MANUAL DO USUÁRIO 3.3

Transcrição

1 PODER JUDICIÁRIO Tribunal de Justiça do Estado do Pará Secretaria de Informática MANUAL DO USUÁRIO 3.3 Sistema SIGA-DOC Versão NOV/14 Expedientes e processos administrativos Sistema desenvolvido e cedido pela Justiça Federal Seção Judiciária do Rio de Janeiro Adaptado pela Secretaria de Informática do TJPA ECONOMIZE PAPEL E PROTEJA A NATUREZA! NÃO IMPRIMA ESTE MATERIAL, CONSULTE ONLINE

2 Sumário 1. APRESENTAÇÃO GESTÃO DOCUMENTAL Introdução Conhecendo Melhor a Gestão Documental Conceito Objetivos Vantagens Referências Conceituais Documento Documento de Arquivo Natureza dos documentos de Arquivo Arquivo Ciclo de vida dos Documentos Sistema de Classificação Funcional Conceitos de Classificação Objetivos do Sistema de Classificação Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade - PCTT Aplicação do PCTT Competência para Classificar SIGA-DOC Introdução Características Requisitos para acesso Fluxo de trabalho para criação e movimentação de documentos Acesso ao Sistema Página inicial Novo Documento Trabalhando com o Documento Temporário Trabalhando com o Documento Definitivo ANEXOS I Portarias de implantação do SIGA-DOC II Conceitos de certificação digital III Roteiro para assinatura digital no SIGA-DOC

3 1. APRESENTAÇÃO O projeto denominado Processo Administrativo Digital, propõe-se a automatizar o registro e a tramitação de expedientes e processos administrativos no Poder Judiciário do Pará, de forma totalmente digital, abolindo o uso de papel. Alinhado estrategicamente com o tema Eficiência Operacional, promove a integração e celeridade na prestação dos serviços administrativos da atividade meio, em prol de melhor suporte à atividade fim. Em seu escopo, prevê a distribuição de equipamentos, certificados digitais e a implantação do sistema SIGADOC. Tal sistema, desenvolvido pela Justiça Federal Seção Judiciária do Rio de Janeiro e cedido integralmente ao TJPA por meio do Convênio de Cooperação Técnica Nº 007/2011, atende os requisitos levantados e possibilita a gerência completa do registro, classificação, tramitação, armazenamento e recuperação de expedientes e processos administrativos. Neste contexto, a Secretaria de Informática adaptou o sistema SIGA-DOC para nossas necessidades específicas, bem como o ajustou ao ambiente computacional do TJPA, desenvolvendo atividades de forma integrada com a equipe técnica da JFRJ. Ressaltamos que a colaboração oriunda da Justiça Federal do Rio de Janeiro, representou, sem dúvida, em enorme ganho de tempo e antecipação de resultados em nosso projeto, visto que se trata de uma ferramenta robusta, aperfeiçoada e consolidada em anos de uso naquela casa. É um belo exemplo prático de trabalho colaborativo e economia de recursos em nossas instituições. Destacamos a partir da implantação do projeto, nossa conformidade com os complexos requisitos da Resolução Nº 91 do Conselho Nacional de Justiça, que institui o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Documentos do Poder Judiciário e disciplina a obrigatoriedade da sua utilização no desenvolvimento e manutenção de sistemas informatizados para as atividades judiciárias e administrativas no âmbito do Poder Judiciário, conhecido por Moreq-Jus. Por outro lado, também iniciamos o cumprimento da Meta 8/2012 do mesmo Conselho, que prevê a adoção do processo eletrônico em pelo menos cinco rotinas administrativas da Justiça Militar Estadual. Desta forma, a implantação do SIGA-DOC é mais um passo da administração do TJPA na adoção de modernos métodos de trabalho, aliada à economia de recursos e à busca por melhores resultados na prestação jurisdicional. 3

4 2. GESTÃO DOCUMENTAL Antes de iniciarmos o conteúdo prático deste treinamento, torna-se necessário, mesmo que de forma simplificada, entender alguns elementos teóricos referente à teoria arquivística para melhor apreendermos o conteúdo posterior Introdução Com o surgimento dos primeiros computadores pessoais e com eles a facilidade de gerar textos e documentos digitais houve previsões de que o papel estava fadado ao esquecimento. Além desta previsão não se concretizar, ocorreu justamente o oposto: a quantidade de dados em jornais, revistas, livros e outros documentos em papel aumenta consideravelmente. O crescimento do volume de informações não se deu apenas em papel, de acordo com o estudo Quanta Informação 2003, realizado pela Universidade da Califórnia. A quantidade de informação produzida em todo o mundo dobrou de 1999 a 2002, e aumenta 30% a cada ano; a maior parte encontra-se em mídia magnética. O gigantesco crescimento na produção e o acesso a informações nos últimos anos não foram acompanhados por uma política arquivística adequada nas organizações. Em uma empresa, o volume de documentos gerados e acumulados no decorrer das atividades é enorme. Por diversas vezes, as informações encontram-se duplicadas, desorganizadas e dispersas, transformando os arquivos em verdadeiros arquivos mortos, sendo os documentos somente lembrados quando precisamos deles, e não os encontramos. A dificuldade em encontrar as informações desejadas não se dá apenas quando elas estão em papel. As novas tecnologias não podem ser utilizadas como solução, pois se os documentos não forem armazenados com técnicas arquivísticas e critérios adequados, o problema apenas muda de formato. O custo para armazenar e conservar os documentos torna-se alto em função do espaço físico disponível e das condições ambientais adequadas à preservação. Por outro lado, se documentos forem eliminados sem critérios adequados, poderão acontecer prejuízos incalculáveis Conhecendo melhor a Gestão Documental Conceito Conjunto de métodos e procedimentos administrativos referentes às atividades do ciclo vital dos documentos, desde a criação até a eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente, considerando-se planejamento, organização, controle e coordenação dos recursos humanos, materiais e operacionais Objetivos Objetivo geral: racionalizar o ciclo documental. Objetivo específico: garantir a disponibilidade da informação governamental na hora e local exatos, atendendo às necessidades de órgãos e administrações. 4

5 Vantagens Objetivo referente ao acesso: garantir o acesso a quantos dela necessitar. De acordo com o art. 216, parágrafo 2º, da CF de 1988, cabem à Administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitam. Objetivo referente à preservação: assegurar a eliminação dos documentos que não apresentam valor administrativo, fiscal e legal para a administração da pesquisa científica. Objetivo referente ao uso de novas tecnologias (automação, microfilmagem): assegurar o uso adequado da micrografia, do processamento automatizado de dados e de outras técnicas avançadas na área de gestão da informação. Uma das vantagens na aplicação da gestão de documentos em uma organização se dá pela economia do custo operacional. Ela é obtida mediante a racionalização dos procedimentos de produção, tramitação, utilização e destinação final dos documentos. Com um planejamento adequado, a produção dos documentos é limitada ao essencial, assim como a quantidade de vias e cópias. O trâmite também é reduzido, evitando-se a perda de tempo e a passagem do documento por setores sem que haja necessidade legal ou agregação de valor. O espaço para guarda é otimizado pela redução da massa documental obtida através da avaliação e eliminação dos documentos. Com a adoção desses procedimentos, haverá economia de espaço, tempo e trabalho. A implantação da gestão documental, além de reduzir custos, aumenta a eficiência da organização, agilizando a recuperação das informações. Essas informações tornam-se grandes aliadas do administrador no processo de tomada de decisões e contribuem para a preservação da memória da organização quando estruturadas com base na gestão documental Referências Conceituais Documento Documento é todo e qualquer suporte de natureza material ou virtual (digital), ao que se possa atribuir à existência de um conteúdo informacional, ou seja, documento é o registro de uma informação independente da natureza do suporte que a contém. Documento também pode ser entendido como tudo aquilo que é produzido pela atividade humana por razões funcionais, jurídicas, científicas ou artísticas Documento de Arquivo Aquele que é produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, e que constitua elemento de prova ou de informação. No contexto da Arquivística, informação é a noção, ideia ou mensagem que um documento contém. 5

