Gestão de Projetos. Profa. Dra. Márcia Mazzeo Grande. RAD1512 Administração: gestão e logística

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1 Gestão de Projetos Profa. Dra. Márcia Mazzeo Grande RAD1512 Administração: gestão e logística

2 Ambiente Estratégia de operações Estratégia Recursos de entradas a serem transformados Materiais, Informações, Consumidores Recursos de entrada Projeto Melhoria Saídas: bens e serviços Consumidores Instalações Pessoal Recursos de entrada de transformação Planejamento e Controle Modelo Geral da Administração de produção Adaptado de Slack (2002)

3 Matriz produto processo (fabril) Volumes baixos, baixa padronização, alta variedade Volumes altos, alta padronização, baixa variedade Processo por tarefa Por tarefa (job shop) Processos intermediários Em lotes (batch) Em linha Processos em fluxo contínuo Em fluxo contínuo

4 CONCEITO DE PROJETO Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Projetos são diferentes de ações principalmente, por que projetos são temporários e exclusivos e as ações são contínuas e repetitivas.

5 QUESTÕES ESSENCIAIS

6 CARACTERÍSTICAS DOS PROJETOS A atividade tem começo, meio e fim previsível ou programado Complexidade e especificidades do problema (diferença em relação às atividades de rotina) determinadas Grau elevado de desconhecimento sobre a solução ou maneira de atingi-la Importância do prazo para solução Multidisciplinaridade do problema ou solução Importância do problema para o usuário/cliente

7 Maior INCERTEZA Pequeno número de variáveis e elevada incerteza quanto ao resultado final. Reforma da ponto de venda Pequeno número de variáveis e pouca incerteza quanto ao resultado final. Organização de um dia de campo. Grande número de variáveis e elevada incerteza quanto ao resultado final. Aumento de market e customer share Grande número de variáveis e pouca incerteza quanto ao resultado final. Crescimento mediante aquisição de concorrentes Menor Menor COMPLEXIDADE Maior COMPLEXIDADE E INCERTEZA: TIPOS DE PROJETOS

8 ETAPAS DE UM PROJETO São 7 etapas: 1. VISÃO GERAL 2. OBJETIVOS 3. PLANO AÇÃO 4. CRONOGRAMAS 5. RECURSOS 6. PESSOAL 7. MÉTODOS DE AVALIAÇÃO

9 1- VISÃO GERAL DO PROJETO Relação metas e organização, equipe gerencial envolvida, e principais passos no decorrer do projeto. Elaboração do contexto de desenvolvimento e proposta para o projeto.

10 2 FORMULAÇÃO OBJETIVOS Objetivos são resultados esperados de alguma ação ou decisão. É um termo genérico para todas as idéias que indicam alguma espécie de resultado que se espera alcançar; SMART: Simples, mensuráveis, alcançáveis e relevantes em um determinado tempo. É o termo genérico para todas as idéias que indicam alguma espécie de resultado que se espera alcançar;

11 3 PLANO DE AÇÃO Desenvolver lista atividades e de eventos que representem um conjunto de resultados a serem cumpridos (resultados) e de trabalho a ser feito (atividades) para completar o projeto. Plano Ação: - Objetivos tomados do plano; - Atividade com resultado associado; - Decompostos em subatividades.

12 PLANO AÇÃO OBJETIVO: TAREFAS TAREFAS DO PREDECESSOR IMEDIATO DURAÇÃO ESTIMADA DE TEMPO RESPONSÁVEL

13 PLANO AÇÃO: ELABORAÇÃO BANCO DADOS CLIENTES PASSOS 1. ANALISAR BANCO DADOS RESPONSABILI DADE PRAZOS (Seman as) PRECEDE NTE a. Verificar dados clientes Secretária 1 - b. Analisar fatores identificação Gerente Vendas 1 1.A c. Atualizar banco Vendedores 3 1.B d. Verificar abrangência do banco 2. COMPRA SOFT ESPECÍFICO Gerente Vendas 1 1.B RECURSOS a. Selecionar Soft Diretor b. Organizar e processar dados Secretária 3 2.A computador

14 PASSOS RESPONSABILI DADE PRAZOS (Seman as) PRECEDEN TE RECURSOS c. Treinar equipe para uso Consultoria 10 2.B Tempo e local para treinamento d. Atualizar banco dados Vendedores 4 2.C 3. ESTRUTURAR RELATÓRIOS GERENCIAIS a VINCULAR BANCO DADOS AO SISTEMA INFORMAÇÕES a....

