Módulo Faturamento. Sistema Gestor New. Instruções para cadastros e configurações do módulo Faturamento

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1 Roteiro passo a passo Módulo Faturamento Sistema Gestor New Instruções para cadastros e configurações do módulo Faturamento Recomendado para quem esta iniciando a utilização do sistema Gestor New 1

2 INDICE 1. CADASTRO DE USUÁRIOS MODULO EMPRESA Cadastro da Empresa Parâmetros da Empresa MÓDULO CADASTRO Cadastro de Clientes Cadastro de Fornecedores Cadastro de Transportadoras Cadastro de Vendedores Cadastro de Grupo Cadastro de Grade Cadastro de Produtos Cadastro de Serviços Cadastro de Acessórios Cadastro de Status da O.S Cadastro de Operadora de Cartões MÓDULO FATURAMENTO Cadastro de Prazo de Pagamentos Cadastro de CFOs Códigos de Operações Fiscais Lista de Preço Pedido de Entrada Cotação de Compra Entrada Ajuste de Estoque Vendas Ordem de Serviço Outras Notas Carta de Correção Eletrônica (CCe) Devolução de Mercadorias Consignado Fechamento de Consignado Contrato Contrato Movimento de Estoque Fechamento do Contrato MENU UTILITÁRIOS ( FATURAMENTO ) Recalculo Contagem de Estoque Duplicar Notas Ajuste de Estoque por Nota Gerar Nota de Pedidos em Aberto

3 1. CADASTRO DOS USUÁRIOS DO SISTEMA Ao acessar o sistema Gestor é apresentado uma tela de LOGON com alguns cadastros padronizados, como um exemplo o Usuário MASTER. Sendo assim, recomendamos que cadastre no sistema todos os usuários (funcionários) que vão ter acesso ao sistema Gestor New. Com isso o sistema irá permitir um controle de acesso limitado para os usuários e um controle maior dos registros efetuados dentro do sistema Gestor New. Abaixo, siga as instruções para efetuar o cadastro dos usuários do sistema: - Acesse o modulo Empresa, clique sobre a opção Arquivo / Usuários; - Clique sobre o botão Novo Registro; - Informe o código desejado; - Preencha os campos Nome e Resumido que são campos obrigatórios; - Preencha no rodapé da página a SENHA que será utilizada no acesso do usuário; - Na frente da senha preencha os campos conforme o usuário cadastrado: Separar Casa decimal por: Define qual a tecla a ser utilizada no momento de lançar centavos. Bloquear Troca de Vendedor para Orçamentos: Para bloquear e para fixar o vendedor quando salva um Orçamento dentro do sistema. Bloquear OS quando fechada e Aprovada: Para bloquear uma Ordem de Serviço quando Aprovada e Fechada, ou seja, após salvar como OS APROVADOS não serão possíveis fazer nenhuma alteração neste lançamento. Permissão para Alterar os Lançamentos no Financeiro: Para liberar ou bloquear que este Usuário permissões para movimentar ou alterar os lançamentos de Contas a Pagar e Receber do módulo Financeiro. Alterar limite do cliente (Cadastro do Cliente): Define se o usuário vai ter acesso ao campo Limite no cadastro dos clientes. Habilitar aba Cobrança (Cadastro do Cliente): Define se o usuário vai ter acesso na Aba Cobrança no cadastro dos clientes. Habilitar aba Produtos (Cadastro do Cliente): Define se o usuário vai ter acesso na Aba Produtos no cadastro dos clientes. - Preenchidos os dados gerais do cadastro do usuário, clique na aba CONFIGURAÇÕES DE ACESSO; - Nessa janela você vai definir quais as opções o usuário vai ter acesso no sistema, ou seja, podendo limitar o acesso do usuário; - Adicione para o quadro SELECIONADAS apenas as opções e módulos que o usuário vai ter acesso; -Após concluída as configurações clique no disquete para salvar o cadastro. - Feche o sistema, acesse novamente, selecione o usuário desejado e confira o cadastro realizado. 3

4 2. MÓDULO EMPRESA 2.1. CADASTRO DA EMPRESA Para iniciar os trabalhos dentro do sistema o primeiro passo é cadastrar sua empresa, veja abaixo como é fácil realizar esse processo: - Acesse módulo Empresa; - Clique sobre a opção Cadastro / Empresa; - Clique sobre o botão Novo; - Informe o código desejado (EX: Código No. 1) - Preencha a razão, fantasia, assim como o endereço, bairro, cidade, estado, CEP, fone, fax, CNPJ, a Insc. Estadual, Código do Município e dados do Responsável pela Empresa; - No campo Situação selecione a opção Ativo. Para conclusão do cadastro de sua empresa, clique sobre a aba Dados Adicionais e informes todos os dados Contábeis da empresa (recomendamos que consulte o próprio escritório contábil para o preenchimento destes dados). Logo Marca da Empresa Esta tela de cadastro de empresa possibilita adicionar uma logo marca de sua empresa para impressão de alguns relatórios do sistema e também para a Nota Fiscal Eletrônica. Veja abaixo como realizar esse processo. - Dentro da aba Dados Adicionais do cadastro da empresa, clique sobre a lupa abaixo do campo Logo Marca. - Localize a imagem e confirme o registro. - Salve o cadastro da empresa. Esta logo marca será apresentada nos relatórios emitidos pelo sistema Gestor New PARAMETROS DA EMPRESA Esta opção de Parâmetros da Empresa possibilita ao usuário parametrizar a forma de trabalho no Sistema Gestor New. Siga algumas instruções abaixo: - Na tela inicial do sistema Office, selecione a empresa cadastrada; - Acesse o módulo Empresa; - Clique na opção Cadastro / Parâmetros da Empresa; **Para configurar os parâmetros do módulo faturamento, você devera configurar apenas algumas opções dessa tela de parametrização. Como exemplo: Aba Vendas, Aba Nota Fiscal e Aba Outros; Essas configurações serão utilizadas no registro de uma venda, no cadastro de produtos, na geração de uma nota fiscal quando for solicitada a geração automática, por exemplo; Ou seja, seria mesmo para facilitar o manuseio do sistema Gestor New. Configurações obrigatórias para utilização do sistema já são preenchidas automaticamente, assim como outras informações de utilização padrão no Gestor, como Cupom Fiscal e Nota Fiscal. Quaisquer dúvidas para preenchimento desses parâmetros, pedimos para que entre em contato com um de nossos atendentes. 4