6 Natureza dos documentos de Arquivo Qualquer instituição, no cumprimento de suas atribuições, produz e recebe diferentes tipos de documentos, que se apresentam nas mais variadas espécies, formatos, formas e gêneros. Espécie Documental: É a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e natureza das informações nele contidas. Ex.: Memorando, Ofício, Processo, Relatório, Guia, Requisição. Formato: Configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Ex.: Caderno, Livro, Cartaz, Folha. Tipo Documental: Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex.: Memorando solicitando materiais/ serviços/ equipamentos, ofício requerendo a instauração de Inquérito Policial, processo de pagamento de 1/3 de férias, guia de encaminhamento, requisição de diárias. Forma: Estágio de preparação e de transmissão de documentos, podendo ser: Rascunho: forma sob a qual um documento, antes da sua feição definitiva, apresenta texto passível de modificações. Minuta: forma sob a qual um documento, antes de sua feição definitiva, apresenta texto abreviado ou completo que, embora sem os sinais de validação, já foi devidamente revisado. Original: forma sob a qual um documento, feito por vontade expressa de seu autor, é conservado no suporte e formato em que foi emitido, com os devidos sinais de validação. Cópia: forma sob a qual um documento é duplicado a partir do original por meio de diferentes métodos. Ex.: Cópia Carbono, Cópia Reprográfica. Gênero Documental: Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Quanto ao gênero o documento pode ser: Arquivo Audiovisual: utiliza como linguagem básica a associação do som e da imagem. Fonográfico: utiliza como linguagem básica o som. Iconográfico: utiliza como linguagem básica a imagem. Textual: utiliza como linguagem básica a palavra escrita. Podemos entender por arquivo: Móvel para armazenamento de documentos. Local para guarda de documentos. Conjunto de documentos orgânicos e originais, produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica no exercício de suas funções e atividades. 6

7 Importância do Arquivo Importância Administrativa: Indispensável para a tomada de decisões, avaliação e controle das decisões e ações empreendidas. Indispensável ainda, na defesa dos interesses administrativos, legais, financeiros, jurídicos e técnicos de uma instituição. Importância Científica/Cultural/Histórica: Testemunho da memória institucional, detentor de experiências e conhecimentos acumulados no passado Ciclo de vida dos Documentos Qualquer documento de arquivo passa por um ou mais períodos caracterizados pela frequência e tipo de utilização que é feita dele (Teoria das três idades). Composto por três subconjuntos amparados no valor primário (administrativo) e valor secundário (científico/cultural/histórico), o arquivo de uma instituição divide-se em: Arquivo Corrente (1ª Idade): Conjunto de documentos indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma administração, por serem utilizados frequentemente devem permanecer o mais perto possível do utilizador, ou se estiverem registrados em suporte eletrônico, armazenados nos servidores da rede. O acesso deve ser fácil e rápido. Arquivo Intermediário (2ª Idade): Conjunto de documentos que já não são mais necessários para a manutenção das atividades cotidianas, mas devem ainda ser conservados por questões administrativas, legais e financeiras. Por apresentarem uma frequência mais baixa de consulta do que os documentos correntes, justifica-se a conservação em depósitos centralizados onde se pode tirar um melhor aproveitamento do armazenamento denso dos documentos ou, se estiverem registrados em suporte eletrônico, não necessitam estar disponíveis on-line. Os documentos ainda servem à Administração e aguardam sua destinação final de eliminação ou guarda permanente. Arquivo Permanente (3ª Idade): Conjunto de documentos que deixam de ter valor previsível para seus produtores por questões administrativas, legais e financeiras, e que são conservados permanentemente por possuírem valor histórico, probatório e informativo podendo servir para fins de pesquisas acadêmicas dentre outras e, por isso, passam a ter acesso ao público em geral Sistema de Classificação Funcional O Sistema de Classificação Funcional consiste na ordenação hierarquizada das funções e atividades desempenhadas por determinada instituição, representada em classes e subdivisões, segundo as quais os documentos são agrupados. Os principais elementos a serem considerados na classificação são as funções, as atividades e os atos Conceitos de Classificação Classificação: agrupamento de elementos de acordo com suas diferenças e semelhanças, determinando um local de referência própria a cada grupo de elementos. 7

8 Classificação de Documentos de Arquivo: refere-se à criação de um sistema representativo do funcionamento e desenvolvimento de determinada instituição. Segundo esse sistema, os documentos produzidos ou recebidos são agrupados conforme seus elementos semelhantes e/ou diferentes, dispostos em determinada ordem de classes e subdivisões. O arquivista norte-americano Schellemberg afirma que os princípios de classificação determinam o agrupamento de documentos em pequenas unidades e o agrupamento destas em unidades maiores, arranjados segundo um plano destinado a facilitar seu uso corrente. Classificação Funcional: consiste na ordenação hierarquizada das funções e atividades desempenhadas por determinada instituição, representada em classes e subdivisões, segundo as quais os documentos são agrupados. Os principais elementos a serem considerados na classificação são as funções, as atividades e os atos. Função: toda competência de um órgão ou entidade com vistas a cumprir os objetivos de sua criação. A função engloba as atribuições estatutárias ou regimentais, as responsabilidades e a missão do órgão. Atividade: ação desempenhada para cumprir uma determinada função, podendo ser: Atividades-Fim: são executadas em funções específicas, próprias daquele órgão, razão da existência da entidade. Atividade-Meio: constitui o apoio, os meios utilizados pelo órgão para atingir seus fins. Executam funções auxiliares imprescindíveis para o funcionamento de qualquer instituição. Atos Políticos: operações de natureza normativa que determinam uma diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero. Atos Executivos: operações de implantação das decisões decorrentes dos atos de natureza política. Plano de Classificação: instrumento utilizado para classificar e recuperar os documentos. Estabelece códigos numéricos representativos das diversas classes e subdivisões. Codificação: os códigos são associados à classificação, a fim de facilitar o manuseio, a memorização e a localização visual das classes e subdivisões. Podem ser usados códigos cromáticos (associação de cores às classes) e numéricos (existem diversos tipos: decimal, dúplex, bloco numérico, dígito-terminal, alfanumérico, etc.) Objetivos do Sistema de Classificação Este sistema tem como objetivo a garantia da uniformidade no tratamento da documentação. Sua aplicabilidade agiliza a recuperação da informação e orienta a elaboração da Tabela de Temporalidade. Um Plano de Classificação funcional, baseado nas funções e atividades do órgão, procura recriar a configuração da instituição, a sua missão e as ações desenvolvidas. Este Plano permite que o arquivo reflita o desenvolvimento e o funcionamento da instituição, pois as atividades por ela realizadas geram documentos. As classes e subclasses são estabelecidas para as várias atividades e atos administrativos. Caso a instituição passe por reorganizações administrativas, ainda que as denominações 8

