Fernanda Klein Both 08/05/ B13 1/30 SPED EFD PIS/COFINS. Sumário

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1 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 1/30 SPED EFD PIS/COFINS Sumário 1. O QUE É COMO FUNCIONA OBRIGATORIEDADE PRAZOS E MULTA CONFIGURAÇÕES INICIAIS Cadastro das Tabelas de Tributação PIS/COFINS Utilização das Tabelas de Tributação PIS/COFINS Regrava Tributação PIS/COFINS Erros no Relatório de Regravação Alterações no Lançamento do CTC/CT-e GERAÇÃO DO ARQUIVO Preenchimento dos campos para geração do arquivo Correção de Erros Consistências VALIDAÇÃO DO ARQUIVO Barra de Ferramentas do validador Importação e Validação do Arquivo Geração do Relatório de Erros e Advertências Geração de Apurações Configurações do bloco M para validação do arquivo Configuração da Natureza da Receita Registros M410 e M Descrição do Crédito apurado no Período Registro M105 e M Exportação e Geração do arquivo para entrega ANÁLISE DE ERROS NO VALIDADOR Estrutura do Layout do SPED PIS/Cofins Erros Comuns Erro CPF Inválido Erro CST s de PIS/Cofins diferentes Erro Código do Serviço Inválido Erro Inscrição Estadual Inválida Erro Informação de Alíquota Básica Erro Duplicidade de Ocorrência da Chave Erro O número do documento informado na chave da NF-e não confere com o número do documento informado no documento fiscal...30

2 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 2/30 1. O QUE É A EFD-PIS/Cofins trata-se de um arquivo digital instituído no Sistema Publico de Escrituração Digital SPED, a ser utilizado pelas pessoas jurídicas de direito privado na escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo, com base no conjunto de documentos e operações representativos das receitas auferidas, bem como dos custos, despesas, encargos e aquisições geradores de créditos da não-cumulatividade. 2. COMO FUNCIONA A partir de sua base de dados, a pessoa jurídica deverá gerar um arquivo digital de acordo com leiaute estabelecido pela Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB, informando todos os documentos fiscais e demais operações com repercussão no campo de incidência das contribuições sociais e dos créditos da não-cumulatividade, referentes a cada período de apuração do PIS/Pasep e da Cofins. Este arquivo deverá ser submetido à importaç ão e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA - PIS/COFINS) fornecido pelo SPED. 1 No ERP Solution, o arquivo será gerado através do módulo Escrita Fiscal => Arquivos Digitais => EFD PIS/COFINS. 3. OBRIGATORIEDADE Conforme a Instrução Normativa nº1218, de 21 de dezembro de 2011, os novos períodos de apuração são: "Art. 3º... I - em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2012, as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real; II - em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de julho de 2012, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Presumido ou Arbitrado. 1º Fica facultada a entrega da EFD-PIS/Cofins às pessoas jurídicas não obrigadas, nos termos deste artigo, em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de abril de º A obrigatoriedade disposta neste artigo aplica-se às pessoas jurídicas referidas nos 6º, 8º e 9º do art. 3º da Lei nº 9.718, de 27 de novembro de 1998, e na Lei nº 7.102, de 20 de junho de 1983, em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de julho de PRAZOS E MULTA Conforme Art. 5º da IN 1218/11, a EFD-PIS/Cofins será transmitida mensalmente ao Sped até o 10º (décimo) dia útil do 2º (segundo) mês subseqüente ao que se refira a escrituração, inclusive nos casos de extinção, incorporação, fusão e cisão total ou parcial. 1 SPED EFD PIS/COFINS. Disponív el em azenda.gov.br/sistemas/ef d-pis-cof ins/o-que-e.htm. Acesso em 07 de nov embro de 2011

3 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 3/30 De acordo com o art. 7º da Instrução Normativa RFB 1.052, de 2010, a não-apresentação da EFD- PIS/Cofins no prazo fixado acarretará a aplicação de multa no valor de R$ 5.000,00 (cinc o mil reais) por mês-calendário ou fração. 5. CONFIGURAÇÕES INICIAIS Para que o arquivo da EFD PIS/COFINS seja gerado com informações corretas e consistentes, é necessário que sejam efetuadas determinadas configu rações no sistema ERP Solution. 5.1 Cadastro da s Tabelas de Tributação PIS/COFINS Módulo Estoque => Cadastrar => Tributações PIS/COFINS (1426): Para fazer o cadastro da tabela de tributação de PIS/COFINS, deve-se selecionar a opção F3 - Cadastrar e preencher os campos correspondentes ao código da tabela, tipo de contribuinte, CST do PIS e do COFINS e percentuais de alíquotas. Ao cadastrar um código de tabela, esse deve ser utilizado para cadastrar todas as tabelas que possuem as características tributárias semelhantes. Tipo de Lançamento: Neste campo deve ser definido em que Tipo de Lançamento os dados cadastrados serão utilizados. Por exemplo, se o tipo de lançamento informado for Venda, devem ser informadas as características tributária de PIS e COFINS para a operações de Venda.