5 3. MÓDULO CADASTRO 3.1. CADASTRO DE CLIENTES Para cadastrar os clientes dentro do sistema Gestor New, siga as instruções abaixo: - Selecione a opção Cadastro / Clientes; - Clique no botão Novo, informe o nome e as demais informações solicitadas. ** O código do cliente será preenchido automaticamente pelo sistema assim que salvar o cadastro do mesmo. ** Outras informações e controles podem ser realizados pelo cadastro do cliente, verifique todos os campos disponíveis CADASTRO DE FORNECEDORES Para cadastrar os fornecedores dentro do sistema Gestor New, siga as instruções abaixo: - Selecione a opção Cadastro / Fornecedores; - Clique no botão Novo, informe o nome e preencha as demais informações solicitadas. mesmo. O código do fornecedor será preenchido automaticamente pelo sistema assim que salvar o cadastro do 3.3. CADASTRO DE TRANSPORTADORAS Para cadastrar as transportadoras dentro do sistema Gestor New, siga as instruções abaixo: - Selecione a opção Cadastro / Transportadora; - Clique no botão Novo, informe o nome e preencha as demais informações solicitadas. ** O código da transportadora será preenchido automaticamente pelo sistema assim que salvar o cadastro do mesmo. ** O cadastro da transportadora não é um cadastro obrigatório, porém é muito importante para empresas que trabalham com transporte de mercadorias CADASTRO DE VENDEDORES Para cadastrar os vendedores dentro do sistema Gestor New, siga as instruções abaixo: - Clique sobre a opção Cadastro / Vendedor; - Clique no botão Novo, informe o código (pois o sistema não gera o código dos vendedores automático); - Preencha o nome e apelido do vendedor; - Complemente o cadastro com os documentos e dados de endereço; - Informe o Fator Multiplicador para Comissão, caso o vendedor receba comissão sobre os produtos vendidos. - Clique sobre o quadro Permitir dar desconto? ; Essa opção é para liberar o desconto desse vendedor nos Pedidos de Vendas, Ordem de Serviço, etc. - Caso deseje bloquear o desconto com um limite, informe o percentual desejado no campo de Desconto Máximo Permitido, esse campo define até qual percentual esse vendedor poderá dar de desconto no pedido de venda. - Caso a comissão seja paga sobre o faturamento geral (considerando-se o faturamento mensal) da empresa, informe o percentual do campo Comissão sobre o Faturamento. 5

6 3.5. CADASTRO DE GRUPO Esse cadastro é utilizado para controle do cadastro de produto, visando facilitar a impressão de relatórios e controle de estoque. Para efetuar o cadastro de grupos, siga os passos abaixo: - Clique na opção Cadastro / Grupos; - Clique sobre o botão Novo; - Informe o código e o nome desejado para o Grupo, salve o cadastro desse grupo. - Após salvar o cadastro do grupo principal, no quadro abaixo, clique no botão Novo e informe o nome dos subgrupos desejados, salve o cadastro novamente. - Em seguida clique o primeiro Subgrupo já cadastrado e no campo Unidade clique sobre o botão Novo e cadastre as Unidades para esse Subgrupo. E assim sucessivamente para cadastrar também o Setor. O cadastro de grupo serve para organizar o cadastramento de todas as mercadorias na empresa, podendo separar todas por GRUPO SUBGRUPO UNIDADE SETOR CADASTRO DE GRADE O cadastro de grade assim como o cadastro de grupo será utilizado no cadastro de produto, porem a grade é utilizada para controle de estoque e recomendada que empresas que trabalham com roupas ou calçados, ou seja, que precise separar um único produto em vários tamanhos e cores. Para mais informações sobre como utilizar a grade, acesse o modulo Cadastro, clique no menu AJUDA / ROTEIROS, selecione o Roteiro para controle de estoque por grade e siga as instruções CADASTRO DE PRODUTOS Todos as movimentações de saída e entrada de mercadorias realizadas no sistema necessitam do cadastro de produto, ou seja, não é possível realizar uma venda sem cadastrar primeiramente o produto. Siga as instruções abaixo para realizar este cadastro. - Clique sobre a opção Cadastro / Produtos; - Clique sobre o botão Novo; Preencha cada campo seguindo as instruções abaixo: ABA CADASTRO Código: Deve ser informado manualmente, podendo ser utilizado número ou caracteres, ou seja, é um campo alfanumérico. DICA 1: Cadastre o produto com o código inicial 1001; Pois assim do produto 1001 até o 9999 você terá uma sequência numérica exata. DICA 2: Pode-se utilizar o próprio Código de barras do produto. Cód. Auxiliar: Campo para simplificar o acesso aos produtos com códigos extensos, ou seja, seria apenas para criar uma referencia da mercadoria. Nome: Informe apenas o nome do produto, esse nome é o que será impresso nos Pedidos de vendas e na Nota Fiscal. 6

