Índice Módulo Empresa... Módulo Fiscal Módulo Folha Módulo Contabil... Integração Contabil

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3 Índice Módulo Empresa Módulo Fiscal Módulo Folha Módulo Contabil Integração Contabil

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6 1. Cadastro de empresa Antes de iniciar os trabalhos no sistema Office é necessário o cadastro das empresas. Siga as instruções abaixo para realizar este cadastro: - Dentro da tela inicial do office clique na opção EMPRESA, esse modulo permite cadastrar e administrar os dados da sua empresa. - Acesse o menu CADASTRO / EMPRESA - Clique no botão NOVO - Informe o CÓDIGO desejado e a categoria (MATRIZ ou FILIAL) - No campo SITUACAO selecione a opção ATIVA - Após esses campos iniciais informe os dados da empresa (RAZAO, FANTASIA, ENDERECO, NUMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO, ETC...) - Clique nas abas Qualificação e documentação para preencher as informações fiscais da empresa. - Após preencher esses campos, clique em Salvar. Obs.: Através do cadastro efetuado pelo Modulo Empresa os dados serão criados em todos os módulos do sistema Office. 2. Cadastro de Sócios Segue abaixo as instruções para cadastrar o Sócio que dentro do sistema office é considerado como Responsável pela empresa. - Dentro do módulo Empresa, clique no menu Cadastro / Empresas; - Nesta tela de cadastro, selecione a empresa desejada para realizar o cadastro; - Clique sobre a aba Sócios/ Contatos e clique sobre o botão Sócios; - Para iniciar o cadastro clique sobre o botão NOVO, informe o Código desejado e preencha as demais informações de seu cadastro inclusive a documentação presente da aba documentação; - Para que esse sócio seja considerado Responsável pela empresa e impresso nos relatórios, é necessário selecionar a opção SIM no campo de Assina pela empresa; - Após preencher todos os campos, salve o cadastro; 3. Cadastro de Filiais Segue abaixo as instruções para cadastrar uma Filial dentro do sistema Office - Acesse o módulo Empresa, clique no menu Cadastro / Empresas - Dentro da tela de cadastro, clique sobre o botão NOVO, informe o Código desejado para essa empresa filial. 6

7 - Selecione a Categoria como FILIAL - No campo Código Auxiliar informe o código da Empresa Matriz responsável por essa empresa. - As demais informações da tela de cadastro devem ser informadas normalmente com nas demais empresas. - Após cadastrar a filial, acesse o cadastro da Matriz, selecione a aba Filiais, clique sobre o botão Nova Filial disponível ao lado e adicione dentro dessa tela a filial cadastrada anteriormente. - Salve o cadastro alterado e inicie os trabalhos em sua Filial. 4. Cópia de segurança 4.1. Como fazer o Backup? - Acesse o módulo Empresa, clique no menu Utilitários / Cópia de segurança. - O Nome do arquivo zip é automático preenchido, apresentando as inicias BKP e a data atual (Ex: BKP ZIP). - No campo diretório de Destino, clique no botão à frente e selecione o caminho desejado (Ex: Pen Drive, disquete, Meus Documentos). - Marque a opção de backup do cadastro da empresa, pois esses cadastros tambem devem ser copiados para uma posterior restauração. - A cópia de Segurança é separada por módulos, ou seja, é possível realizar o backup de determinada empresa apenas no módulo Folha por exemplo. Selecione o(s) módulo(s) desejados para cópia. - Selecione abaixo as empresas que irão fazer parte do arquivo, caso deseje deixe todas selecionadas. - Depois de informado o caminho e selecionas as demais opções para o backup, clique em CONFIRMA para iniciar a cópia Como Restaurar o Backup? - Acesse o módulo Empresa, selecione o menu Utilitários / Restaurar Cópia de Segurança. - Dentro do campo Nome do Arquivo Zip, clique no botão de pesquisa a frente e localize o arquivo de Backup efetuado anteriormente. (Ex: BKP ZIP) - Após selecionar o arquivo zipado de Backup, apenas clique no botão CONFIRMA, pois o diretório de destino não deve ser alterado, pois o backup automaticamente localiza o caminho de destino a partir da unidade informada. 7

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11 1. Duplicação das informações de uma empresa para outra Juntamente com a instalação do sistema Office encaminhamos a empresa modelo, que contem cadastros que podem ser utilizados nas empresas a serem cadastradas. Porem ao cadastrar uma nova empresa é possível também utilizar esses cadastros de uma empresa já existente que esteja devidamente configurada. Veja abaixo como duplicar as informações de uma empresa para outra - Dentro do módulo acesse o menu Utilitários / Duplicar informações. - No primeiro campo informe o numero da empresa que serão copiadas as informações.(ex: 9999) - Abaixo marque as empresas que receberão as informações - Ao lado marque as opções a serem duplicadas. (Formulas e tributos e CFOP) - Posteriormente confirme a duplicação através do botão confirma. 2. Parâmetros da empresa Quando criada uma nova empresa, é recomendado revisar os parâmetros da empresa antes de realizar os cadastros ou lançamentos. 2.1 Lançamentos de entradas Lançamento com Produto? - Campo destinado ao bloqueio e liberação da aba Produto dentro do lançamento de Entrada. Lançamento com Duplicata? - Campo destinado ao bloqueio e liberação da aba Duplicata dentro do lançamento de Entrada. Lançamento com ICMS? - Campo destinado ao bloqueio e liberação de lançamento de Entrada com apuração de ICMS. Lançamento com IPI? - Campo destinado do ao bloqueio e liberação de lançamento de Entrada com apuração de IPI. 2.2 Lançamentos de Saída Modelo separado de lançamento: Campo destinado a personalização da tela de lançamentos de saída. Informe como SIM o sistema apresenta uma tela para escolha do tipo de lançamento desejado (saída, Venda consumidor e Cupom fiscal) Lançamento Modelo 1? - Campo destinado ao bloqueio e liberação da aba para lançamentos Modelo 1 (saída) dentro do lançamento de Saída. 11

