Demonstrações Contábeis, requerimentos e termos da ECD. Luiz Campos

Transcrição

1 Demonstrações Contábeis, requerimentos e termos da ECD Luiz Campos 1

2 Conteúdo Revisão Estrutura SPED Contábil e funcionalidades do sistema Autenticação e Substituição da ECD Termos de Abertura e Encerramento Demonstrações Contábeis Contabilidade descentralizada Decisões em processo de consulta 2

3 Fonte: Receita Federal do Brasil 3

4 Fonte: Receita Federal do Brasil 4

5 Autenticação e Substituição de ECD No SPED Contábil uma escrituração pode estar em algum dos seguintes estados: recebido, aguardando pagamento, aguardando processamento, recebido parcialmente, em análise, sob exigência, substituído, autenticado ou indeferido. Os estados substituído e autenticado são finais. 5

6 Autenticação e Substituição de ECD Após a recepção no repositório, a escrituração aguarda processamento estado aguardando processamento. Confirmado o pagamento, a Junta Comercial passa a escrituração para o estado em análise. Há casos de recepção parcial, quando há livros auxiliares e resumidos, e nem todos foram recebidos. Estando uma escrituração em análise, a Junta Comercial pode autenticá-la ou indeferi-la. 6

7 Autenticação e Substituição de ECD O estado Indeferido pode ser revertido pela Junta Comercial para em análise. O estado de autenticação é irreversível. Ou seja, autenticada uma escrituração não se pode mais modificá-la ou substituí-la. 7

8 Autenticação e Substituição de ECD Substituída uma escrituração, nada mais pode ser feito com ela. É por isso que os estados substituído e autenticado são finais o mesmo não acontece com o estado indeferido, já que pode ser retornado para em análise. A substituição de uma escrituração pode ocorrer porque a Junta Comercial fez exigências de modificação ou por iniciativa do usuário, desde que a escrituração NÃO esteja em um dos seguintes estados: em análise (pela Junta Comercial), autenticado ou substituído. 8

9 Autenticação e Substituição de ECD Se a escrituração estiver em análise e o usuário quiser substituí-la, há a possibilidade de se requerer à Junta que coloque a escrituração em exigência. Se a escrituração estiver autenticada ou substituída, não é possível substituí-la. 9

10 Autenticação e Substituição de ECD O Ofício Circular n. 118/2009/SCS/DNRC/GAB do Departamento Nacional de Registro de Comércio DNRC esclarece que o requerimento para colocar o livro sob exigência deve conter: a identificação do livro, seu número, período a que a escrituração refere e a devida justificação. O sistema do SPED Contábil gera o termo com todas essas informações a partir dos dados fornecidos pela Junta Comercial. 10

11 Autenticação e Substituição de ECD É importante lembrar que os livros G, R e B são equivalentes todos são livros principais. Desse modo, a substituição entre tais tipos é livre. No entanto, ao substituir um livro R por um G, deve-se ter em mente que os livros auxiliares são automaticamente substituídos. 11

12 Autenticação e Substituição de ECD Após a autenticação do livro, as retificações de lançamentos feitos com erro estão disciplinadas no art. 5º da Instrução Normativa DNRC 107/08: Art. 5º A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada." 12

13 Autenticação e Substituição de ECD Roteiro prático para a retificação (ou substituição) do livro: 1. Corrija as informações no arquivo (livro digital);se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. 2. Valide o livro no PVA do SPED Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil; 3. Assine; 13

14 Autenticação e Substituição de ECD Roteiro prático para a retificação (ou substituição) do livro: 4. Gere o requerimento de substituição (a opção está no topo do formulário) - o hash do livro a ser substituído é, também, o número do recibo de entrega. 5. Assine o requerimento; e 6. Transmita. 14

15 Termos de Abertura e Encerramento De acordo com a IN DNRC nº 107/2008, os instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias deverão conter Termos de Abertura e de Encerramento. Na ECD, o Termo de Abertura discrimina o usuário por meio de seu nome empresarial, NIRE e CNPJ. O livro é identificado por meio do número de ordem e natureza, entendida a finalidade a que se destina o livro. 15

