Manual dos procedimentos para Emissão de NFE.

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1 Manual dos procedimentos para Emissão de NFE. CADASTRO DE CLIENTES - deve-se utilizar o programa 203. Os campos em VERMELHO são os campos de preenchimento obrigatório. Os campos em PRETO não são obrigatórios, mas se você estiver com os dados em mãos, é só informar. Vejamos os campos abaixo: Aba Dados Básicos: Código: Este campo é informando automaticamente pelo sistema no momento que o cadastro é gravado. CPF/CNPJ: Deve-se informar o CNPJ ou o CPF do cliente. Se o CNPJ/CPF estiver incorreto ou for digitado incorretamente, o sistema irá informar uma mensagem dizendo que o numero está errado. Ao digitar, apenas coloque os números, sem pontos, traço ou barra, pois o sistema colocará pra você. Nome: Informar o nome da Razão Social do cliente ou nome próprio no caso de pessoa física. Nome Fantasia: Pode-se informar o mesmo nome da razão social ou informar um nome de fantasia, se o cliente tiver. Endereço: Informar o endereço do cliente. Numero: Informar o numero do endereço, caso não tenha, informar 0 (zero), NÃO informar S/N. Bairro: Informar o bairro.

2 CEP: Informar o CEP do endereço do cliente corretamente, deve-se digitar apenas os números sem o traço. Cidade: Deve-se teclar F9 e procurar a cidade do cliente e dar OK, pois o sistema já possui as cidades cadastradas. Simples Nacional: informar SIM ou NÃO. Inscrição Estadual: Informar a Inscrição Estadual do cliente, caso não tenha, deve-se informar a palavra ISENTO. Telefone: Informar o telefone do cliente, os demais podem ficar em branco. Os demais campos são de preenchimento não obrigatório. Deve-se passar os campos usando TAB até o sistema mudar de tela automaticamente para a tela abaixo. Aba Clientes: Representante: Teclar F9 e informar o representante. Consumidor Final: Informar se é consumidor final ou revenda (SIM ou NÃO). Endereço Cobrança: Deve-se ir teclando TAB e o sistema vai preenchendo todos os campos automaticamente, caso sejam os mesmo, se forem endereço diferentes, deve-se preencher devidamente até chegar ao campo Conta Contábil. Conta Contábil: ao chegar neste campo, o sistema irá mostrar uma mensagem perguntando se deseja informar uma conta contábil ou se o sistema poderá informar uma conta contábil automaticamente. Deve-se clicar em SIM.

3 Distancia: Informar a distancia, caso não tiver informar 0 (zero). para NF-e: informar o do cliente para onde será enviado a NF-e. É deste campo que o sistema busca o para o envio automático pelo programa Após preencher os dados das telas acima, deve-se teclar F10 para salvar.

4 Manual do cadastro de Fornecedores. Deve-se utilizar o programa 247, conforme imagem abaixo: Para cadastrar um fornecedor, que, por exemplo, pode ser um transportador, deve-se primeiramente clicar no botão com um sinal de mais na cor VERDE na parte superior da tela. Com isso os campos da aba DADOS BÁSICOS ficarão limpos e prontos para serem preenchidos. Os campos a serem preenchidos são os campos em VERMELHO, que são obrigatórios, porém, tendo as demais informações em mãos, informar: CPF/ CNPJ: Informar o CPF ou o CNPJ do cliente, informando apenas os números. Nome: o nome do cliente, que pode ser uma empresa ou pessoa física. Nome Fantasia: Informar novamente o nome do cliente. Endereço: Informar o endereço do cliente. Numero: Informar o número do endereço do cliente, caso não tenha numero, informar 0 (zero). Bairro: Este campo não está em vermelho, mas é importante informar.