12 Lançamento Venda Consumidor? - Campo destinado ao bloqueio e liberação da aba para lançamentos de Venda Consumidor dentro do lançamento de Saída. Lançamento Cupom Fiscal? - Campo destinado ao bloqueio e liberação da aba para lançamentos de Cupom Fiscal dentro do lançamento de Saída. Lançamento Duplicata? - Campo destinado ao bloqueio e liberação da aba Duplicata dentro do lançamento de Saída. Lançamento com ICMS? - Campo destinado ao bloqueio e liberação de lançamento de Saída com apuração de ICMS. Lançamento com Produto? - Campo destinado ao bloqueio e liberação da aba Produtos dentro do lançamento de Saída. Lançamento com IPI? - Campo destinado ao bloqueio e liberação de lançamento de Saída com apuração de IPI Lançamentos de Serviços Retenções - Campos numérico para preenchimento da porcentagem de retenção do ISS, PIS, COFINS, INSS, CSSL e IRRF a ser retida no lançamento de Prestação de Serviço. Locação de Bem Móvel : Lançar detalhamento: Campo para liberação da aba detalhamento nos lançamentos de prestação de serviços e serviços recebidos. Tipo de Nota fiscal: Campo para preenchimento do tipo de nota registrada para emissão. Clique no botão o à frente e confira o que preencher. Alíquota de ISS: Campo numérico para preenchimento da porcentagem de alíquota de ISS a ser calculada no lançamento de Prestação de Serviço Parâmetros gerais Verificar diferença de valores nos lançamentos? - Quando ha diferença entre o valor contábil da nota e os valores apresentados em outras, base de ICMS e demais campos, o sistema realiza uma verificação, sendo assim, você pode broquear essa verificação de valores. Empresa participante do CDI-MS? - Campo destinado a empresas participantes do Conselho de Desenvolvimento Industrial (MS). Utiliza integração contábil Campo destinado a configuração de integração contábil. Quando preenchido como NÃO os campos de código contábil dentro dos lançamentos são desabilitados. Lançamento do Tipo 70 - Campo destinado ao bloqueio e liberação do campo de 12

13 Modalidade para lançamentos de Entrada e Saída. Gera demonstrativo de Notas fiscais (D.N.F)? - Campo destinado ao bloqueio e liberação do campo de D.N.F para lançamentos de Entrada e Saída. Grupo de fornecedores no plano de contas - Para que os fornecedores cadastrados no modulo Fiscal sejam automaticamente cadastrados no plano de contas, este campo deve conter o grupo de fornecedores do plano de contas. Grupo de clientes no plano de contas - Para que os Clientes cadastrados no modulo Fiscal sejam automaticamente cadastrados no plano de contas, este campo deve conter o grupo de Clientes do plano de contas. Optante pelo Simples Santa Catarina? - Campo destinado ao preenchimento da opção referente ao Simples do estado de Santa Catarina, visando à liberação para geração dos arquivos necessários. Utilizar movimentação física nos lançamentos? - Campo destinado ao bloqueio e liberação do campo de Movimentação Física para lançamentos de Entrada e Saída. Importa informações de sistemas de terceiros: Campo para liberação do código contábil no cadastro de CFOP, pois o mesmo somente é preenchido quando as notas são importadas. Participa do FunRural: Campo para liberação do campo FunRural nos lançamentos de entrada e saída Aba Impostos Tela para personalização do DARF e preenchimento das alíquotas para calculo dos Impostos DARF Tipo de Formulário: Campo para seleção do tipo de formulário para impressão da DARF Deduzir IPI na BASE: Campo para seleção da forma de apuração do IPI no DARF, nesse caso, o sistema questiona sobre a dedução desse valor de IPI sobre a base de calculo do DARF. Imprime Total - Campo destinado a opção de impressão do Valor total a pagar dentro do Formulário, para casos em que este valor seja posteriormente preenchido a mão. Imprime Observação - O campo Observações esta disponível na tela de emissão DARF, porem, somente será emitido a partir do preenchimento positivo deste campo. Deduzir Isentas - Campo destinado ao controle dos valores apurados como ISENTAS dentro do DARF. 13

14 CSLL / PIS / COFINS / IRPJ Informe neste quadro as alíquotas para calculo do CSSL para que o sistema utilize no calculo a ser realizado pelo menu Tributo (Lucro real e Lucro presumido 2.5. Aba Sintegra ValidaPR / DMED Geração do Sintegra / Valida PR Esta tela disponibiliza o preenchimento dos códigos para geração do Valida PR. Preenchimento recomendado é: 3, 1, DMED Campo destinado a personalização da empresa com relação à geração da DMED. Quando informado que SIM libera a opção de geração no menu arquivo magnéticos e também libera o campo medico no lançamento de prestação de Serviço ISS Campo para preenchimento do código de acesso ao site Aba Super Simples Os campos desta aba são destinados exclusivamente ao preenchimento de informações referentes ao Super simples, caso a empresa não seja optante, apenas informe NÃO no campo de opção, porem em caso de optante confira abaixo como devem ser preenchidos todos os campos: Optante pelo Simples - Campo destinado ao preenchimento de opção referente ao Super Simples, este campo é responsável pelo gerenciamento das informações do Super Simples dentro de todo o modulo Fiscal Indústria - Campo destinado a empresas do setor Industrial, pois possuem uma forma diferenciada de apuração do Super Simples. Tipo - Campo destinado a seleção do tipo de empresa parametrizada, sendo que para Comercio e empresa prestadora de serviços a uma variação na forma de apuração do Super Simples. Participação do estado no PIB - Cada estado brasileiro possui uma participação anual no PIB nacional, sendo que isso influencia na apuração do Super Simples. Serviço - Campo destinado ao preenchimento de um serviço padrão para preenchimento automático na aba de Serviços prestados no lançamento de Prestação de Serviço. 14

