Geração do SPED Contábil

Transcrição

1 Geração do SPED Contábil

2 Geração do SPED Contábil Para facilitar o entendimento da rotina de geração do SPED Contábil no Sistema Cordilheira, a equipe de Suporte Técnico da EBS Sistemas disponibilizou este pequeno manual, que contém dicas importantes sobre o processo de geração deste informe.

3 Geração do SPED Contábil 1 Permissões de acesso: Caso as rotinas relacionadas ao SPED no módulo Contábil estejam bloqueadas, realize a liberação da rotina para os usuários através do Gerenciador de Sistemas em Usuários/Controle de Permissões.

4 2 Parametrizando o sistema: Embora não seja obrigatório, o usuário do sistema poderá efetuar a rotina de vinculação do Plano de Contas da empresa com o Plano de Contas do SPED. Para isso acesse Cadastro / Plano de Contas, selecione as contas conforme o plano e informe qual conta no Plano Referencial será vinculada. Após clique em Gravar.

5 Para facilitar esse processo de vinculação das contas no Plano Referencial, poderá ainda utilizar a rotina de Vinculação Automática através de Módulos / Escrituração Contábil Digital / Plano Referencial / Vinculação Automática. O Sistema Cordilheira fará a vinculação automática das contas a partir de sua classificação e do nome da conta. Como o Plano de Contas de cada empresa pode variar, sugerimos que após a vinculação automática seja realizada uma conferência deste procedimento através da rotina de Módulos / Escrituração Contábil Digital / Plano Referencial / Relatório.

6 3 Arquivo do SPED com as Demonstrações Contábeis: Para que o sistema gere o arquivo do SPED com as Demonstrações Contábeis Balanço Patrimonial e DRE, é preciso executar a rotina de Apuração das Demonstrações Contábeis (Módulos / Escrituração Contábil Digital) antes da geração do arquivo. Informe o exercício do período (Ano) e o grau das contas para que o sistema crie as informações pertinentes no arquivo do SPED. Após apuradas as demonstrações, basta gerar o arquivo (descrito a seguir no passo número 4), marcando a opção de Gerar as demonstrações contábeis (Balanço/DRE).

7 Importante: a) O sistema só irá aceitar o grau analítico ou o superior imediato. Portanto, caso a estrutura do plano de contas esteja no Grau 5, deve-se informar somente o Grau 5 ou Grau 4 no campo da rotina de Apuração das Demonstrações Contábeis; b) Para a correta geração das demonstrações contábeis, é preciso que sejam realizados os lotes de transferência no módulo Contábil. Se estes não constarem no sistema, poderão ocorrer diferenças entre o valor do Ativo e Passivo; c) Caso a contabilidade utilize o fechamento mensal, para a vinculação das demonstrações contábeis o sistema deverá apresentar 12 períodos. Se o fechamento for trimestral deverá informar 4 períodos e se o fechamento for anual deverá apresentar 1 período. Se realizados os fechamentos de resultado diferentes desses processos, o sistema não irá gerar as informações das Demonstrações Contábeis no arquivo para o SPED; d) Se a apuração do resultados é realizada de forma Trimestral e Mensal, o SPED exige na Rotina de Transferência de Resultado, que a conta de transferência seja a mesma para todos os períodos. Se a conta de transferência for diferente, poderá apresentar erros na validação do arquivo no SPED.

8 4 Gerando o Arquivo: Após realizadas as parametrizações do Plano de Contas e a apuração das demonstrações contábeis, efetuaremos a geração do arquivo para o SPED. Para gerar o arquivo acesse a rotina Módulos / Escrituração Contábil Digital / Geração de Arquivo. a) Informe a data do Início e do Término do exercício que deseja gerar as informações para o SPED; b) Informe também no campo Diretório Destino uma pasta válida para geração do arquivo; c) No campo Razão Social Completa, digite o nome da empresa sem abreviações; d) Nome do arquivo: O nome já do arquivo segue o padrão do aplicativo SPED. Ele não pode ser renomeado; e) O botão Adicionar arquivos *.RTF serve para que sejam adicionados ao arquivo que será validado no SPED, informações como DLPA, DOAR, Notas Explicativas, etc. desde que estes estejam salvos em um arquivo com o formato *.RTF. Nota: No caso de relatórios gerados no Cordilheira e salvos em formato *.RTF, será necessário acessar os arquivos em um editor de textos e salvá-lo novamente no mesmo formato, para que o validador do SPED consiga efetuar a vinculação correta das informações.