9 das unidades se modifiquem, a classificação continuará a mesma, já que as funções e atividades em geral não se alteram. Entre as vantagens da adoção do Plano de Classificação, podemos citar as mais importantes: Conservar os documentos de maneira ordenada e acessível, proporcionando um local próprio para cada dossiê. Recuperar a informação contida nos documentos com rapidez e segurança. Racionalizar a produção documental, por meio de um controle eficiente da quantidade e qualidade dos documentos produzidos e uma tramitação mais racional. Reduzir a proliferação indiscriminada de fotocópias e arquivos paralelos, por meio do aumento da confiança no arquivo e em seus instrumentos. Facilitar a avaliação e seleção documental, agilizando o processo de identificação e a triagem dos documentos para preservação ou eliminação. Promover a economia de recursos materiais, financeiros e a otimização dos recursos humanos e de informática, por meio da racionalização dos procedimentos, atividades e serviços de arquivo. Otimizar o uso do espaço físico ocupado com documentos, sobretudo nos arquivos correntes. Proporcionar aos servidores um melhor ambiente na área dos arquivos correntes, reduzindo o contato com poeira e micro-organismos por conta da conservação de menos documentos no local. Preservar a memória institucional, tornando os arquivos importantes instrumentos de prova das ações governamentais e de proteção de direitos dos servidores e do cidadão, uma vez que o Plano de Classificação reflete as funções e atividades desempenhadas pela instituição Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade - PCTT É o instrumento de trabalho elaborado para sistematizar de maneira hierárquica o assunto tratado nos documentos produzidos e recebidos por determinado organismo ou órgão, no desempenho de suas atividades. Tem como objetivo garantir a uniformidade no tratamento da documentação. Sua aplicabilidade agiliza a recuperação da informação e orienta a elaboração da Tabela de Temporalidade Aplicação do PCTT O PCTT pode ser aplicado simultaneamente nos arquivos setoriais e no arquivo central. O ideal é aplicá-lo nos documentos atuais e, progressivamente, ir classificando os documentos acumulados ao longo dos anos, sempre do mais recente para o mais antigo. Primeiro, porque os documentos mais recentes são mais consultados e a classificação servirá para uma rápida localização. Segundo, porque o volume é menor que o acumulado. A aplicação do Plano de Classificação nos documentos dos setores é fundamental. Além de os documentos serem consultados com mais frequência, serve como treinamento para os servidores das diversas áreas, que ao classificar aprendem também a consultar com rapidez os documentos armazenados no arquivo corrente. Ajuda a compreender o funcionamento do Plano de Classificação na prática e garante 9

10 autenticidade aos documentos, uma vez que são tratados próximo ao local de produção, refletindo as funções e atividades para as quais foram gerados. Os responsáveis pela aplicação do Plano nos setores devem ser os mesmos servidores que hoje se encarregam do arquivamento e desarquivamento dos documentos. A partir da implantação do Plano de Classificação nas unidades setoriais, o Arquivo Central só aceitará a transferência de documentos previamente classificados e avaliados. No entanto, a massa documental acumulada ao longo dos anos no Arquivo Central deve também receber tratamento de classificação. A Classificação codifica, numericamente, o assunto a ser tratado no documento e facilita o trâmite, a consulta e o arquivamento de um documento, e ainda orienta o rearquivamento daquele que foi retirado para fins de empréstimo ou consulta. A codificação deverá ser atribuída ao documento no momento da sua expedição ou recepção e irá acompanhá-lo em toda a sua vida útil, seja na tramitação, arquivamento ou rearquivamento, o que confere segurança no desempenho das atividades arquivísticas Competência para Classificar O Plano de Classificação deve ser utilizado tanto nos arquivos dos diversos setores da instituição quanto no arquivo central. O ideal é que os documentos sejam transferidos ao arquivos centrais devidamente classificados, pois o servidor da unidade, que produziu ou recebeu o documento detém informações para enquadrá-lo na categoria de assunto ou atividade mais adequada. O documento pode ser classificado no Protocolo, no momento de sua autuação. Assim, sua tramitação pelas unidades, com uma definição de arquivamento padronizada, facilita a atividade de guarda temporária nos setores. Os documentos que chegarem ao Arquivo Central sem classificação devem ser classificados pelos servidores do Arquivo, de acordo com o PCTT, indicando-lhe, inclusive, o prazo de retenção e destinação final. 10

11 3. SIGA-DOC 3.1. Introdução O SIGA-DOC é um sistema automatizado para gerência completa do registro, classificação, tramitação, armazenamento e recuperação de expedientes e processos administrativos e contempla um conjunto de medidas e melhores práticas para o aperfeiçoamento da atuação na área administrativa, pela otimização e visão sistêmica dos processos de trabalho, promovendo aumento da produtividade e qualidade dos serviços, melhor aproveitamento dos recursos humanos e economia de material Características Somente para ilustrar as características relevantes do sistema que agora implantamos, enumeramos algumas de suas funcionalidades: Geração de numeração única para documentos administrativos no âmbito de todo o Poder Judiciário do Pará. Possibilidade de inserção de documentos externos ou produzidos diretamente no sistema em editor de textos próprio. Tratamento de documentos em formato totalmente digital, eliminando o uso do papel. Uso de certificação digital para assinatura de documentos. Automatização do preenchimento de formulários pré-definidos, em uso na instituição. Implementa a classificação e preservação documental (norma MoReq-Jus / CNJ), conforme PCTT (Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade). Controle de múltiplos volumes em processos administrativos, com certidão de criação e de encerramento. Geração automática de numeração contínua de páginas nos processos digitais e possibilidade de acesso ao dossiê completo dos documentos. Diversas possibilidades de busca e acesso a documentos. Padronização da formatação dos documentos administrativos. Verificação de autenticidade da assinatura de documentos. Designação de diversos níveis de sigilo para o documento. Envio direto de documentos para publicação no Diário da Justiça. Permite a transferência, juntada, desentranhamento, vinculação e arquivamento de documentos. Gera certidão de exclusão para casos de desapensação ou cancelamento de anexação e Possibilita criar e cancelar vias, escrever despachos, fazer anotações e anexar outros documentos digitalizados, dentre outras. Além dessas, a evolução natural do sistema, por meio do lançamento de novas versões, trouxe novas melhorias ao seu funcionamento, dentre as quais citamos: 11

