PRINCIPAIS CONFIGURAÇÕES DO CONTÁBIL

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1 PRINCIPAIS CONFIGURAÇÕES DO CONTÁBIL Nas páginas seguintes, você terá uma visão geral dos recursos disponíveis e das funções que o Contábil pode automatizar, facilitando o dia-a-dia da sua empresa. Criando uma empresa: Clicando no menu Sistema / Empresas, aparecerá a tela do cadastro de empresas. Para criar uma nova empresa, clique no botão Criar, insira um código para a mesma e preencha os dados gerais. Caso essa empresa seja uma filial de outra já cadastrada, indique no campo Matriz, o código da empresa matriz. A matriz e suas filiais constituirão um grupo. Depois, passe para a aba Outros Dados, informe o contador responsável, os dados do registro da empresa e a sua forma de tributação. Ainda na aba Outros Dados, é possível marcar as opções Superávit ou Déficit e Cooperativa. A primeira alterará alguns termos em determinados relatórios oficiais. Ex.: "lucro" passará a ser chamado de "superávit". A segunda deverá ser marcada caso a empresa seja uma Cooperativa, em que a Demonstração de Resultado passa a ser chamada de Demonstração de Sobras ou Perdas. Para finalizar, passe para a aba Dados do Sistema, informe o mês e ano de início do Exercício Contábil e a máscara do plano de contas, lembrando que a máscara pode ser alterada até o momento em que a primeira conta é criada. Salve as informações, clicando em Gravar. Para iniciar o trabalho com a empresa, basta clicar no botão Selecionar. Nota: Ao criar a empresa, a máscara do plano de contas será formada de acordo com a codificação do Plano de Contas padrão do Contábil (#.#.#.##.###). Caso deseje criar o plano de contas, defina como será feita a codificação do plano de contas da empresa. Cada "#" (tralha) representa um algarismo e um "." (ponto) indica o separador. Também é necessário definir a codificação caso o plano de contas seja importado para o Contábil. O plano de contas a ser importado deverá estar no formato TXT e no layout do Contábil. O layout está disponível em Extras / Layout de arquivo texto. Para importar o plano de contas TXT, acesse Extras / Ferramentas de Suporte / Utilitário Contábil. Após ser aberto o Utilitário, acesse o menu Importação de Arquivos / Plano de Contas (TXT) e selecione o arquivo. Cadastrando o Plano de Contas: Clicando no menu Cadastro / Plano de Contas / Manutenção, será aberta a tela de Manutenção de Plano de Contas. Para criar a conta clique no botão Criar, informe a conta, o seu respectivo nome, a natureza da conta, e saldo e sua conta referencial (registro até o momento obrigatório para a geração do ECD e FCONT). Repare que o código reduzido é criado automaticamente pelo sistema ao gravar a conta. No entanto,

2 ele pode ser alterado de acordo com sua necessidade, com caracteres alfanuméricos. Repita os passos para criar as próximas contas, partindo sempre da premissa que sempre deverá existir uma conta sintética antes de sua conta analítica. Após o cadastramento do plano de contas, será necessário realizar a Classificação de Contas, que é a forma de o sistema Contábil entender a sua estrutura do plano de contas. Nota: A conta referencial possui dois modelos no Contábil: o da Receita Federal e o do Banco Central do Brasil (Cosif). Para selecionar um dos modelos, clique em Sistema / Configurar / Geral. Nesta tela, vá para o Grupo Contas Referenciais e selecione o modelo desejado. Além de selecionar o modelo das contas referenciais, é possível também exibir apenas as contas válidas. Para isso, basta marcar a opção Exibir contas referenciais válidas a partir de: / / e inserir a data. É o próprio usuário quem define essa data, de maneira a garantir que somente contas que não tenham perdido a validade estejam disponíveis para seleção (por empresa). Para o FCONT existe ainda a opção Exibir indicador do tipo de lançamento (FCONT). A marcação dessa opção faz com que a coluna "FCONT" seja exibida para preenchimento na tela de Manutenção de Lançamentos. Cópia do Plano de Contas: O sistema Contábil disponibiliza um plano de contas padrão que pode ser seguido como referência. Para utilizá-lo, basta clicar em Extras / Copia Plano de Contas. Lá, escolha qual o plano de contas padrão será copiado: Plano de Contas (Normas Internacionais, Com Permanente ou Micro Empresa e Pequeno Porte). Processando a função de cópia, a sua tela de Manutenção de Plano de Contas será automaticamente preenchida e não será necessário realizar a classificação de contas, pois essa também já virá devidamente preenchida. Existe ainda a opção de copiar o plano de contas de uma empresa já existente no Contábil, desde que ela possua a mesma máscara do plano de contas. Classificação de Contas: Para acessar a tela de classificação, vá para Cadastro / Plano de Contas / Classificação de Contas. Em Grupos / Contas, você deverá definir os tipos de conta sintética para a classificação de um grupo de conta. As contas podem ser: Ativo, Passivo, Receita, Despesa, Contas de Resultado, Reserva de Capital ou Custo de Vendas. Para cada grupo, há subgrupos discriminatórios, acessados por meio do botão +. Você deve indicar no campo Contas a conta referente aos Grupos e subgrupos. Exemplo: Ativo: 1 Ativo Circulante:1.1