16 Termos de Abertura e Encerramento Os livros principais (G, R ou B) devem ter a mesma sequência numérica. Os livros auxiliares (A ou Z) devem ter numeração própria, sequencial, por espécie. A natureza do livro é o nome, a denominação do livro. Usualmente, os livros G e R recebem o mesmo nome, sendo os mais comuns Diário e Diário Geral. Os nomes mais utilizados de livros auxiliares são: "Diário Auxiliar de...", "Razão Auxiliar de...", "Livro Caixa", "Livro de Inventário". 16

17 Termos de Abertura e Encerramento Uma das poucas validações efetuadas durante o momento da transmissão da ECD para o repositório SPED é a verificação de repetição de número de outro livro já enviado (excetuados os substituídos e os indeferidos) e a sobreposição do período em relação a outra ECD já enviada. A verificação da repetição de número leva em conta a forma da escrituração contábil e a natureza do livro (neste último caso apenas para escriturações contábeis auxiliares). 17

18 Termos de Abertura e Encerramento A verificação da repetição de número leva em conta a forma da escrituração contábil e a natureza do livro (neste último caso apenas para escriturações contábeis auxiliares). O controle da repetição de números de livros é efetuado pelo sistema SPED. Entretanto, o controle da sequência correta dos livros é realizado pela Junta Comercial, que pode, a seu critério, não aceitar um número fora do ordenamento correto, colocando a escrituração em exigência. 18

19 Termos de Abertura e Encerramento O Termo de Abertura traz duas datas. A primeira é a data do arquivamento dos atos constitutivos, ou a data de arquivamento do ato de constituição da empresa. Em termos práticos, é a data do NIRE. A segunda data é data de arquivamento do ato de conversão de sociedade simples em empresária. Com o novo Código Civil, parte das antigas sociedades civis passou a ser classificada como sociedade empresária, deixando de ter registro em cartório e passando a tê-lo nas juntas comerciais. 19

20 Demonstrações Contábeis As demonstrações contábeis constantes na ECD são o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício DRE. O Código civil estabelece que o Balanço e a Demonstração do Resultado do Exercício devem elaborados no encerramento do exercício social e ser transcritos no Diário. Outras normas podem estabelecer prazos diferentes. O Banco Central, por exemplo, estabelece que as demonstrações devem ser semestrais. 20

21 Demonstrações Contábeis Assim, em determinada escrituração pode não haver informação das demonstrações contábeis. Isso porque a escrituração pode ser mensal, ou corresponder a uma parcela do período do exercício social. Usualmente, as demonstrações contábeis só constam uma vez para o exercício social. A pergunta 23 do FAQ do SPED Contábil esclarece que, respeitados os limites de tamanho do arquivo, o mesmo livro pode conter várias demonstrações contábeis, desde que o período de cada uma seja distinto. 21

22 Demonstrações Contábeis O PVA do SPED Contábil valida as escriturações verificando dois pontos principais (essas validações são advertências e não impedem a entrega da escrituração). O primeiro ponto são os totais e subtotais, cujo cálculo o PVA tenta verificar. O segundo ponto de verificação corresponde à coerência entre os saldos das demonstrações e os saldos constantes na escrituração. 22

23 Contabilidade Descentralizada Não é incomum que uma sociedade empresária possua várias filiais e escriture uma contabilidade descentralizada, apresentando uma escrituração por filial. Nesse caso, a legislação do imposto de renda estabelece que os resultados devem ser consolidados mensalmente na matriz. A consolidação, por tratar-se de fato contábil, deve constar em lançamentos contábeis. 23

24 Contabilidade Descentralizada A escrituração deve ser autenticada junto à Junta Comercial onde a filial está situada. Os termos de abertura e de encerramento da escrituração de cada filial deverão conter dados relativos a essa filial, inclusive a data de arquivamento, que deverá remeter ao ato de abertura da filial na Junta Comercial da unidade federativa de sua localização. 24

25 Decisões em Processo de Consulta SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 197 de 25 de Maio de Disit 08 SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 74 de 22 de Marco de Disit 08 SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 115 de 31 de Agosto de Disit 06 25

26 Decisões em Processo de Consulta As três ementas anteriores consolidam o entendimento de quem está obrigado à entrega da ECD ao SPED (Lembre-se: a sociedade empresária é obrigada à entrega não qualquer pessoa jurídica. A partir de 2009 a condição é cumulativa: ser sociedade empresária e ser tributado pelo Lucro real. Em 2008 uma condição era acrescentada: ser submetida a tratamento tributário diferenciado pela Receita Federal. 26