12 Nova interface de uso, com mudança no padrão de cores, ícones gráficos para operações e nova disposição na tela das informações dos documentos, mantendo porém os conteúdos e a nomenclatura de campos e operações. Novo editor de textos com mais recursos e melhorias na formatação. Considerável melhoria de performance na visualização do dossiê do documento, facilitando a leitura na íntegra das informações e permitindo navegar mais facilmente pelos despachos, documentos filhos e anexos de um expediente. Links nas consultas para atendentes e unidades, que permite visualizar a hierarquia das unidades, bem como todos os servidores lotados nela e suas informações. Possibilidade de cancelamento de uma definição de perfil anteriormente feita, como por exemplo, cancelar perfil de interessado em um documento, bastando para isso clicar na opção Cancelar. Nos resultados das pesquisas de documentos, é mostrada uma nova coluna intitulada Última anotação, onde se apresenta logo no primeiro resultado da busca, uma informação importante para a seleção do documento desejado. Na consulta por código, após digitar o código resumido, basta teclar enter ou tab para completar e realizar a busca. Melhor controle de assinatura de anexos, que antes não existia, o que possibilitava que os usuários esquececem de assinar alguns deles. Aumento em 25% do limite de tamanho de anexo, passando de 8 Mbytes para 10 Mbytes. Não permite anexar PDFs que possuam algum tipo de senha de segurança, o que provocava problema posterior no momento da assinatura. Melhor gerenciamento de anexos assinados e pendentes de assinatura. Restauração de contexto de trabalho do usuário em caso de parada abrupta. Botão pesquisar disponível na tela inicial. Durante a elaboração do documento, o mesmo já é salvo automaticamente a cada dois minutos, a partir do preenchimento dos campos do formulário de criação. Impedimento de realizar transferência de documento para lotação onde não haja servidor lotado. Novas operações disponíveis: SOBRESTAR Permite que documentos que estejam aguardando andamento sejam colocados em suspenso por estarem dependendo de alguma informação ou providência que não depende de você ou de sua unidade. AUTUAR Facilita a criação de processos administrativos, automatizando em um só comando todas as operações antes necessárias para criação de um processo administrativo e juntada do expediente motivador. RECLASSIFICAR Permite a mudança do código de classificação documental de um expediente ou processo administrativo. Novas consultas / relatórios disponíveis. 12

13 3.3. Requisitos para acesso Usuários: Possuir matrícula funcional no TJPA (Magistrado, servidor ou estagiário). No caso de empregado de empresa terceirizada, deve ser solicitado cadastramento especial. Ter participado da capacitação no uso do sistema. Possuir certificado digital, quando tiver prerrogativas institucionais para assinar documentos. Equipamentos: Microcomputador com acesso à internet. Scanner local ou compartilhado. Software: Microsoft Windows atualizado Navegador Microsoft Internet Explorer versão 7 ou superior. Leitor de documentos PDF. Drivers para uso do certificado digital Biblioteca para assinatura digital CAPICOM Fluxo de trabalho no SIGA-DOC O SIGA-DOC prevê um fluxo básico de trabalho a ser obedecido em todas as etapas de tratamento de um documento, desde sua criação até seu arquivamento, conforme diagrama a seguir: Os documentos tratados pelo SIGA-DOC podem ser de dois tipos: 13

14 Expediente: qualquer documento produzido ou cadastrado no SIGA-DOC. Processo Administrativo: conjunto de documentos (incluindo expedientes) que se ordenam cronologicamente, para materializar os atos de um ou mais procedimentos de um processo. De modo resumido, a criação e movimentação de documentos se processa da maneira descrita a seguir. Inicialmente é gerado um número temporário TMP até que ocorra a sua finalização, sendo o mesmo exibido no Quadro de Documentos com a situação Em Elaboração, permitindo as seguintes operações: Finalizar, Editar, Excluir, Incluir Cosignatário, Anexar Arquivo, Fazer Anotação, Vincular Perfil, Redefinir Nível de Acesso e Duplicar. Uma vez finalizado, o documento ganha um número definitivo e permanece na situação Pendente de Assinatura, até ser assinado. O número definitivo é gerado automaticamente para cada tipo de documento, memorando(mem), ofício(ofi), requerimento (REQ), sendo esta numeração por tipo, única para todo o TJPA. Depois de finalizado, o documento aparece no quadro de documentos na situação Pendente de Assinatura, quando são permitidas as seguintes operações: Refazer, Criar anexo, Vincular perfil, Criar via, Registrar assinatura, Assinar digitalmente e Juntar. Atenção: Depois de finalizado e assinado, documento ainda não será transferido para o destinatário, devendo o usuário fazê-lo por meio da opção Despachar/transferir. Caso sejam criadas vias adicionais, nestas, pode-se efetuar ainda as seguintes operações: Despachar / Transferir, Arquivar Corrente, Anexar Arquivo, Fazer Anotação, Juntar, Vincular, Apensar, Visualizar Dossiê e Visualizar Impressão. A criação de vias é útil, por exemplo, para o caso de memorandos circulares, que precisam ser encaminhados para vários setores. Vale ressaltar que cada via terá tramitação totalmente independente das demais. A qualquer tempo também estão disponíveis as operações: Anexar Arquivo, Juntar, Redefinir Nível de Acesso, Exibir Informações Completas, Visualizar Dossiê, Visualizar Impressão, Fazer Anotação e Vincular e para realizar a movimentação de Documentos temos: Despachar / Transferir, Receber, Arquivar Corrente, Excluir Movimentação e Desfazer Recebimento. Os documentos digitais enquanto não recebidos encontram-se no Quadro de Documentos, na situação: Caixa de Entrada (Digital): do usuário destinatário. Transferido (Digital): do usuário remetente. Os documentos digitais, uma vez que sofram a ação Receber, saem da situação da Caixa de Entrada Digital, passando a constar na situação Aguardando Andamento, quando estarão disponíveis as seguintes operações: Criar anexo, Arquivar, 14

15 Despachar/transferir, Fazer anotação, Redefinir nível de acesso, Duplicar, Vincular perfil, Criar via e Juntar. ATENÇÃO! Os documentos Em Elaboração, uma vez finalizados, passam a constar na situação Pendente de Assinatura, devendo sofrer a ação adequada. Os processos administrativos novos serão criados como Interno Produzido, para isso deve-se identificar o Subscritor, selecionar o tipo do processo, preencher o campo descrição, finalizar e registrar a assinatura, essa operação criará a capa do processo na qual será juntado o documento gerador do processo, por exemplo, um requerimento, um memorando ou outros documentos necessários à sua formação. Todo documento somente passa a ter valor depois de assinado. Com relação aos processos administrativos, o ideal é que todos os atos sejam assinados digitalmente. Fez um despacho, assina; anexou um PDF qualquer, assina (cada um dos arquivos), etc Acesso ao Sistema Para acesso ao sistema, deve-se abrir o navegador Microsoft Internet Explorer e digitar o endereço Será exibida a seguinte tela: A interface do SIGA-DOC proverá acesso às funcionalidades e recursos do sistema, sendo composta por: Últimas novidades: Notícias de atualizações ocorridas no SIGA-DOC. Software e drivers necessários: Serão disponibilizados os softwares e drivers necessários para a utilização do Sistema SIGA-DOC. Contatos: Estão listados os contatos para todos os tipos de atendimento. Identificação: Caixa onde deverão ser preenchidos os campos matrícula e senha, observando os detalhes a seguir e clique em acessar. Matrícula: Obedecer ao formato PA99999, onde corresponde ao número da matrícula funcional no TJPA. Senha: Informe sua senha pessoal. 15