5 Cidade: Ao começar a escrever o nome da cidade, o sistema irá abrir uma caixa com os nomes das cidades cadastradas no sistema, basta clicar na cidade desejada. CEP: Informar o CEP do cliente corretamente, informando apenas os números. Insc. Estadual: Informar o numero da inscrição estadual do cliente, caso não tenha, deve-se informar a palavra ISENTO. Telefone: Informar o telefone do cliente. Após cadastrar as Opções Basicas deve-se ir para a aba Classificação/Forma De Pagamento/Entrega, conforme mostra na imagem abaixo. Conta contábil: Procurar a conta contábil apropriada ao fornecedor, normalmente ao clicar em cima do campo a conta contábil trará automaticamente, conforme perguntas feitas no inicio do processo de parametrização. Tipo: Se for um transportador, escolher a opção Transportadora para assim poder aparecer no programa de emissão de nota fiscal como transportador, ser for um fornecedor de outro serviços pode se escolher o que melhor se enquadra a ele. Condição de Pagamento: Informar a condição de pagamento desejada. Prazo Frete (dias): Informar 0 (zero) ou a condição acordada. Após preencher todos os dados solicitados, deve-se clicar no botão superior da tela. O sistema irá informa a mensagem: Deseja gravar deve-se clicar em SIM O sistema irá informar a mensagem: Gravado Com Sucesso., que fica na parte

6 CADASTRO DE CFOP 195 Aba Principal: Verificar as CFOP desejadas e sua configuração, conforme imagem acima. Aba Impostos: Conforme a CFOP pesquisada acima, devem-se verificar as configurações: CST: informar a CST desejada. Este código é informado pelo contador conforme atividade da empresa. Se a empresa for Simples Nacional existe a tabela CSOSN código da situação de operação do simples nacional. Os códigos podem ser 101 com aproveitamento de crédito de ICMS, 102 sem aproveitamento de crédito de ICMS, etc. ICMS/IPI/PIS...: Informar as bases conforme orientação do contador.

7 CADASTRO DE CLASSIFICAÇÃO FISCAL O Sistema Zenthi já é configurado com uma base de classificação fiscal. Antes de adicionar uma classificação final nova, deve-se pesquisar se a mesma já se encontra cadastrada. Para consulta: - Abrir o programa 194 e teclar F7 - Clicar no campo Código (NBM/NCM) e digitar o código no formato XXXX.XX.XX ou ainda digitar parte do código, como por exemplo os quatro dígitos inicias entre o sinal de %, por exemplo %XXXX% e teclar F8. Para cadastrar: - Teclar F6 e digitar o código no formato XXXX.XX.XX - Informar a descrição - Informar item - Teclar F10 para salvar. O código Reduzido serve para facilitar a consulta e o cadastramento do NCM dos produtos. Todos os produtos precisam estar com o NCM cadastrado, ou seja, vinculado a cada produto no cadastro de produtos para poder ser efetuado o faturamento de NFe de forma correta.

8 EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS Deve-se usar o programa 935, conforme imagem abaixo: Os campos em VERMELHO são obrigatórios. Campos a serem preenchidos: Nota Fiscal: Este campo já vem preenchido pelo sistema automaticamente na seqüência em que as notas são emitidas. Deve-se dar TAB até o campo: Tipo Nota: Informar o tipo de nota, que normalmente é opção 1-saída de mercadoria para cliente ou demais opção, como entrada de mercadorias. Cliente: Clicar F9 e procurar o cliente que se deseja. Ir dando TAB que os campos de endereço serão preenchidos automaticamente pelo sistema. %ICMS: para as empresas Simples Nacional, informar 0 (zero), pois ao final do mês, o contador irá calcular o valor do ICMS conforme o faturamento da empresa, o que pode fazer o ICMS variar conforme o mês e faturamento. Continuar dando TAB até o campo: Nat Operação: Informar a CFOP desejada, que pode ser 5101 vendas dentro do estado ou 6101 vendas fora do estado. Continuar dando TAB até: Obs.: Cadastro de CFOP no programa 195 orientações no final deste manual.