27 Decisões em Processo de Consulta SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 49 de 22 de Junho de Disit 01 SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 77 de 21 de Julho de Disit 10 SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 87 de 25 de Agosto de Disit 04 SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 14 de 19 de Marco de Disit 01 27

28 Decisões em Processo de Consulta As quatro ementas anteriores entram em detalhes a respeito de quem está obrigado à entrega da ECD. Elas esclarecem que se a sociedade empresária optou pelo Lucro Real, embora não estivesse obrigada, ela deve entregar a ECD. 28

29 Decisões em Processo de Consulta Esclarecem também que se a sociedade empresária, embora obrigada ao Lucro Real, foi tributada pelo Lucro Arbitrado, ela não precisa entregar a ECD. Entretanto, isso só vale se a tributação pelo Lucro Arbitrado ocorreu em todo o período. Caso tenha havido tributação mista, a ECD é obrigatória nos períodos do ano-calendário tributados pelo Lucro real. Por fim, as ementas explicitam que aquelas sociedades empresárias tributadas pelo Lucro Presumido não precisam entregar a ECD. 29

30 Decisões em Processo de Consulta SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 39 de 30 de Agosto de Disit 05; SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 168 de 15 de Dezembro de Disit 06;SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 50 de 13 de Setembro de Disit 04;SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 290 de 20 de Agosto de Disit 08;SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 8 de 06 de Marco de 2008;SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 81 de 22 de Maio de 2009;SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 2 de 11 de Fevereiro de

31 Decisões em Processo de Consulta As sete ementas anteriores abordam o conceito de sociedade empresária O termo sociedade empresária, definido no Código Civil, não abrange o empresário, nos termos art. 966 do Código Civil, a firma ou empresa individual, as cooperativas, as entidades imunes e isentas, ou as entidades de previdência complementar fechada, classificadas como sociedade simples, com atos constitutivos arquivados no Registro Civil de Pessoas Jurídicas. 31

32 Decisões em Processo de Consulta Essas entidades, portanto, não estão obrigadas à entrega da ECD. No entanto, as empresas públicas submetem-se normalmente à norma. O mesmo ocorre com as entidades submetidas ao regime de falência. 32

33 Decisões em Processo de Consulta SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 167 de 12 de Julho de 2010 SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 38 de 14 de Junho de Disit 10 As duas ementas acima versam sobre a questão da contabilidade descentralizada. O ponto central é que a matriz, o estabelecimento centralizador, deve obrigatoriamente, por força de ato legal, consolidar mensalmente os resultados de suas filiais por meio de lançamentos contábeis adequados. 33

34 Decisões em Processo de Consulta SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 104 de 08 de Junho de Disit 01 A ementa acima reforça que ao se entregar um livro principal resumido (forma R) devem ser obrigatoriamente entregues os livros auxiliares correspondentes (forma A ou Z). A exigência legal é que os fatos contábeis sejam informados de forma individualizada. 34

35 Decisões em Processo de Consulta SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 83 de 09 de Junho de Disit 06 A ementa acima acentua um aspecto importante: não obstante a entrega da ECD ao repositório SPED, a sociedade empresária é a responsável legal pela guarda da escrituração. 35

36 Decisões em Processo de Consulta SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 3 de 04 de Janeiro de 2010 SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 96 de 04 de Agosto de 2009 SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 266 de 13 de Agosto de

37 Decisões em Processo de Consulta As três ementas atrás versam sobre as obrigações acessórias conjugadas com a entrega da ECD. Independente da obrigatoriedade da adoção da ECD, as empresas e equiparados estão obrigados a elaborar folha de pagamento mensal e outras obrigações acessórias de natureza previdenciária. 37

38 Decisões em Processo de Consulta As sociedades empresárias que entregam a ECD devem guardar em boa ordem os documentos que fundamentaram a escrituração durante os prazos de prescrição dos créditos tributários correspondentes (critério que não traz nenhuma novidade em relação à escrituração em papel, claro). Por fim, as sociedades que entregaram a ECD não estão obrigadas a fornecer à autoridade fiscalizadora, durante o processo de auditoria, aquelas mesmas informações que já constam da ECD. 38

39 Fim da Aula 3 Na próxima aula, estudaremos o Leiaute da Escrituração Contábil Digital (ECD) em detalhes Até lá! 39