3 Para incluir a conta, clique no campo em branco e depois no botão com a reticência ( ). Na tela seguinte, selecione a conta e depois clique no botão fechar para salvar as informações. Cabe ressaltar que mais de uma conta pode ser configurada para um Grupo/Subgrupo. Para isso, na tela que é aberta após ser clicado no botão ( ), basta clicar na seta para baixo de seu teclado. Desta forma uma nova linha será disponibilizada para a configuração de mais uma conta. Ao gravar a inserção, a configuração visual da classificação poderá ficar conforme abaixo: Exemplo: Despesa: 4/5 Receita Operacional: 3.1/3.2/3.3 Nota: É extremamente importante o correto cadastramento da Classificação de Contas, pois é a partir dessa classificação que o sistema levará os saldos para os relatórios Balanço Patrimonial e Demonstração de Resultados do Exercício, além de influenciar na apuração do lucro / prejuízo após a transferência para a conta de resultado. Inserindo Saldos de Abertura: Existem duas formas para ser inserido o saldo de abertura, que é baseado nas contas patrimoniais do exercício anterior ao que está sendo iniciado. A primeira delas, e a mais recomendada, é a de ser aberto o exercício anterior ao que será utilizado e fazer os lançamentos de saldo de balanço com data de 31/12. Em seguida, deve ser feito o Encerramento do Exercício, para que o ano seguinte receba os saldos de balanço lançados, como Saldo Anterior. Para fazer esse procedimento, devese acessar o utilitário do Contábil, em Extras / Ferramentas de Suporte / Utilitário do Contábil. Lá dentro, clique no menu Funções Gerais / Desfaz Encerramento do Exercício, para que o ano em que os lançamentos citados serão feitos seja aberto ou criado. A segunda mais rápida, porém menos recomendada é feita diretamente no utilitário do contábil, bastando também acessar o menu Extras / Ferramentas de Suporte / Utilitário Contábil. Após ser aberto o Utilitário, acesse o menu Funções Gerais / Alterar Saldo Anterior. Será aberta a tela de Alterar Saldo Anterior. Faça a inserção dos saldos sempre nas contas analíticas e, depois, informe o sinal ( D para Débito e C para Crédito) e tecle ENTER após a inserção de cada linha. Note que o saldo das contas sintéticas serão recalculados automaticamente. Para finalizar o processo, basta sair da tela e fechar o utilitário. Nota: Não é recomendada a inserção dos saldos de abertura pelo utilitário, pois caso a função Desfazer o Encerramento do Exercício seja executada no exercício onde o saldo de abertura foi implantado (neste caso saldo anterior), esses saldos anteriores serão deletados automaticamente. Criando Lançamentos: Clicando no menu Lançamentos / Manutenção, será aberta a tela de Lançamentos. Para lançar, basta clicar no botão Criar, informar a data (dia e mês), depois informar as contas a débito e a crédito (utilize a seta localizada no respectivo campo para que seja exibida a listagem das contas, ou simplesmente digite o código da conta), depois forneça o histórico e, por fim, o valor.