7 Situação: Informe se o produto esta Ativo ou Inativo em seu estoque, ou seja, se ainda trabalha ou não trabalha com essa mercadoria. Exemplo: Caso a mercadoria saiu de linha, informe como INATIVO. Descrição: O nome do produto aceita apenas 60 caracteres, sendo assim, outras informações devem ser preenchidas dentro desse campo Descrição. Você poderá descrever brevemente o produto, como por exemplo Dimensões do produto, largura, altura, espessuras, etc. Localização: Destinado ao preenchimento de prateleira ou local de armazenamento do produto em sua empresa. Aplicação: Campo destinado ao preenchimento da forma de uso do produto. Fabricante: Informe apenas a marca do produto, fabricante deste produto. Grupo: Selecione o Grupo, Sub Grupo, Unidade e Setor relativos a essa mercadoria. Grade: É utilizado para definir uma Grade para o produto cadastrado na empresa. Esse tipo de cadastro é muito utilizado para Empresas que trabalham com Confecções, com Loja de Calçados, por exemplo; Pois esse cadastro de grade serve para controlar o estoque dos produtos com diferentes tamanhos e cores. Para mais informações sobre como utilizar a grade, acesse o modulo Cadastro, clique no menu AJUDA / ROTEIROS, selecione o Roteiro para controle de estoque por grade e siga as instruções. Venda somente com estoque: Aonde deverá ser informado se o produto só poderá ter a venda concluída se houver em seu estoque a quantidade mínima exigida, caso seja efetuado o controle de estoque recomendamos que informe SIM nesse campo. Caso não for efetuar um controle rígido de estoque, informe este campo como NÃO. Valores de Aquisição: Ao cadastrar um produto informe o valor de compra do mesmo para posterior controle, esses valores serão alterados posteriormente ao realizar uma entrada de estoque, ou seja, ao registrar uma nota fiscal de entrada. Valores de Venda: Informe a margem de lucro desejada para que o sistema a partir do valor da compra possa calcular um valor recomendado para venda, ou seja, o sistema irá estipular uma valor de venda (Venda Sugerida). Medida: Neste campo informe qual é a forma que irá vender o produto. Ex: UN, MT, PCTE, CX. Quantidade: Este campo não tem acesso no cadastro do produto, ou seja, só é alterado automaticamente a partir da movimentação de estoque pelo módulo Faturamento (entrada, ajuste de estoque, vendas, etc...), caso deseje informar o estoque de seu produto, acesse o módulo Faturamento e realize uma movimentação de estoque. Mínima: Neste campo poderá ser informada uma quantidade mínima em estoque desse produto. Ex: Estoque mínimo 5 unidades. Comissão: Neste campo informe um percentual de comissão. Campo destinado para os VENDEDORES que utilizam o Fator Multiplicador para o Calculo de Comissão. Preço de Atacado: Informe neste campo o Valor para venda em atacado. Campo utilizado para empresas que trabalham com venda atacadista e venda varejista. Preço de Varejo: Informe neste campo o Valor de Venda da mercadoria. 7

8 ABA TRIBUTAÇÕES Finalizado o cadastro das informações da aba CADASTRO, existe ainda o cadastro das TRIBUTAÇÕES da mercadoria. Os campos dessa janela devem ser preenchidos para que vendas e outras movimentações possam ser efetuadas com sucesso. IMPORTANTE: Para preenchimento dessa janela de Tributações recomendamos que consulte o escritório de contabilidade, pois é o próprio escritório que é responsável por todas as Tributações e Regime Tributário de sua empresa. Veja abaixo a descrição dos principais campos dessa janela: CST: CÓDIGO DE SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA, este campo cabe à configuração principal para os cálculos dos IMPOSTOS na nota fiscal. Clique no botão logo a frente desse campo [?], e selecione o código CST correspondente a sua empresa. Tabela de ICMS: É a partir dessa tabela que o ICMS será calculado na Nota fiscal, sendo assim, será necessário cadastrar a tabela de icms para determinar os percentuais dentro de cada estado. Para cadastrar essa tabela: - Clique no botão à frente do campo Tab. ICMS, acesse a tabela já cadastrada e confira a tributação informada para cada estado, após confirmar a tabela cadastrada, apenas informe o código corresponde no campo. Substituição Tributária: Esses campos são destinados para o calculo de Substituição Tributária da mercadoria, caso a mercadoria calcule Subs. Tributária informe o percentual da Margem Interna e Margem Externa. CST PIS: Código de Situação Tributária do PIS; Clique no botão logo a frente desse campo [?], e selecione o código CST PIS correspondente a sua empresa. CST COFINS: Código de Situação Tributária do COFINS; Clique no botão logo a frente desse campo [?], e selecione o código CST COFINS correspondente a sua empresa. NCM: Código de Nomenclatura Comum do MERCOSUL do Produto. Elaboramos uma janela de pesquisa resumida para vários códigos NCM. Clique na Lupa logo a frente desse campo e localize o código correspondente a mercadoria sendo cadastrada. Finalizado o cadastro com sucesso, salve o registro para o mesmo possa ser utilizado nas movimentações do sistema Gestor New CADASTRO DE SERVIÇOS O cadastro de Serviços é utilizado somente no registro das Ordens de Serviço, confira abaixo como realizar este cadastro e os principais campos desta tela: - Clique sobre a opção Cadastro / Serviço; - Clique no botão NOVO, informe o código e nome desejado para o serviço. - Preencha as informações de quantidade, valor e apuração de impostos (caso tenha retenções ISS INSS IRRF - CSLL); Campos Obrigatórios para Cadastro do Serviço: Código, Nome, Qt. Horas, Valor, CST PIS, CST COFINS e o campo Código do Serviço na Lei 116/03 Lista 116/03. (Favor consultar o contador da empresa para preenchimento dessa LEI.). Caso não utilize Prestação de Serviço, esse cadastro não precisa ser realizado. 8