4 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 4/30 Exemplo: Ao emitir uma Nota Fiscal de Venda, o sistema ERP Solution irá buscar uma tabela de tributação com esse tipo de Lançamento para realização dos cálculos de tributação. Tipo Contribuinte Federal: O Sistema ERP Solution analisa a tributação que será utilizada em determinada operação através da análise do tipo de contribuinte definido na rotina Cadastro de Clientes e Fornecedores e do tipo definido no Cadastro da Tab ela de Tributação de PIS/COFINS. Exemplo: Ao fazer a emissão de uma Nota Fiscal de venda para um fornecedor do tipo Contribuinte Revendedor, o sistema buscará a tabela de tributação configurada para o mesmo tipo de contribuinte para definir a tributação a ser utilizada. %PIS: O PIS é um imposto de âmbito Federal, e suas alíquotas variam, entre outros critérios, de acordo com o tipo de opção de recolhimento de impostos definido pela empresa. Se a empresa utilizar o regime de tributação Lucro Real, por exemplo, a alíquota do PIS será de 1,65%; se a empresa utilizar o regime de tributação Lucro Presumido, a alíquota do PIS será de 0,65% %PIS Substituição: O percentual do PIS Substituição tem o mesmo conceito da Substituição Tributária do ICMS. O campo somente estará disponível quando o CST do PIS selecionado for característico da Substituição Tributária. R$ Alíquota PIS (quantidade): Existem determinados produtos que possuem incidência de PIS por unidade de medida. Neste caso, não é feito o cálculo com base na aplicação de uma alíquota, e sim com base na aplicação de um valor fixo. Quando for efetuado o cadastro de uma tabela de tributação para itens que se enquadram nesta situação, deve-se informar, ao invés da alíquota, o valor em R$ do imposto a ser pago. O campo somente estará disponível quando o CST selecionado for o 03 Operação tributável com Alíquota por Unidade de Medida de Produto. % Multiplicador da Ba se de PIS: O multiplicador é semelhante ao MVA, e é utilizado normalmente para aumentar/diminuir o valor da base de cálculo, que será utilizada para fazer o cálculo do valor devido. Exemplo: Para aumentar a base de cálculo em 40% deve-se inserir o valor 1,40. Para diminuir a base em 40%, deve-se inserir o valor 0,60. %COFINS: O COFINS é uma contribuição de âmbito Federal, e suas alíquotas variam, entre outros critérios, de acordo com o tipo de opção de recolhimento de impostos definido pela empresa. Se a empresa utilizar o regime de tributação Lucro Real, por exemplo, a alíquota da COFINS será de 7,60%; se a empresa utilizar o regime de tributação Lucro Presumido, a alíquota da COFINS será de 3,00% %COFINS Substituição: O percentual da COFINS Substituição tem o mesmo conceito da Substituição Tributária do ICMS. O campo somente estará disponível quando o CST da COFINS selecionado for característico da Substituição Tributária.

5 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 5/30 R$ Alíquota COFINS (quantidade): Existem determinados produtos que possuem incidência de COFINS por unidade de medida. Neste caso, não é feito o cálculo com base na aplicação de uma alíquota, e sim com base na aplicação de um valor fixo. Quando for efetuado o cadastro de um a tabela de tributação para itens que se enquadram nesta situação, deve-se informar, ao invés da alíquota, o valor em R$ do imposto a ser pago. O campo somente estará disponível quando o CST selecionado for o 03 Operação tributável com Alíquota por Unidade de Medida de Produto. %Multiplicador da Base de COFINS: O multiplicador é semelhante ao MVA, e é utilizado normalmente para aumentar/diminuir o valor da base de cálculo, que será utilizada para fazer o cálculo do valor devido. Exemplo: Para aumentar a base de cálculo em 40% deve-se inserir o valor 1,40. Para diminuir a base em 40%, deve-se inserir o valor 0,60. Importante! Em um primeiro momento essas tabelas serão utilizadas apenas para a geração do SPED PIS/COFINS, porém no futuro toda a configuração do cálculo de PIS/COFINS será realizada com base nas Tabelas de Tributação de PIS/COFINS e os campos "Calcula PIS" e "Calcula COFINS" localizados no cadastro do produto deixarão de existir. 5.2 Utilização das Tabelas de Tributação PIS/COFINS Atualmente é possível definir o código da tabela de tributação de PIS/COFINS no cadastro de NCM (rotina 1004), no Cadastro do Produto (rotina 1068) e no Cadastro da Operação (rotina 1010). Se o código da Tabela de Tributação de PIS/COFINS for definido no Cadastro da Operação (rotina 1010), essa informação irá prevalecer sobre todas as demais. Se a informação for inserida no Cadastro de NCM (rotina 1004), e for selecionada a opção Atualizar PIS/COFINS nos produtos dessa NBM ela será replicada para todos os produtos vinculados à respectiva NCM, que também estará informada no Cadastro de Produtos - aba outras informações (rotina 1068).

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7 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 7/ Regrava Tributação PIS/COFINS Módulo Estoque => Processamentos => Regrava Tributação PIS/COFINS (1431): Após cadastrar as tabelas de tributação de PIS/COFINS, é necessário que seja realizada a regravação da tributação de PIS/COFINS, para que as configurações definidas nas tabelas sejam replicadas para as Notas Fiscais e CTC s já gerados. Se a regravação não for efetuada, não será possível validar o SPED PIS/COFINS. Para efetuar a regravação, deve-se preencher os filtros da rotina conforme a necessidade da empresa.

8 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 8/30 Regrava Nota s/ctc s: Neste campo é possível optar se serão regravadas as informações apenas das Notas Fiscais, apenas dos CTC, ou de ambos os registros. Filial: Apesar de a geração do arquivo SPED PIS/COFINS ser feita por empresa, é possível realizar a regravação da movimentação por filial. Se o campo for deixado em branco, serão regravadas as informações para todas as filiais da empresa. Data Inicial/Data Final: Campo utilizado para filtrar o período de movimentação que será alterado. As empresas optantes pelo Lucro Real devem ter a informação de PIS/COFINS regravada desde 07/2011; as empresas optantes pelo Lucro Presumido devem ter a informação de PIS/COFINS regravada desde 01/2012. Recomenda-se realizar a gravação em períodos mensais. O preenchimento deste campo é obrigatório. NF/CTC Inicial/Final: Campo utilizado para filtrar o intervalo de numeração de Notas Fiscais e CTC que deverão ser alterados. Campo de preenchimento opcional. Cód. Operação: Neste campo deve-se selecionar a operação das Notas Fiscais/CTC s que devem ser alterados. O campo pode ser utilizado como filtro adicional para regravação da movimentação e é de preenchimento opcional

