Conversão Livro Caixa para Contabilidade

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1 Conversão Livro Caixa para Contabilidade

2 Índice CONVERSÃO LIVRO CAIXA PARA CONTABILIDADE REGIME DE COMPETÊNCIA X REGIME DE CAIXA CONVERSÃO LIVRO CAIXA... 3 Menu Utilitários / Conversão Livro Caixa... 3 Verificando a empresa após a conversão... 4 Os lançamentos SPED E CONTABILIDADE... 7

3 Conversão Livro Caixa para Contabilidade O profissional de contabilidade deve estar cada vez mais consciente da necessidade de elaborar uma contabilidade completa, que permita uma análise financeira capaz de auxiliar de forma eficaz a tomada de decisão a respeito das operações necessárias em todas as empresas, de qualquer porte. Assim, o sistema Folhamatic Contábil possuí uma rotina que permitirá a conversão de toda a base de dados do sistema Livro Caixa, conversão essa que abrange Plano de Contas, Históricos, Saldos Iniciais e claro, a Digitação. Convertendo o Livro Caixa, o profissional que registra Despesas e Receitas em contas específicas deste sistema, poderá elaborar o Balanço Patrimonial, a Demonstração do Resultado do Exercício e a Demonstração do Fluxo de Caixa no sistema Contábil, entre outros benefícios. 1/6

4 1. Regime de Competência x Regime de Caixa A contabilidade deve sempre seguir o princípio da competência, sendo que para todos os efeitos é o único método válido como determina os princípios da contabilidade atualizado e consolidado pela Resolução 1.282/2010. São Princípios de Contabilidade: I) o da ENTIDADE; II) o da CONTINUIDADE; III) o da OPORTUNIDADE; IV) o do REGISTRO PELO VALOR ORIGINAL; V) o da ATUALIZAÇÃO MONETÁRIA; (Revogado pela Resolução CFC 1.282/2010) VI) o da COMPETÊNCIA; e VII) o da PRUDÊNCIA. Sob este método deve ser reconhecido todas as transações da empresa no período que ocorram, independentemente se foram pagos ou recebidos, permitindo assim relatórios e demonstrações com real valor e transparência, sendo o método relevante para os usuários e suas tomadas de decisões. Apesar de a contabilidade seguir o regime de competência, existe dentro do âmbito tributário a opção de tributação pelo regime de caixa, a legislação fiscal permite a utilização deste regime para fins tributários tanto para o Lucro Presumido quanto para o Simples Nacional. Esta forma de tributação permite que a incidência do imposto se dará ao recebimento e não na venda ou prestação de serviço. Porém, de modo algum o regime de competência pode ser substituído pelo regime de caixa numa entidade empresarial, pois se estaria violando um princípio contábil. Se a legislação fiscal permite que determinadas operações sejam tributadas pelo regime de caixa, isto não significa que a contabilidade deva, obrigatoriamente, seguir essa sentença. Está questão é inclusive uma observância dos princípios contábeis. Para quem utiliza o sistema Folhamatic Livro Caixa, será possível converter os dados para o sistema Folhamatic Contábil para estruturar uma contabilidade mais detalhada. 2/6

5 2. Conversão Livro Caixa Este processo é efetuado pelo sistema Folhamatic Contábil. Para efetuá-lo deve ter a empresa cadastrada sendo controlada no sistema Livro Caixa. No sistema Contábil acesse: Menu Utilitários / Conversão Livro Caixa Será solicitado uma senha, informe com letras MAÍSCULAS: LCONVERTE. Após selecione o número da empresa cadastrada no Livro Caixa e clique em "Converter". O ideal é que não tenha nenhuma empresa com mesmo código sendo controlada na contabilidade, caso tenha os dados serão sobrepostos. No final da conversão, será apresentada a seguinte mensagem: 3/6

6 Verificando a empresa após a conversão Após a conclusão da conversão os dados existirão nos dois sistemas Livro Caixa e Contábil. No entanto a contabilidade deve ser continuada somente no sistema Contábil. A configuração do plano de contas da empresa assume automaticamente a máscara utilizada no Folhamatic Livro Caixa. É possível verificar acessando o menu Arquivos / Empresas / Aba Contábil / Aba 1 Plano de Contas. Acessando o menu Arquivos / Plano Contábil é possível visualizar o plano de contas completo nessa estrutura. O cadastro da empresa na contabilidade no menu Arquivos / Empresas / Aba Contábil / Aba 2 Configurações Diversas virá com a opção ECD Escrituração Contábil Digital desabilitada. Só assim o sistema permite lançamentos sem contrapartida como vem do sistema Livro Caixa. Se a empresa convertida for gerar o SPED ECD, é indispensável que está opção seja habilitada. É necessário também emitir um relatório de inconsistência acessando menu Relatórios / Listagens / Inconsistência, está listagem mostrará informações faltantes nas digitações do período selecionado que devem ser corrigidas. 4/6

7 Os lançamentos Ao fazer a conversão os lançamentos irão apresentar a seguinte forma no Folhamatic Contábil: Lançamentos que foram feitos como Entrada serão apresentados na contabilidade como Crédito e os lançamentos de Saída como Débito. Entradas sempre serão um Crédito, Saídas sempre serão um Débito e, é considerado que a contrapartida seja sempre a conta Caixa ou contas Banco. Assim a contrapartida sempre virá em branco para que seja preenchida manualmente no Folhamatic Contábil. Observe este lançamento de pagamento de fornecedor feito como SAÍDA no sistema Livro Caixa: Na primeira imagem a conta Fornecedores Demonstração é apresenta como Saída na digitação do sistema Livro Caixa. 5/6

8 Na segunda imagem, a conta Fornecedores Demonstração é apresentada como Débito na contabilidade, pois depois de importado para o sistema Folhamatic Contábil, contas informadas como SAÍDA se transformam em um DÉBITO. Os lançamentos vindos nesse processo de importação são identificados com o "Tipo" LIVRO CAIXA. Nesta digitação é apresentada diferença entre débito e crédito, pois falta informar a conta Caixa ou a conta Banco como contrapartida nos lançamentos que foram convertidos do sistema Livro Caixa, para que estes não fiquem incompletos. 6/6

9 3. SPED e Contabilidade Algumas empresas precisam mudar sua cultura para atender a padronização das novas regras e procedimentos contábeis e fiscais. Por exemplo, o SPED, na adequação da contabilidade brasileira às normas internacionais de contabilidade (IFRS - International Financial Reporting Standards). O SPED e o IFRS possuem uma característica em comum que é a unificação das regras para um todo e obrigam as empresas a se adaptarem à nova realidade fiscal e contábil. Para geração do SPED Contábil por exemplo, a contabilidade da empresa precisa seguir as normas internacionais de contabilidade (IFRS). Normas que por sua vez abrange os princípios da contabilidade Resolução 1.282/2010, que contempla o Regime de Competência. O impacto do IFRS no SPED é de que as informações serão disponibilizadas mais rapidamente e com maior segurança. Os dados contábeis serão enviados para o SPED contendo todos os fatos relacionados ao IFRS, a aplicação dos CPCs, das normas e isso elevará a velocidade de análise econômica e financeira desses dados. Por este motivo, para que uma empresa possa entregar os arquivos gerados para o SPED, está precisa utilizar o sistema de contabilidade padronizado para o Regime de Competência, ao invés do Livro Caixa que segue o Regime de Caixa. 7/6