16 Sou um novo usuário / Esqueci minha senha: Se você é usuário novo, para obter sua primeira senha de acesso, acione a opção Sou um usuário novo. Se você esqueceu sua senha, acione a opção Esqueci minha senha e preencha os campos da janela a seguir, a qual enviará a senha para seu institucional. Matrícula: Obedecer ao formato PA99999, onde corresponde ao número da matrícula funcional no TJPA. CPF: Preencher com o número completo de seu CPF. APOSTILAS DO SIGA-DOC: Disponibiliza para leitura o presente manual do usuário. Recomendamos não imprimi-lo para reduzir o consumo e o mau uso de papel, conforme a Recomendação nº 11, de maio de 2007, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) Página inicial Após o login (entrada no sistema) com sucesso, o usuário é direcionado para a página inicial, divida em quatro partes: Menu Principal (SIGA): Localizado no topo da tela, possibilita a identificação do sistema, a versão e a navegação entre as funcionalidades disponíveis. Menu Lateral: Disponibiliza consulta referente à Tabela de Temporalidade, Apostila SIGA-DOC, Roteiro Para Assinatura Digital e Últimas Novidades. Identificação: A identificação do usuário e a lotação corrente estão localizadas na base da tela. Área de Trabalho: Está localizada no centro. Nela, o usuário interage com o sistema e visualiza o resultado das operações executadas. Nesta área, são exibidos dois quadros resumo referentes a expedientes e processos administrativos. Nos quadros resumo, são apresentadas as seguintes colunas: SITUAÇÃO: Status atual do documento. Para obter a descrição de cada uma dessas situações, posicione o ponteiro do mouse sobre a Situação ou sobre o quantitativo do Atendente ou da Lotação, no Quadro de Documentos. Dentre as principais situações destacamos: Em Elaboração: Documentos ainda não finalizados. Nesta situação podem ser editados ou excluídos (ver acima outras ações possíveis), recebem uma 16

17 numeração temporária, indicando a sua condição de rascunho, ainda Em Elaboração. Na condição temporária, Ofícios, Memorandos e demais documentos recebem uma numeração TMP, por exemplo, (TMP ). Pendente de Assinatura / Despacho Pendente de Assinatura: Documentos que foram finalizados e aguardam a assinatura. Nestas situações, caso ocorra a necessidade de alteração, inclusive a exclusão, uma vez que o documento já recebeu a numeração oficial, as mesmas só poderão ocorrer por meio da opção Refazer, que cancelará o documento em questão e criará um documento com outro número, mas de conteúdo idêntico a este e que então poderá ser editado. Os documentos digitais nesta situação ainda poderão ser editados. Aguardando Andamento: Documentos recebidos ou documentos novos que já tenham sido assinados digitalmente e estão prontos para serem transferidos. Estes documentos não poderão mais ser excluídos ou refeitos, poderão apenas ser arquivados. Dependendo do Nível de Acesso estes documentos ficam disponíveis para ser visualizados por outras lotações. Caixa de Entrada (Digital): Documentos enviados para a lotação da qual o usuário faz parte. Após serem recebidos, os documentos passarão para a situação Aguardando Andamento. Os documentos digitais ao serem 17

18 abertos no SIGA-DOC tem o evento Recebimento realizado de forma automática. Transferido Digital: Documentos que foram transferidos e aguardam ser recebidos pela lotação de destino. (Quando o destinatário Receber o documento, a situação do documento não será mais exibida em nenhuma coluna do quadro de documentos do remetente). Como Subscritor / Como Gestor / Como Interessado: Documentos nos quais o usuário logado no SIGA se encontra Como Subscritor ou naqueles em que foi cadastrado nas situações: Como Gestor ou Como Interessado. ATENDENTE: Apresenta todos os documentos diretamente relacionados à matrícula do usuário logado no SIGA-DOC. LOTAÇÃO: Apresenta todos os documentos em carga na lotação do usuário que está logado (inclui os documentos relacionados à matrícula e disponibilizados também na coluna Atendente, já que o atendente é uma das matrículas integrantes da lotação). Além disso, ao final da tela, existe uma caixa de opções de acesso rápido que permite algumas operações mais comuns sobre o documento (Exibir, Receber e Arquivar). Por exemplo: caso saiba o número do documento, e se for datado com o ano atual, e criado pelo mesmo órgão que o usuário faz parte, utilize o campo livre na página inicial do SIGA-DOC informando: tipo de documento + o número do mesmo, ex: mem560, ofi O sistema possui uma máscara que formatará para o modelo PA-MEM-2011/00560-A. Caso o documento não seja do mesmo ano que o atual, informe o número do documento, conforme o exemplo a seguir, MEM2010/560. O botão Novo permite a criação de um novo documento podendo este ser expediente ou processo administrativo Novo Documento Para criar um novo documento, deve-se clicar no botão Novo da tela inicial do sistema. Em seguida, será apresentada a tela de cadastro de documento com os seguintes componentes: 18

19 Origem: selecionar a origem do documento a ser produzido, podendo ser Interno Produzido (documentos produzidos inteiramente no SIGA-DOC) ou Externo (documentos recebidos de outros órgãos), sendo que esta última deve ser usada apenas por servidores dos protocolos administrativos. Data: informar a data do documento, caso este seja externo. Acesso: Quando um documento é cadastrado no sistema, é atribuído a ele um nível de acesso. Este define quais categorias de lotação ou pessoas terão permissão para visualizar o documento. É importante destacar que, quando uma pessoa pode ver o documento, não implica a permissão para movimentá-lo. Por outro lado, se uma pessoa teve acesso ao documento em algum momento, continuará tendo por todo o trâmite, mesmo que posteriormente se restrinja a definição de sigilo. Os níveis de acesso aos documentos, definem quais usuários poderão acessálo, sendo possível também redefinir esse nível depois de finalizado o documento, pela movimentação Redefinição de Sigilo. Os tipos de sigilo disponíveis no sistema são: Público: Todos os usuários, independentemente do órgão, podem visualizar o documento. Limitado ao Órgão (default): Todos os usuários do órgão, independentemente do setor, podem visualizar o documento. Limitado de Secretaria para Pessoa: O documento pode ser visto por todas as lotações da Secretaria na qual foi gerado, e também pela pessoa para quem o documento for enviado. Limitado de Pessoa para Secretaria: Apenas o subscritor, o cadastrante e a Secretaria para onde o documento for enviado terão acesso. Limitado entre Lotações: A lotação onde foi gerado o documento terá acesso, e também qualquer lotação (nunca uma pessoa) por onde o documento passar. 19