9 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 9/30 Exibir Registros: Filtro utilizado para exibição do relatório que lista os registros alterados. Pode -se optar entre as opções Todos, Apenas Inconsistentes, Apenas Consistentes. A opção apenas inconsistentes deve ser utilizada para visualizar os registro com erros. Imprimir Erros: Utilizado para exibir as inconsistências de forma detalhada no relatório. CST Padrão: Nos campos do quadro CST Padrão devem ser inseridas as informações do CST de entrada e saída de PIS/COFINS tributado e não tributado. O CST Padrão será utilizado caso não seja encontrada uma tabela de tributação de PIS/COFINS ou quando a mesma não é válida. Sempre serão consideradas as informações inseridas no cadastro da operação ou no cadastro do produto (nesta ordem), porém, se não houver nada informado na operação e no produto, ou se a tabela de tributação de PIS/COFINS informada estiver incorreta, será gravado o CST Padrão informado nos campos do quadro CST Padrão. Exemplo: No cadastro do produto XYZ foi definida a tabela de tributação de PIS/COFINS cujo CST para operação de venda é 04 Operação Tributável Monofásica Revenda à alíquota zero, porém em uma Nota Fiscal emitida no mês de julho de 2011 ocorreu a incidência de PIS/COFINS. Neste caso o CST deve corresponder à uma operação tributável. Para resolver essa situação, pode ser informado o CST 01 Operação Tributável com Alíquota Básica no campo CST Padrão para Saída Tributada. Regravar Movimentação (efetivar): Este campo somente deve ser selecionado quando se desejar efetivar as alterações configuradas na rotina de regravação. É recomendado que a rotina seja gerada primeiramente com o campo desmarcado para verificação do relatório de inconsistências. Recalcular valores de PIS/COFINS do CTC conforme a tabela de tributação: Até o momento, o campo de PIS/COFINS para cálculo sobre o CTC não estava disponível. Em virtude disso, as movimentações de frete realizadas não possuem crédito de PIS/COFINS. Para gravar essas informações no CTC, deve-se gerar o relatório com esse campo marcado. Dessa forma, o PIS/COFINS será calculado tomando como base do imposto o valor do frete e atribuindo o CST e alíquota informados no Cadastro da Operação utilizada para lançar o CTC ou ainda o valor informado no quadro CST Padrão. Em suma, o que irá determinar o crédito (cálculo) de PIS/COFINS será o CST informado na operação ou no quadro CST padrão. Importante! Quando a base de cálculo do PIS for inferior a R$0,32, gerando um valor de imposto menor de R$0,01, o ERP Solution irá fazer o arredondamento do valor para R$0,01 (um centavo). O arredondamento irá ocorrer porque se houver valor de COFINS e não houver valor de PIS, o validador considera a informação incorreta.

10 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 10/ Erros no Relatório de Regravação Ao confirmar a Regravação da Tributação de PIS/COFINS, será gerado um relatório no qual, se for marcado o campo Imprimir Erros será possível visualizar os erros que ocorreram nas Notas Fiscais cujas informações foram consideradas Inconsistentes. Esses erros devem ser corrigidos e a regravação deve ser feita novamente. Erro! Tabela de Tributação de PIS/COFINS não encontrada: O erro ocorre porque não foi encontrada a tabela de tributação de PIS/COFINS nos itens vinculados à NF. Neste caso, deve-se verificar primeiramente na rotina 1426 Cadastro de Tabela de Tributação se as tabelas de tributação de PIS/COFINS foram corretamente cadastradas. Após, deve-se verificar se a tabela foi inserida no cadastro do produto (rotina 1068), no cadastro do NCM (rotina 1004) ou n o cadastro da operação (rotina 1010). A informação da tabela é obrigatória para cálculo do CTC, porém para as Notas Fiscais, é possível definir as informações na própria rotina de regravação ou através da rotina 1359 Altera Tributação NF. Erro! CST 04 não permite o cálculo de PIS/COFINS: O erro ocorre porque foi inserido o CST 04 Operação Tributável Monofásica Revenda à Alíquota Zero, porém na Nota Fiscal informada no relatório houve o destaque do imposto. Neste caso, pode-se corrigir o CST ou o valor destacado diretamente na Nota Fiscal, ou corrigir a tabela de tributação informada no cadastro do produto/ncm/operação. É importante verificar se a tabela foi configurada corretamente para o tipo de movimentação que está sendo realizada pela Nota Fiscal (compra, venda, etc.) Erro! CST 01 exige o cálculo de PIS/COFINS: O erro ocorre porque foi inserido o CST 01 Operação Tributável com Alíquota Básica, porém na Nota Fiscal informada no relatório não houve o destaque do impostos. Neste caso, pode-se corrigir o CST ou o valor destacado diretamente na Nota Fiscal, ou corrigir a tabela de tributação informada no cadastro do produto/ncm/operação. É importante verificar se a tabela foi configurada corretamente para o tipo de movimentação que está sendo realizada pela Nota Fiscal (compra, venda, etc.) Erro! CST 73 sem direito a crédito de PIS/COFINS: O erro ocorre porque foi inserido o CST 73 Operação de Aquisição à Alíquota Zero, porém na Nota Fiscal informada no relatório houve o destaque do imposto. Neste caso, pode-se corrigir o CST ou o valor destacado diretamente na Nota Fiscal, ou corrigir a tabela de tributação informada no cadastro do produto/ncm/operação. É importante verificar se a tabela foi configurada corretamente para o tipo de movimentação q ue está sendo realizada pela Nota Fiscal (compra, venda, etc.) Erro! CST 50 exige a informação do valor do crédito de PIS/COFINS: O erro ocorre porque foi inserido o CST 50 Operação com Direito à Crédito, porém na Nota Fiscal informada no relatório não houve o destaque do impostos. Neste caso, pode-se corrigir o CST ou o valor destacado diretamente na Nota Fiscal, ou corrigir a tabela de tributação informada no cadastro do produto/ncm/operação. É

