Manual geração da ECD ano-calendário 2016

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1 Manual geração da ECD ano-calendário 2016

2 Índice 1. GERAÇÃO DA ECD - SISTEMA OFFICE CONTÁBIL... 4 Configurações Iniciais - Menu Arquivos... 4 Cadastro de Empresas... 4 Plano Contábil... 5 Históricos Dados do Contador Dados do Sócio Cadastro de Participante Menu Movimentos...11 Digitação Digitação e Digitação de Múltiplas Partidas Digitação Auxiliar Atualização do Plano Contábil Encerramento do Período Menu Relatórios...14 Balancete (Plano Referencial) Listagem do Plano de Contas (Referencial) Escrituração Auxiliar Balanço Patrimonial DRE Demonstração de Resultado do Exercício Notas Explicativas GERAÇÃO DO ARQUIVO - MENU DIVERSOS / ECD ECD no Office Contábil...16 ABA GERAÇÃO DO ARQUIVO:...18 ABA RESPONSÁVEIS:...19 ABA ABERTURA DO ARQUIVO:...20 ABA SITUAÇÃO ESPECÍFICA:...21

3 ABA DMPL / DLPA...22 Passo a passo para preenchimento da aba DMPL / DLPA: ABA OUTROS RELATÓRIOS RTF:...26 Download do PVA...28

4 1. Geração da ECD - Sistema Office Contábil Nesta apostila veremos tudo o que deve ser configurado para a parametrização do sistema Office Contábil na geração do SPED ECD (Escrituração Contábil Digital) referente ao ano calendário de 2016, leiaute 5. A parametrização a seguir deve ser efetuada para que a geração do arquivo texto e, o processo de validação ocorram perfeitamente até o último dia útil do mês de maio. Lembrando que entregamos nesse ano de 2017, o arquivo referente a todo ano calendário Abaixo todas as configurações a serem efetuadas e verificadas no sistema para padronização do mesmo na geração do SPED Contábil: Configurações Iniciais - Menu Arquivos Cadastro de Empresas Verifique no menu: Arquivos / Empresas / Aba 1 Plano de contas, a configuração para Outros Planos. Diante disso, o sistema disponibiliza configurações específicas para a empresa de acordo com seu segmento e possibilita a escolha do Plano Referencial no campo abaixo. Caso a empresa tenha atividade rural deve habilitar a opção correspondente. Existem planos referenciais diferentes e, o mesmo deve ser escolhido diante do seguimento da empresa. 4/46

5 Na Aba 2 Configurações Diversas: certifique-se que a opção ECD-Escrituração Contábil Digital está habilitada, pois está opção faz com que o sistema apresente um alerta sempre que estiver inserindo alguma informação que não esteja nos padrões de estrutura da ECD. Nessa mesma aba, verifique seu tipo e Registro, habilitando a opção correspondente. Se Registro JUCE (Junta Comercial Estadual) e seu estado, se Registro em Cartório, ou Registro OAB (Ordem dos Advogados do Brasil) está preenchido de forma correta, com número de registro. O preenchimento dos campos Início das atividades e Data de registro também são obrigatórios. Plano Contábil Referente ao Plano de Contas, as configurações são especificamente para as contas analíticas. Acessando o Menu: Arquivos / Plano Contábil / Aba Contas Contábeis - 1, todas as contas analíticas do plano que possuem saldos e movimentos devem ser: vinculadas ao plano de contas Referencial da Receita Federal e também ter a opção: Conta de Aglutinação (ECD) habilitada. Para vinculação do Plano Referencial, você deverá configurar o Menu: Arquivos / Empresas / Aba 1 Plano de Contas, na opção Outros Planos e Plano Referencial de acordo com o tipo da empresa. No caso de contas analíticas que recebam lançamentos globais, a opção Conta de Lançamento Global deve ser habilitada. 5/46