20 Limitado entre Pessoas: Somente terá acesso ao documento a própria pessoa que o criou e a pessoa para quem for enviado o documento. Digital: Sempre será selecionado automaticamente para todos os documentos. Subscritor: Informar a matrícula do servidor que irá assinar o documento. Se o usuário não souber a matrícula, poderá digitar parte do nome do subscritor, que o sistema realizará uma busca para encontrar todos os servidores cujos nomes se enquadram no texto digitado. Exibirá uma tela com as opções encontradas ou preencherá o campo automaticamente com a matrícula, caso exista apenas um servidor. Substituto: Selecionar esta opção quando o subscritor está substituindo algum cargo/função. Após marcá-la, aparecerá um campo para informar o titular. Função: Informar à função que o subscritor deseja ser exibida quando se imprimir o expediente. Este campo somente deve ser preenchido se a função for diferente da que consta no sistema de RH. Ex.: o subscritor é supervisor, porém deseja fazer um expediente como presidente da Comissão de Sindicância. Similarmente, caso a lotação que o subscritor estiver representando seja diferente da que consta no sistema, o usuário poderá informá-la manualmente, por este mesmo campo. Basta, após a função, digitar ponto-e-vírgula, seguido do nome desejado para a lotação. É possível ainda, depois de um segundo ponto-e-vírgula, informar o município onde está sendo emitido o documento. Destinatário: Informar a quem se destina o documento. Se o usuário selecionar órgão interno, deverá informar o setor para o qual deseja enviar o documento. Se selecionar matrícula, a matrícula para quem deseja enviar. Se selecionar campo livre, poderá informar um destino que não conste na estrutura do órgão, como por exemplo, a Comissão de Sindicância. Tipo: Selecionar a característica do documento, podendo este ser Processo Administrativo ou algum tipo de Expediente (Memorando, Ofício Informação, etc.) a ser elaborado. Quando este campo é alterado, os campos da Entrevista são ajustados de acordo com a escolha. Modelo: Selecionar modelo pré-definido, se houver. Preenchimento Automático: Quando existem muitos expedientes similares a serem produzidos com apenas algumas informações variantes, é possível salvar um exemplo de preenchimento automático para ser reutilizado no futuro. Um exemplo de preenchimento automático somente está disponível para os usuários de uma mesma lotação e sempre estará relacionado a um Tipo/Modelo de documento específico. Classificação: Informar a classificação documental conforme Plano de Classificação. O funcionamento deste campo é similar ao campo subscritor, ou seja, o usuário pode digitar o código da classificação ou parte da descrição da classificação. Para documentos que usaram algum modelo pré-definido, a classificação já aparece automaticamente. 20

21 Descrição: Informar as palavras-chave do documento. Preencher o campo com palavras-chave, sempre usando substantivos, masculinos e no singular, pois desta forma a consulta se torna mais precisa. Este campo é de preenchimento obrigatório. Entrevista: Estes campos devem ser preenchidos de acordo com o tipo / modelo selecionado. Evite colar texto direto do Microsoft Word, Libre Office ou outros editores complexos. Caso o texto seja muito extenso, utilize o bloco de notas como intermediário, cole o texto no bloco de notas, em seguida cole parágrafo por parágrafo no editor do SIGA, a fim de evitar que ocorra uma possível desformatação. Visualizar Modelo Preenchido: Permite a visualização do documento em formato simplificado. PDF: Permite a visualização do documento em formato completo, contemplando sua formatação final com código de barras lateral, código bidimensional, código reduzido para verificação de assinatura digital e o código de classificação documental do mesmo. Recomendamos fortemente que esta visualização seja realizada antes de gravar o documento. OK: Cria um documento temporário, direcionando o usuário para a tela de trabalho com o mesmo. Quando recebemos um documento cuja origem é algum órgão externo, devemos cadastrá-lo como Externo. O campo Entrevista será ocultado visto que não digitaremos o conteúdo do documento. Será gerada apenas uma capa de rosto contendo algumas informações do documento no órgão externo de origem (numeração, signatário, data, etc.) e sua numeração válida dentro do SIGA-DOC, como na imagem seguinte: O usuário deve finalizar o documento e assiná-lo. Em seguida, deve digitalizar o documento recebido fisicamente e anexá-lo ao documento externo no SIGA-DOC, assinando-o também. 21

22 Após isso, deve imprimir a etiqueta especial de protocolo (exige impressora e papel especial) e colá-la no documento a ser devolvido ao solicitante. Esta opção deve ser usada somente por servidores dos protocolos administrativos. A figura a seguir apresenta um modelo da etiqueta impressa. 22

23 3.8. Trabalhando com o Documento Temporário Após realizar o procedimento de criação do documento, o mesmo será identificado por um número temporário (TMP) e exibido no Quadro de Documentos com a situação Em Elaboração, até que ocorra a sua finalização. Na tela a seguir, o usuário poderá revisar o documento e executar diversas operações. Anexar Arquivo: Ato de juntar um documento em formato PDF, dentro de um documento criado no SIGA-DOC, podendo ser um mero expediente ou processo/subprocesso. Quando anexamos um arquivo PDF qualquer ao documento A, esse arquivo PDF passa a tramitar junto com o documento A, como se fossem um único documento. Apenas arquivos em formato PDF podem ser anexados a um documento. Se o arquivo não é desta extensão, o usuário pode utilizar o PDF Creator para gerá-lo ou digitalizá-lo em um scanner a partir do papel. É INDISPENSÁVEL que os documentos anexados obedeçam os parâmetros de digitalização definidos adiante. Tal exigência deve-se ao fato que o uso de outros parâmetros pode gerar arquivos extremamente grandes, desnecessários e não adequados para o tipo de trabalho que o SIGA-DOC faz. Tipo: texto Cor: monocromático (Escala de Cinza) Resolução: 150dpi (pontos por polegada) Formato de saída: PDF Observação: Um arquivo pode conter várias páginas digitalizadas, sendo que o tamanho total máximo permitido pelo SIGA-DOC, é de 10 Mbytes. Definir Perfil: Esta opção permite a vinculação de um perfil (gestor ou Interessado), o qual deverá ser preenchido nos seguintes casos: 23

24 Interessado: Quando recebido um requerimento e aberto um processo que possua nível de acesso restrito, o subscritor deverá cadastrar o requerente como interessado, a fim de que este possa também acompanhar o andamento do processo. Gestor: Deve ser cadastrado pelo próprio gestor, em cada processo e subprocesso em que é gerente. Duplicar: Cria uma cópia do documento, sempre com o status temporário, com o mesmo conteúdo e classificação do documento Original sem modificação do mesmo. Editar: ao selecionar esta operação, o usuário volta para a tela de edição do documento. Apenas poderão ser editados Documentos temporários e documentos digitais Pendentes de assinatura. Excluir: Exclui o documento em questão. Apenas poderão ser excluídos documentos temporários. Exibir Informações Completas: Exibe todas as informações ocultas de um documento, como: Exclusão de uma via, última movimentação, etc. Finalizar: Finaliza um documento temporário. Após o documento ser finalizado é gerado um número definitivo e o documento não poderá mais ser editado. Incluir Co-signatário: Inclui outro subscritor ao documento em questão. Este aparecerá ao final do documento, abaixo do subscritor. Ambos serão responsáveis por assinar o documento. Após a inclusão de co-signatários e a finalização do documento é necessário que o mesmo seja assinado por todos, porém antes que qualquer um assine o documento é imprescindível que todos tenham concordado com o mesmo, pois quando um assina, nada mais pode ser modificado no documento. Visualizar Dossiê: Visualiza todo o conteúdo (despachos, anexos e documentos vinculados) deste documento. Visualizar Impressão: Permite visualizar a forma final do documento. Enquanto o documento não for finalizado e estiver com número temporário, aparecerá uma tarja de RASCUNHO em marca d água. Documentos digitais perderão a tarja de rascunho apenas quando registrada a assinatura digital. Criar Subprocesso (Somente para Processos Administrativos): Um processo administrativo é um conjunto de documentos (incluindo expedientes) que se ordenam cronologicamente para materializar os atos de um determinado procedimento. Um subprocesso, por sua vez, materializa atos de um determinado procedimento dentro de um processo. Exemplo: PA-EOF-2012/ : processo de contratação de serviço de digitalização de documentos - Destinado ao pagamento de notas fiscais. O termo subprocesso também equivale ao conceito de autos. Observações importantes: Processos e seus subprocessos são independentes do ponto de vista da forma, ou seja, são conjuntos de documentos que tramitam paralelamente, independentes uns dos outros. Porém processos e seus subprocessos são dependentes do ponto de vista material, da matéria que tratam. Ou seja, tratam do mesmo processo (sentido jurídico), que no exemplo acima é a "contratação de serviço de 24

25 digitalização de documentos". Porém, enquanto o subprocesso trata apenas do procedimento de pagamento das notas fiscais do processo de contratação de serviço de digitalização de documentos, o processo trata dos demais procedimentos, como licitação, homologação, assinatura contratual, termos aditivos e alterações contratuais diversas. Vários são os motivos para abertura de subprocessos. O objetivo de separar, no exemplo citado, o procedimento de pagamento das notas fiscais dos demais procedimentos é evitar atrasos no pagamento do serviços prestados. Ou seja, graças ao subprocesso, o pagamento de uma nota fiscal pode ocorrer paralelamente, sem atrasos, à análise e produção de um termo aditivo no mesmo contrato. O Subprocesso, Documento Filho, é um "filho" do processo principal. Se não houvesse a figura do subprocesso, todos os atos de um determinado processo administrativo, como por exemplo, aditamentos, pagamentos de notas fiscais etc., aconteceriam no mesmo conjunto de documentos. Através do subprocesso é possível dividir o conjunto principal, Documento Pai, em subconjuntos com independência de movimentação. Por exemplo: No caso de um processo cujo objeto seja a contratação de serviços a serem prestados de forma continuada, enquanto no processo principal, Documento Pai, ficam os contratos e os aditamentos, no Subprocesso, Documento Filho, ficam as notas fiscais e seus pagamentos. Assim, caso a Administração precise, ao mesmo tempo, pagar uma nota fiscal e aditar o contrato, ela pode fazê-lo ao mesmo tempo, pois o processo principal, Documento Pai é enviado para a Serviço de Contratos, para os tramites do aditamento, enquanto o subprocesso, Documento Filho, vai para o Departamento Financeiro para pagamento das notas fiscais. É importante lembrar que o Subprocesso, Documento Filho, apesar de ser parte integrante do processo principal, Documento Pai, é um documento INDEPENDENTE e tem tramitação própria. Caso seja necessário, pode-se apensá-lo ao processo principal para caminharem juntos. Além disso, o processo principal, Documento Pai e Subprocesso, Documento Filho, podem ter um ou mais volumes. O volume, por sua vez, é um conjunto de documentos agrupados de acordo com a capacidade física do dispositivo disponível para sua formação. No caso dos processos administrativos, sua limitação é o máximo que uma capa de processo pode envolver, mantendo-se organizado para permitir o manuseio. Tão logo um volume atinja um certo tamanho que dificulte a manipulação de seu conteúdo o mesmo deverá ser encerrado ensejando a abertura de novo volume. Processos digitais também podem ser divididos em volumes Trabalhando com o Documento Definitivo A elaboração de um documento registra todos os eventos relacionados ao mesmo. Assim, após a finalização de um documento temporário, o que o torna definitivo, novas operações podem ser realizadas sobre o mesmo. Após a finalização, o documento passa a constar no Quadro de Documentos com situação Pendente de Assinatura, até que seja assinado digitalmente. 25

26 DOCUMENTO INTERNO PRODUZIDO Conforme o caso (expediente ou processo administrativo) as funcionalidades e especificidades podem diferir conforme a seguir: Assinar Digitalmente: Antes de poder despachar e/ou transferir um documento já finalizado, o usuário deverá assiná-lo digitalmente (exige certificado digital do subscritor). Para detalhes sobre como assinar digitalmente, veja o Anexo V - Roteiro para assinatura digital no SIGA-DOC deste material ou na página de login do SIGA-DOC. Criar Anexo: Ato de criar um documento-filho, dependente de outro documento. Um documento criado por meio da opção Criar Anexo nasce automaticamente com a mesma classificação documental, e fica automática e permanentemente vinculado ao documento principal, por meio da expressão Documento Filho. O anexo está para o expediente, assim como o subprocesso está para o processo. Ou seja, há dependência material entre eles. Um anexo e um subprocesso não fazem sentido sozinhos, sem seus respectivos expediente e processo. Porém, caso necessário, podem tramitar independentes uns dos outros, pois podem ser juntados/apensados ou desentranhados/desapensados. Criar Via (Somente para Expedientes): Cópia clone (idêntica, e de mesmo valor do original) de um expediente. Tem a mesma numeração do documento original, exceto pela última letra. Vias tramitam de forma paralela e independente umas das outras. A criação de vias é útil, por exemplo, para o caso de memorandos circulares, que precisam ser encaminhados para vários setores. Exibir Todas as Vias (Somente para Expedientes): Mostra todas as vias existentes do expediente. Cancelar Via (Somente para Expedientes): cancela um clone de um expediente. Redefinir Nível de Acesso: Modifica o nível de acesso ao documento ao usuário/órgão/lotação desejado. 26