15 3. Cadastros 3.1. Códigos fiscais de operação O cadastro de CFOP é a principal informação para realizar corretamente os lançamentos Fiscais, dentro do sistema Office esse cadastro é controlado mês a mês, sendo necessário à duplicação de um mês para outro para que os lançamentos possam ser efetuados com sucesso. Se ao realizar um lançamento, não seja localizado o CFOP, será apresentada uma mensagem de alerta solicitando a duplicação. Confira abaixo o que representa cada campo desta tela: Mês e Ano - Campo destinado ao preenchimento do mês/ano em que este CFOP esta cadastrado. Em caso de pesquisa apenas informe o mês e ano desejado. Para cadastrar um novo código é necessário o preenchimento deste campo. CFOP - Código Fiscal de Operação que esta sendo cadastrado. Informe o código que deseja cadastrar, informando também o ponto (EX: 5.102). Nome: Campo destinado a descrição do CFOP. Neste campo, deve ser informado apenas o nome do CFOP (EX: "Venda de Mercadorias Adquiridas de Terceiros"). Descrição e Resolução Estes campos são preenchidos automaticamente pelo sistema Office, ou seja, ao realizar um novo cadastro não são solicitados. Alíquota para lançamento de ICMS Este campo permite fixar a alíquota de ICMS nos lançamento de entrada e saída quando este CFOp for utilizado. Influencia na AP. ICMS - Campo para informar se os lançamentos fiscais efetuados com a utilização deste CFOP serão utilizados com Base de Calculo para apuração de ICMS ou não. Lembramos que no caso de CFOP de entrada configurado como SIM, o sistema irá abater o valor dos lançamentos com o CFOP da base de calculo da apuração de ICMS. Em caso de problemas na apuração de ICMS ou Consulta de ICMS confira o preenchimento dos CFOPS utilizados no período. Influencia no calculo do DARF / DAS - Campo de seleção para informar se os lançamentos fiscais efetuados com a utilização deste CFOP serão utilizados com Base de Calculo para o DARF e DAS ou não. Lembramos que no caso de CFOP de entrada configurado como SIM, o sistema irá abater o valor dos lançamentos com o CFOP da base de calculo. Em caso de problemas com o Valor apresentado na consulta de Faturamento ou na apuração dos impostos de lucro real e lucro presumido confira o cadastro dos CFOPs utilizados no período. Influencia no SPE PIS / COFINS - Campo de seleção para informar se os lançamentos fiscais efetuados com a utilização deste CFOP serão gerados para o sped PIS COFINS, pois algumas notas lançadas no sistema não precisam ser transmitidas ao sped, sendo assim, é necessário apenas informar como NÃO neste campo para que ela não seja gerada. Em caso de campo preenchido em branco é considerado como SIM. 15

16 Código Contábil: Campo destinado ao preenchimento do código para integração contábil. O preenchimento deste campo possibilita o preenchimento automático no campo no caso de lançamentos manuais e também para lançamentos importados por arquivo TXT ou XML. Super Simples Segregação de Receitas - Para cada CFOP utilizado em lançamentos de saída é necessário a configuração interna de tabelas do Super Simples, essas tabelas controlam todo o movimento da empresa e posteriormente é responsável pelo calculo do valor de imposto a pagar. Clique na lupa de pesquisa selecione a tabela referente ao Cfop utilizado, para adicionar essa tabela ao CFOP clique no botão OK. Lembramos que os códigos de operação não precisam ser cadastrados todos os meses, podendo ser duplicados de um mês para o outro Clientes Com a inclusão dos sistemas de magnéticos atuais (Sintegra, sped) o cadastro de clientes passou a ser obrigatório para os lançamentos de saída e prestação de serviços. Em muitos casos este cadastro é preenchido automaticamente através de importação de arquivos como o XML da NFE. Confira abaixo o campos: 3.3. Fornecedores O cadastro de Fornecedores também é algo exigido para entrega dos arquivos Magnéticos atuais e também pode ser preenchido automaticamente com a importação de arquivos. Apenas é recomendado do o preenchimento dos campos importantes para que os arquivos sejam entregues corretamente Transportadora Cadastro básico dos dados da transportadora que será utilizado posteriormente na aba Detalhamento das notas de Entrada e saída Prestadores de serviço Cadastro dos fornecedores de serviço para lançamento das nota fiscais de serviços recebidas. Para lançamento de Nota Fiscal de prestação de serviço para geração da DMED o cadastro do médico deve ser realizado neste cadastro. 16

17 3.6. Formulas e tributos O cadastro de Formulas e Tributos é responsável pelo gerenciamento das alíquotas para calculo de impostos, sendo utilizado para impressão do DARF. É recomendada a duplicação destes tributos da empresa modelo ou de outra empresa já cadastrada; 3.7. Produtos e Serviços Tela para cadastramento dos Produtos e Serviços utilizados para movimentação Fiscal, para iniciar um cadastro, acesse a tela clique em novo e selecione o tipo a ser cadastrado (Produto ou serviço) Confira abaixo os campos: Tipo - Campo para seleção do cadastro efetuado, marque a opção desejada para que os campos possam ser preenchidos corretamente. Produto / Serviço - Campo numérico para preenchimento com o código do produto ou Serviço a ser cadastrado, logo a frente informe o nome. Caso esteja alterando o cadastro de um produto, informe o código ou clique no botão de pesquisa para localizar o produto desejado. Grupo - Campo para seleção de grupo do inventário, habilitado apenas quando é realizado o cadastro de Produto. Código NCM - Campo numérico para preenchimento com o código NCM (Nomenclatura Comum do MERCOSUL) deste produto. Código do Fabricante / Fornecedor Campo destinado ao preenchimento do código de compra do produto, para que o sistema realize a troca do código do fornecedor ao importar a nota. É recomendado o preenchimento manual deste campo apenas quando o produto é comprado de apenas um fornecedor, em caso de vários fornecedores, recomendamos a troca automática realizada pelo sistema no menu UTILITARIOS / TROCA CODIGO DE PRODUTOS a ser realizada após a importação da nota de entrada. Medida Campo alfanumérico para cadastrar a medida deste produto. As medidas podem ser variadas, como por exemplo: "LT, Cx, Pct". Alíquota de redução - Campo numérico para informar qual a alíquota de redução da base de calculo deste produto, para calculo do ICMS. Geralmente, a alíquota utilizada é de 33.33%. Base Substituição: Campo para preenchimento com o valor da base de substituição deste produto, para calculo de substituição tributária. Alíquota de ICMS - Campo numérico para informar qual a alíquota de ICMS incidente sobre este produto. Alíquota de IPI - Campo numérico para informar qual a alíquota de IPI incidente sobre 17