9 3.9. CADASTRO DE ACESSÓRIOS Esse cadastro de acessórios serve apenas para complementar o cadastro dos Bens Equipamentos do Cliente no lançamento da Ordem de serviço. Para efetuar o cadastro dos acessórios, siga as instruções abaixo: - Clique sobre a opção Cadastro / Acessórios; - Clique no botão Novo Registro; - Informe o código, o Nome do Acessório (podendo ser um nome do Bem Equipamento) e na lista abaixo informe todos os acessórios instalados no Bem Equipamento CADASTRO DE STATUS DA O.S Este cadastro de status possibilita o controle do status da ordem de serviço, podendo ser cadastrados várias situações como Aprovada, Em análise, Aguardando peças, etc. Para realizar este cadastro siga as instruções: - Clique sobre a opção Cadastro / Status da O.S. - Clique no botão Novo Registro; Informe o código e o nome do status CADASTRO DE OPERADORA DE CARTÕES Este cadastro de operadoras de cartões serve para vincular o cartão à um Prazo de Pagamento a ser cadastrado no item 4.1 deste roteiro, com os cadastros de todas as operadoras, há possibilidade de vinculá-las ao prazo de pagamento e posteriormente conferir todas as informações. Exemplos de cadastro: Visa Débito, Visa Crédito, Master Débito, Master Crédito, AURA, Rede Shop,American Express, etc. Para efetuar o cadastro das operadoras de cartões, siga as instruções abaixo: - Clique sobre a opção Cadastro / Operadora de Cartões; - Clique sobre o botão NOVO REGISTRO; - Informe o código para essa operadora de cartão; - Preencha o nome da operadora; - No campo Situação informe como ATIVO; - No campo TIPO selecione qual é o tipo de cartão que esta cadastrando (Débito ou Crédito ou senão Outros); - E no campo Taxa informe o percentual que a operadora cobra pela taxa de serviços. 9

10 4. MÓDULO FATURAMENTO 4.1. CADASTRO DE PRAZO DE PAGAMENTOS O cadastro de Prazo de Pagamentos representa todas as condições de pagamento que a empresa oferece para o cliente. EXEMPLOS: Pagamento a Vista, Prazo 30 dias, Prazo 30/60 dias, Compra com Cartão Visa Débito, Compra com Cartão Master Crédito, etc. Para cadastrar essas Formas de Pagamentos, siga as instruções abaixo: - Clique sobre a opção Faturamento / Prazo Pagto; - Clique no botão Novo, informe o código e nome desejado; - A situação do Prazo, informe como ATIVO; - No campo preço informe como varejo e o índice deixe informado como (índice padrão); - No quadro Prazos, clique sobre o botão NOVO, informe o número da Parcela, a Quantidade de Dias de Prazos para os pagamentos e a porcentagem a ser paga nessa parcela. Veja a tabela abaixo o exemplo de prazo da Forma citada acima: Parcela Dias Porcentagem (%) 1 0 DIAS DIAS Lembrando que a Porcentagem deve sempre atingir o valor de 100% somando todas as parcelas. - Preenchidas as parcelas, clique sobre a aba INTEGRAÇÀO FINANCEIRA; - Selecione dentro dessa tela a Categoria para essa movimentação. - Essa categoria visa facilitar o seu entendimento no âmbito financeiro do sistema (controle de contas a receber), clique na lupa a frente do campo categoria e selecione uma categoria desejada para esse prazo de pagamento, como por exemplo, FATURAMENTO A PRAZO. Nessa aba de Integração Financeira é importante o cadastro de um banco. Pode-se cadastrar uma banco geral para controle financeiro, como por exemplo: Banco Caixa da Empresa. Para cadastrar um banco dentro da tela de prazo de pagamento, é muito simples; Siga os passos abaixo para efetuar esse cadastro: - Clique no botão NOVO à frente do campo BANCO; - Ao abrir a tela para cadastrar o Banco, clique sobre o botão NOVO REGISTRO; - Informe o código (Ex: No. 1); - Informe o nome do banco (lembrando que pode-se cadastrar um banco geral). Exemplo: Caixa da Empresa. - Salve o cadastro do banco. Em seguida, feche a tela do cadastro do banco, retorne para a tela de cadastro do Prazo de Pagto (ainda na aba Integração Financeira) informe o banco cadastrado no respectivo campo. - Salve o cadastro do prazo de pagamento e em seguida cadastre todas as demais formas de parcelamento que SUA EMPRESA IRÁ OFERECER PARA O CLIENTE. 10