15 Implementação de projetos de relação com clientes Cronograma Significa a conversão do plano de ação em uma programação operacional; Principal ferramenta atividades e orçamento

16 CRONOGRAMA 1) TÉCNICAS PROGRAMAÇÃO EM PERT* E CPM** PARA ABORDAGEM DE CAMINHO CRÍTICO (no qual o tempo dispendido em várias atividades é crucial para o projeto): PERT desenvolvida pela marinha americana, Booz- Allen Hamilton e Lockheed Corporation para projeto do míssil Polaris em 1958; CPM desenvolvida pela DuPont Inc. década 60. PERT orientada fator TEMPO CPM orientada fatores TEMPO E CUSTO (trade-offs) * Project Evaluation Review Technique PERT; ** Critical Path Method CPM

17 CONSTRUÇÃO REDE TAREFAS Compra soft para banco dados PRECEDÊNCI AS TEMPO CUSTOS RESPONSÁVE L - 5 DIAS - - Seleção fornecedor - 4 DIAS - - Cronograma implantação A 6 DIAS - - Compra B 2 DIAS - - Instalação B 5 DIAS - - Conversão banco dados OBJETIVO: Compra software para banco de dados C, D 8 DIAS - -

18 CONSTRUÇÃO REDE OBJETIVO: Compra software para banco de dados TAREFAS PRECEDÊNCIAS TEMPO 1. Identificar fornecedores nenhuma 1 sem 2. Solicitar Informações e demonstração 3. Levantar necessidades de equipamentos 1 1 sem 2 0,5 sem 4. Levantar custos 3, 2 O,5 sem 5. Adquirir equipamento 3 1 sem 6. Efetuar a compra do software 5 0,5 sem

19 REDE: COMPRA SOFTWARE PARA BANCO DE DADOS Início IDENTIFICAR FORNECEDORES 1 SEM SOLICITAR INFORMAÇÒES 1 SEM LEVANTAR NECESSIDADES EQUIPAMENTOS 0.5SEM 0.5 SEM LEVANTAR CUSTOS AQUISIÇÃO EQUIPAMENTOS COMPRA EQUIPAMENTO 1 SEM 0.5SEM Fim

20 CRONOGRAMA 2) DIAGRAMA DE GANT Desenvolvido em 1917 por Henry Gant; ILUSTRA O PROGRESSO PLANEJADO E ATUALIZADO PARA DETERMINADO NÚMERO DE TAREFAS (Dispostas em escala de tempo horizontal); USUALMENTE CONTÊM SÍMBOLOS PARA DESIGNAR E DESTACAR ITENS DE IMPORTÂNCIA PARA O PROJETO.

21 JAN FEV MAR ATIVIDADE 1 ATIVIDADE 2 ATIVIDADE 3 ATIVIDADE 4 ATIVIDADE 5

22 APLICAÇÃO PRÁTICA ETAPA 3 O Grupo deverá estruturar um cronograma de desenvolvimento do projeto com base no modelo de redes, ou com base no gráfico de Gantt. ATIVIDADES

23 5 - ESTIMATIVA CUSTOS E COMPOSIÇÃO ORÇAMENTÁRIA Previsão tipos de recursos necessários, quando serão necessários, e qual o custo de obtenção (incluindo efeitos inflacionários);

24 ESTIMATIVA CUSTOS E COMPOSIÇÃO ORÇAMENTÁRIA IMPORTANTE IDENTIFICAR O NÍVEL DE RECURSOS (QUANTO E QUANDO) NECESSÁRIOS E QUEM SÃO OS CONTATOS-CHAVES;