6 Novidade: A partir da versão 2.68 release 0000, o sistema Office Contábil traz a possibilidade de copiar o plano de contas de 5 graus: padrão 5G0002, já vinculado com as contas do plano referencial. No caso de cópia do plano 5G0002 já vinculado ao plano referencial, acesse o menu Diversos/ Cópias/ Cópia do plano de contas padrão. Selecione a opção CONTÁBIL + REFERENCIAL, será selecionado automaticamente a opção 5G0002, que é a única disponível no momento para cópia já com as contas referenciais vinculados. O único plano referencial disponível para vínculo neste processo é o PJ em Geral. Para que a cópia das contas com vínculo seja efetuada com sucesso, é necessário ler atentamente a mensagem apresentada, habilitar a opção Concordo e em seguida confirmar a cópia. Este processo é necessário pois todos devem estar conscientes de que o vínculo feito pelo sistema é básico, para que a maior parte das contas já sejam referenciadas, no entanto, mesmo assim, deve ser feito por todas as empresas uma verificação das contas e modificar algum vínculo caso necessário para seu tipo. ATENÇÃO: Caso a empresa utilize um plano diferente de 5 graus, ou seu plano referencial não seja o PJ em Geral, o vínculo deve continuar sendo feito manualmente. 6/46

7 dados. A cópia deste plano deve ser feita antes de iniciar a contabilidade, para não haver perda de Na aba Configuração 4 certifiquem-se de que os campos necessários estão preenchidos. No quadro Natureza das Contas do lado esquerdo da tela, os campos: Ativo, Passivo, Despesas, Custos, Receitas e Resultado devem ter o número do primeiro grau das contas informado no quadro à frente. Do lado direito da tela verifique se as contas para transferência do Lucro ou Prejuízo, de Transferência de Resultado e Patrimônio Líquido estão preenchidas e corretas. 7/46

8 Se você já efetuou o vínculo das Contas Contábeis com o Plano Referencial da Receita Federal no ano anterior ou em outra empresa, poderá agora copiar esse vínculo para o ano atual de entrega ou para uma empresa que ainda não tenha feito o processo. Atenção: O vínculo só poderá ser copiado se usar a mesma estrutura de plano de contas entre os anos ou as empresas. Acesse o Menu Diversos/ Cópias/ Cópia de Plano Referencial ente empresas. Será aberta a seguinte tela: 8/46

9 No campo: Selecione a Empresa que fornecerá o Plano (Matriz) e aperto OK. Informe o código da empresa que já possuí o vínculo. Atenção: Antes de clicar em OK, verifique no rodapé da tela os campos de Ano Origem (ano em que a empresa já tem o vínculo pronto) e Ano Destino (ano em que a empresa que ainda não tem vínculo irá receber). No campo: Empresas Disponíveis, serão apresentadas apenas as empresas que possuem a mesma configuração de plano de contas. Selecione a empresa que deseja que tenha o vínculo igualado e jogue para a tela abaixo. Conforme imagem: Após, clique em copiar. O sistema apresentará a mensagem: Atenção: NÃO habilite a opção, Copiar Plano Referencial FCONT? Pois o FCONT é um arquivo extinto para o ano de 2015 e posteriores. 9/46

10 IMPORTANTE: O Plano Referencial é alterado somente pela Receita Federal e disponibilizado através do Manual de Orientação da ECF. Ao ser atualizado pela Receita, o sistema disponibilizará uma atualização para que atualizem o sistema e tenham as contas conforme última publicação O Plano Referencial sempre pode ser importado do ano anterior, no entanto é essencial que seja feito uma verificação desse vínculo no ano de geração atual do arquivo, pois a Receita Federal altera regularmente este plano. Faça uma manutenção se necessário. Históricos Os históricos são necessários para identificar os lançamentos contábeis. Nomeando a situação de cada um dos fatos contábeis que constam na digitação. Esses podem ser cadastrados através da rotina: Menu Arquivos / Históricos, contendo minimamente um código e sua descrição. Ou se preferir pode ser digitado manualmente no campo OBS, na tela de digitação. Dados do Contador No Menu Arquivos / Dados do Contador, basta efetuar corretamente o cadastro completo do contador responsável pela a empresa, contendo, inclusive, a data de validade da Certidão de Regularidade Profissional do CRC. ATENÇÃO: O campo validade não é obrigatório. E a Certidão de Regularidade Profissional é o documento que comprova que o profissional da contabilidade está em situação regular perante o CRC na data de sua emissão. O profissional deverá acessar o link de Serviços online do Portal do CRC, utilizando seu número de registro no CRC (pessoa física) e respectiva senha. Não existe limite para sua emissão, e a certidão tem validade de noventa dias. Dados do Sócio No menu: Arquivos / Dados do Sócio, basta efetuar corretamente o cadastro completo dos sócios da empresa, caso tenha. Efetue o cadastro de cada um deles, principalmente do que irá responder como responsável pela pessoa jurídica e assinar o arquivo ECD. Cadastro de Participante No Menu Arquivos / Participantes, caso a empresa tenha, cadastre o participante que se encaixar em um dos 11 códigos de relacionamento disponíveis na tela. Após cadastrado, esse código 10/46