11 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 11/30 importante verificar se a tabela foi configurada corretamente para o tipo de movimentação que está sendo realizada pela Nota Fiscal (compra, venda, etc.) Erro! CST 74 sem direito a crédito de PIS/ COFINS: O erro ocorre porque foi inserido o CST 74 Operação de Aquisição sem incidência de tributação, porém na Nota Fiscal informada no relatório houve o destaque do imposto. Neste caso, pode-se corrigir o CST ou o valor destacado diretamente na Nota Fiscal, ou corrigir a tabela de tributação informada no cadastro do produto/ncm/operação. É importante verificar se a tabela foi configurada corretamente para o tipo de movimentação que está sendo realizada pela Nota Fiscal (compra, venda, etc.) Erro! CST de PIS/COFINS não informado: Ocorre quando existe tabela de tributação de PIS/Cofins vinculada ao produto ou operação, porém a mesma não é válida para a Nota Fiscal em questão. Por exemplo, o produto vinculado à tabela de tributação de PIS/COFINS de código 6 foi alocado a uma NF de venda, porém a tabela de tributação só existe nas variações Outras Entradas e Outras Saídas. Neste caso, para corrigir a situação, deve-se criar a tabela de tributação de PIS/COFINS de código 6 para Venda. 5.4 Alterações no Lançamento do CTC/CT -e Para atender às exigências do SPED PIS/COFINS, deve-se, a partir de agora, preencher os seguintes campos no momento do lançamento do CTC/CT-e:

12 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 12/30 Modelo Fiscal: Neste campo será necessário inserir o modelo fiscal que caracteriza o CTC que está sendo lançado. Por padrão é utilizado o modelo 08 - Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, porém existem outros modelos que caracterizam conhecimento de transporte: 07, 8B, 09, 10, 11, 26, 27 e 57. Tipo do CT-e: O campo Tipo do CT-e deverá ser preenchido sempre que o Modelo Fiscal utilizado for o 57 - Conhecimento de Transporte Eletrônico. Com isso, também passa a ser obrigatório o preenchimento do campo "Chave de acesso do CT-e". Tabela de Tributação do PIS/COFINS: Ao informar a operação utilizada no lançamento do CTC, o sistema ERP Solution irá verificar se a essa operação possui uma tabela de t ributação do PIS/COFINS vinculada; caso sim, a mesma será informada no lançamento do CTC e os CST s de PIS/COFINS serão preenchidos a partir dessa tabela. Caso a operação não tenha uma tabela de tributação de PIS/COFINS vinculada, a mesma pode ser informada manualmente no lançamento de CTC, não sendo obrigatória. Se não for informada uma Tabela de Tributação de PIS/COFINS, os CST s de PIS/COFINS podem ser informados manualmente. A partir do CST s o sistema possibilitará o preenchimento dos valores de PIS/COFINS, quando tributado, ou irá zerar os valores quando não tributado. Código da Ba se de Cálculo do Crédito do PIS/COFINS: Este campo deve ser preenchido para discriminar o crédito de PIS/COFINS, caso existam valores a serem creditados. 6. GERAÇÃO DO ARQUIVO Para validar o arquivo do SPED PIS/COFINS no validador da RFB é necessário gerar um arquivo no ERP Solution. Esse arquivo será automaticamente criado seguindo o leiaute exigido pela RFB e deverá ser importado no validador. Para que o arquivo seja gerado adequado às necessidades da empresa, é necessário que algumas informações sejam preenchidas. 6.1 Preenchimento dos campos para geração do arquivo Para gerar o arquivo a ser importado no validador, é necessário acessar o Módulo Escrita Fiscal => Principal => Arquivos Digitais => SPED-EFD PIS/COFINS (6073).

13 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 13/30 Diretório do Arquivo: Neste campo deverá ser informado o diretório onde o arquivo será salvo. Para fazer a pesquisa do local pode-se digitar o caminho, ou selecionar o botão para buscar a pasta. Data Inicial/Final: Inserir a data inicial e final do período a ser considerado para geração do arquivo. A data inicial e a data final devem corresponder ao mesmo mês de apuração. Versão do Leiaute: Versão do leiaute que será considerada para gerar o relatório a ser importado no validador da RFB. Tipo de Escrituração: Deverá ser selecionada a opção 0 - Original se o arquivo está sendo enviado pela primeira vez. Se o arquivo é correspondente à uma retificação, então deve-se selecionar a opção 1 Retificadora. Número do Recibo da Escrituração anterior a ser retificada: Esse campo deverá ser preenchido somente quando o arquivo que está sendo gerado corresponde à uma retificação de outro arquivo já enviado anteriormente. Se no campo Tipo de Escrituração for selecionada a opção 0 Original, não será necessário inserir o número do recibo.

14 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 14/30 Situação Especial: O campo não é obrigatório e somente deverá ser preenchido se houve alguma situação especial na empresa, como por exemplo, abertura, cisão, incorporação, etc. Se não houver nenhuma situação especial na empresa, o campo pode ser deixado em branco. Tipo de atividade preponderante: Neste campo deve-se selecionar a atividade preponderante da empresa, ou seja, a principal atividade que a empresa exerceu no período da escrituração. Esse campo é obrigatório e não pode ser deixado em branco. Os tipos de atividade disponíveis para seleção são: 0 Industrial ou equiparado a industrial; 1 Prestador de serviços; 2 - Atividade de comércio; 3 Atividade financeira; 4 Atividade imobiliária; 9 Outros Natureza da Pessoa Jurídica: Campo de preenchimento opcional, no qual pode ser informado se a natureza da pessoa jurídica corresponde a uma sociedade empresária, sociedade cooperativa, ou sociedade com incidência de P IS somente sobre a folha de pagamento. Incidência Tributária no Período: Deve-se selecionar a opção que corresponde ao regime de apuração das contribuições sociais a que a empresa se submete. O preenchimento deste campo é obrigatório. Método de Apropriação de Créditos (regime não-cumulativo): Campo de preenchimento opcional, no qual deve-se selecionar qual o método de apropriação de créditos a empresa cujo regime é não-cumulativo utiliza. Os campos disponíveis para seleção são: 1 Método de Apropriação Direta; e 2 Método de Rateio Proporcional (Receita Bruta). Tipo de Contribuição apurada no período: Indicar o código correspondente ao tipo de contribuição apurada no período. Deverá ser selecionado o Indicador 1 no caso de apuração das contribuições exclusivamente às alíquotas básicas de 0,65% ou 1,65% (PIS/Pasep) e de 3% ou 7,6% (Cofins); Nos casos de apuração das contribuições às alíquotas específicas, decorrentes de operações tributadas no regime monofásico ou em regimes especiais. A empresa sujeita à apuração das contribuições sociais a alíquotas específicas deve informar o indicador 2 mesmo que, em relação a outras receitas, se submeta à alíquota básica. 6.2 Correção de Erros Para que seja possível finalizar a geração do arquivo do SPED PIS/COFINS, o sistema ERP Solution irá realizar algumas consistências. O arquivo somente terá sua geração concluída após correção de todos os erros. Nos tópicos abaixo seguem as orientações para realizar a correção de cada um dos erros que podem surgir.

15 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 15/30 Erro! Código da cidade não informado no cadastro da filial: Deve-se acessar o menu Especial => Cadastro da Filial (99002), selecionar a filial, clicar em F8 Alterar e inserir o código da cidade no campo Pesquisar.. Para pesquisar o código da cidade deve-se clicar sobre o campo e selecionar o botão F4 Erro! Nome do Contador não informado: Deve-se acessar o módulo Contabilidade => Cadastrar => Cadastro de Parâmetros (7017) aba Responsável pela empresa, e inserir no campo a informação solicitada. Erro! Número do CPF do Contador não informado: Deve-se acessar o módulo Contabilidade => Cadastrar => Cadastro de Parâmetros (7017) aba Responsável pela empresa, e inserir no campo a informação solicitada. Erro! CRC do Contador não informado: Deve-se acessar o módulo Contabilidade => Cadastrar => Cadastro de Parâmetros (7017) aba Responsável pela empresa, e inserir no campo a informação solicitada. Erro! Para cliente/fornecedor do exterior (UF=EX) é necessário informar o Código do País: Deve-se acessar o módulo Estoque => Cadastrar => Contas => Cadastro de Clientes e Fornecedores (7034), informar o código do cliente descrito na mensagem de alerta, clicar em F8 Alterar, e inserir no campo a informação solicitada. Para pesquisar o código do país, deve-se clicar sobre o campo e selecionar o botão F4 Pesquisar. Erro! De scrição do produto deve conter mais de 1 caractere : Deve-se acessar o módulo Estoque => Cadastrar => Produtos => Cadastro de Produtos (1068), informar o código do produto descrito na mensagem de alerta, clicar em F8 Alterar, e alterar a descrição do item de forma que esta tenha mais de um caractere. Se o campo estiver marcado, deve-se também observar o campo localizado na aba Dados Adicionais e, alterá-lo caso este possua apenas um caractere. Erro! NCM inválido, valor informado com menos de 8 dígitos: Deve-se acessar o módulo Estoque => Cadastrar => Produtos => Cadastro de Produtos (1068), informar o código do produto descrito na mensagem de alerta, clicar em F8 Alterar, ir até a aba Dados Adicionais e inserir o NCM correto no campo. Erro! Item sem informação do Código da base de crédito de PIS/Cofins: É o número utilizado

16 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 16/30 para codificação da base de cálculo dos créditos apurados no período. Sempre que houver o crédito ou o débito de PIS/COFINS deve-se informar esse código em cada um dos itens da Nota Fiscal/CTC. Quando ocorrer o erro descrito acima em uma Nota Fiscal, deve-se acessar o módulo Estoque => Principal => Notas => Altera Tributação NF (1359), informar o código da Nota Fiscal, selecionar o item, clicar em alterar e informar o código da base de crédito correspondente ao item no campo Erro! CST de PIS/COFINS não informado: Para corrigir esse erro deve-se acessar o módulo Estoque => Principal => Notas => Altera Tributação NF (1359), informar o código da Nota Fiscal que apareceu na mensagem de alerta, selecionar um dos itens, clicar em alterar e inserir no campo CST correspondente à tributação de PIS/COFINS do item. o Erro! CST sem direito a crédito de PIS/COFINS: Para corrigir esse erro deve-se acessar o módulo Estoque => Principal => Notas => Altera Tributação NF (1359), informar o código da Nota Fiscal que apareceu na mensagem de alerta, selecionar um dos itens, clicar em alterar e inserir no campo o CST correspondente à tributação de PIS/COFINS do item que gera direito à crédito. Exemplo: Erro! CST exige a informação do valor do crédito de PIS/COFINS: Esse erro ocorre quando foi informado um CST que caracteriza a permissão de crédito de PIS/COFINS, porém não há informação de base de cálculo e nem do valor de PIS/COFINS informado no item. Para que esse erro não volte a ocorrer deve-se acessar o módulo Estoque => Principal => Notas => Altera Tributação NF (1359), informar o código da Nota Fiscal para a qual apareceu na mensagem de alerta, selecionar um dos itens, clicar em alterar e preencher os campos e ou mudar o CST do item. Erro! CST não permite o cálculo de PIS/COFINS: Esse erro ocorre quando foi informado um CST que não caracteriza a permissão de crédito de PIS/COFINS, porém há informação de base de cálculo e de valor de PIS/COFINS informado no item. Para que esse erro não volte a ocorrer deve-se acessar o módulo Estoque => Principal => Notas => Altera Tributação NF (1359), informar o código da Nota Fiscal para a qual apareceu na mensagem de alerta, selecionar um dos itens, clicar em alterar e deixar em branco os campos e ou mudar o CST do item para um que permita o cálculo de PIS/COFINS. 6.3 Consistências Além dos erros discriminados no tópico acima, podem ser gerados diversos relatórios de consistências que irão auxiliá-lo na geração do arquivos sem erros e advertências. Aconselha-se que seja feita a conferência de todos os relatórios antes de efetivar a geração do arquivo.