25 NOME PROJETO: RECURSOS PESSOA CONTATO QUANTO NECESSÁRIO QUANDO NECESSÁRIO PESSOAL Gerentes, Supervisores Profissionais e técnicos Não técnicos FINANCEIROS MATERIAIS Instalações Equipamentos Energia Ferramentas SERVIÇOS ESPECIAIS Serviço Cópias Digitação

26 ORÇAMENTO SIMPLIFICADO ITENS DE CUSTO JAN FEV MAR ABR TOTAL Mão-de-obra Material permanente Material de consumo Terceiros TOTAL

27 APLICAÇÃO PRÁTICA ETAPA 4 Nesta etapa os grupos deverão estabelecer o nível da necessidade de recursos para o projeto, e estimativa de custos do projeto.

28 6 - RECURSOS HUMANOS Planejamento da gestão de pessoas Obtenção da equipe do projeto Desenvolvimento da equipe do projeto Gestão da equipe do projeto (reconhecimento e recompensas) treinamento, administração de conflitos Acompanhamento e avaliação de desempenho

29 6 - RECURSOS HUMANOS Desempenho da equipe do projeto Fatores críticos para o desempenho da equipe: coesão, comunicação, organização e motivação. Dinâmica da equipe abrange a interação entre as pessoas para que elas realizem atividades, seu grau de organização e sua motivação pelo projeto. Eficácia da equipe, alguns indicadores: satisfação dos integrantes ou moral elevado; interesse em continuar trabalhando juntos; desenvolvimento pessoal e profissional, e possibilidade de aproveitamento em novos projetos mais desafiadores.

30 COMO DESENVOLVER A EQUIPE seleção de pessoal (escolha dos integrantes) criação de uma identidade para o grupo (facilita a coesão) participação no processo decisório criação de uma identidade para o grupo clima de abertura intelectual comunicação com o mundo externo treinamento (desenvolvimento e aprimoramento de habilidades)

31 PAPÉIS DO GERENTE DE PROJETOS Definindo as responsabilidades do gerente do projeto (líder do projeto) Responsabilidades são deveres ou obrigações em relação a resultados, atividades, recursos, pessoas, decisões ou padrões de conduta Responsabilidade do gerente (líder) de projeto: assegurar a realização do projeto dentro dos padrões de desempenho da missão, prazo e custo, o que exige a administração de comunicações, recursos humanos, contratos, materiais e riscos.

32 PAPÉIS DO GERENTE DE PROJETOS Planejador, considerado o principal papel a ser desenvolvido, envolve: esclarecer as necessidades do cliente, os produtos do projeto, especificações de desempenho traçar estratégias eficazes para a realização dos objetos fazer projeções e estimativas de fatos, eventos e recursos analisar o contexto em que o projeto será iniciado e realizado enxergar o projeto como sistema coordenar e participar da elaboração de propostas, cronogramas, estruturas analíticas e outras ferramentas de planejamento iniciar o projeto de forma rápida e eficiente

33 GUIA PARA REUNIÕES EFICAZES Preparação para a reunião Elaborar pautas Distribuir a pauta os participantes com comunicação previa de data, local, e hora de início e fim Reunião Começar no horário marcado Seguir a pauta Trabalhar em cima de dados Fazer ata com principais decisões (resultados) e ações encaminhadas Encerrar a reunião com um breve resumo da reunião Se possível elaborar a ata no final da reunião para que todos possam assiná-la imediatamente e com isso economizar tempo

34 APLICAÇÃO PRÁTICA O Grupo deverá desenvolver as seguintes tarefas: ETAPA Definição das responsabilidades pelas tarefas, em nível de atividade. TAREFAS/RESPONSÁVEL Pessoa 1 Pessoa 2 Pessoa 3 Pessoa 4 Pessoa 5 LEGENDA: G GERENCIA A APROVA E EXECUTA N É NOTIFICADO (CÓPIA, REDE, PARTICIPAÇÃO EM RELATOS, ETC.)