11 deve ser informado nos lançamentos que influenciarem diretamente o lucro ou prejuízo do período da empresa. Menu Movimentos Digitação É necessário ter toda a movimentação da empresa pronta para o período de geração do arquivo. Essas movimentações podem vir para a contabilidade por meio de integração com outros departamentos, ou serem efetuadas manualmente em uma das cinco telas de digitação que o sistema Office Contábil possui. Para isso, basta acessar o Menu Movimentos / Digitação. Digitação e Digitação de Múltiplas Partidas As duas principais digitações do sistema são: Menu Movimentos / Digitação ou Menu Movimentos / Digitação de Múltiplas Partidas. Digitação Auxiliar A Digitação Auxiliar é utilizada apenas nas empresas que vão gerar o livro do tipo R (razão auxiliar) e seus auxiliares A e Z para a ECD. Para abri-la acesse o Menu Movimentos / Digitação Auxiliar. Os lançamentos contábeis que tiveram mais de uma operação dentro do mesmo número de lançamento, são considerados lançamentos globais. Exemplo de um pagamento de quatro fornecedores no lançamento nº 08, teremos a seguinte situação: 11/46

12 Na parte debaixo dessa tela, que é a digitação auxiliar, esses lançamentos globais deverão ser "justificados". Por exemplo: Lançamento Global: Pagamento dos fornecedores A, B, C e D. R$ ,00 Digitação Auxiliar: Fornecedor A ,00 Fornecedor B ,00 Fornecedor C ,00 Fornecedor D ,00, totalizando os ,00 Para cada lançamento global, terá uma nova numeração de lançamentos auxiliares. Todos os dados deverão ser informados, pois serão enviadas para a Receita. Pode-se verificar também que nessa tela, enquanto não for lançado o valor total na digitação auxiliar, consta uma "diferença" no campo e o botão "sair" não fica habilitado, precisando totalizar o valor do lançamento contábil. Nas digitações citadas acima, deverá efetuar os lançamentos do ano contábil segundo orientações abaixo: Os lançamentos devem conter: Data do Registro Contábil; Conta (s) Credora (s); 12/46

13 Conta (s) Devedora (s); Histórico ou Código de Histórico Padronizado; Valor do Registro Contábil; Número do Lançamento para identificar de forma unívoca. O lançamento contábil deve ser efetuado com: Um registro a débito e um a crédito ou, Um registro a débito e vários a crédito ou, Vários registros a débito e um a crédito ou, Vários registros a débito e vários a crédito. Poderá utilizar: Dicas: O Pipe não deve ser utilizado! Pois ele é a separação dos dados no leiaute como o exemplo: 0000 LECD EMPRESA ECD /46