9 5 Considerações finais: Conforme informações do site da Receita Federal, na área de Perguntas e Respostas, é importante atentar-se para os seguintes assuntos: Erros e Advertências na validação do arquivo: Erros impedem a continuidade dos trabalhos. As advertências, não. No caso de advertência, cabe ao usuário avaliar se ela é ou não um erro. As validações são executadas em três blocos. O segundo bloco só é realizado se não forem encontrados erros na execução do primeiro bloco. As do terceiro, só se o arquivo passar no segundo. Assim, depois de corrigir os erros identificados no primeiro conjunto de regras, podem aparecer erros que não foram listados na primeira validação.

10 5.2 - Livros Abrangidos pela Escrituração Contábil Digital: Podem ser incluídos todos os livros da escrituração contábil, em suas diversas formas. O diário e o razão são, para o SPED Contábil, um livro digital único (consulte a Resolução CFC 1020/05). Cabe ao PVA mostrá-los no formato escolhido pelo usuário. São previstas as seguintes formas de escrituração: G - Diário Geral; R - Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar); A - Diário Auxiliar; Z - Razão Auxiliar; B - Livro de Balancetes Diários e Balanços. Estas formas de escrituração decorrem de disposições do Código Civil: Art Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Diário, que pode ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica. Art A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens. Assim, todas as empresas devem utilizar o livro Diário contemplando todos os fatos contábeis. Este livro é classificado, no SPED, como G - Livro Diário (completo, sem escrituração auxiliar). É o livro Diário que independe de qualquer outro. Ele não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com quaisquer dos outros livros (R, A, Z ou B).

11 O Código Civil traz, também, duas as exceções. A primeira delas diz respeito à utilização de lançamentos, no Diário, por totais: Art No Diário serão lançadas, com individuação, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa. 1o Admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação. Temos, assim, mais três tipos de livro: R - Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar) É o livro Diário que contêm escrituração resumida, nos termos do 1º do art acima transcrito. Ele obriga à existência de livros auxiliares (A ou Z) e não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com os livros G e B. A - Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida É o livro auxiliar previsto no nos termos do 1º do art acima mencionado, contendo os lançamentos individualizados das operações lançadas no Diário com Escrituração Resumida.

12 Z Razão Auxiliar (Livro Contábil Auxiliar conforme leiaute definido pelo titular da escrituração) O art determina que a escrituração será feita em forma contábil. As formas contábeis são: razão e diário. Este é um livro auxiliar a ser utilizado quando o leiaute do livro Diário Auxiliar não se mostrar adequado. É uma tabela onde o titular da escrituração define cada coluna e seu conteúdo. O Art dispõe: O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele. Tem-se, assim, a segunda exceção: B - Livro Balancetes Diários e Balanços Somente o Banco Central regulamentou a utilização deste livro e, praticamente, só é encontrado em instituições financeiras. A legislação não obsta a utilização concomitante do livro Balancetes Diários e Balanços e de livros auxiliares. Existe controvérsia sobre a obrigatoriedade de autenticação, pelas empresas não regulamentadas pelo Banco Central, das fichas de lançamento já que o Código Civil determina: Art Salvo disposição especial de lei, os livros obrigatórios e, se for o caso, as fichas, antes de postos em uso, devem ser autenticados no Registro Público de Empresas Mercantis. Para maiores esclarecimentos, consulte o leiaute: Fonte: