Setembro Apostila Fluxo Corporativo

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1 Setembro 2017 Apostila Fluxo Corporativo

2 //APRESENTAÇÃO O Reserva Fácil é o portal criado para simplificar o dia a dia do agente de viagens e do cliente corporativo na busca de reserva e emissão de produtos aéreos e terrestres. Com rapidez e segurança, o usuário recebe informações sobre as melhores tarifas e opções em tempo real, oferecendo tecnologia avançada e amplos recursos, capazes de atender seus clientes em todas as suas expectativas. Seu sistema dispõe de um módulo autorizador de compras, pelo qual o responsável tem controle total das solicitações. Outra disponibilidade é o gerenciador de reservas, que permite acompanhar o fluxo de reservas e emissões de forma simples e clara.

3 //LOGIN O login está disponível através dos sites: app.reservafacil.tur.br Digite seu login e senha nos campos indicados na figura ao lado para acessar. O Reserva Fácil está disponível em 3 versões: português, inglês, e espanhol, selecione de acordo com sua preferência. Importante: a senha deverá conter 8 caracteres alfanuméricos. Em caso de troca de senha, as últimas 5 não poderão ser utilizadas.

4 //ÍCONES AÉREOS Envio de Adicionar segmento Associar OP Ver detalhes Adicionar surface Desassociar OP Remover Seleciona Todas Editar passageiro/segmento Importar reserva Seleciona Nenhuma Limpar filtros Imprimir Inverter Seleção

5 //CÂMBIO O Reserva Fácil traz a cotação diária do dólar IATA. O usuário poderá verificar o câmbio no período de 30 dias ou datas retroativas, clicando em

6 //AÉREO NACIONAL Utilize os filtros. Nesta aba, você pesquisa e reserva trechos aéreos domésticos. Indique a quantidade de acordo com o tipo de cada passageiro (adulto, criança e bebê), a origem e destino do vôo especificando o código do aeroporto. Ao clicar na data, será exibido um calendário, selecione a data escolhida da viagem. Para pesquisar reservas de ida e volta, clique no ícone do avião e adicione o trecho, o ícone deve ser usado para adicionar segmento surface*. *Surface:Trecho percorrido de maneira desconhecida pela Cia aérea.

7 //AÉREO NACIONAL Na busca do aéreo nacional, viagens RT (ida/volta), são apresentadas separadamente. Primeiro os voos de ida e abaixo os de retorno. Utilize a régua para filtrar o horário do voo.

8 //AÉREO INTERNACIONAL Utilize os filtros. No aéreo internacional, podemos filtrar a busca por cabine, cia aérea, valor, saída, conexões e duração, quantidade de linhas no resultado, por tarifa e por classe. O Reserva Fácil permite a busca de até 4 segmentos e 1 surface, após a criação da reserva é permitido adicionar mais segmentos no campo adicionar segmentos de sua reserva. O ícone +-1 traz no resultado da busca opções de tarifas mais econômicas 1 dia antes e 1 dia depois solicitada. Para todas as buscas o box ida e volta vem previamente selecionado, porém se o destino de retorno não for o mesmo da origem cancele a seleção deste box.

9 //AÉREO INTERNACIONAL

10 //AÉREO INTERNACIONAL Na disponibilidade internacional o Reserva Fácil mostrará todo detalhamento do itinerário informando: escalas, equipamentos, duração do voo, regras tarifárias e o descritivo da tarifa selecionada. Quando houver escala no itinerário, o Reserva Fácil mostrará a quantidade de escalas em roxo, para identificar em qual cidade irá ocorrer a parada passe o cursor sob o numeral, conforme mostrado a seguir: O * ao lado do número voo indica segmento codeshare, para identificar a cia aérea que opera o voo passe o cursor sob o logo da cia aérea, conforme mostrado na figura abaixo:

11 //AÉREO INTERNACIONAL Para verificar as condições da regra tarifária, clique sob a base tarifária, conforme mostrado na imagem abaixo: clique na para verificar os detalhes da tarifa.

12 //COMO RESERVAR? Para reservar, clique sobre os voos selecionados. A opção será apresentada como sua escolha, para continuar clique em

13 Tela //SELECIONAR Inicial GRUPO Selecione o grupo ou o centro de custo ao qual o passageiro pertence.

14 //NOMINAR Preencha o último sobrenome e o primeiro nome do passageiro, selecione o gênero e dados adicionais. Clique em

15 //CADASTRO DE PASSAGEIRO Cadastre documentos como: visto, cartão fidelidade, vacina e passaporte do passageiro. O Reserva Fácil tem integração com o aplicativo TripCase, para ativar, informe o do passageiro, ele receberá alertas de alteração do voos no aplicativo.

16 //POLÍTICA DE VIAGEM Customize as políticas de viagens da empresa, defina as restrições para compra e seja informado sempre que houver violação. Defina sua própria política de viagem para compra de bilhetes aéreos. O Reserva Fácil possui 5 políticas que são: -Antecedência de Compra: quantidade mínima de dias para que o usuário realize a reserva. Customize as políticas de viagens da empresa, defina as restrições para compra e seja informado sempre que houver violação. -Cia aérea: escolha até 4 cias aéreas preferenciais que o passageiro poderá voar. -Menor Preço: parametrização da busca com um intervalo de horas para que o Reserva Fácil faça um comparativo entre a opção de voos selecionadas e as mais baratas da pesquisa. Ao definir a política de menor preço você também pode determinar quanto o usuário pode ultrapassar do valor definido. -Seleção de Cias: ao ativar, o usuário não poderá filtrar por Cias Aéreas. -Budget: o usuário visualizará no momento da reserva, quanto o departamento tem disponível. Também possibilita que o gestor acompanhe os gastos por centro de custo e extraia relatórios mensais para análise detalhada do orçamento. Justificativa fixa: cadastre até 10 justificativas para usar no momento da violação. Se violadas as políticas de viagens pelo usuário, existem duas formas de configuração: -Bloquear: impedir a violação de política de viagens e evitar emissões indevidas. -Não bloquear(alerta): necessário dar um motivo para concluir a reserva, e o gestor de viagens da empresa receberá um alerta no e- mail, cabendo a ele aprovar ou rejeitar o pedido de emissão.

17 //VIOLAÇÃO DE POLÍTICA DE VIAGEM Se violada a política de viagem parametrizada no grupo ou centro de custo pelo usuário, durante a criação da reserva o Reserva Fácil abrirá um pop-up informando qual foi violada. Para concluir a reserva é necessário informar o motivo da violação da política. O Gestor de Viagens receberá um alerta para aprovar ou rejeitar o pedido de emissão.

18 //BLOQUEIO DE RESERVA Quando o grupo ou centro de custo tiver políticas de viagens customizadas com bloqueio de reserva, se violada pelo usuário o Reserva Fácil mostrará um alerta informando a política violada. O usuário não conseguirá criar a reserva.

19 //RESERVA CONCLUÍDA

20 //MARCAR ASSENTOS Para marcar assentos do passageiro, clique em reservar. O Reserva Fácil abrirá o mapa de assentos da cia aérea, mostrando os assentos disponíveis para marcação e os que já estão ocupados. Nas cias aéreas Gol e Azul o Reserva Fácil disponibiliza os assentos pagos para marcação e emissão no portal. Algumas cias aéreas do internacional não permitem a marcação antecipada do assento, neste caso o Reserva Fácil informará que o assento deverá ser pago no site da cia aérea. Verifique as politicas de cada cia. Voos codeshare também não permitem a marcação de assentos antecipados.

21 //ABA RESERVAS No campo status usuário poderá filtrar o tipo de reserva desejada: Ativa: reservas ativa no sistema emitidas ou reservadas Reservada: reservas ainda não emitidas Em autorização: reserva criada no módulo corporativo, que aguarda aprovação do gestor da empresa Arquivada: reservas canceladas em que o localizador foi reaproveitado pelo GDS Autorizada: reservas autorizadas pelo gestor da empresa Aguardando confirmação: reserva de hotel aguardando confirmação Em emissão: reserva que está em processo de emissão Emitida: reserva emitida Cancelada: reserva cancelada Aguardando cancelamento: aguardando cancelamento cia Gol.

22 //ENVIAR PARA AUTORIZAÇÃO Para enviar o pedido de autorização para o gestor de viagens da empresa, na reserva clique em

23 //ENVIAR PARA AUTORIZAÇÃO Para prosseguir com o pedido de autorização clique na anuência, e em

24 //PEDIDO DE AUTORIZAÇÃO ENVIADO O Reserva Fácil apresentará o número do pedido de autorização enviado, a partir daí é necessário aguardar a aprovação gestor de viagens.

25 // PEDIDO DE AUTORIZAÇÃO NO O Gestor de Viagens receberá o pedido de autorização no . Para aprovar clique aqui para abrir o pedido de autorização, e será redirecionado ao Reserva Fácil.

26 //PEDIDO DE AUTORIZAÇÃO NO RF Os pedidos de autorização ficarão disponíveis para o autorizador na aba início em filas. Clique na para abrir o pedido de autorização. Clique em para visualizar todos os pedidos que estão pendentes de autorização pelo gestor de viagens.

27 //PEDIDO DE AUTORIZAÇÃO NO RF Clique sobre o número do pedido para autorizar a emissão.

28 //AUTORIZAR OU REJEITAR O PEDIDO No pedido de emissão o Reserva Fácil apresentará duas opções para o gestor de viagens: Rejeitar: se o gestor de viagens não estiver de acordo com a emissão poderá rejeitar o pedido, e solicitar uma nova reserva para o usuário da empresa. Autorizar e enviar para emissão: para aprovar o pedido autorização e enviar a emissão para a agência de viagens.

29 //PEDIDO AUTORIZADO PELO GESTOR No histórico da reserva ficará registrado o dia e o horário que o pedido foi autorizado pelo gestor de viagens. O status da reserva muda para em emissão da agência. A partir daí é necessário aguardar a emissão da agência de viagens.

30 //PRÓXIMAS VIAGENS É possível acompanhar as próximas viagens da sua empresa.

31 //NOTAS Registre a comunicação entre sua empresa e a agência de viagens através da troca de informações com todos os usuários envolvidos no fluxo da compra. A funcionalidade notas fica disponível na reserva.

32 //NOTAS Para inserir uma nota na reserva clique em O Reserva Fácil abrirá uma tela para informar o destinatário da mensagem, e um campo de texto livre. Para marcar como urgente clique no box de seleção, e para finalizar clique em enviar.

33 //NOTAS Ao marcar como urgente, o destinatário receberá uma cópia da mensagem no campo filas e no . O histórico de notas ficarão registrados na reserva com: dia, horário, remetente, destinatário e o conteúdo da mensagem.

34 //PEDIDO DE EMISSÃO NO RF Após autorizado pelo gestor de viagens da empresa, a agência receberá o pedido de emissão no campo filas ou por . Clique na para abrir o pedido de emissão da empresa. Importante: Para manter o fluxo corporativo, é necessário que o Autorizador aprove o pedido da emissão, caso contrário, a reserva ficará bloqueada para emissão.

35 //PEDIDO DE EMISSÃO NO RF Para iniciar o processo de emissão clique sobre o número do pedido de emissão.

36 //PEDIDO DE EMISSÃO NO O agente de viagens receberá o pedido de emissão também por . Clique sobre o link para ser redirecionado no Reserva Fácil para iniciar a emissão.

37 //FILAS/GUARDIÃO No campo filas, ficam armazenados todos os localizadores que sofreram algum tipo de alteração ou confirmação por parte da Cia, pedidos de autorização, reservas que aguardam a aprovação do autorizador e que já foram autorizadas para emissão no fluxo corporativo, reservas de hotéis e carros, também são direcionadas para este campo para que alguma ação seja efetivada. O Guardião é uma funcionalidade exclusiva do Reserva Fácil, que monitora e envia alertas sobre as alterações que ocorrem na reservas de aéreo, hotéis, carros, e documentos próximos a vencer. As notificações serão enviadas para o do usuário que criou ou importou o localizador no Reserva Fácil. Você pode acompanhar também as notificações de alterações em reservas em filas no Reserva Fácil, utilizando o filtro de período de emissão. Importante: Ao importar um localizador no Reserva Fácil o Guardião passa monitorá-lo automaticamente.

38 //FILAS/GUARDIÃO Clique aqui para verificar o histórico da fila Ao passar o cursor sob o nome do usuário, é possível checar o endereço de do envio da notificação As notificações já visualizadas pelo usuário ficarão indicadas com data e hora da visualização, e as notificações não lidas aparecerão em negrito.

39 //SEGURO VIAGEM Seguro Viagem Serviço em sua maioria atrelado ao cartão de crédito do viajante, nesta modalidade funcionará por reembolso. Qualquer necessidade que o passageiro tenha durante a viagem, ele deverá buscar o hospital de sua preferência, e solicitar a nota fiscal, para quando retornar ao Brasil solicitar o reembolso. No Reserva Fácil disponibilizamos Seguro Viagem com Assist Card e Travel Ace.

40 //SEGURO VIAGEM Clique para adicionar ou excluir viajantes. Na busca informe destino da viagem, data de ida e volta da viagem ao Brasil, a data de nascimento para o que Reserva Fácil localize os produtos de acordo com a faixa etária do cliente. É possível realizar busca para até 9 passageiros. Seguro Viagem não permite reserva, somente compra imediata.

41 //SEGURO VIAGEM Clique na base para consultar as coberturas vigentes da assistência viagem. Para iniciar a compra imediata, clique em

42 //SEGURO VIAGEM Informe o nome do passageiro e endereço completo para prosseguir com a emissão imediata da assistência viagem.

43 //EMISSÃO DE SEGURO VIAGEM

44 //VOUCHER SEGURO VIAGEM Concluída a emissão, você receberá por o voucher da assistência viagem.

45 //CANCELAMENTO DE SEGURO VIAGEM É permitido o cancelamento integral da assistência viagem até 72 horas antes da viagem. Para cancelar no Reserva Fácil na reserva no campo bilhetes clique em cancelar todos os bilhetes Abrirá um pop-up para confirmar o cancelamento do Voucher. O voucher será cancelado automaticamente na Travel Ace.

46 //HOTÉIS Portfólio Mais de hotéis independentes ou de rede, no Brasil ou no Exterior. Principais redes hoteleiras disponíveis no Reserva Fácil. Hotéis nas principais capitais, cidades secundárias e corporativas.

47 //HOTÉIS O Reserva Fácil desenvolveu ícones para facilitar a visualização das regras de cancelamento e a identificação dos tipos de reserva de hotéis disponíveis (online). Reserva Online O ícone de reserva online indica que está tudo certo, basta reservar e emitir. Regra Tarifária Ao clicar neste ícone é possível visualizar as regras da tarifa e restrições para cancelamento da reserva. Assina fatura Exclusivo para o corporativo. O assina fatura é um documento assinado pelo hóspede no check-out, referente as diárias que deverão ser faturadas para a empresa. Promocional Tarifas promocionais, com período de venda limitado.

48 //HOTEL NACIONAL Pesquise e reserve mais de hotéis no Brasil. Utilize os filtros de quantidade de linhas, pelo nome do hotel e regiões, valor de diária média e categoria do hotel Ao informar o resultado da sua pesquisa, o Reserva Fácil mostrará a quantidade de apartamentos disponíveis para venda. Clique na para verificar os tipos de apartamentos disponíveis para reservar.

49 //HOTEL INTERNACIONAL Pesquise e reserve mais de hotéis internacionais no Reserva Fácil. Utilize os filtros de quantidade de linhas, busca pelo nome do hotel, valor de diária média e categoria do hotel. Ao informar o resultado da sua pesquisa, o Reserva Fácil mostrará a quantidade de quartos disponíveis, e a política tarifária do hotel: reembolsável ou não reembolsável. Importante: Os valores na aba hotéis internacionais é apresentado em Reais no câmbio do dia, de acordo com uma pesquisa de mercado realizada em Julho/2016.

50 //HOTÉIS Nesta tela verifique: os tipos de apartamentos disponíveis, regime de alimentação, valor da diária média e total, imagens e mapa de localização do hotel. Para iniciar a reserva clique em

51 //HOTÉIS COMO RESERVAR? Insira as solicitações especiais, e nome do hóspede para criar a reserva. Para concluir clique em

52 //RESERVA DE HOTEL CONCLUÍDA O processo de emissão da hotelaria é o mesmo do aéreo, clique em As reservas de hotéis tem prazo de 48 horas para emissão, caso não ocorra a emissão o Guardião notificará a agência do cancelamento da reserva.

53 //EMISSÃO DE HOTEL Insira a forma de pagamento para concluir a emissão. As reservas de hotéis poderão ser parceladas em até 6x sem juros nas bandeiras VISA, MASTERCARD, DINNERS e AMEX (não tem valor mínimo de parcela). Dupla forma de pagamento: selecione simultaneamente faturado + cartão de crédito, e informe o valor a ser debitado no cartão.

54 //EMISSÃO DE HOTEL CONCLUÍDA

55 //CANCELAMENTO DE RESERVA DE HOTEL Fique atento as políticas de cancelamento e no-show do hotel, consulte na regra tarifária da reserva! Para cancelar a reserva clique em cancelar reserva. O Reserva Fácil abrirá um pop-up, que é necessário informar o motivo do cancelamento. Se houver cobrança de multas o Reserva Fácil informará o valor a ser cobrado. Para concluir clique em confirmar.

56 //CARROS NACIONAIS Pesquise e reserve locação de carros nacionais com conteúdos das principais locadoras disponíveis no Reserva Fácil. Para iniciar a pesquisa informe o local de retirada e devolução do veículo, as datas e horário.

57 //CARROS INTERNACIONAIS Pesquise e reserve locação de carros nacionais com conteúdos das principais locadoras disponíveis no Reserva Fácil. Para iniciar a pesquisa informe o local de retirada e devolução do veículo, as datas e horário.

58 //CARROS Se o local de devolução do veículo for diferente do de retirada, desclique a opção mesmo local. Utilize os filtros: fornecedores, categoria, diária média, e bagagem para refinar a busca. Na disponibilidade o Reserva Fácil mostrará: a locadora, o modelo do carro, os itens inclusos no aluguel do carro, a descrição de serviços inclusos como quilometragem livre, e o valor total da locação. Importante: As locadoras não garantem a marca do carro apenas o modelo. Para consultar mais informações sobre o produto Carros acesse nosso hotsite: Ícones de Carros Capacidade de Malas Capacidade de Passageiros C Rádio AM/FM Direção Hidráulica Quantidade de Portas Vidro Elétrico Ar Condicionado CD ou USB Automático

59 //CARROS Para reservar preencha os dados descritos na imagem ao lado. Os campos com asterisco são de preenchimento obrigatório. A agência deverá verificar com o pax a data da primeira habilitação. O condutor deverá ter idade mínima de 21 anos. As locadoras só alugam carros para condutores com carteira de habilitação válida e com mínimo de 2 anos. Para prosseguir clique em continuar.

60 //CARROS Para finalizar a reserva confira as informações do aluguel e detalhes da reserva. Caso o cliente queira solicitar na reserva o GPS e cadeirinha para bebê, clique no box de seleção ao lado. Os valores destes serviços serão pagos no local de retirada do veículo. Para concluir, clique em

61 //RESERVA DE CARRO CONCLUÍDA As reservas de carros possuem prazo de 48 horas para emissão. Para emitir clique em

62 //DETALHES DO CARRO Na reserva clique sobre o tipo do carro para verificar detalhes da locação, e os endereços de retirada e devolução.

63 //EMISSÃO DE CARROS Para emitir insira a forma de pagamento: -Faturado parcial ( fatura apenas o valor das diárias, os valores de serviços extras ou taxas de devolução deverão ser pagas no local de retirada do veículo). -Cartão de Crédito : parcelamento em 6x sem juros nos cartões VISA, MASTER, DINNERS, E AMEX. *Importante o titular do cartão do cartão deverá ser o condutor.

64 // /IMPRESSÃO Para enviar a cotação, selecione os serviços desejados no box de seleção do lado esquerdo da tela, como indicado acima, os vôos selecionados estarão disponíveis para envio de na aba /impressão.

65 // /IMPRESSÃO Na aba /impressão estarão as opções escolhidas, clique em para enviá-las, para impressão das opções selecionadas e para excluir todas opções selecionadas. Esta funcionalidade é acumulativa, caso as opções não sejam apagadas, as mesmas ficarão acumuladas junto as novas seleções.

66 //CONSULTAS/RELATÓRIOS Para consultar os relatórios clique na lupa.

67 //CONSULTAS/RELATÓRIOS Vendas emissões: relatório que permite visualizar todas as emissões de até 11 meses anteriores. Tarifa média: relatório para extrair a participação de uma companhia por tarifa e por bilhete e verificar o valor da tarifa média por período. Marketshare por companhia: relatório para extrair a participação da companhia por tarifa e por bilhete e verificar a representatividade de uma companhia aérea nas vendas da agência. Marketshare por destino: relatório para extrair a participação da companhia por tarifa e por bilhete e verificar a representatividade de um destino nas vendas da agência. Economia (Lost Saving): relatório que possibilita a análise real de uma tarifa adquirida e a compara com outras opções, disponíveis no momento da emissão, dentro de um período de horas. Violação de política de viagem: relatório que exibe todos os casos em que a política de viagem foi violada. Percentual de atrasos e cancelamentos: Budget: relatório que permite um acompanhamento mensal do budget destinado ou centro de custo.

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