18 este produto. Alíquota de PIS / CST Campo destinado ao preenchimento da alíquota e a CST de PIS a ser utilizada nos lançamento de saída para geração do SPED PIS COFINS. Os produtos lançamentos na entrada não utilizam as informações deste campo. Alíquota de COFINS / CST - Campo destinado ao preenchimento da alíquota e a CST de COFINS a ser utilizada nos lançamento de saída para geração do SPED PIS COFINS. Os produtos lançamentos na entrada não utilizam as informações deste campo. Tabela Base de calculo de Crédito : Cód. Produto DNF Campo para preenchimento do código do produto conforme tabela da DNF. Clique no ponto de interrogação a frente do campo para saber como preencher este campo Tabelas auxiliares Quadro para preenchimento das tabelas a serem utilizadas para apuração do Super Simples e outros. Super simples - A segregação de Receitas é a responsável pelo calculo do Valor de imposto a pagar do Super Simples, sendo assim, esta disponível dentro dessa tela para facilitar a utilização do sistema, pois você pode informar uma determinada tabela dentro de um serviço e posteriormente informar esse serviço nos lançamentos, para que esses valores sejam segregados e apurados. Clique na lupa de pesquisa selecione a tabela referente ao Produto/Serviço utilizado, para adicionar essa tabela ao cadastro clique no botão OK. Informações importantes sobre produtos e serviços: - A importação de notas de entrada pelo XML não realiza o cadastro dos produtos. - O SPED obriga o preenchimento dos produtos nos lançamentos de entrada, saída e Cupom Fiscal, em caso de não preenchimento o erro apresentado é referente ao Registro filho não encontrado. - Para notas de prestação de serviços e serviços recebidos também é obrigatório o preenchimento dos serviços. - O não preenchimento dos campos de PIS e COFINS no cadastro de produtos e serviços também pode acarretar problemas na transmissão do SPED Grupos Inventario O grupo de Inventário é utilizado como controle para emissão dos livros, não sendo obrigatório para geração dos arquivos magnéticos. 18

19 4. Lançamentos 4.1. Entrada Tela para registro das notas fiscais de entrada. Confira abaixo algumas informações importantes sobre esta tela: - Para lançamento de notas fiscais é recomendado o preenchimento dos campos Fornecedor, estado, Numero da nota, espécie, serie, modelo, data de entrada, data de emissão da nota, Cfop, valor contábil e os valores de impostos ou outras. - Para liberação dos campos de ICMS e IPI acesse o menu utilitários / parâmetros da empresa e confira os campos do quadro entrada. - Caso não utilize os campos de ICMS e IPI o sistema vai repetir o valor da nota no campo outras, para que isso também seja realizado corretamente, acesse o menu Utilitários / Parâmetros da empresa e no campo Verificar diferença nos valores informe SIM. - Em caso de notas com dois cfops diferentes é recomenda a realização de dois lançamentos de entrada, sendo um para cada cfop e contendo apenas os valores de cada um. - Para liberação da aba produtos nos lançamentos de entrada, acesse o menu utilitários / parâmetros e confira o campo produto no quadro entrada. - A importação de notas de entrada pelo XML não cadastra automaticamente os produtos no sistema, porem preenche os produtos nas notas de entradas com todas as informações contidas no XML. Para trocar o código da nota para o código do produto já cadastrado no sistema acesse o menu Utilitários / Troca produtos. - O preenchimento do campos de CST e Alíquota de PIS e COFINS é obrigatório para entrega do arquivo. Caso as notas registradas as não contenha estas informações, acesse o menu utilitários e confira as ferramentas disponibilizadas para preenchimento destas informações automaticamente. - Para liberação da aba detalhamento acesse o menu utilitários / parâmetros e confira o campo detalhamento no quadro entrada. - A importação de XML possibilita o preenchimento automático das duplicatas na nota de entrada, porem o preenchimento destas informações também pode ser manual, lembrando que o sistema não realiza o controle financeiro de contas a pagar e receber. - O preenchimento do campo chave nfe é automático quando a nota é importada, porem para lançamentos manuais é obrigatório o preenchimento deste campo, pois pode acarretar problemas na entrega do SPED. 19

20 4.2. Saída A tela de lançamento de saída possui três tipos de lançamento que podem ser registrados (Modelo 1, Venda consumidor e Cupom fiscal) confira abaixo as informações importantes sobre cada uma delas: Notas fiscais / modelo 1 - Para liberação deste tipo de lançamento, acesse o menu Utilitários / parâmetros da empresa e confira o quadro saída. - Para lançamento de notas fiscais é recomendado o preenchimento dos campos Numero da nota, espécie, serie, modelo, data d a saída, data a de emissão da nota, cliente, estado do cliente, Cfop, valor contábil e os valores de impostos ou outras. - Para liberação dos campos de ICMS e IPI acesse o menu utilitários / parâmetros da empresa e confira os campos do quadro Saída. - Caso não utilize os campos de ICMS e IPI o sistema vai repetir o valor da nota no campo outras, para que isso também seja realizado corretamente, acesse o menu Utilitários / Parâmetros da empresa e no campo Verificar diferença nos valores informe SIM. - Em caso de notas com dois cfops diferentes é recomenda a realização de dois lançamentos de saída, sendo um para cada cfop e contendo apenas os valores de cada um. - Para liberação da aba produtos nos lançamentos de saída, acesse o menu utilitários / parâmetros e confira o campo produto no quadro Lançamentos de saída - A importação de notas de saída pelo XML cadastra automaticamente os produtos no sistema e preenche estes produtos nas notas de entradas com todas as informações contidas no XML. - O preenchimento do campos de CST e Alíquota de PIS e COFINS é obrigatório para entrega do arquivo, porem para as notas de saída estas informações são utilizadas do cadastro do produto, porem somente isso não basta, os valores de PIS e COFINS precisam ser corretos, para realizar o calculo ou preencher a alíquota acesse o menu Utilitários / recalculo do PIS COFINS. - Para liberação da aba detalhamento acesse o menu utilitários / parâmetros e confira o campo detalhamento no quadro lançamentos de saída. - A importação de XML possibilita ita o preenchimento automático das duplicatas na nota de saída, porem o preenchimento destas informações também pode ser manual, lembrando que o sistema não realiza o controle financeiro de contas a pagar e receber. - O preenchimento do campo chave nfe é automático quando a nota é importada, porem para lançamentos manuais é obrigatório o preenchimento deste campo, pois pode acarretar 20

21 problemas na entrega do SPED Venda consumidor - Para liberação deste tipo de lançamento, acesse o menu Utilitários / parâmetros da empresa e confira o quadro saída. - Para lançamento de notas de venda consumidor é recomendado o preenchimento dos campos Numero inicial e final da nota, data de emissão, espécie, serie, modelo, cliente, estado do cliente, Cfop, valor contábil e os valores de impostos ou outras. - Caso não utilize os campos de ICMS e IPI o sistema vai repetir o valor da nota no campo outras, para que isso também seja realizado corretamente, acesse o menu Utilitários / Parâmetros da empresa e no campo Verificar diferença nos valores informe SIM. - Para liberação da aba produtos nos lançamentos de saída, acesse o menu utilitários / parâmetros e confira o campo produto no quadro Lançamentos de saída - O preenchimento do campos de CST e Alíquota de PIS e COFINS é obrigatório para entrega do arquivo, porem para as notas de saída estas informações são utilizadas do cadastro do produto, porem somente isso não basta, os valores de PIS e COFINS precisam ser corretos, para realizar o calculo ou preencher a alíquota acesse o menu Utilitários / recalculo do PIS COFINS Cupom Fiscal - Para liberação deste tipo de lançamento, acesse o menu Utilitários / parâmetros da empresa e confira o quadro saída. - Para lançamento de cupom fiscal é recomendado o preenchimento dos campos Numero da maquina, Nº de serie, Modelo da maquina, Numero do mapa, Data do cupom, Contador da redução Z, Contador do reinicio de operação, Estado, primeiro cupom emitido no dia, ultimo cupom emitido no dia, série, espécie, serie, modelo, Cfop, GT inicio do dia, GT final do dia, cancelamentos, descontos, valor contábil e os valores de impostos ou outras. - Para liberação dos campos de ICMS e IPI acesse o menu utilitários / parâmetros da empresa e confira os campos do quadro Saída. - Caso não utilize os campos de ICMS e IPI o sistema vai repetir o valor da nota no campo outras, para que isso também seja realizado corretamente, acesse o menu Utilitários / Parâmetros da empresa e no campo Verificar diferença nos valores informe SIM. - Em caso de cupons com cfops de Substituição é recomenda o preenchimento do valor da substituição e a frente o cfop da subst. - O registro de cupom fiscal possui dois tipos de registro de produtos que podem ser preenchidos, o primeiro e mais simples o chamado registro 60R que é a soma do que foi vendido no mês por produto, o segundo é o chamado 60I que já compreende os itens vendidos por dia. 21

22 Para geração do Sintegra apenas o 60R já é o suficiente, porem para entrega do sped PIS COFINS é obrigatório o preenchimento dos itens por cupom. - Não é recomendado o preenchimento destes itens manualmente, pois o sistema Office possibilita a importação do arquivo txt do Sintegra que já apresenta esses registros. Entre em contato com o cliente e solicite o arquivo Sintegra, este arquivo pode ser gerado pelo sistema de gerenciamento comercial instalado na empresa ou até mesmo por um software próprio da impressora fiscal. - O sistema de gerenciamento comercial Gestor londrisoft gera outro tipo de arquivo também em txt que apresenta esses dados porem com mais detalhes para entrega do SPED, é o arquivo de integração fiscal. - A importação de XML possibilita o preenchimento automático das duplicatas na nota de saída, porem o preenchimento destas informações também pode ser manual, lembrando que o sistema não realiza o controle financeiro de contas a pagar e receber Prestação de serviço A tela de prestação serviço pode ser utilizada para lançamentos de serviços prestados e também para lançamentos dos serviços recebidos, confira abaixo as informações importantes para cada um deles: Lançamento de prestação de serviço - Este lançamento deve ser realizado diretamente na tela principal. - Para liberação deste tipo de lançamento, acesse o menu Utilitários / parâmetros da empresa e confira o quadro saída. - Para lançamento das notas fiscais é recomendado o preenchimento dos campos Cliente, Numero da nota, espécie, serie, data da prestação, data de emissão da nota, total da nota, valor contábil e os valores de impostos ou outras. - Para lançamento de retenção, marque o campo desejado para que o valor seja apresentado. Verifique o preenchimento das alíquotas de retenção no menu utilitários / parâmetros da empresa. - Para entrega do SPED é obrigatório o preenchimento dos serviços prestados contendo a CST e os valores de PIS e COFINS Lançamentos de ISS recebidas - Para realização destes lançamentos, acesse o menu lançamentos / Prestação de serviços e clique em ISS Recebidas. 22

23 - Para liberação deste tipo de lançamento, acesse o menu Utilitários / parâmetros da empresa e confira o quadro saída. - Para lançamento das notas fiscais é recomendado o preenchimento dos campos Cliente, Numero da nota, espécie, serie, data da prestação, data de emissão da nota, total da nota, valor contábil e os valores de impostos ou outras. - Para lançamento de retenção, marque o campo desejado para que o valor seja apresentado. Verifique o preenchimento das alíquotas de retenção no menu utilitários / parâmetros da empresa. - Para a entrega do SPED é obrigatório o preenchimento dos serviços recebidos contendo a CST e os valores de PIS e COFINS Bens / CIAP O cadastro de bens é o cadastro utilizado para apuração do crédito CIAP sobre a apuração de ICMS. Confira abaixo algumas informações importantes sobre este preenchimento: - Para cadastro de um novo bem é necessário o preenchimento dos campos: Código, nome, modelo, Nº serie do bem, numero do lançamento de compra de bem, data da nota, código do fornecedor, numero da nota de compra, espécie e serie da nota e valor do crédito a ser considerado. - Para baixa do crédito do bem, informe os dados do quadro baixa. - Os valores de crédito são considerados através dos lançamentos realizados com relação ao valor de ICMS, em caso de problemas confira os valores de ICMS Inventario Os lançamentos de inventários podem ser realizados manualmente pelo menu Inventario ou podem ser gerados automaticamente através do menu Geração de inventario, porem para que essa geração seja realizada é necessário que os lançamentos de entrada e venda contenha as informações de produtos. 5. Tributos Os impostos apurados por este menu utilizam como base os dados dos lançamentos de entrada, saída e prestação de serviço, porem dependem das configurações de CFOP e dos parâmetros. No caso de imposto apurado diretamente pelo menu TRIBUTOS / DARF o sistema também utiliza as informações do cadastro de Formula e tributo. 23