4 Caso precise realizar alguma modificação no lançamento, basta selecioná-lo e realizar a alteração. A única exceção de alteração possível é a data. Para ela ser alterada, deve-se clicar com o botão direto do mouse sobre o lançamento, escolher a opção Move Lançamento Corrente, informar a nova data e confirmar. Lançamentos em Lote: Clicando no menu Lançamentos / Lotes / Manutenção, será aberta a tela de Lotes. Para criar um lote clique no botão Novo. Na tela seguinte, insira o nome, descrição e, se desejar, insira as datas inicial e final para restringir os lançamentos dentro desse período. Depois disso, clique no botão Confirmar e será aberta a tela de lançamentos do lote. Terminados os lançamentos no lote, esses poderão ser transportados para a tela de lançamentos. Para tanto, na tela principal de Lotes, marque quais lotes deseja liberar e em seguida, clique no botão Liberar. Apurando os resultados: Para realizar a apuração da empresa, basta acessar o menu Lançamentos / Transferência para Conta de Resultados. Será aberta a tela de transferência na qual deverão ser informados o mês de apuração e as contas de receita e despesa, além da conta de resultado que receberá o saldo do confrontamento entre receita e despesa. Feitas as configurações, clique no botão Processar. Se precisar desfazer o procedimento de apuração, basta clicar em Lançamentos / Desfazer Transferência, selecionar o mês e clicar no botão Processar. Emitindo Relatórios: Para emitir os relatórios do sistema, basta acessar o menu Relatórios e escolher o relatório requerido. Vamos exemplificar a emissão da Demonstração de Resultados do Exercício, Balanço Patrimonial e o Balancete. Demostração de Resultados do Exercício (DRE) Acesse Relatórios / Demonstração de Resultados / Exercício. Será aberta a tela de configuração do relatório. Informe se serão demonstradas as contribuições, o nível que será feita a apresentação dos saldos das contas no campo Totalizar no Nível e o período. Depois, clique em Visualizar. Nesse momento, o sistema Contábil realizará o processamento das informações e apresentará em tela o relatório. Para realizar a impressão, clique no botão Imprimir. Balanço Patrimonial Acesse Relatórios / Balanços Patrimoniais / Padrão Fiscal. Será aberta a tela de configuração do Balanço. Informe a data de encerramento, o nível que será feita a apresentação dos saldos das contas no campo Totalizar no Nível e clique em Visualizar. Nesse momento, o sistema Contábil realizará o processamento das informações. Caso exista alguma inconsistência nos saldos, será apresentada uma mensagem informativa. Estando os saldos devidamente encerrados, o relatório será apresentado em tela. Para realizar a impressão, clique no botão Imprimir.

5 Balancete Acesse Relatórios / Balancetes / Verificação. Será aberta a tela de configuração do balancete. O balancete de verificação é um balancete com uma visualização mais detalhada, onde os totais de débito e crédito e os saldos anteriores e atuais de cada conta (e grupo de contas) são apresentados. No campo Contas Selecionadas, informe as contas (gerenciais ou contábeis) que serão consideradas para o relatório. Você pode digitar diretamente os códigos das contas neste campo, separados por ponto e vírgula ";" ou simplesmente vírgula ",". Para informar um intervalo de contas (entre um registro inicial e outro final), digite o código da primeira, um hífen (ou um ponto seguido do outro) e o código da última (Ex.: ou ). Se você digitar um código inexistente, o sistema exibirá uma lista de todas as contas cadastradas, para auxiliar na escolha. Indique o período no qual se basearão os saldos do balancete. Se quiser informar um período específico, marque o campo Data e selecione o dia Inicial e o Final. Caso seja trimestral, marque o campo Trimestre e selecione a qual deles se refere o relatório. Marque o campo Exercício para que o sistema considere os saldos de todo o ano de exercício. Essa última alternativa só estará disponível caso a opção Convencional esteja marcada, no alto da tela. Após clique no botão Visualizar. Para realizar a impressão, clique no botão Imprimir. Nota: Os relatórios podem ser impressos em formato matricial. Para isso, basta marcar a opção Impressora Matricial / Formato Texto no rodapé de cada tela antes da visualização / impressão dos mesmos. Também é possível salvar o relatório em arquivos digitais, como XLS (planilha do Excell), PDF e outros. Para realizar essa operação, clique no botão Gravar e escolha o tipo de arquivo. Em Sistema / Configurar / Geral, na aba Relatórios é possível selecionar algumas configurações para a visualização dos relatórios como por exemplo: Mostrar data e hora da emissão no cabeçalho. Finalizando o exercício da empresa: Para realizar a finalização do exercício no sistema Contábil, acesse Lançamentos / Fim de Exercício. Será aberta a tela de Fim de Exercício, basta clicar no botão Confirmar e aguardar o processamento. Ao final, o novo exercício será aberto automaticamente. Nota: Caso precise retornar ao exercício já encerrado para realizar algum ajuste, acesse Extras / Ferramentas de Suporte / Utilitário Contábil. Com o Utilitário aberto, acesse Funções Gerais / Desfaz Encerramento, leia a mensagem informativa e confirme a operação. Prosseguindo, basta aguardar a mensagem de conclusão do procedimento, sair do Utilitário e ao retornar ao Contábil. O exercício já estará disponível para alteração. Esperamos que com esse roteiro você consiga utilizar os recursos e funções disponíveis no sistema Contábil e facilitar o dia-a-dia da sua empresa.