14 Atualização do Plano Contábil A Atualização do plano Contábil organiza os saldos das contas contábeis da empresa no período solicitado, basta acessar o menu Movimentos / Atualização do Plano Contábil, informe o período de 01 a 12 do ano ativo e confirme a atualização. Encerramento do Período Antes de efetuar o encerramento certifique-se que a conta de Encerramento e transferência de Lucro/Prejuízo, estão corretas. Caso precise alterar, acesse o menu Arquivos / Plano Contábil / Aba 4 Configuração. No menu Movimentos / Encerramento de Período, encerre o período para apurar o Lucro ou Prejuízo da empresa. Ativo deve bater com Passivo, e as contas de Receitas e Despesas devem estar com seus saldos zerados para gerar e entregar o arquivo sem erros. Menu Relatórios Para se certificar que o encerramento foi feito corretamente e que os saldos das contas estão corretos, verifique as movimentações e saldos, tirando os relatórios abaixo, verificando a relação das contas contábeis e também, das contas Referenciais. Balancete (Plano Referencial) Para visualizar os saldos das contas contábeis aglutinados pelo plano referencial, ou os saldos individuais por conta analítica, acesse o menu: Relatórios / Balancete / Mensal. Com o Tipo de Balancete: Referencial, visualize os saldos aglutinados pelo referenciamento, e com o Tipo de Balancete: Contábil visualize os saldos individuais por conta analítica. Listagem do Plano de Contas (Referencial) Para ver o plano de contas completo, com todas as contas que já estão referenciadas, ou as que ainda não possuem relacionamento, acesso o menu: Relatórios / Listagens / Plano de Contas. Selecione Tipo da Listagem Referencial e Tipo Referencial: Completo com vínculo, para visualizar todas as contas do plano de contas, as que já estão vinculadas com o plano referencial, e as que não estão também. Tipo Referencial: Completo sem vínculo para ver o plano referencial completo. E Tipo Referencial: Vinculado, para ver apenas as contas que já foram vinculadas. 14/46

15 Escrituração Auxiliar Caso tenha utilizado a Digitação auxiliar, acessando o menu: Relatórios / Escrituração Auxiliar. Poderá emitir Diário, Listagem e Razão das digitações auxiliares. Para verificar os dados que serão gerados nos casos de entrega do Livro R e seus auxiliares A e Z. Balanço Patrimonial Emita o balanço para verificar se Ativo e Passivo batem. Basta acessar o menu: Relatórios / Balanço Patrimonial. DRE Demonstração de Resultado do Exercício Acesse menu: Relatórios / Demonstração do Resultado do Exercício. E emita a DRE para se certificar de que os grupos de resultado: Receitas, Despesas e Custos foram zerados e seu lucro ou prejuízo transportado para o PL do Balanço. Notas Explicativas Caso seja necessário através do menu: Relatórios / Notas Explicativas é possível montar o relatório de explicações específicas de situações especiais que podem ter ocorrido durante o ano calendário. Clicando na opção: Arquivo, gere este relatório em Word e salve na extensão.rtf. Lembre-se que para gerar este arquivo deve ser feita uma referência numérica com o campo Notas Explicativas na configuração do plano de contas. Assim poderá anexá-lo a opção da Aba Outros Relatórios RTF na tela de geração do arquivo texto. 15/46

16 2. Geração do Arquivo - Menu Diversos / ECD ECD no Office Contábil É necessário que a contabilidade da empresa esteja com o período encerrado para a geração do arquivo. Porém antes de encerrar o exercício, efetue os procedimentos abaixo, alguns já citados nas padronizações acima: 1 - Para fins de SPED, a digitação deve ser renumerada de forma ANUAL, em sequência. Sendo assim é importante efetuar a Renumeração da Digitação, através do menu Utilitários/ Renumeração da Digitação. Informe o período de janeiro a dezembro do ano ativo, clique na opção ANUAL e depois em RENUMERAR. 2 É importante efetuar a Atualização do Plano de Contas. Para fazê-la, acesse o menu: Movimentos/ Atualização do Plano de Contas, atualize de 01 a 12 com a Opção NORMAL. 16/46

17 3 O Encerramento do Exercício, deve ser feito através do menu: Movimentos/ Encerramento de Período, transportando o LUCRO/ PREJUÍZO apurado no exercício. 4 Verifique o Balanço Patrimonial e se os totais de Ativo e Passivo batem. Acesse menu Relatórios / Balanço Patrimonial e verifique se os valores estão corretos: 17/46