9 Forma de Pagamento: Clicar F9 e escolher a opção desejada. Prazos: Se for venda a vista informar 0 (zero) ou os vencimentos acordados da seguinte maneira, exemplo: 30/60/90. Código da Obs.: Clicar F9 e informar à mensagem que deseja que apareça na nota. Transportadora: Clicar F9 e informar o transportador desejado. Placa Veiculo: Informar a placa do veiculo que está levando a mercadoria, por exemplo: MDF 1098, as letras devem ser informadas em letras maiúsculas. Caso já queira deixar o veiculo e placa cadastrados, deve-se fazer o cadastro no programa Ir para o campo do produto: Produto: Clicar F9 e informar o produto desejado. Descrição: será preenchido automaticamente. CFOP: será preenchido automaticamente, mas também pode ser informado manualmente, por exemplo: 5101 ou O mesmo deve estar condizente com o produto, estado e operação. Quantidade: Informar a quantidade dos produtos em unidades, por exemplo. Valor unitário: Informar o valor da unidade do produto, por exemplo: 0,20 centavos, caso sejam produtos iguais ou então o valor total do produto, se o mesmo for único. Valor Total: O sistema irá informar automaticamente o valor total da nota fiscal. %IPI, %ICMS e %ISS: Deve-se deixar com valor zero caso não tenha (Simples Nacional), pois são campos obrigatórios e não se pode deixar em branco. Gerar Parcelas: Este botão irá informar as parcelas e vencimentos conforme informando no campo prazos anteriormente. Chave NF-e: será informado automaticamente quando enviada a NF-e a Receita. Após preencher toda a nota e verificar, conferindo se todos os dados estão corretos, deve-se clicar no botão ENVIAR NFe, localizado na parte central da tela, ou teclar F10 para salvar a nota. Irá abrir uma tela conforme a que mostramos abaixo:

10 Serão preenchidos automaticamente os campos NF-e inicial e NF-e Final, conforme os dados do programa 935. O sistema permite envio de NF-e em lotes, ou seja, podem-se fazer diversas notas durante o dia e enviar todas em uma única vez. Conforme tela acima, se for enviado nota a nota, o sistema irá informar NF-e inicial e final com o mesmo número, caso seja um lote, irá informar da primeira nota a ser enviada até a última. Deve-se clicar no botão GERAR NFe LOTE O sistema irá mostrar uma mensagem do certificado digital e devemos clicar em sim. Aguardar enquanto o sistema faz a comunicação de envio da NF-e até informar a mensagem: Lote enviado com sucesso... Irá aparecer em tela o numero da nota, o cliente, a chave de autorização e a informação de nota autorizada ou não. Imprimir: Irá imprimir o DANFE da nota desejada. Gerar XML DANFE: O sistema irá gerar o XML do DANFE conforme caminho informado no programa 2, na aba NF-e.

11 Gerar PDF DANFE: O sistema irá gerar automaticamente o PDF do DANFE na pasta préestabelecida no programa 2, na aba NF-e. Enviar O sistema irá enviar o automaticamente para o cliente. Para isso, deve-se ter informado o do cliente no programa 203, conforme descrito acima, no manual do cadastro de clientes. Para o envio, também é necessário antes ter gerado o PDF da NFe clicar no botão desta função. Uma vez o estando informando e o PDF gerado, basta clicar no botão Enviar e aguardar o sistema informar a mensagem de envio com sucesso ou alguma falha, caso ocorra. Buscar NF-e Autorizadas: O sistema irá mostrar a NF-e conforme procurada e poderá reenviar , reimprimir. Cancelar NF-e: para cancelar uma NFe, deve-se: Abrir o programa 98, informar o numero e série e certificar se é a anota que realmente deseja cancelar e clicar no botão desejado. Após isso, ir ao programa 3000 (imagem acima), clicar no botão cancelar NF-e, informar o numero da NFe e cancelar. Aguardar mensagem de cancelada com sucesso. Observações: Uma nota só pode ser cancelada se a mesma tiver sido enviada a receita. Caso não tenha sido enviada, ela deverá ser inutilizada. O procedimento é o mesmo acima, porém no programa 98, ao invés de habilitar o botão cancelar, o sistema irá habilitar o botão Inutilização. NFe só poderão ser canceladas com até 168 horas após autorização. A partir de 01/01/2012, só poderão se canceladas notas dentro de 24 horas. Verificar Conexão: O sistema irá verificar se a conexão com o servidor da receita está em operação ou com inconsistência.

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