24 6. Arquivos magnéticos 6.1. ISS A geração do ISS é utilizada para algumas cidades e utiliza iza as informações registradas nos lançamentos de prestação de serviço. Para Londrina o campo Tipo de Nota fiscal nos parâmetros da empresa precisam ser preenchidos corretamente conforme o registro realizado na prefeitura Sintegra A geração do Sintegra também utiliza como base os lançamentos de entrada e saída Sped Fiscal A geração do Sped fiscal de ICMS e IPI esta disponível no menu UTILITARIOS do módulo empresa. Para geração correta é necessário que os lançamentos de entrada e saída sejam realizadas corretamente. Mais informações sobre a geração acesse o menu AJUDA / ROTEIROS e confira o roteiro de geração do sped fiscal Sped PIS COFINS A geração do Sped PIS COFINS também esta disponível no menu UTILITARIOS do módulo empresa. Para a geração correta é necessário que os lançamentos de entrada, saída e prestação de serviços sejam realizadas corretamente. Mais informações sobre a geração acesse o menu AJUDA / ROTEIROS e confira o roteiro de geração do sped fiscal. 7. Importação de dados O módulo fiscal possui alguns importadores que possibilitam o lançamento automático, confira abaixo quais são esses métodos de importação e as instruções de uso de cada um 24

25 7.1. Importação do arquivo magnético Sintegra A importação de arquivo txt Sintegra pode ser a solução para o cadastro automático de produtos e lançamentos das notas de entrada, saída e cupons fiscais, porem não é recomendada para empresas que geram o sped, pois não contem todas as informações necessárias. O layout Sintegra é padrão nacional, não contendo alterações de um sistema para outro. Confira abaixo como realizar esta importação: - Acesse o menu Arquivos Magnéticos / Importar informações. - Localize o arquivo txt do Sintegra no computador - No campo desfazer importação o anterior informe como SIM se já tenha realizado esta importação antes e não deseje duplicar os dados. - No campo Checar diferença nos valores informe SIM - Clique em verificar arquivo, confira os dados e confirme a importação. * Este arquivo Sintegra não cadastra automaticamente os clientes e fornecedores Importação do arquivo txt layout Londrisoft A importação do arquivo layout londrisoft é a mais recomendada para quem precisa gerar o sped. Caso o cliente do escritório utilize o sistema Gestor Londrisoft este arquivo é gerado pelo Menu Utilitários / Integração fiscal no modulo empresa. Em caso de outros sistemas é necessário repassar o layout responsável para que seja liberada a geração. para o programador O layout esta disponível no menu arquivos magnéticos / importar informações no fiscal Confira abaixo como realizar esta importação: - Acesse o menu Arquivos Magnéticos / Importar informações. - Localize o arquivo txt no computador - No campo desfazer importação anterior informe como SIM se já tenha realizado esta importação antes e não deseje duplicar os dados. - No campo Checar diferença nos valores informe SIM - Clique em verificar arquivo, confira os dados e confirme a importação. * Este arquivo londrisoft desde que configurado corretamente ente cadastra os clientes, fornecedores e produtos automaticamente na importação; 25

26 7.3. Importação do XML O XML é o arquivo magnético da Nota fiscal eletrônica. Este arquivo é gerado automaticamente pelo sistema de emissão de NFE, pois é por ele que a receita realiza a aprovação e emissão das notas. A importação deste arquivo é unitária, ou seja, é a um arquivo por nota. Normalmente todos os arquivos gerados pelo sistema de emissão ficam registrados dentro de uma pasta do computador, sendo assim, entre em contato com seu cliente e solicite que encaminhe estes arquivos para importação. Confira abaixo como realizar esta importação - Acesse o menu Arquivos Magnéticos / Importar XML da NFE - Localize a pasta onde estão salvos os XML. (A pasta não pode estar compactada (EX: rar,zip)) - Clique em Localizar arquivo. - Clique em Filtrar aprovadas para que o sistema identifique quais destes arquivos representam as notas aprovadas. Caso não seja apresentada nenhuma nota na lista, entre em contato com o cliente e solicite os arquivos com protocolo de aprovação. - Clique em Filtrar entrada ou Saídas conforme a importação a ser realizada. Só pode ser importado um tipo de nota de cada vez. - Marque as notas que deseja importar. - Informe o tipo de lançamento - Clique em Confirma para iniciar a importação Informações importantes sobre a importação de XML - A importação de XML de entrada não cadastra automaticamente os produtos, porem preenche cada um deles nos lançamentos de entrada. Já a importação das notas de saída realiza estes cadastros. - O cadastro de clientes e fornecedores são realizados automaticamente com a importação do XML. - O preenchimento correto do CFOp, códigos contábeis e CST devem ser configurados através do botão CONFIGURAÇÕES na tela de importação. 26

27 7.4. Consulta de NFE pela chave A importação de notas fiscais de entrada e saída através da consulta de Chave da nfe pode ser realizada pelo sistema, através do botão Consulta Nfe na tela de lançamentos. O preenchimento da CHAVE neste campo de consulta pode ser realizado através de um leitor de código de barras. Esta importação segue o mesmo padrão de preenchimento das notas importadas pelo XML. Após a importação é recomenda a conferencia dos dados da nota. 8. Utilitários 8.1. Abertura e fechamentoento A realização mensal de lançamentos depende da abertura dos meses, já a emissão da apuração de ICMS depende do fechamento do mês Exclusão em lote Permite a exclusão de lançamentos por data ou por numero de lançamento, sem a necessidade de excluir manualmente lançamento por lançamento Trocar códigos de produtos As notas de entradas importadas pelo XML e pelo leitor de código de barras não cadastram automaticamente os produtos no sistema, porem preenche esses produtos na tela de entrada, este preenchimento é realizado conforme um padrão estipulado pelo sistema. Código do fornecedor cadastrado no sistema: 15 LONDRISOFT Código do produto na nota fiscal de compra: 2020 Código do produto a ser informado pelo sistema na importação: 15F.2020 Após a importação da nota este utilitário permite que este produto importado pelo sistema seja vinculado ao produto já cadastrado para venda, com isso, a próxima compra realizada deste produto com este fornecedor, o código já será alterado automaticamente na entrada Calculo do PIS e COFINS Para as notas fiscais importadas através de arquivos XML ou pelo leitor o preenchimento dos valores de PIS e COFINS é automático, porem para preenchimento manual ou importação de outros arquivos é necessário o preenchimento manual das alíquotas e valores de PIS e COFINS produto por produto nas notas de entrada e saída. Este utilitário permite o preenchimento automático dos valores nas notas. 27