17 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 17/30 Relatório de Consistência de Unidades: Através desta opção podem ser gerados 2 relatórios: O relatório com unidades não cadastradas ou o relatório de unidades com caracteres inválidos. Relatório de Consistência de Produtos: O relatório de consistência de produtos irá identificar se há informações incorretas no cadastro de produtos. O relatório será gerado conforme exemplo abaixo: Produtos. Todas as informações incorretas deverão ser alteradas diretamente na rotina Cadastro de Relatório de Consistência de Cupons X Redução Z: Identifica se o valor total de Cupons Fiscais existentes corresponde ao valor da reduç ão Z lançada na mesma data. Se houver diferenças, as mesmas aparecerão no relatório destacadas em amarelo.

18 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 18/30 Relatório de Consistência de CFOP: Valida o CFOP conforme o tipo de operação (entrada, saída), para dentro do estado, exportação, etc e informa se há erros no CFOP, informando o motivo pelo qual o erro ocorreu. Relatório de Consistência de NBM: Verifica os produtos que estão sem NBM ou que possuem menos de 8 dígitos Relatório de Consistência de PIS/COFINS de Nota s/ctc: Acesso à rotina 1431 Regrava Tributação PIS/Cofins Relatório de Receitas por CST de PIS/COFINS: Através desta opção é possível gerar um relatório de PIS/Cofins por CST/Grupo/Produto para auxiliar no detalhamento da apuração do bloco M (validador). Ao selecionar o campo será aberta a seguinte rotina: Através do preenchimento dos filtros acima, é possível gerar um relatório que auxiliará no preenchimento dos detalhamentos da Receita auferida, exigidos quando há registro de venda de produtos com os CST s 04, 05, 06, 07, 08 e 09

19 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 19/30 7. VALIDAÇÃO DO ARQUIVO 7.1 Barra de Ferramentas do validador A barra de ferramentas está disposta horizontalmente logo abaixo da barra de menus e permite acessar rapidamente as seguintes funções do programa: Importar Nova Escrituração Esta função permite importar um arquivo digital no leiaute estabelecido. Abrir Escrituração Esta função permite abrir um arquivo digital previamente importado. Verificar Pendências da Escrituração Esta função permite verificar pendências um arquivo digital que estiver no estado "Em Edição". Gerar Arquivo de Escrituração para Entrega Esta função permite gerar arquivo pronto para transmissão a partir de uma escrituração que estiver no estado "Validado". Editar Escrituração Esta função permite editar um arquivo digital previamente aberto. Fechar Escrituração Esta função permite fechar o arquivo digital em uso. Assinar Escrituração Esta função permite assinar a escrituração que já esteja pronta para a transmissão. Excluir Assinatura da Escrituração Esta função permite excluir a assinatura de uma escrituração assinada. Transmitir Escrituração Esta função permite transmitir a escrituração. Consultar Situação da Escrituração no Sped Esta função permite consultar a situação da escrituração nas bases do SPED. Excluir Escrituração Esta função permite excluir determinada escrituração da base de dados do sistema. Gerar Cópia de Segurança Permite gerar cópia de segurança de escriturações que constam na base de dados do sistema. Restaurar Cópia de Segurança

20 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 20/30 Permite restaurar escriturações por meio de um arquivo de cópia de segurança gerado anteriormente pelo sistema. Sair Permite sair do programa SPED EFD PIS/Cofins. 7.2 Importação e Validação do Arquivo Para importar o arquivo gerado pelo ERP Solution para o Validador do SPED PIS/COFINS deve-se efetuar o seguinte procedimento: Seleção do Arquivo: A partir do menu Escrituração PIS/Cofins, selecionar a opção Importar : Será apresentada a tela "Importar Escrituração" para que se indique a localização do arquivo da escrituração que se deseja importar. O usuário deverá clicar no botão para iniciar a operação ou no botão para desistir; Será apresentada a tela de progresso da operação, permitindo que o usuário cancele a operação a qualquer momento, clicando no botão. Validação do Arquivo: Ao término do processamento, será apresentada uma caixa de mensagem informando o final da operação. Nesta caixa de mensagem o usuário deve esc olher se deseja prosseguir com o processo de Validação. O processo de Validação pode ser acessado posteriormente a partir do menu Escrituração PIS/Cofins, selecionando a função Verificar Pendências. Finalizada a validação, será informado o final do processo. Em sequência, o relatório "Resultado da Validação" será exibido. 7.3 Geração do Relatório de Erros e Advertências mensagem: Após finalizar a validação do arquivo, se o mesmo tiver erros e advertências, será exibida a seguinte

