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1 MANUAL DE CADASTRO EFPH Roteiro para cadastramento EFPH Para fazer o cadastro das empresas ter sempre em mãos; - Cartão CNPJ atualizado. - FAC Ficha de Atualização Cadastral para Inscrição Estadual. - Contrato Social (atual) ou Declaração de Firma Individual (DFI). - CMC Cadastro Municipal de Contribuinte (alvará) O usuário pode usar os comandos de COPIAR (Ctrl+C) e COLAR (Ctrl+V) se desejar copiar cadastros já feitos em outros sistemas. A PH logo irá disponibilizar um portal de cadastro único para todos os sistemas. Sobre o EFPH O sistema Fiscal atende todas as necessidades de qualquer atividade que precise fazer seus registros de entradas e saídas, bem como gerar todas as informações para os órgãos do Fisco. É aconselhável que sempre que ao terminar o cadastro seja feita uma revisão e posteriormente solicitar a JD SOFT a configuração contábil bem como instruções para novos cadastros. O primeiro cadastro a ser feito é dos CONTABILISTAS. Cadastros Contabilistas Contabilistas: Ir em cadastro Contabilistas e incluir os contabilistas informados no pedido dos sistemas. 1

2 Empresas /Manutenção Shift+ F2 Aba - Dados Gerais Código: Seqüencial ou pode ser definido pelo próprio usuário. (a numeração é apenas para efeito de ordem de cadastro. Nome: Razão Social conforme Cartão CNPJ (abreviar) Nome (Extenso): Cadastrar o nome completo da empresa sem abreviações. Fantasia: Cadastrar o nome fantasia da empresa (campo facultativo). Tipo Logradouro: Ver lista. Logradouro: Automático pelo sistema. Endereço/Número/Complemento/Bairro/UF: Conforme cartão CNPJ. O complemento é obrigatório quando o endereço não tiver número (S/N ou 0000). Cód. Município: Clicar no indicador para ver lista de municípios. CEP: O principal é automático e deverá ser alterado sempre com o n. º correto de acordo com o CNPJ. Cx. Postal / UF Cx. Postal / CEP Cx. Postal: Preencha com informações sobre a Caixa Postal da empresa, caso houver. Telefone/Fax: Informe conforme o exemplo WEB: Informe a página eletrônica da empresa se houver. Informe da empresa. Ex: jdsoft@jdsoft.com.br 2

3 Aba - Inscrições Jd Soft Informática Ltda CNPJ: Conforme cartão CNPJ. Inscrição Estadual: Vide FAC. Deve ser preenchida sem pontos. Caso for isenta deixar em branco o campo. Insc. Municipal: Conforme alvará licença. Obrigatório para empresas com ISS eletrônico. Inscrição Junta/Cartório: Nº conforme Contrato Social ou Declaração de Firma Individual. Data Inscrição: Vide data de Homologação do Contrato Social ou Declaração de Firma Individual. Data SEFAZ-UF: Conforme a FAC (para quem tem inscrição estadual). CNAE Fiscal: Informar a atividade principal do Cartão do CNPJ. Com 7 (sete) dígitos. Descrição da Atividade: Informar Simplificadamente a atividade da empresa. Início Atividades: Campo obrigatório para empresas do Simples Nacional. Informar a mesma data que a RFB tem cadastrada. Geralmente a data da homologação da JUCESC. Ativ. Estadual: Conforme FAC. A partir de 10/2001 informe Atividade Municipal: Para as empresas com ISS Eletrônico Informar o CNAE Fiscal ou Código de Serviços que a prefeitura tem vinculado a empresa. Sempre consultar antes junto a Prefeitura. Para as empresas sem serviços informar o mesmo CNAE do Cartão do CNPJ. Natureza Jurídica: Ver lista. LTDA = Firma individual = Aba - Responsáveis 3