28 - Acesse o menu Utilitários / Calculo do PIS COFINS - Selecione Entrada ou saída - Informe o período desejado para calculo - Caso deseje informe o produto, para calcular de todos deixe em branco - O calculo pode ser realizado diretamente pelo alíquota do produto, para isso informe SIM no campo. Para preenchimento manual da alíquota informe NÃO. - No campo calcular informe Somente os não calculados. Caso já tenha realizado o calculo e deseje alterar a alíquota informe todos. - Informe a alíquota de PIS e COFINS - Confirme o calculo Trocar CST de PIS e COFINS na entrada Este utilitários permite a troca de CST que foram preenchidas incorretamente e o preenchimento da CST para notas que não foram preenchidas. - Acesse o menu UTILITARIOS / TROCAR CST NA ENTRADA - Informe o período inicial e final - Informe o fornecedor desejado. Para todas as notas deixe este campo em branco. - Informe o produto desejado. Para todas as notas deixe em branco. - Nos campos de CST informe a CST que esta preenchida atualmente e a frente informe a CST que será preenchida. Caso não tenha CST nas notas, deixe o campo DE como Confirme a troca das CST e confira os lançamentos. 28

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30 30

31 1. Duplicação das informações da empresa modelo Juntamente com a instalação da empresa modelo encaminhamos anexada a empresa modelo, que contem cadastros que podem ser utilizados nas empresas a serem cadastradas. Veja abaixo como duplicar as informações da empresa modelo para as empresas: - Dentro do módulo acesse o menu Utilitários / Duplicar informações. - No primeiro campo informe o numero da empresa que serão copiadas as informações. (EX: 9999) - Abaixo marque as empresas que receberão as informações - Ao lado marque as opções a serem duplicadas. - Posteriormente confirme a duplicação através do botão confirma. 2. Parâmetros da empresa Confira abaixo os principais campos dos parâmetros da empresa e qual a função de cada um deles. Índice para calculo de adiantamento: Cadastro do índice padrão a ser utilizado para calculo do Adiantamento. Porem ao realizar o calculo é possível informar o índice desejado. Fração de férias: Permite a padronização do índice a ser utilizado para calculo do Terço constitucional de férias, recomendamos o preenchimento deste campo com o numero 3. Dia fechamento Ponto: Permite informar o dia de fechamento do ponto, facilitando assim o controle do apontamento de cartão. Utiliza arredondamento: Permite o arredondamento automático do valor total da folha, apresentando um evento de desconto ou provento. Recomendado para quem utiliza remessa bancaria. Utiliza tomador de serviço: É o campo que libera ou bloqueia o preenchimento dos campos de unidade e setor dentro do cadastro de salários dos funcionários. Totaliza evento no holerite (Tomador de serviço): Após utilizar unidades e setores o sistema emite no contra cheque os eventos por tomadores, este campo questiona se esses tomadores serão totalizados na impressão deste holerite. Imprime total de PIS no resumo: Internamente em todos os cálculos realizados o sistema calcula o PIS, porem a impressão deste total no resumo da folha depende do preenchimento deste campo. Informando como SIM o sistema emite o total do final do resumo. Abrir pesquisa de funcionário de inicio: Ao acessar a tela de cadastro de funcionários a tela padrão é a de cadastro, porem informando SIM neste campo é possível abrir diretamente a tela 31

32 de pesquisa. Imprime 2 vias de holerite p/ pró-labore: Permite o controle de vias a serem impressas para prólabore. Holerites c/ período de referencia: Controla a impressão ou não do campo de Inf. Do período de referencia no holerite. Projetar calculo de 13º ate Novembro/proporcional: Ao realizar o calculo de 13º da primeira parcela este campo determina se o calculo deve ou não utilizar o mês de novembro como base para calculo dos meses proporcionais. Caso preenchido como NÃO o calculo Será realizado com um dia a menos. CONFIGURAÇÔES PARA RAIS: Campos que determinam as configurações a serem realizadas para geração do arquivo RAIS. Mais informações sobre a geração da RAIS, acesse o modulo Folha, clique em AJUDA / ROTEIROS e siga as instruções do Roteiro de geração da RAIS. CONFIGURAÇÕES PARA A DIRF: Campos que determinam a geração da DIRF, recomendado que todas as empresas sejam preenchidas como SIM, para que ao menos a geração de manutenção seja realizada e a emissão do informe de rendimento seja realizado. CONFIGURAÇÕES PARA A SEFIP: Campos para controle da geração do arquivo SEFIP, recomendado o preenchimento dos campos Empresa optante pelo simples e Categoria da empresa, pois a correta geração do arquivo depende destes campos. INFORMAÇÕES PARA REMESSA BANCARIA: Hoje o sistema Office possibilita a geração do arquivo de remessa bancaria para vários bancos, facilitando assim o pagamento mensal dos funcionários, porem para que essa remessa seja realizada é necessário a configuração dos dados do banco. Para preenchimento destes campos, recomendamos que entre em contato com o gerente responsável pela conta. Para saber quais são os bancos atendidos pelo Office, acesse o menu arquivos magnéticos / Remessa bancaria e confira. CONFIGURAÇÕES PARA GPS: Tela gerencial de informações correspondentes a emissão da GPS, informações que podem ser impressas nas G.P.S como o código de Recolhimento ou influenciar diretamente na geração da SEFIP como por exemplo o campo Associação ao Salário Maternidade e Código de FPAS. % para emissão da GPS: A emissão da GPS utiliza como base valores calculados na folha de pagamento da data desejada, porem contem outras informações fora do calculo. Essa tela de configuração corresponde a percentuais que são adicionados ao Valor Total da GPS, como percentual da empresa, terceiros. Caso tenha problemas com relação ao calculo da GPS recomendamos a conferencia destes campos Informações para contabilização da GPS: A contabilização da GPS é controlada de forma diferente das demais informações, sendo essa a tela responsável por toda a configuração. Preencha normalmente as contas DEVEDORA e CREDORA e o Histórico padrão para 32

