1 - Instalação do sistema Escrituração Fiscal

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1 1 - Instalação do sistema Escrituração Fiscal Antes de instalar o sistema, é necessário ler o informativo, fazer uma cópia do banco de dados do Contábil, pois será o mesmo utilizado pelo novo fiscal e fazer um backup GERAL do fiscal antigo para sua segurança. COMO FAZER UMA CÓPIA DO BANCO DO CONTÁBIL: Acesse a pasta Dexion do servidor, acesse a pasta Dados e copie os dois arquivos contidos nesta pasta (Dexion.fdb e Dexion_Imagens.fdb), para outra pasta. Este procedimento é imprescindível, pois caso haja algum problema na instalação, você terá uma cópia fiel do banco de dados. Após o procedimento acima, siga os passos abaixo para baixar o sistema no site e fazer a instalação: Acesse o site da Dexion, faça o login e em seguida clique no menu Suporte Atualização dos sistemas. Selecione o programa Dexion Escrita Fiscal e clique em Salvar os Arquivos. Salve os 2 arquivos diretamente na unidade C:. Clique no menu Iniciar Executar e digite C:\atualiza_Fiscal, ao abrir a tela selecione a opção Instalação e clique em próximo. Passo 1 selecione o tipo de instalação (Servidor ou Local) e clique em próximo, Passo 2 selecione a opção Dexion Fiscal e certifique-se que os caminhos Pasta Local e Pasta compatilhada na rede estejam corretos. Em seguida clique em Ok. Note que o sistema automaticamente irá criar um ícone na área de trabalho. Abra o sistema Dexion Escrituração Fiscal para que o sistema carregue algumas tabelas, depois siga os passos abaixo para fazer a conversão dos dados do sistema antigo para o novo. 2 - Conversão dos dados para o sistema Escrituração Fiscal É importante se certificar que nenhum usuário esteja utilizando o fiscal antigo nem o novo, para que a conversão seja concluída com êxito. No servidor ou na máquina local, acesse o diretório onde o programa foi instalado. Ex: c:\arquivos de programas\dexion\aplicativos. Localize e abra o programa chamado Conversor_Fiscal. Ao abrir o programa informe o caminho da pasta de instalação do fiscal antigo. Na opção Selecionar Empresa deixe marcada a opção Várias Empresas, porém informe o número de apenas uma empresa e clique em Selecionar. (O ideal é se fazer à conversão de empresa por empresa já que o processo é demorado.) Obs: Caso a mesma empresa tenha numeração diferente do fiscal para o contábil, deve-se alterar a numeração no momento da conversão. Sempre deve prevalecer a numeração do contábil. Caso tenha essa situação, informe a nova numeração da empresa no campo NOVA. No campo Mês, informe a competência inicial e competência final que deseja converter. Ex: 01/2006 a 12/2011, sugerimos que se converta de 2006 a 2011, pois é geralmente um período ideal para atender as fiscalizações, uma vez que todo o período vai continuar no

2 sistema antigo, caso haja alguma necessidade. Esta sugestão também é pelo fato de que este processo é bastante demorado, dependendo é claro da quantidade de informações cadastradas. Deixe todas as demais opções marcadas e clique em Converter. OBS: Neste primeiro momento, seria interessante, converter somente o mês 01/2012, para que se possa gerar o SPED PIS/COFINS. Depois, a medida que se fizer necessário, ir convertendo outros períodos. 3 - Novidades O cadastro de empresas passa a ser único com o contábil, tem o mesmo visual e utiliza o mesmo banco de dados. O sistema vai gerar o SPED PIS/COFINS, SPED Fiscal, além de ter mais informações que facilitam a geração da DMED entre outras novidades, que serão descritas abaixo: Cadastro da empresa Guia Dados Complementares, foi criada a opção de Exercícios onde permite gravar informações como Tipo de Participante, Tipo de Item e Tipo de Local, todas as opções por exercício. Além da opção de Meses Fechados, que foi criada para dar mais segurança ao cliente, pois uma vez fechado o mês o mesmo não sofrerá mais alterações, evitando assim a

3 perda de informações. Lembrando que a opção será preenchida automaticamente quando o cliente realizar o procedimento através do menu Relatórios/Controle dos Impostos/Fechamento do mês. Ainda na guia Dados Complementares subguia Grupos, poderá ser definidos grupos para gerar as declarações de todas as empresas de uma só vez.