4 Código Contabilista: Ver Lista de cadastro. E ver se o contabilista selecionado é responsavél pela empresa junto a SEF-SC. Nome Responsável/CPF: Informar o mesmo nome e CPF do responsável cadastrado no CNPJ. Função Responsável: Informar de acordo com as solicitações da JUCESC. Geralmente para LTDA = Sócio Administrador Firma Individual = Titular Proprietário. Aba Parâmetros PIS/COFINS/IRPJ/Contr. Social/IPI: Marcar estes impostos se a empresa for tributada pelo PRESUMIDO ou ESTIMATIVA MENSAL. Tipo PIS: Pis Faturamento 10/95 a 02/96 (exceto anterior Repique). No caso de IPI somente para Indústrias ou Equiparadas (importadoras) que tenha apuração de IPI. Cód. DARF: Vide agenda de obrigações. Geralmente são: PIS: 8109 COFINS: 2172 IRPJ: 2089 CONT. SOCIAL: 2372 IPI: ISS/Data Vencimento: Caso a empresa preste serviços sujeitos ou não ao ISS deverá marcar este campo e informar o dia de vencimento do DAM. Informar o mesmo dia na segunda quinzena quando não for separado. GIA/DIME: Marque essa opção caso a empresa tenha inscrição estadual e/ou esteja obrigada a entregar a DIME. Nos campos Dia Vencimento ICMS: 10 - Classe Vencimento: Verificar outras classes quando há postergação dos prazos em função dos pagamentos em dia. Substituição ICMS: Caso a empresa seja indústria ou equiparada (atacadistas) e que tenha que fazer a apuração do ICMS substituto marcar este campo e informar - Dia Vencimento ICMS Substituto: 10 - Classe Vencimento: Escrita Contábil (MT): Não marcar para empresas de SC. Micro Empresa?: Informe S somente para empresas enquadradas no Estado como ME. Redução ICMS: Informar 0 = Empresas com recolhimento normal de ICMS. 100 = Empresas do SIMPLES NACIONAL e Prestadoras de serviços (isentas de Inscrição Estadual). Tipo Redução ICMS: Ver lista de opções. Consolidação ICMS: Geralmente NÃO. Quando a empresa estiver vinculada na SEF-SC com recolhimento centralizado de ICMS, informar se é centralizador ou centralizado. 4

5 Registro Magnético: Geralmente Semi (DIPJ). Ou completo no caso das empresas normais que tenham detalhamento de produtos. Registro Magnético SRF: A partir de 2002, todas as empresas, exceto as enquadradas no Simples Nacional, estão obrigadas a manter os dados para o registro magnético SRF, para estas empresas marcar estea campo. Ano Inicial: Informar sempre um ano antes do inicio da atividade ou cinco anos antes do ano em que serão feitos os lançamentos de entradas e saídas (para empresas com mais de cinco anos de atividade). Dígitos Contábeis: Informar sempre Dígito Calculado. Lançamento-Clientes/Fornecedores: Escolher a opção em que deseja chamar o cliente ou fornecedor ao lançar as Notas Fiscais. Geralmente Ambos CNPJ quando existir muitos clientes e/ou fornecedores. Aba Sócios. Sócios: Informar todos os sócios contidos no contrato social (inclusive cotistas) e/ou o titular proprietário para empresas individuais. Aba Filiais. Filiais: Quando ao cadastrar a matriz e houver filiais informar o código de cada filial. Essa opção é obrigatória para apuração dos impostos federais. Aba Alterações. Nome/Endereço/Atividade/Parâmetros: Aconselhamos fazer o registro de todas as alterações para efeito de controle, informando a data e a alteração. Além de alguns dados ao serem alterados serão considerados pela data da alteração Aba Contatos. Contatos: Se desejar fazer um cadastro das pessoas a serem contactadas na empresa. Assim termina a primeira fase do cadastro das empresas, que podem ser, incluidas sequencialmente e só no final ser executado o próximo passo que é a configuração dos enquadamentos CADASTROS. 5