18 5 - Efetue a geração do arquivo SPED ECD, através do menu: Diversos/ SPED / ECD. Em atendimento sempre ao último Ato Declaratório Executivo que disponibiliza o leiaute mais atual do Arquivo Digital SPED ECD, a geração do mesmo é atualizada por parte do sistema, validação e envio correspondente ao ano calendário de ABA GERAÇÃO DO ARQUIVO: Destino: Informe o local onde será gerado o arquivo; Arquivo: O nome do arquivo será conforme o exemplo acima, ECD9999.TXT; Período: Informe o período da geração do arquivo; Formas de Escrituração: O Tipo do Livro se será: G (Diário Geral), R - A-Z (Escrituração Resumida - Escrituração Auxiliar Digitação Auxiliar), ou B (Instituição Financeira Bacen); Código de Município: O código de município é puxado automaticamente, conforme o Cadastro da Empresa; Número do Livro Contábil: Informe o número do Livro Diário, que deverá ser sequencial referente ao último entregue, em papel ou formato digital; Natureza do Livro Contábil: Diário (padrão), porém o usuário poderá alterar; Verificar inconsistências: Com este botão poderá verificar se há alguma inconsistência antes de gerar o arquivo. 18/46

19 ABA RESPONSÁVEIS: Dados do Contador: o sistema apresenta o(s) Contador(es) cadastrado(s) no menu Arquivos/ Dados do Contador, permitindo selecionar o Contador Responsável pelo envio do arquivo; Dados do Responsável: o sistema permite especificar os dados de até 10 responsáveis e também possui a opção de integrar as informações automaticamente do cadastro de Sócios (Menu Arquivos). Informe quantos sócios forem necessários, desde que sejam esses que vão assinar o arquivo. Pelo menos um dos sócios informados deve ter a opção Responsável Legal pela Empresa habilitada. Após preencher os dados do responsável clique no sinal + para incluir na listagem abaixo. 19/46

20 ABA ABERTURA DO ARQUIVO: Preencha esta aba, de acordo com as informações da Empresa. Indicador de Início de Período: Normal (01/01/ano correspondente) ou Situações Específicas. Indicador de Finalidade de Escrituração: Original (padrão) ou substituta, com finalidade de retificação. Indicador de empresa de grande porte: NÃO (padrão) / SIM. Auditor Independente: Utilizado por empresas de grande porte (campo facultativo), é possível informar dois ou mais Auditores Independentes responsáveis pela Empresa. Nome e Registro CVM do Auditor: Depois de preenchido o Nome do Auditor, deverá especificar o registro CVM. Indicador de SCP Sociedade em Conta de Participação: É possível identificar as Sociedades em Conta de Participação: como Sócio Ostensivo ou Participante. - Ao habilitar a opção Participante de SCP como Sócio Ostensivo, o usuário poderá identificar quais são as empresas Participantes da Sociedade. - Ao habilitar a opção ECD da SCP, o usuário poderá especificar seu Código ou CNPJ como SCP. - De acordo com o ADE Cofis 82/2015, as SCP obrigadas à entrega da ECD Escrituração Contábil Digital, deverão utilizar os livros G, R, B, A ou Z para a entrega do arquivo. - O livro S Escrituração Mantida pelo Sócio Ostensivo foi excluída a partir do leiaute 4 do Manual de Orientação da ECD disponibilizado em 31 de dezembro de /46

21 ABA SITUAÇÃO ESPECÍFICA: Tipo de Escrituração: Centralizada (Consolidada Matriz) ou Descentralizada (Individual); Situação Específica: Cisão, Fusão, Incorporação. Ao selecionar o sistema permitirá especificar o DIA/MÊS/ANO na aba Geração do Arquivo. Data de arquivamento da conversão de sociedade simples em empresária: Data, Exemplo: empresa de trabalho intelectual que passou a exercer atividade de comércio. Registros Facultativos: DRE Configurável Quando se utiliza a DRE Configurável do menu Relatórios. Centro de Custos Se deseja enviar o centro de custos da empresa para o SPED. Gerar DMPL/DLPA Habilite para que fique disponível a Aba DMPL/DLPA. Código da Instituição Responsável pela Manutenção do Plano de Contas Referencial: é necessário identificar qual o código da Instituição Responsável pela Manutenção do Plano Referencial (conforme o tipo de empresa). Diante da configuração feita no Menu Arquivos / Empresas / Aba 1 Plano de Contas. 21/46