21 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 21/30 Após pressionar OK, deve-se marcar as opções Erros e Avisos que estarão disponíveis na tela e clicar em Exibir para que os relatórios sejam exibidos. Outra forma de verificação dos erros e advertências é, a partir do menu Escrituração PIS/Cofins, selecionar a opção Verificar Pendências. Será apresentada a tela Verificar Pendências da Escrituração com a lista de escriturações disponíveis; Após selecionar a escrituração desejada, deve-se clicar no botão para iniciar a operação ou no botão para desistir. Ao término do processamento, será apresentada a caixa de mensagem informando o final da operação. Se forem detectados erros durante o processo de validação, será exibida a mensagem descrita acima informando esta condição, sendo, em seguida, apresentado o relatório de Pendências de Validação. 7.4 Geração de Apurações Após validar o arquivo, é necessário gerar as apurações de PIS/COFINS para que o bloco M Apuração da Contribuição e Crédito de PIS/COFINS seja incluído nos registros do arquivo. É possível realizar esse procedimento através do validador após a importação do arquivo, conforme descrito no tópico acima. validador. Para gerar a apuração, deve-se selecionar o botão, localizado na barra de ferramentas do Em determinadas situações, a mensagem abaixo é exibida na tela. Nesses casos deve-se selecionar a opção Sim para prosseguir com a apuração.

22 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 22/30 Após gerar as apurações deve-se selecionar novamente o botão arquivo agora com os registros de apuração. para refazer a validação do 7.5 Configurações do bloco M para validação do arquivo Configuração da Natureza da Receita Registros M410 e M810 Conforme informado anteriormente, o bloco M - Apuração da Contribuição e Crédito de PIS/COFINS é gerado diretamente pelo validador, porém, alguns dos registros da apuração de PIS/COFINS deverão ser detalhados manualmente. Os registros M410 e M810 referem-se ao detalhamento das seguintes receitas: - Isentas: CST 07 - Não incidentes: CST 08 - Sujeitas à alíquota zero: CST s 04 e 06 - Substituição Tributária: CST 05 - Suspensão: CST 09 Caso exista movimentação de itens que se enquadrem em um dos CST s listados acima, será necessário realizar o detalhamento do valor e natureza da receita que foi auferida. É possível identificar a necessidade de realização do detalhame nto do PIS através da seguinte mensagem de erro gerada pelo validador:

23 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 23/30 O detalhamento do COFINS, por sua vez, poderá ser identificado através da mensagem abaixo: Para correção de ambos os erros, ou seja, para realizar o detalhamento das receitas é nec essário clicar sobre a mensagem Não se aplica, destacada em azul. Ao clicar na mensagem, será aberta a seguinte tela: No quadro superior é possível visualizar a lista de CST s que deverão ter suas informações detalhadas. Para realizar a inserção dos dados, deve-se selecionar a linha do CST que será detalhada, clicar em do quadro Detalhamento das receitas para digitar as informações. Ao clicar em, a seguinte tela será aberta:

24 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 24/30 No campo Natureza da Receita deverá ser selecionada a opção que se enquadre aos detalhamentos de produtos que estão sendo cadastrados. Se em um mesmo CST houver mais do que um tipo de Natureza da Receita, deve-se cadastrar primeiramente um tipo, informar o valor correspondente, salvar e depois clicar novamente em para cadastrar o novo registro. Após finalizar os detalhamentos de todos os valores e CST s dos registro M410 e M810, bem como a correção dos demais erros (caso existirem), deve-se selecionar o botão arquivo. para validar novamente o Descrição do Crédito apurado no Período Registro M105 e M505 Quando ocorrer crédito apurado no período de geração do arquivo, o mesmo deve ser detalhado através de uma descrição no registro M505 gerado pela opção Gerar apurações do validador. É possível identificar a necessidade de realização do detalhamento do PIS através da seguinte mensagem de erro gerada pelo validador: O detalhamento do COFINS, por sua vez, poderá ser identificado através da mensagem abaixo: Quando ocorrer um dos erros listados acima, deve-se clicar sobre a descrição 10 DESC_CRED e informar a descrição do crédito na tela que será exibida. Após finalizar todos os detalhamentos dos registros M105 e M505, bem como a correção dos demais erros (caso existirem), deve-se selecionar o botão para validar novamente o arquivo. 7.6 Exportação e Geração do arquivo para entrega Após realizada a apuração dos créditos e demais detalhamentos e correções do arquivo, o mesmo deve ser exportado com as informações incluídas diretamente no validador. Isso é pos sível através do menu Escrituração PIS/Cofins => Gerar arquivo para entrega. Feito este procedimento, o arquivo pode ser assinado e transmitido para a RFB.

25 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 25/30 8. ANÁLISE DE ERROS NO VALIDADOR 8.1 Estrutura do Layout do SPED PIS/Cofins Conforme informamos anteriormente, para gerar o SPED PIS/COFINS, a pessoa jurídica deverá gerar um arquivo digital de acordo com leiaute estabelecido pela Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB. Esse leiaute discrimina todos os campos que devem constar no arquivo e poderá auxiliar de forma significativa na correção dos erros que ocorrem ao efetuar a importação do arquivo. O Guia Prático divide o arquivo em vários blocos que por sua vez são divididos em vários registros diferentes que gravam determinadas informações sobre a empresa. Os registros localizados dentro dos blocos são formados por diversos campos. Cada campo deve conter um dado específico que deve possuir o tamanho e a informação esperada pela RFB. Se um dos campos de algum registro não estiver de acordo com o esperado no leiaute, ocorrerão erros de validação do arquivo.