6 Cadastros - Alt + C 1) Fornecedores: Preencher o cadastro de acordo com os dados contidos nas Notas Fiscais de entradas. No campo Código IBGE para serviços tomados que requeiram esta informação no Livro Eletrônico do ISS (geralmente BETHA SISTEMAS) informar o código do município publicado no SITE da RAIS (o mesmo cadastrado no DPPH). No campo C. Contábil, informar 9999 para que o sistema cadastre automaticamente o fornecedor no SCPH (sistema contábil) quando for compras a prazo. Ou 1139 para que o sistema informe todas as compras a prazo na conta Fornecedores Diversos. Ou ainda outra conta caso tenha a necessidade de informar em outro grupo de credores. Obs.: O preenchimento dos demais campos não obrigatórios fica a critério do usuário. 2) Clientes: Prencher o cadastro de acordo com os dados contidos nas Notas Fiscais de Saídas e/ou Serviços. No campo Código IBGE para serviços prestados que requeiram esta informação no Livro Eletrônico do ISS (geralmente BETHA SISTEMAS) informar o código do município publicado no SITE da RAIS (o mesmo cadastrado no DPPH). No campo C. Contábil, informar 9998 para que o sistema cadastre automaticamente o cliente no SCPH (sistema contábil) quando for vendas ou serviços a prazo. Ou 205 para que o sistema informe todas as vendas ou serviços a prazo na conta Clientes Diversos. Ou ainda outra conta caso tenha a necessidade de informar em outro grupo de devedores. O campo da inscrição estadual deve estar correto pois o sistema tem a fórmula de todas as inscrições por unidade de federação. O usuário poderá cadastrar um CLINTES DIVERSOS (no código contábil informar 205) para notas fiscais de serviços que não tenham geração do livro eletrônico ou que não contém dados suficientes para cadastro. Lembrando que informações erroneas ou incompletas podem ser passivas de notificações acessórias na geração dos livros ou de dados junto ao fisco. 6

7 3) Históricos: Já estão cadastrados. É proíbido fazer qualquer alteração, inclusão ou ajustes. 4) Impostos e Contribuições Federais (tela 1): Somente para as empresas enquadradas na RFB como PRESUMIDO, LUCRO REAL OU ESTIMATIVA preencher os campos abaixo. - Alíquotas: Informar o mês e ano do enquadramento a) PRESUMIDO E ESTIMATIVA informar as alíquotas como segue: PIS (0,65) - PIS(S) alíquota secundária quando existir COFINS(3,00) COFINS(S) alíquota secundária quando existir Ex. 4,00 IRPJ (15,00) CSLL (9,00) Apuração IRPJ/CSLL (Presumido ou Estimativa) Recolhimento IRPJ/CSLL (Mensal ou trimestral). Para empresas do Presumido recomendamos sempre o recolhimento trimestral para evitar problemas no preenchimento da DIPJ. Nunca usar alíquotas diferente de 15% e 9% para IRPJ e CSLL pois o que muda é a base e nunca a alíquota. Por exemplo, CSLL tem bases de 12% e 32%, IRPJ tem bases de 32%, 16%, 8%, 1,6%, mas que serão escolhidas de acordo com a receita no momento do lançamento pelo histórico. b) LUCRO REAL - informar as alíquotas como segue: PIS (1,65) - PIS(S) alíquota secundária quando existir COFINS(7,60) COFINS(S) alíquota secundária quando existir IRPJ (0,00) CSLL (0,00). Nos campos Apuração IRPJ/CSLL e Recolhimento IRPJ/CSLL informar estimativa mensal/mensal. - Formas de Apuração IPI (tela 2): Para as empresas obrigadas a apuração do IPI (entradas e/ou saídas) devem informar o mês e ano a forma de apuração do IPI. 7

8 Tela 1 Alíquotas: Jd Soft Informática Ltda Tela 2 - IPI 5) Enquadramento SIMPLES: Para empresas com lançamentos a partir de 07/2007, preencher somente a letra (a) abaixo. a) NACIONAL LC 123/2006: Para as empresas incluídas no SIMPLES NACIONAL deverão fazer o cadastro com muito atenção pois a partir dessas informações serão processadas as informações dos impostos e das Declarações e Gerações para a RFB. Nessa opção o usuário deverá enquadrar ou desenquadrar a empresa e suas respectivas filiais usando-se das mesmas informações para todos os estabelecimentos relacionados ao mesmo contribuinte. - Mês e Ano: Informar 07/2007 ou o mês da opção quando posterior a esta data. - Enquadramento: Informar a opção enquadrar. - Tipo: ME, EPP ou filial. Conforme a forma de opção no SIMPLES NACIONAL. 8