11 4.2. CADASTRO DE CFOS CÓDIGOS DE OPERAÇÕES FISCAIS Essa opção de cadastro é feita automaticamente assim que o cadastro de sua empresa é registrado no sistema Gestor New. Sendo assim, o sistema irá trazer uma lista com vários códigos de operações fiscais para sua empresa. Mas nada impede que o usuário do sistema Gestor, acesse essa opção e cadastre um novo CFOP; Para fazer o cadastro de um Código Fiscal de Operação, siga as instruções logo abaixo: - Clique sobre a opção Faturamento / C.F.O.s; - Na tela de cadastro, clique sobre o botão NOVO REGISTRO; - Em seguida informe o código fiscal de operação, como exemplo 5.102; - Preencha um Nome para esse código Fiscal; (EX: Venda de Mercadoria dentro do Estado); - Informe a Operação para o código cadastrado, como nesse exemplo SAÍDA; Após preencher esses campos pode salvar o cadastro do CFOP. Os demais campos no cadastro do CFOP deveram ser preenchidos para casos mais específicos. Qualquer dúvida de preenchimento deve-se entrar em contato com nosso departamento de Suporte LISTA DE PREÇO Essa ferramenta é apenas uma lista para consultar todos os produtos cadastrados em sua empresa. Siga as instruções abaixo para acessar a Lista de Preço: - Clique sobre a opção Faturamento / Lista de Preço ( ALT + L ); Nesta tela ira apresentar todos os itens cadastrados, os valores de cada produto (Preço Atacado e Preço de Venda), localização da mercadoria na empresa, descrição dos produtos, a forma de aplicação e o fabricante de cada mercadoria PEDIDO DE ENTRADA Antes de realizar o registro de entrada o sistema permite o registro do pedido de Entrada, que poderá ser posteriormente impresso e repassado ao Fornecedor e também utilizado no caso de cotação de Compra e quando for efetuada a entrada. - Clique sobre a opção Faturamento / Pedido de Entrada; - Clique sobre o botão NOVO REGISTRO; - Selecione o Fornecedor; - Informe a data desejada para Entrega; - Para inserir os produtos, clique sobre o botão INSERIR ; - Selecione os produtos desejados, para preencher o pedido de entrada ao forncedor; - Preencha o campo Quantidade Pedida e o Valor do Pedido; - Confirme os valores de cada produto e o valor Final do pedido. - Clique em Salvar. - Caso deseje emitir esse pedido de entrada, após salvar o lançamento, clique sobre a impressora na parte superior dessa janela. 11

12 4.5. COTAÇÃO DE COMPRA Para facilitar na compra de seus produtos e fazer uma cotação parcial de alguns de seus fornecedores o sistema Gestor possibilita o registro da Cotação de Compra. Siga os passos abaixo: - Clique sobre a opção Faturamento / Cotação de Compra; - Clique sobre o botão Novo; Caso tenha efetuado um pedido de Entrada, informe o código do pedido desejado. - Selecione os 3 fornecedores para cotação ; - Para inserir os produtos, clique sobre o botão INSERIR; - Selecione os produtos para efetuar a Cotação; - Preencha o campo Quantidade Pedida e o Valor do Pedido para cada um dos fornecedores; - Preencha todos os campos relativos a cotação. - Salve o registro de cotação para seja gerado um numero de registro ENTRADA DE NOTA FISCAL Para efetivar a entrada em estoque de suas mercadorias é necessário realizar o lançamento de Entrada, veja abaixo como realizar esse processo: - Clique sobre a opção Faturamento / Entrada; - Clique sobre o botão Novo Registro, informe a data da Nota; - Selecione o Fornecedor responsável pelos produtos; - Informes outros dados da Nota Fiscal como Número, Data do Documento, Espécie, Série, Modelo da Nota, Modalidade (1-CIF = Emitente ou 2-FOB = Destinatário), informe o CFOP de Entrada (Ex: 1.101, 1.102, etc.); - Para inserir os produtos dessa nota, clique sobre o botão INSERIR; - Localize todos os produtos dessa nota, selecione-os; - Preencha o campo Quantidade e o Valor do Pedido, pois o estoque do produto só será alterado com o preenchimento do campo Quant. Entrada e Valor Unitário da Entrada; - Confirme os valores de cada produto e o Valor Final da compra. - Para registrar o pagamento de cada compra, clique na aba CONDIÇÕES DE PAGAMENTO; - Informe a data de vencimento e o valor de cada parcela. Esse registro será lançado automaticamente direto em Contas a Pagar - Salve as parcelas e na tela principal salve o registro de entrada para alterar o estoque de cada produto. Ao registrar um lançamento de uma Nota Fiscal de Entrada, o sistema irá somar o estoque das mercadorias que foram lançadas; E o sistema Gestor irá gerar automaticamente o financeiro de todas as parcelas registradas nesse lançamento, como Contas a Pagar. Nessa tela de Faturamento Entrada, o sistema Gestor possibilita fazer a importação do Arquivo XML de seu fornecedor; - Clique no botão NOVO REGISTRO; - Em seguida, clique no botão XML (na parte superior dessa janela); Assim você consegue localizar o arquivo XML salvo em seu computador; 12