26 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 26/30 Exemplo: No exemplo abaixo pode-se visualizar como é composto o registro de erro no validador. Linha Posição: Essa informação mostra em que linha do arquivo.txt gerado está localizado o registro com erro. Neste caso, o registro que possui erros está localizado na linha Campo: Cada registro é formado por diversos campos. Cada campo possui um número seqüencial e representa uma informação específica. Neste caso, o erro ocorreu no registro nº11 DT_DOC. Conteúdo do campo: Essa informação grava qual é o conteúdo que está registrado no arquivo gerado para o campo nº11. Registro: Mostra em qual registro está inserido o campo que está com erros. Conteúdo do Registro: Mostra todos os campos da linha que possui um campo com problema. Mensagem: Mostra todas a mensagem de erro que auxiliar na identificação do problema. Neste caso, o erro ocorre no campo 11- DT_DOC do registro D100. Os detalhes a respeito desse campo poderão ser visualizados no Registro D100 do Guia Prático. Ao analisarmos o arquivo.txt, é possível visualizar que os campos são divididos pelo caractere. No caso do erro verificado, a seguinte informação será visualizada na linha nº13.673: De acordo com o informado pelo teste de erros do validador, o campo deveria ser informado no formato ddmmaaaa, porém ao analisar o conteúdo inserido no campo, o mesmo possui a seguinte gravação: , ou seja, no formato esperado o registro ficaria com a informação 10/02/ 12 ao invés de 10/02/2012.

27 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 27/30 Para confirmar qual é a informação correta a ser preenchida no campo, deve -se analisar o que está informado no Guia Prático EFD PIS/Cofins: Após localizar qual é a informação correta que deveria estar inserida no campo, deve-se efetuar as alterações no campo correspondente do ERP Solution e gerar novamente o arquivo, que será gerado com a informação correta e será validado sem erros. DICA: Para visualizar de forma mais clara as informações que constam no arquivo.txt gerado, s ugere-se que seja utilizado o programa Notepad ++, disponível para download na Internet. 8.2 Erros Comuns Erro CPF Inválido

28 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 28/30 O erro ocorre quando o CPF/CNPJ informado no cadastro do cliente está incorreto ou incompleto. Para corrigir a situação deve-se acessar o módulo Estoque => Cadastrar => Contas => Cadastro de Clientes e Fornecedores (7034), selecionar o cliente para o qual ocorreu o erro, clicar em F8 Alterar, e efetuar a correção. Após, deve-se acessar a rotina 1057 Consulta de Notas Fiscais, informar o código da conta que teve o CPF/CNPJ alterado, o período para o qual foi gerado o arquivo do SPED PIS/COFINS e efetuar a pesquisa das Notas Fiscais emitidas para esse cliente. Deve -se selecionar separadamente cada uma das NF s, clicar em F8 Alterar e passar novamente pelo campo onde está informado o código do cliente para que as informações sejam atualizadas Erro CST s de PIS/Cofins diferente s O erro ocorre quando foi informado um CST de PIS diferente do CST de Cofins para um determinado item da Nota Fiscal. Ao clicar no campo Não se aplica é possível visualizar o CST que está informado em cada um dos registros.

29 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 29/30 Normalmente essa situação ocorre quando a tabela de tributação de PIS/Cofins (rotina 1426) possui CST s diferentes informados para o PIS e para a Cofins. Para corrigir a situação deve -se primeiramente configurar novamente a tabela, informando CST s semelhantes para ambos os itens e posteriormente fazer a regravação do CST para essa operação através da rotina 1431 Regrava tributação PIS/COFINS. Outra opção é acessar a rotina 1359 Altera Tributação NF e ajustar o CST incorreto Erro Código do Serviço Inválido Este erro ocorre devido à classificação do serviço informada no cadastro do produto. Para correção deve-se acessar: Módulo Estoque => Cadastrar => Produtos => Cadastro de Produtos (Rotina 1068), selecionar o item e abrir a tela de alteração através do botão F8 alterar. Ir até a aba Dados Adicionais e, no campo Classificação do Serviço (LC116/03), informar um código válido (que é formado por 4 números) ou deixá-lo em branco Erro Inscrição Estadual Inválida O erro ocorre sempre que for inserida uma Inscrição Estadual inválida para o cliente/fornecedor. Para corrigir a situação deve-se acessar o módulo Estoque => Cadastrar => Contas => Cadastro de Contas (rotina 1068), selecionar a conta descrita no erro, clicar em alterar e efetuar a correção da Inscrição Estadual informada Erro Informação de Alíquota Básica Quando o erro acima ocorrer em um item que possui marcado em seu cadastro (rotina 1068) a opção Produto Usado, deve-se observar se, no momento da geração do arquivo, foi selecionada a opção 3 - Escrituração de Operações nos regimes cumulativo e não-cumulativo no campo Incidência Tributária no Período. Se o erro ocorrer em um item que não é usado, deve -se verificar a Nota Fiscal na qual ele está vinculado e, através da rotina 1359 Altera Tributação NF, alterar a alíquota de PIS/Cofins.

30 Fernanda Klein Both 08/05/ B13 30/ Erro Duplicidade de Ocorrência da Chave O erro Duplicidade de Ocorrência da Chave normalmente ocorre quando houve lançamento em duplicidade de uma mesma Nota Fiscal. Para corrigir a situação deve -se verificar o registro em que está ocorrendo o erro, verificar o número da Nota Fiscal e acessar a rotina 1057 Consulta de Notas e efetuar a pesquisa do número da Nota Fiscal para o período em que está sendo efetuada a validação do arquivo. Após, deve-se analisar se a Nota Fiscal foi realmente lançada em duplicidade e excluir a Nota Fiscal que está sobrando, ou corrigir os possíveis erros de digitação na numeração da Nota Fiscal por exemplo Erro O número do documento informado na chave da NF-e não confere com o número do documento informado no documento fiscal Quando ocorrer a mensagem acima, deve-se verificar o número da Nota Fiscal e consultar na rotina 1057 Consulta de Notas. Deve-se selecionar o botão Dados Gerais, verificar qual numero da chave da NF-e digitado está diferente do informado na Nota Fiscal lançada no ERP Solution, e efetuar a correç ão.