9 - Pequeno Empresário: Somente se a empresa se enquadra no Artigo 966 da Lei nº , de 10 de janeiro de ICMS: Informar S caso a empresa tenha Inscrição Estadual e possua receitas de revenda mercadorias, produtos ou serviços com incidência de ICMS. Caso contrário informar N". - ISS: Informar S caso a empresa tenha receitas de serviços com incidência de ISS, do contrário, informar N. - Sub-Limite: Informar N para o Estado de SC, uma vez que este não aderiu aos limites do PIB. Para os outros Estados, consultar Resolução 9 do CGNS. - Valor Ixo/ICMS/Valor Fixo/ISS: Não preencher. Exceto alguma empresa tenha uma situação em que tanto a SEF-SC ou a prefeitura tenham autorizado o recolhimento extra SIMPLES NACIONAL por estimativa fixa. - Senha: Informar a senha de acesso no portal do SIMPLES NACIONAL para que o sistema imprima no relatório do RESUMO DO SIMPLES NACIONAL e/ou DAS. - Obs: Para o campo: 'Enquadramento' deve usar a opção 'desenquadrar', SOMENTE, quando a empresa já fez a opção pelo SIMPLES NACIONAL e posteriormente solicitou o desenquadramento.nesse caso deverá ser incluída uma nova linha com a data do desenquadramento.. b) Demais Enquadramentos: Somente para empresas que precisam ter dados re-digitados em anos anteriores em que os demais enquadramentos (SIMPLES SC e LEI 9317) vigoravam. 6) Tabela SIMPLES ME/EPP-UF: Já estão cadastradas e não podem ser alteradas ou ajustadas. 7) Indexadores: A partir de 01/1997 informar o indice em todos os campos. Basta fazer uma única inclusão que o sistema mantém para frente. Para novos clientes usar 01/ ) Produtos e Serviços: Utilize esta opção para manutenção de produtos e serviços a serem utilizados a partir do ano 2000, para detalhamento de notas fiscais, para geração da DIPJ (IPI) e Registro Magnético (SRF e INSS). Código: Gerado automaticamente pelo sistema. Classificação Fiscal/Ex: Informar a classificação fiscal ou NCM para o produto, bem como o Ex para o IPI (caso exista). Descrição: Descrição do Produto ou Serviço. Código Próprio: Código utilizado pela empresa na emissão de documentos fiscais / controle do estoque. Caso a empresa não utilize, preencher com a NCM (Ver convênio ICMS 31/99). Unidade Abreviada: Unidade de Medida (um, kg, mt...). Definição: Indicar se o item é um Produto ou um Serviço. Informações adicionais: Estas informações não são obrigatórias, servindo para facilitar a digitação no detalhamento por produto, resumo mensal ECF - PR e Inventário - PR, estes dois últimos (PR), somente a partir de Para maiores detalhes, verificar o convênio ICMS 31/99 Item 20-Registro Tipo 75. ATENÇÃO: Os campos Código DNF, Fator Conversão UE e Cap.Volumétrica, são utilizados para identificar os produtos que fazem parte do Anexo I e Anexo II da IN 359/SRF de 15/09/2003 (até 08/2004), e do Anexo I e Anexo II da IN 445/SRF de 20/08/2004 (a partir de 09/2004), sendo que os mesmos devem ser informados somente para estes produtos. O Fator Conversão para Unidade Estatística, será utilizado para converter a quantidade do produto lançada, para a quantidade em Unidade Estatística. 9

10 9) CFOP: Já estão cadastrados e é proibido a alteração, inclusão ou ajustes dos mesmos. 10) Cadastro Estados/Municípios: Cadastrar somente quando o município não se encontra na relação às vezes o nome do município está errado no documento fiscal, por isso é importante verificar no cadastro. Para empresas de transportes (SIMPLES NACIONAL) requerem o cadastro dos municípios mesmo sendo fora do Estado de Santa Catarina, nesse caso consultar o TOM (tabela de órgãos e municípios) e também sites como o da SEF MG onde se encontra a maioria dos estados e municípios. Para as empresas de Serviços que tenham obrigatoriedade do Livro ISS eletrônico também devem cadastrar o código do município no IBGE (o mesmo da RAIS ou do DPPH). 11) Observações: Opção para lista de observações a serem usadas nas entradas e saídas. 10