13 Nessa tela de Faturamento Entrada, o sistema Gestor também possibilita fazer a importação da NFE pela própria chave de acesso do XML; - Clique no botão NOVO REGISTRO; - Em seguida clique no botão SITE (na parte superior dessa janela); Dessa forma o sistema irá buscar as informações da Nota, diretamente do Portal da NFE; 4.7. AJUSTE DE ESTOQUE Para efetuar as movimentações do estoque das mercadorias que não tenham Nota Fiscal, como no caso de um ajuste de estoque para dar inicio as atividades na empresa, recomendamos que utilize a movimentação de Estoque, siga as instruções abaixo de como realiza-la: - Clique sobre a opção Faturamento / Ajuste de Estoque; - Clique sobre o botão Novo Registro. - Selecione o tipo de movimento desejado (Ajuste SOMA ou Ajuste SUBTRAI); - Para inserir as mercadorias para ajustar o estoque, clique sobre o botão INSERIR; - Informe o código do produto desejado; - Preencha a quantidade de ajuste e o valor da movimentação - Salve o registro. Movimentações de subtração dos produtos, ou seja, para diminuir o estoque das mercadorias, também podem ser realizadas por essa ferramenta. Essas Movimentações de Estoque não interferem nas movimentações financeiras, ou seja, não irá interferir em Contas a Pagar e também não ira interferir em Contas a Receber no módulo Financeiro. Recomendamos a utilização desse movimento apenas quando necessário para realmente ajustar de estoque de sua empresa VENDAS As movimentações de venda do módulo Faturamento deverão ser utilizadas para os registros que utilizem à emissão ou controle de Nota Fiscal. Abaixo siga os passos de como realizar a venda possibilitando a impressão dos pedidos de venda e a geração das Notas Fiscais: - Selecione a opção Faturamento / Vendas; - Clique sobre o botão Novo Registro; - Selecione o tipo de Movimento que deseja fazer (Venda, Orçamento ou Consignado); **Informe a Data de Validade caso esteja fazendo um ORÇAMENTO. - Selecione o Cliente, informe Vendedor e o Prazo de Pagamento; - Para inserir os produtos dessa venda, clique no botão INSERIR; - Insira o código do produto ou localize o mesmo pelo botão disponibilizado entre o código e o nome do produto; - Informe a quantidade e confirme o Valor Unitário de cada produto; - Para analisar ou alterar as parcelas, clique sobre a aba Condições de Pagamento; - Para finalizar a venda clique sobre o botão SALVAR REGISTRO. 13

14 Nessa confirmação de venda o sistema irá dar a baixa no ESTOQUE das mercadorias registradas e irá questionar sobre a geração automática da Nota fiscal; Caso deseje faturar essa Venda clique em SIM para gerar a NOTA FISCAL. Caso não deseje gerar a Nota Fiscal desse movimento, clique em NÃO; Assim o sistema irá gerar apenas o PEDIDO DE VENDA e irá dar a baixa no ESTOQUE. Para registrar apenas um ORÇAMENTO para seu cliente, acesse a opção Faturamento / Venda, conforme foi explicado acima e no campo Tipo de Movimento selecione a opção ORÇAMENTO. *Para orçamento informe a Data de Validade. Para registrar os dados da TRANSPORTADORA dentro do Pedido de Venda e da Nota fiscal, clique na Aba OUTROS dentro da tela de Faturamento VENDAS ORDEM DE SERVIÇO Para efetuar registros como Prestação de Serviço, utilize a ferramenta para Ordem de Serviço. Siga as instruções abaixo: - Clique sobre a opção Faturamento / Ordem de Serviço; - Clique sobre o botão NOVO REGISTRO; - Selecione o Tipo de Movimento que deseja fazer (podendo ser Ordem de Serviço, Orçamento para Ordem de Serviço, Garantia e Contrato). **Informe a Data de Validade caso esteja fazendo um ORÇAMENTO. - Selecione o Cliente; Informe a Data de Emissão da Ordem de Serviço; - Em seguida informe o STATUS para essa Ordem de Serviço (Status da O.S. deve ser cadastrado no Módulo Cadastro); **Caso for trabalhar com BENS-EQUIPAMENTOS do Cliente na emissão da Ordem de Serviço, existe uma parametrização no sistema Gestor para configuração. - Informe o Vendedor e o Prazo de Pagamento; - Para inserir os Produtos clique ao lado direito da tabela de Produtos no botão INSERIR, selecione o código do produto ou localize o mesmo pelo botão de pesquisa (entre o código e a descrição do produto). Informe a quantidade e confirme o valor de cada produto. - Para inserir os Serviços clique ao lado direito da tabela de Serviços no botão INSERIR, informe os serviços prestados, confirmando todas as informações (Quantidade e valor do Serviço Prestado). - Preenchas as devidas observações. - Para analisar ou alterar as parcelas, clique sobre a aba CONDIÇÕES DE PAGAMENTOS; - Para finalizar a Ordem de Serviço, clique no botão SALVAR REGISTRO. Nessa confirmação da Ordem de Serviço o sistema vai dar a baixa no ESTOQUE apenas dos produtos dessa OS e irá questionar sobre a geração automática da Nota fiscal; Caso deseje faturar essa Ordem de Serviço clique em SIM para gerar a NOTA FISCAL. Caso não deseje gerar a Nota Fiscal desse movimento, clique em NÃO; Assim o sistema irá gerar apenas o PEDIDO DA ORDEM DE SERVIÇO e irá dar a baixa no ESTOQUE apenas dos produtos registrados nessa OS. Para registrar apenas um ORÇAMENTO para seu cliente, acesse a opção Faturamento / Ordem de Serviço, conforme foi explicado acima e no campo Tipo de Movimento selecione a opção ORÇAMENTO. Para orçamento informe a Data de Validade. Para registrar outros dados como SERVIÇO EXECUTADO dentro da Ordem de Serviço, clique na aba SERVIÇO EXECUTADO dentro da tela de Faturamento Ordem de Serviço; 14