4 Na Guia Termos e Tributação Subguia Tributações será definida a forma de tributação da empresa por exercício. Ex: em 2008 a empresa era optante pelo Simples Nacional, já em 2009 passou a ser Lucro Presumido. Dessa forma não será necessário alterar todo o cadastro quando a empresa mudar a forma de tributação de um exercício para o outro. Criados os campos Regime de Apuração e Detalhamento da atividade onde poderão ser definidos se a apuração será por competência ou caixa e o tipo de empresa. Ex: se for uma empresa prestadora de serviço de saúde, alguns campos específicos serão habilitados no momento de incluir para que depois o cliente consiga gerar a Dmed. Na subguia Livro Eletrônico foi criada a opção não serão gerados para o livro eletrônico. para configurar os modelos de NF que Cadastro de Participantes Criada a opção de Participantes no menu Arquivo/Participantes, nesse campo será feito o cadastro tanto de emitentes, clientes, transportador, Banco e Administradora de Cartão Primeiramente deve ser feito o cadastro do Tipo do Participante através do menu Arquivo Tabelas Auxiliares Tipo de Participante Incluir. Preencha o Tipo de Participante e a Descrição. O cadastro pode ser feito por tipo de atividade. Logo se o cliente tiver várias empresas com a mesma atividade basta ser cadastrado um participante.

5 Feito isso o Participante já pode ser cadastrado no menu Arquivo Participantes. A diferença ao cadastrar o cliente, emitente, transportador, Banco e ou Administradora de Cartão, ficará por conta do Tipo que será definido pelo cliente. Dentro do cadastro também poderá ser feito o vinculo com o plano de contas do contábil na guia Contabilidade. Cadastro de Itens O cadastro do Item foi reformulado. Primeiramente é necessário cadastrar o Tipo do Item através do menu Arquivo Tabelas Auxiliares Tipos de Itens Incluir. Um detalhe muito importante é que, para cada empresa deve ser cadastrado um tipo de item específico, independente se o cliente tiver várias empresas com a mesma atividade. Salvo nos caso em que houver Matriz e Filial. Ex: Empresa 1 é comercio Empresa 2 é comércio Empresa 3 é comercio

6 Ao cadastrar o tipo do item informar Comercio1, Comercio2, Comercio3...etc Feito isso o Item já pode ser cadastrado, através do menu Arquivo Itens. O cadastro do item ficou mais completo. Ao incluir os impostos será necessário informar a competência, pois se o item sofrer algum tipo de alteração não poderá ser alterado e sim cadastrado novamente. Pode-se definir também a forma de tributação e o tipo de apuração. É interessante cadastrar o máximo de informações possível para que no momento de incluir as notas o cadastro seja apenas complementado. Centro de Custos No menu Arquivo/Centro de Custos foi criada a opção para cadastrar os centros de custos utilizados pela empresa, isso facilitará a geração dos lançamentos para contabilidade se a empresa tiver matriz e filial. Histórico de Usuário O sistema passa a ter um cadastro de cargos e usuários, Menu Arquivo, Tabelas Auxiliares. Com este cadastro, será possível criar um histórico de cada usuário analisando assim, tudo que o usuário executa dentro do sistema.

7 Cadastro de NF Criada a opção de parcelamento e quitação da nota fiscal a prazo. A informação será gerada para a contabilidade facilitando o serviço do cliente. Na inclusão do lançamento o cliente poderá utilizar a opção de Parcelar e no mês do vencimento poderá fazer a quitação da nota. A quitação poderá ser realizada através do menu Arquivo/ Entradas/Saídas/Serviços opção Quitar. No cadastro da nota fiscal ficará gravada a informação tanto do pagamento/recebimento como da quitação, na guia Forma de Pagamento.

8 Relatórios O sistema passa a emitir os registros de Entrada, Saídas, Serviços, ICMS entre outros, através do menu Relatórios. Apuração dos impostos A opção de resumo dos impostos foi reformulada, o que irá facilitará a conferência. Para visualizar detalhes do imposto clique sobre ele e em seguida na opção detalhamento

9 No detalhamento será possível consultar, incluir e alterar informações como Deduções, Compensações entre outros. Fechamento Criada a opção no menu Relatórios/Controle dos Impostos/Fechamento do mês. A opção trará uma segurança ao cliente, pois uma vez fechado o mês não poderá ser feita nenhuma alteração, evitando assim a perda de informações. CIAP Crédito de ICMS do Ativo Permanente Caso a empresa aproveite crédito de um bem do ativo permanente o cliente poderá utilizar a opção para que o sistema já faça o calculo automaticamente e também leve a informação para a contabilidade no momento da geração dos lançamentos contábeis.