11 12)TIPI/Mercadorias e Serviços: A partir de 2000 essa opção foi substituída pela do ítem 8 (produtos e serviços). 13)Alíquotas ICMS: Já veem cadastradas. 14) Senhas: Nessa opção o usuário poderá cadastrar senhas com nome do usuário e código de acesso do usuário que deverá ser único para cada usuário. Além disso poderá habilitar ou desabilitar qualquer opção do banco de dados do sistema ou das empresas, assim por exemplo, pode autorizar para determinado usuário somente acesso a consultas, cadastros... e assim por diante. Ou então dar acesso total. Não é obrigatório o cadastro de senhas. Assim finaliza a segunda etapa dos cadastros. Agora falta a etapa das configurações contábeis, que podem ser feitas através do ARQPH (explicação abaixo) ou solicitadas a JD SOFT para que a mesma faça através do LOGMEIN. OUTRAS INFORMAÇÕES. Localização do sistema EFPH: Saber a localização dos sistemas é de extrema importância para efetuar diversos procedimentos, tais como: criar atalhos, copiar-excluir-remover arquivos, efetuar backup, etc... C 1 : \ARQUIVOS DE PROGRAMAS \ PHSFTW \ EFPH \ SISTEMA 2 INICIAL 3 \ n. º empresas. 1)Corresponde drive de instalação do sistema, no caso de redes pode ser substituído pelo drive correspondente. Ex: G:, F:, etc. 2)Sistema Corresponde ao executável de cada sistema instalado. 3)Inicial Corresponde ao grupo principal, onde estão os arquivos de cada empresa. No caso dos grupos, alguns apresentam outros nomes como, por exemplo: grupo1, grupo2 e etc... Podem ser criados grupos distintos para tipos de empresas e trabalhos. Sempre se possível consultar o suporte da JD SOFT sobre esses recursos. ARQPH - O que é ARQPH e qual é sua utilidade? O ARQPH é um aplicativo desenvolvido pela JD SOFT utilizado para baixar todas as configurações contábeis para os sistemas EFPH, DPPH, SCPH. As configurações contábeis são necessárias para a interligação de informações e dados para o SCPH (Sistema Contábil). Essas interligações agilizam a contabilização de documentos em até 90%, por essa razão, sua utilização é tão fundamental. Para esclarecer melhor, esse procedimento configura: Todos os históricos padrões (lançamentos de entradas e saídas) e configurações contábeis(impostos e contribuições), etc. 11

12 Os clientes que não instalaram este aplicativo devem efetuar a instalação. Para tanto, favor acessar o programa DOWNLOAD JD na opção: Utilitários Arquivos PH ARQPH Com duplo clique a instalação iniciará, basta escolher o drive desejado e concluir a instalação. Após a instalação do programa ARQPH, um novo ícone poderá ser visualizado em sua área de trabalho. Para utilizá-lo acesse o programa com duplo clique sobre o ícone, selecione o sistema sobre o qual deseja efetuar a configuração contábil, neste caso EFPH, e digite o número da empresa cadastrada. É importante antes veficar em opções se o caminho está correto para a configuração.e quanto ao tipo de plano de contas Atual ou Anterior observar: - PLANO ATUAL= Somente se a empresa é nova ou entrão no SCPH no plano de contas a conta 4472 é igual a REMESSA PARA INDUSTRIALIZAÇÃO. - PLANO ANTERIOR = Quando a empresa não é nova nos sistemas da PH e tem um plano antigo onde a conta no SCPH no plano de contas 4405 é igual a computadores e periféricos e a conta 4472 NÃO É Remessa para industrialização. E para conferir se a operação foi efetuada corretamente, acesse o seguinte menu: Interligações/Conf. Contábil/Códigos e/ou Lançamento Padrão Verifique se constam as contas contábeis. Após esses procedimentos o processo foi concluído com sucesso. Tela do ARQPH BOM TRABALHO Jairo Rodrigo Colle Escandiel Gerente Geral 12