQUIVO Após a certeza de que todos os requisitos descritos acima foram atendidos, ou seja, os dados do período (ano) estão carregados, assim como as demais informações necessárias foram revisadas e completadas, pode-se realizar a geração do arquivo a ser validado no PVA disponibilizado pela RFB. A hierarquia e obrigatoriedade de registros, bem como os tratamentos específicos e regras para cada formato de campo apresentado no arquivo magnético podem ser verificados no Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital (LECD), sempre disponível no Portal SPED. Os blocos opcionais na tela de geração, mesmo se não forem selecionados, deve gerar os registros de Abertura (*001), Encerramento (*990) e registros obrigatórios. No decorrer da Geração, após processar/coletar todos os dados e imediatamente antes de iniciar a gravação do arquivo, o sistema emite uma mensagem, questionando sobre a existência de arquivos com Notas Explicativas, que deve ser informado, sempre que houve a publicação de Notas Explicativas nas Demonstrações (BP e DRE). Pode ser um arquivo formato RTF, que pode ser gerado através de editores de texto (ex.: Microsoft Word). Deve ser respondido Yes, se há arquivo preparado com as Notas Explicativas, ou No, caso não haja. Ao final da geração do arquivo o sistema mostra um Resumo com a indicação dos Registros que foram gerados com a respectiva quantidade de linhas e dos registros que não foram gerados. Cabe ao usuário verificar se realmente os registros não gerados, não possuem informações. 4

7 GRAVAÇÃO DO ARQUIVO O arquivo é gravado, por default, na pasta SAIDAS\SPED-ECD, com o nome iniciando por SPEDCONTABIL e identificando o estabelecimento e o período (mês final) de geração. PROGRAMA VALIDADOR E ASSINADOR (PVA) Cabe ao usuário, realizar a importação e validação do arquivo, no Programa PVA disponibilizado pela RFB (certificar-se que está com a última versão disponibilizada no site). Caso ocorram erros ou advertências, o usuário deve analisar as possíveis causas. Se for devido à falta ou incorreção de alguma informação, deve realizar a correção da mesma no sistema e refazer o processo de geração. Carregar, Validar, Importar PVA: A partir do seu sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital no formato especificado no anexo único à Instrução Normativa RFB nº 787/07 (disponível no menu Legislação). Este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador PVA fornecido pelo Sped. Através do PVA, execute os seguintes passos: Validação do arquivo contendo a escrituração; Assinatura digital do livro pela(s) pessoa(s) que têm poderes para assinar, de acordo com os registros da Junta Comercial e pelo Contabilista; Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de sua jurisdição. Para geração do requerimento é indispensável, exceto para a Junta Comercial de Minas Gerais, informar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação. Verifique na Junta Comercial de sua Jurisdição como obter a identificação. Assinados a escrituração e o requerimento, faça a transmissão para o Sped. Concluída a transmissão, será fornecido um recibo. Imprima-o, pois ele contém informações importantes para a prática de atos posteriores. Após a validação do arquivo sem erros e sem advertências, o usuário deve realizar a assinatura digital, usando o certificado digital de um dos signatários. E realizar a transmissão do arquivo. É importante emitir e guardar o Recibo de Transmissão. 5

8 SUPORTE TÉCNICO Em caso de dúvidas ou problemas, abra um chamado no Contact Center ou entre em contato com nossa equipe de Suporte Técnico pelo telefone: (11) opção 1 (Atendimento das Soluções Fiscais). Nosso Suporte Técnico atende de segundas-feiras a sextas-feiras de 9h às 18h. 6