33 transferência. Dentro da própria geração de Contabilização do sistema, as informações de G.P.S são adicionadas e transferidas. Configurações para o CAGED: Quadro destinado à configuração de geração do arquivo de Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Ao acessar a tela de geração, o sistema rastreia os Parâmetros de todas as empresas, identificando quais geram o CAGED, isso permite que essas empresas já sejam automaticamente marcadas para geração. Não é possível gerar o arquivo sem que o campo de geração esteja como SIM. Os demais campos correspondem à configuração padrão de Tipo de geração e mudança de Endereço que gera um arquivo de forma diferente. Aba Integrações contábeis: Permite a contabilização de outros valores que não apurados diretamente do calculo de folha e rescisão como Multa de FGTS (10% e 40%). 3. Cadastros Diversos Os cadastros realizados no menu CADASTRO / DIVERSOS utilizam uma única tabela para todas as empresas, ou seja, o cadastro ou alteração realizada em uma empresa terá efeito direto nas demais empresas. Os principais cadastros desta tela são a Tabela de parâmetros e a configuração de eventos, pois interferem diretamente nos cálculos realizados, as demais opções representam cadastros que podem ser editados para todas as empresas ao mesmo tempo, como CBOS, categorias e outras opções utilizadas no cadastro de funcionários Tabela de parâmetros A tabela de parâmetros é o cadastro dos valores e alíquotas para calculo do IRRF, INSS, Salário família e DSR. Esta tabela é controlada mês a mês, pois as mudanças realizadas pelos órgão de governo ocorrem de um mês para outro. Neste caso antes de realizar um calculo é necessário duplicar a tabela de parâmetros. Os valores desta tabela não são atualizados automaticamente quando a lei é alterada, sendo assim, é recomendado uma analise mensal a fim de identificar se os valores estão corretos e dentro da lei Configuração de Eventos Tela para configuração dos códigos a serem calculados automaticamente na Folha de pagamento, Rescisão e Férias. Ao instalar o sistema, já à no banco de dados da empresa modelo os códigos de operação, sendo assim, há também uma configuração completa dessa tabela. 33

34 Vale lembrar que esta tabela de configurações é única para todas as empresas, ou seja, qualquer alteração realizada em uma empresa será valida para as demais. 4. Departamentos e Sub-departamentos Os departamentos e sub-departamentos são utilizados principalmente para cadastro dos funcionários, aonde é possível vincular cada funcionário a ser departamento, facilitando posteriormente a impressão de relatórios. O cadastro de departamento pode ser utilizado também para geração da Contabilização, sendo possível, informar a conta por departamento. Mais informações acesse a opção roteiros no menu Ajuda e confira as instruções para contabilização. 5. Sindicatos Cadastro dos sindicatos que representam os funcionários, permitindo uma vinculação ao cadastro de cada funcionário e o desconto automático de valores referente a mensalidades, contribuições e outros. Campos importantes no cadastro do sindicato: Mensalidade: Informe o percentual a se descontado mensalmente de cada funcionário associado ao sindicato. Meses para calculo de média: Determina a quantidade de meses utilizados para calculo de média na rescisão, férias e 13º. É recomendado o preenchimento deste campo com 12 meses. Código Sindical: Informe o código sindical a ser impresso no campo 31 da rescisão. Calcula férias proporcionais para funcionários com menos de 1 ano de trabalho: Este campo determina como será realizado o calculo de férias proporcionais na rescisão. Atualmente o pagamento de férias deve ser realizado para todos os funcionários, independente do sindicato. Reversão nos meses: Campos numéricos para cada um dos meses, informe as porcentagens de reversão nos meses desejados para os Associados e Não Associados Reajustes salariais: Para efetuar esse reajuste, informe a data desejada, o percentual a ser aplicado e caso deseje adicione um complemento e observação adicional. Clique no botão Salvar para confirmar o reajuste. Operações fixas: Tela para controle dos códigos que irão sofrer o Reajuste sindical informado. 6. Códigos de operação Cadastros dos eventos a serem utilizados para calculo da folha. È recomendada à utilização dos cadastros da empresa modelo, porem posteriormente o cadastro pode ser alterado. Este cadastro é uma tabela para cada empresa. 34

35 Campos importantes: Operação a realizar: Opção para informar se o código é desconto, provento ou não. A seleção como Não faz com que o código seja calculado porem não afete o valor liquido, é o caso do FGTS. Ocorrência: Opção para selecionar se o evento é Mensal ou Fixo. No momento de realizar o calculo o sistema questiona se utiliza os eventos fixos de calculo antigo, informando como sim e a data de calculo o sistema vai utilizar os eventos que estão cadastrados como SIM. Correção: Permite informar se o evento deve sofrer correção em caso de reajuste salarial. Se informado como Não, ao realizar o reajuste o valor permanece o mesmo. Calcula média: Campo de seleção para informar se o código de operação cadastrado poderá calcular Media dentro dos cálculos de férias, 13º e Rescisão. Processa média por: Campo de seleção para informar qual será o calculo de media realizado pelo código de operação cadastrado (Calculo ou valor). Compõe salário fixo: Campo de seleção para informar se o código cadastrado será correspondente ao salário Fixo, influenciando diretamente nos cálculos. Propriedades de Influencia: Campos de seleção para informar quais serão as influencias de cada código cadastrado com relação a IRRF, INSS, FGTS, Salário Família, Desconto Sindical, RAIS e PIS. Integração contabil: Campo para informar o código Contábil a ser utilizado para integração contabil e a natureza da operação dentro da integração. Integração Homolognet: Campo para seleção do evento de homolognet vinculado ao evento. A homolognet possui um controle próprio de eventos que deve ser vinculado com os eventos cadastrados em cada empresa. Rubrica nova rescisão: Campo para seleção do código de rubrica a ser impressa na rescisão. O modelo novo de rescisão utilizado desde 2011 obriga o preenchimento destas rubricas, pois como a homolognet esta nova rescisão possui eventos próprios para rescisão, facilitando a interpretação de quem vai analisar a rescisão (EX: Sindicato, CINE, CEF) 6.1. Formulas Tela para cadastro de formula para calculo de Folha. Alguns códigos devem conter um formula para que possa ser calculado automaticamente o valor desejado, sendo assim, é necessário o cadastro dessa formula ou a duplicação de uma formula já cadastrada anteriormente. Formula para calculo: Campo para informar a formula para o valor. Formula para quantidade: Campo alfanumérico para informar a formula para quantidade Base de calculo para formula: Os campos dessa opção devem conter os códigos que iram 35

- No primeiro campo informe o numero da empresa que serão copiadas as informações.(ex: 9999)

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