15 Para adicionar OBSERVAÇÕES sobre a OS (por exemplo, Defeito relatado pelo próprio cliente ou alguma observação interna de sua empresa mesmo) clique na aba OBSERVAÇÕES dentro da tela de Faturamento Ordem de Serviço OUTRAS NOTAS Essa ferramenta Faturamento Outras Notas, conforme adiantado nos tópicos acima de Faturamento Vendas e Faturamento Ordem de Serviço, assim que fechado o Pedido de Venda e a O.S o sistema Gestor irá questionar sobre a geração nota fiscal, podendo assim ser gerada automaticamente a NF; Não sendo necessário O REGISTRO MANUAL da NF, ou seja, no momento que fechar os pedidos o sistema irá abrir essa tela OUTRAS NOTAS para verificar e conferir todas as informações e registrar definitivamente a Nota Fiscal. Essa ferramenta Faturamento / Outras Notas também serve para criar uma Nota Fiscal Manualmente, siga as instruções logo abaixo: - Dentro do módulo Faturamento - Clique sobre a opção Faturamento / Outras Notas; Caso não tenha feito a configuração no sistema para emissão das notas fiscais entre em contato conosco para proceder com essa configuração CARTA DE CORREÇÃO ELETRÔNICA (CCE) A Cce esta disponível no modulo NFE, acesse esse módulo, clique no menu AJUDA / ROTEIROS e siga as instruções do roteiro DEVOLUÇÃO DE MERCADORIAS Essa ferramenta para devolução de mercadorias irá se aplicar para as devoluções de compras (Devolução para Fornecedor); E também para as devoluções de vendas (Devoluções de Clientes) como exemplos. Para registrar uma Devolução de Mercadorias, siga os passos logo abaixo: - Clique sobre a opção Faturamento / Devolução de Mercadoria; - Clique sobre o botão NOVO REGISTRO; - Selecione o TIPO DE DEVOLUÇÃO: Devolução Completa ou senão Devolução Parcial das Mercadorias; - Em seguida, selecione qual vai ser o tipo de Devolução (Devolução Venda, Devolução Ordem de Serviço, Devolução Entrada, etc...); - Logo após informe o No. do Pedido que será devolvido; Devolução Completa: o sistema irá pegar todas as informações do pedido que foi registrado anteriormente no sistema (Entrada, Vendas, etc...); Devolução Parcial: colocando a informação de devolução parcial e o No. do Pedido, o sistema irá abrir uma janela para selecionar quais produtos que estão sendo devolvidos (sendo Entrada, Saida, etc...); Após fazer esse processo, será necessário informar apenas o CFOP de Devolução e corrigir a quantidade que esta sendo devolvida caso o tipo de movimento seja como Parcial. - Para finalizar a Devolução de Mercadorias, clique no botão SALVAR REGISTRO. 15

16 4.13. CONSIGNADO Para efetuar um registro de Consignação, siga os passos abaixo: - Clique sobre a opção Faturamento / Consignado; - Clique sobre o botão NOVO REGISTRO; - Informe o Cliente (Cliente no qual ira levar as mercadorias como Consignado); - Informe o Vendedor para essa consignação; - Informe um Prazo de Pagamento, no qual o Cliente irá acertar com a empresa quando for prestar contas sobre essa consignação; Exemplo: Venda a Vista, Prazo 15 dias, Prazo 30 dias, etc... (são as formas de pagamentos cadastradas em Faturamento / Prazo de Pagto); - Em seguida, insira os Produtos, a quantidade e o valor das mercadorias para Consignação; - Para finalizar o Consignado, clique no botão SALVAR REGISTRO FECHAMENTO DE CONSIGNADO Após registrar o Consignado para o seu Cliente,em breve você deverá fazer o Fechamento desse Consignado, ou seja, quando seu cliente for prestar contas com a sua empresa sobre a consignação. Para efetuar o Fechamento de Consignado, siga os passos logo abaixo: - Clique sobre a opção Faturamento / Fechamento Consignado; - Nessa janela você deverá informar o Cliente; - Deverá informar também o Vendedor; - E clicar no botão Pesquisa. Assim o sistema irá buscar todas as mercadorias que foram vendidas em consignação para esse cliente informado. DICA PARA FECHAMENTO CONSIGNADO Primeiramente selecione todos os itens que serão devolvidos; Informe a quantidade devolvida de cada um dos itens e na coluna SITUAÇÃO informe como DEVOLUÇÃO. E confirme os itens devolvidos clicando no V. Depois de fazer a devolução dos itens do consignado, informe o Cliente e o Vendedor novamente e pesquise mais uma vez. E logo abaixo você poderá clicar na opção Marcar Todos Vendidos. E confirmar os produtos que foram vendidos CONTRATO Esta opção permite ao cliente o registro de um contrato que será prestado a um cliente; Igual a uma ordem de serviço em longo prazo por exemplo. A diferença é que para que o estoque seja baixado é necessária a movimentação de estoque do contrato. Para efetuar o registro de um Contrato, siga os passos logo abaixo: - Clique sobre a opção Faturamento / Contrato; - Clique sobre o botão NOVO REGISTRO; - Informe os dados solicitados como: Data de Validade, Cliente, Vendedor, o Prazo de Pagamento, etc; - Preencha a lista de produtos para este contrato (caso precisar de novos produtos para este contrato, recomendamos que crie um novo contrato com novas peças); 16

17 - Preencha a lista de serviços que será fornecida. - Para finalizar o contrato, clique no botão SALVAR O REGISTRO CONTRATO MOVIMENTO DE ESTOQUE Para realizar a movimentação de Estoque pelo Contrato, siga os passos logo abaixo: - Acesse o Módulo Faturamento; - Clique sobre a opção Faturamento / Contrato Movimento de Estoque; Nessa janela ira apresentar TODOS os Contratos em Aberto, ou seja, todos os contratos que foram registrados no sistema; - Selecione o contrato desejado; Dê dois cliques sobre esse contrato; - Serão apresentados todos os produtos que foram registrados no contrato. - Clique em novo, informe o código do produto desejado e a quantidade que esta sendo enviada. - E salve a movimentação. PARA DEVOLUÇÃO DE ESTOQUE CONTRATO: - Acesse o Módulo Faturamento; - Clique sobre a opção Faturamento / Contrato Movimento de Estoque; - Selecione o contrato desejado; Dê dois cliques sobre esse contrato; - Serão apresentados todos os produtos que foram registrados; - Clique em NOVO, informe o código do produto e preencha a quantidade desejada na coluna RETORNO. - E salve a movimentação. PARA REGISTRAR UM ORÇAMENTO CONTRATO: Quando registrado um contrato no sistema o mesmo será salvo no banco de dados da Ordem de serviço. Sendo assim, para registrar um Orçamento de Contrato, siga os passos logo abaixo: - Clique sobre a opção Faturamento / ORDEM DE SERVIÇO; - Clique sobre o botão NOVO REGISTRO e registre um ORÇAMENTO. TRANSFORMANDO O ORÇAMENTO EM CONTRATO - Clique sobre a opção FATURAMENTO / CONTRATO; - Clique em Pesquisa, selecione o orçamento desejado e confirme o acesso. - Confira todos os dados desse Orçamento e clique em salvar, o sistema ira apresentar uma perguntar se deseja transformar em Contrato. Clique em SIM para confirmar FECHAMENTO DO CONTRATO Para fazer o Fechamento do Contrato, siga os passos logo abaixo: - Clique sobre a opção Faturamento / Fechamento do Contrato; - Clique sobre o botão NOVO REGISTRO; - Informe o código do cliente desejado; - Clique em Buscar contrato para iniciar a pesquisa; 17

18 - Selecione os contratos que deseja fechar; - Clique no botão V para finalizar o fechamento. Caso algum dos contratos selecionados tenha produtos e esses não foram movimentados, clique no atalho disponível no rodapé desta tela para realizar a movimentação do estoque para finalizar o contrato. Podem ser marcado vários contratos para realizar o fechamento para no mesmo cliente. Mesmo que o contrato não contenha produto é possível realizar o lançamento somente com o serviço, só não é necessário realizar a movimentação de estoque, até por que não existe o que ser movimentado. 5. MENU UTILITÁRIOS ( FATURAMENTO ) 5.1. RECALCULO Essa ferramenta é utilizada para recalcular o estoque das mercadorias processando todas as movimentações registradas dentro do sistema Gestor, ou seja, irá recalcular todas as Entradas, Saídas, Ajustes de Estoque que foram registrados para os produtos de sua empresa. Para realizar o recalculo de estoque das mercadorias, siga as instruções abaixo: - Clique sobre menu UTILITÁRIOS; Selecione a opção RECALCULO. Nessa janela existe a opção para Recalcular apenas um produto que esteja com o estoque furado, ou se você não informar nenhum produto nessa tela (deixar o campo Produto em BRANCO) o sistema irá processar o recalculo para todas as mercadorias cadastradas na empresa CONTAGEM DE ESTOQUE Essa ferramenta do sistema Gestor destina-se para a Contagem de estoque das mercadorias de uma empresa, ou seja, você poderá fazer um balanço de estoque e colocar no sistema exatamente a quantidade atual de cada item. Para fazer a contagem de estoque da empresa, siga as instruções logo abaixo: - Clique sobre o menu UTILITÁRIOS; Selecione a opção CONTAGEM DE ESTOQUE. - Informe a quantidade contada, ou seja, informe o estoque atual para os itens desejados. - Após preencher a quantidade contada de todos os itens desejados, clique no botão GERAR LANÇAMENTOS DE AJUSTE. O sistema ira abrir a tela Ajuste de Estoque, com todos os produtos que foram preenchidos na tela de contagem. Verifique a lista de produtos e os valores de cada item (devem ser informado o valor de custo de cada mercadoria). - Para finalizar a Contagem de Estoque, clique em SALVAR. 18

19 5.3. DUPLICAR NOTAS Essa ferramenta serve para copiar o lançamento de uma nota fiscal que já foi registrada. Para realizar a duplicação de uma nota fiscal, siga os passos logo abaixo: - Clique sobre o menu UTILITÁRIOS; Selecione a opção DUPLICAR NOTAS. - Informe o período desejado, clique no botão Pesquisa; - Selecione a nota fiscal abaixo, que deseja copiar; - E clique no botão V para finalizar a copia da nota fiscal AJUSTE DE ESTOQUE POR NOTA Essa ferramenta é utilizada para os clientes que geram a sua própria Nota de Entrada, por exemplo uma nota fiscal de Retorno de Remessa. Essa nota fiscal de entrada (Retorno de Remessa) deve ser registrada dentro da tela de Faturamento / Outras Notas. Sendo assim, o sistema não ira controlar nenhuma movimentação de estoque e financeiro. Nesse caso podemos fazer o Ajuste de Estoque por Nota. Siga os passos logo abaixo para movimentar o estoque de sua própria nota de entrada: - Clique sobre o menu UTILITÁRIOS; Selecione a opção AJUSTE DE ESTOQUE POR NOTA. - O sistema irá abrir a tela de pesquisa de Outras Notas. Localize a nota fiscal de entrada que foi registrada. Selecione essa nota, clique em confirma. - Em seguida, verifique as informações da nota fiscal e clique no botão V para confirmar o Ajuste de estoque GERAR NOTA DE PEDIDOS EM ABERTO Essa ferramenta serve para localizar os Pedidos de Vendas que estão Pendentes de Nota Fiscal. Para gerar uma nota fiscal de um pedido de venda em aberto, siga os passos logo abaixo: - Clique sobre o menu UTILITÁRIOS; Selecione a opção GERAR NOTA DE PEDIDOS EM ABERTO. - Nessa janela informe o Cliente; E clique em Pesquisar. - Selecione a nota fiscal desejada e clique no botão V. Assim o sistema ira gerar a nota fiscal da venda que foi registrada para esse cliente. 19

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