22 ABA DMPL / DLPA Esta aba permite que o usuário gere informações do relatório DMPL ou DLPA, especificando o Fato contábil que modificou os saldos das contas de Lucro/Prejuízo e/ou do Patrimônio Líquido. Exemplo: Aumento do Capital Social. Poderá especificar a conta contábil que sofreu modificação e o Saldo Inicial e Final de cada conta. Os saldos deverão ser informados conforme o Período de Apuração (Anual ou Trimestral) da Empresa. Se julgar necessário incluir estas informações acompanhe abaixo um passo a passo. Passo a passo para preenchimento da aba DMPL / DLPA: Essa rotina não é obrigatória para a geração do SPED ECD. Caso deseje utilizar essas informações, todos os dados devem ser preenchidos manualmente de acordo com as informações de sua empresa. A DLPA permite que seja realizado somente um fato contábil por período, já a DMPL exige que seja realizado um fato por mês. O passo a passo para o preenchimento é realizado da seguinte maneira: Na aba SITUAÇÕES ESPECÍFICAS habilite a opção Gerar DMPL/ DLPA. 22/46

23 Acesse a aba DMPL/DLPA, selecione qual opção deseja habilitar, sendo que o SPED aceita somente um dos demonstrativos. Escolhida a opção, basta marcá-la e selecionar o período referente (esse período está relacionado com o encerramento realizado no sistema para essa determinada empresa, sendo trimestral ou anual). O próximo passo é criar o fato contábil. Para fazê-lo insira o código e logo após acrescente o nome desse fato, clicando na opção + para que esse fato seja inserido (para criar esses fatos contábeis, podem ser tomados como base os relatórios da DLPA/ DMPL, de acordo com o demonstrativo escolhido, como base). 23/46

24 Criado os fatos desejados, será necessário realizar o lançamento referente a esse fato, informando a conta contábil a qual se refere; o saldo inicial dessa conta; o saldo dessa conta durante o ano; o saldo final (soma do saldo inicial mais o saldo do fato contábil), caso este saldo seja credor deverá inserir o sinal negativo (-) à frente; de o código do fato contábil (cadastrado no início do procedimento) e por fim o indicador. Para finalizar, clique sobre a opção + para inserir o lançamento realizado. 24/46

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26 ABA OUTROS RELATÓRIOS RTF: Existe a possibilidade de incluir no arquivo outros relatórios não especificados/exigidos pelo Manual de Orientação, para anexa-los é preciso abrir em Word e depois salvar como.rtf (escolha esta opção de extensão para salvar), já são definidos os tipos de arquivos possíveis para anexar: Demonstração de Resultado Abrangente, Demonstração dos Fluxos de Caixa, Demonstração do valor adicionado, Notas Explicativas, Relatório da Administração e Parecer dos Auditores, além da opção Outros, caso julgue necessário incluir algum outro tipo de relatório. Devemos, no entanto, enfatizar que as demonstrações obrigatórias já estão nos registros exigidos no leiaute, outros relatórios em rtf, somente devem constar se a empresa julgar necessário. A opção Termo de verificação para fins de Substituição da ECD, somente ficará disponível quando na ABA Abertura do Arquivo, o campo Indicador de Finalidade da Escrituração, estiver como: Substituta. 26/46

27 O termo de verificação para fins de substituição da ECD, deve ser criado no Word e, salvo na extensão.rtf para poder ser anexado ao sistema. É importante saber que o termo deve ser conter: I - Identificação da escrituração substituída; II - Descrição pormenorizada dos erros; III - Identificação clara e precisa dos registros que contêm os erros, exceto quando o erro for decorrência necessária de outro erro já discriminado; IV - Declaração de que o(s) signatário(s) do Termo de Verificação não é(são) responsável(is) pelas escriturações, substituta ou substituída, exceto quando ele(s) for(em), também, signatário(s) de uma delas. Após realizar os procedimentos acima, todas as informações necessárias para a geração desse demonstrativo estarão preenchidas. 6 Após verificar todas as ABAS, retorne a Aba Geração do Arquivo e clique em Gerar arquivo que irá validar no PVA (Programa Validador e Assinador) da Receita Federal. 27/46

28 7 Após ter feito os procedimentos no sistema, e gerado o arquivo. Download do PVA Baixe o PVA, acessando o endereço: 28/46

29 Depois de ter feito o download e instalado o PVA, basta validar o arquivo e ver se deu tudo certo. Dúvidas sobre treinamentos: treinamentosage@sage.com 29/46