35 APLICAÇÃO PRÁTICA ETAPA Definição de atribuições na equipe; 5.3. Definição das necessidades de desenvolvimento e capacitação da equipe; 5.4. Acompanhamento do desenvolvimento atividades pela equipe.

36 APLICAÇÃO PRÁTICA ETAPA 6 CONTROLE E AVALIAÇÃO DE PROJETOS - QUALIDADE 6.1. O Grupo deverá discutir os fatores críticos de qualidade da implementação do projeto. PONTOS CRÍTICOS (possibilidades de falha no processo) PROPOSIÇÃO AÇÕES PREVENTIVAS E CORRETIVAS

37 CONTROLE I CONTROLE DESEMPENHO O PROJETO ESTA SENDO REALIZADO? DA FORMA COMO ESTA SENDO REALIZADO, O PROJETO FORNECERÁ OS PRODUTOS PLANEJADOS? OS PRODUTOS ATENDEM ÀS ESPECIFICAÇÕES? HÁ MODIFICAÇÕES, SOLICITADAS PELOS CLIENTES OU OUTROS PARTICIPANTES DO PROJETO?

38 CONTROLE II CONTROLE TEMPO AS DATAS PREVISTAS ESTÃO SENDO RESPEITADAS? O PROJETO ESTA SE DENVOLVENDO CONFORME O CRONOGRAMA, ATRASADO OU ADIANTADO? É NECESSÁRIO REFAZER A PROGRAMAÇÃO?

39 CONTROLE III CONTROLE CUSTO O CONSUMO DE RECURSOS CORRESPONDE AO PREVISTO? O PROJETO PRECISARÁ DE MAIS OU MENOS RECURSOS DO QUE O PREVISTO? QUE AÇÕES DEVEM SER TOMADAS DESTE PONTO EM DIANTE PARA ASSEGURAR QUE O PROJETO ATINJA O RESLTADO?

40 FERRAMENTAS DE CONTROLE 1) ATUALIZAÇÃO DE CRONOGRAMAS E ORÇAMENTOS

41 JAN FEV MAR ATIVIDADE 1 ATIVIDADE 2 ATIVIDADE 3 ATIVIDADE 4 ATIVIDADE 5 PREVISTO REALIZADO PREVISTO REALIZADO PREVISTO NOVA PREVISÃO PREVISTO NOVA PREVISÃO PREVISTO NOVA PREVISÃO

42 FERRAMENTAS DE CONTROLE 2) VERIFICAÇÃO DE ENTREGAS Tarefa registro de entregas (quantidade, local e data); 3) VISITA AS INSTALAÇÕES inspeção local, possibilitando medidas imediatas; 4) MEDIÇÕES controle físico da qualidade (inspeção e teste de especificações);

43 FERRAMENTAS DE CONTROLE 5) PREPARAÇÃO E ANÁLISE DE DOCUMENTAÇÃO dispersos em diversos documentos propostas, planos, plantas etc.; 6) ANÁLISE DO OBJETIVO OU NECESSIDADE foco no problema a ser resolvido. Se for o caso modificar o escopo do projeto; 7) PROTOCOLOS OU ATAS DAS REUNIÕES DE COORDENAÇÃO a cada nova reunião há uma parametrização do que foi realizado a partir das decisões tomadas em reuniões anteriores.

44 APLICAÇÃO PRÁTICA ETAPA 6 CONTROLE E AVALIAÇÃO DE PROJETOS Seleção e Análise dos indicadores de desempenho mais adequados para avaliação do Projeto.

45 ETAPA 6 - INDICADORES DESEMPENHO INDICADOR DESEMPENHO DESCRIÇÃO MERCADO CLIENTE PLANO AÇÃO

46 AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS INOVAÇÃO TECNOLÓGICA QUALIDADE TÉCNICA CUSTOS E PRAZOS CAPACITAÇÃO TÉCNICA AVANÇO DO CONHECIMENTO RECONHECIMENTO EXTERNO

47 PREPARAÇÃO ESTRUTURAÇÃO EXECUÇÃO CONCLUSÃO IDÉIA INICIAL DEFINIÇÃO DO PRODUTO DEFINIÇÃO ATIVIDADES, PRAZOS E CUSTOS PROPOSTA BÁSICA APROVAÇÃ O

48 PREPARAÇÃO ESTRUTURAÇÃO EXECUÇÃO CONCLUSÃO IDÉIA INICIAL MONTAGEM DA EQUIPE DEFINIÇÃO DO PRODUTO DETALHAMENTO DOS PLANOS DEFINIÇÃO ATIVIDADES, PRAZOS E CUSTOS APROVAÇÃ O PROPOSTA BÁSICA MOBILIZAÇÃO DOS RECURSOS APROVAÇÃ O INÍCIO DO PROJETO

49 PREPARAÇÃO ESTRUTURAÇÃO EXECUÇÃO CONCLUSÃO IDÉIA INICIAL MONTAGEM DA EQUIPE REALIZAÇÃO DAS ATIVIDADES DEFINIÇÃO DO PRODUTO DETALHAMENTO DOS PLANOS CONTROLE DO PROGRESSO DEFINIÇÃO ATIVIDADES, PRAZOS E CUSTOS APROVAÇÃ O ADMINISTRAÇÃO DE MUDANÇAS NO ESCOPO, PRAZO E CUSTO PROPOSTA BÁSICA MOBILIZAÇÃO DOS RECURSOS CONCLUSÃO DO PRODUTO APROVAÇÃ O INÍCIO DO PROJETO

50 PREPARAÇÃO ESTRUTURAÇÃO EXECUÇÃO CONCLUSÃO IDÉIA INICIAL MONTAGEM DA EQUIPE REALIZAÇÃO DAS ATIVIDADES APRESENTAÇÃO DO PRODUTO DEFINIÇÃO DO PRODUTO DETALHAMENTO DOS PLANOS CONTROLE DO PROGRESSO APROVAÇÃO DO CLIENTE DEFINIÇÃO ATIVIDADES, PRAZOS E CUSTOS APROVAÇÃ O ADMINISTRAÇÃO DE MUDANÇAS NO ESCOPO, PRAZO E CUSTO FECHAMENTO ADMINISTRATIVO (relatórios, balanços) PROPOSTA BÁSICA MOBILIZAÇÃO DOS RECURSOS CONCLUSÃO DO PRODUTO DESMOBILIZAÇÃO DOS RECURSOS APROVAÇÃ O INÍCIO DO PROJETO INÍCIO DE NOVO CICLO DE VIDA

51 GESTÃO PROJETOS SOFTWARES

52 COMPARAÇÃO PROJETOS MANUAIS E COM PROGRAMAS ELABORAÇÃO MANUAL Menor custo; Mais aplicável a projetos de pequeno porte; Operado mediante uso de planilhas eletrônicas Ex: Excel; Mais focado na cultura e operação da empresa. ELABORAÇÃO VIA SOFTWARE Aplicável a projetos mais complexos - custo de implantação e licenças; Maior profissionalização na gestão de projetos; Auxilia na análise e design dos processos da empresa.

53 GESTÃO POR SOFTWARE Há duas possibilidades para o curso: 1)Compra de software e licença para uso em sala; 2) Uso de free download (ex: intellisys project, dot project..) - Menor custo, porém não há no idioma português; - Com tempo de uso vence o prazo, e o soft exige registro;

54 SOFTWARE COM LICENÇA: MS Project Planejamento do Escopo Formatação Inicial do Project Definição das Atividades Sequenciamento das Atividades Alocação dos Recursos Estimativa Montagem dos Custos da Equipe Planejamento Definição do dos Recursos Cronograma Determinação do Tipo de Atividade Duração das Salvar Linha de Base Atividades

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58 REFERÊNCIAS NA ELABORAÇÃO DO CONTEÚDO DESTA APRESENTAÇÃO MEREDITH, J. R.; MANTEL JR., S.J. Administração de Projetos: uma abordagem gerencial. 4.ed. RJ: LTC, MAXIMIANO, A.C.A. Administração de Projetos: como transformar idéias em resultados. 2.ed. SP: Atlas, 2002.