27 Refazer: Esta operação irá cancelar o expediente e gerar um novo expediente temporário com o mesmo conteúdo e classificação; Criar volume: Um volume é parte de um processo ou subprocesso administrativo. Sua criação visa melhor manuseio, físico ou digital, de um grande conjunto de documentos que formam um processo ou subprocesso, podendo-se dividí-los em duas ou mais partes. O SIGADOC controla o tamanho máximo de um volume, não permitindo que ele cresça mais que 40 Mb ou 300 páginas (o que primeiro ocorrer). Quando acontece, o SIGADOC orienta o usuário a encerrar o volume atual e criar um novo. Exibir Todos os Volumes (Somente para Processos Administrativos): Mostra todos os volumes existentes em um processos ou subprocesso. Encerrar Volume (Somente para Processos Administrativos): Significa determinar o fim de uma parte do processo ou subprocesso e o início da parte seguinte. Fazer Anotação: Anexa um pequeno texto ao documento em questão (tipo um post-it). O texto será exibido ao final de uma coluna. Trata-se apenas de um lembrete sem nenhuma implicação no conteúdo e na tramitação do documento. O responsável pelo cadastro da anotação pode ser o usuário corrente ou outro designado, também sem nenhuma implicação para ambos a não ser o mero registro da informação. Vincular: Equivale à expressão ver também. Quando se faz, por exemplo, a vinculação do documento A no documento B, o sistema irá mostrar nos andamentos de ambos os processos, o movimento de Vinculação de Ordem, com um link para acessar o(s) documento(s) vinculado(s), por meio da expressão Ver também:. Documentos vinculados entre si continuam tramitando independentemente um do outro. Apensar: Ato de fazer dois ou mais documentos independentes tramitarem obrigatoriamente juntos. Ou seja, se os documentos A e B estão apensados um ao outro, aos se transferir o documento A para o setor X, o documento B será igualmente transferido para o setor X, automaticamente, junto com o documento A. A grosso modo, é o mesmo que amarrar fisicamente um documento ao outro, por meio de um barbante. O termo Apensar também é usado para amarrar entre si diversos volumes de um mesmo processo ou subprocesso. A cada abertura e encerramento de volume, o SIGA-DOC faz a apensação automática entre eles. Para soltar documentos apensados entre si é necessário fazer a desapensação. Arq. Corrente: Opção válida apenas para documentos Em andamento. Arquiva o documento em questão. Este documento só poderá ser visualizado por pesquisa específica, ocultando-se da tabela de documentos da página inicial. Despachar/Transferir: Através desta opção, os documentos produzidos e recebidos poderão receber despacho e ser enviados aos destinatários desejados. O destinatário da transferência receberá em seu institucional uma mensagem do tipo: Juntar: Ato de incluir um documento produzido ou cadastrado no SIGA-DOC dentro de outro documento, processo ou subprocesso. Quando juntamos o documento A ao documento B, o documento A assume a classificação documental do documento B. Se, por exemplo, juntamos um memorando cuja classificação documental permite eliminação em 2 anos a um processo administrativo de guarda permanente, o referido memorando passa a ser de guarda permanente junto com o processo. Para separar documento juntado a outro, é preciso fazer o desentranhamento. Ao contrário da desapensação, que é um simples ato de soltar documentos e volumes apensados entre si, o desentranhamento irá gerar automaticamente uma certidão eletrônica informando que um documento foi retirado. Exemplo: foi juntado ao processo administrativo A, às fls. 15 a 20, o documento B e posteriormente desentranhado. Logo, o sistema irá automaticamente substituir o documento B, de fls. 15 a 20, por uma certidão de desentranhamento. A numeração das páginas do processo 27

28 administrativo não irá mudar, pois a certidão irá assumir a numeração das páginas do documento desentranhado. Sobrestar/Desobrestar: Ato de fazer com que um documento que esteja aguardando andamento com você, mas que independe de sua ação ou aguarda ação externa, deixe de ser considerado na contagem da situação Aguardando andamento. Para retorná-lo ao andamento, basta Desobrestar. Autuar: Ato de criar um processo administrativo a partir de um expediente. Esta funcionalidade criará a capa do novo processo e automaticamente juntará o expediente originário ao processo recém-criado. DOCUMENTO INTERNO IMPORTADO Quando for necessário cadastrar documentos no SIGA-DOC que já existem ou tramitam de papel, convertendo-os para digital, devemos proceder da seguinte maneira: Para o caso de expedientes: 1. Criar no SIGADOC um documento interno produzido do mesmo tipo do expediente físico (papel), informando o número na origem, número PROAD (se houver). 2. Digitalizar o original físico e anexá-lo ao documento digital criado, assinado em seguida o anexo e o original. Para o caso de processos administrativos: 3. Emitir no PROAD um relatório completo da tramitação do processo físico. 4. Digitalizar na íntegra o processo físico, inclusive a capa e, ao final o relatório emitido no item Criar no SIGADOC um documento interno produzido do tipo "Processo", modelo "Processo Administrativo", informando nos campos apropriados e na descrição o objeto do processo e seu número antigo no PROAD. 6. Anexar o arquivo PDF produzido no item Finalizar e assinar o processo e o anexo. 8. Encerrar o volume do processo digital e assinar o encerramento. 9. Abrir um novo volume e a partir daí seguir normalmente no SIGADOC a evolução do processo. 10. Informar no PROAD que o processo foi convertido para o SIGADOC, informando o número novo que ele ganhou, arquivando-o em seguida. CONSULTA / BUSCA DE DOCUMENTOS 28

29 Para executar uma consulta, o usuário escolherá no menu principal, a opção Siga > Módulos > Documentos, podendo preencher múltiplos campos (mínimo de dois) para diminuir a quantidade de resultados da pesquisa. Agendar Publicação no DJE: Para aqueles usuários que já estão cadastrados no sistema DJE (Diário da Justiça Eletrônico), o SIGA-DOC permite o envio direto de matérias para publicação no Diário da Justiça. Entretanto, o modo convencional de envio (via sistema DJE) continua funcionando normalmente. Assim, caso o usuário encontre alguma dificuldade ou problema eventual para enviar uma matéria a partir do SIGA-DOC, deverá então proceder da mesma forma como sempre fez, ou seja, acessar o sistema DJE e enviar a matéria. Ao selecionar a opção de Agendar a Publicação no DJE, o usuário deve informar a data para disponibilização da matéria e o sistema informará a data prevista para publicação. Clique no botão OK e a matéria será enviada para publicação na seção do Diário da Justiça onde o usuário está cadastrado no sistema do DJE. Observe a normas referentes as datas de disponibilização e publicação explicitadas na tela em uso. Vale ressaltar que, devido ao fato do cadastro de usuários do sistema DJE ser diferente do cadastro do SIGA-DOC (oriundo do Mentorh), pode ocorrer que um servidor esteja lotado funcionalmente numa unidade administrativa, mas no DJE esteja cadastrado em outra. A publicação será efetivada na unidade registrada no cadastro do DJE. Até então, cabe ao usuário manter unicidade das informações dos dois cadastros no que se refere à sua lotação. Há também casos de servidores que estão cadastrados no DJE em dois setores distintos, o que os permite publicar matérias em um ou outro setor (ex: Secretaria de Administração e Comissão de Processo Administrativo). Tais usuários não poderão usar o SIGA-DOC para envio de matérias ao DJE, devendo fazê-las diretamente naquele sistema. Quando o envio da matéria for concluído com sucesso, o SIGA-DOC emite uma mensagem de Matéria enviada com sucesso. Caso contrário, o usuário deve providenciar o envio pelo método convencional (diretamente no sistema DJE). Operações em lote Para facilitar o uso do sistema e aumentar a produtividade do trabalho administrativo, o SIGA-DOC dispõe de funcionalidades para operação em lotes. O usuário pode efetuar algumas tarefas repetitivas de uma única vez para vários documentos selecionados. São elas: Transferir em lote Para executar a transferência, acesse a funcionalidade por meio da opção Siga > Módulos > Documentos. Na tela de pesquisa de documentos acesse Documentos > Transferir em lote. Por meio desta opção é permitido visualizar a tela de transferência, contendo todos os documentos possíveis de serem transferidos e/ou despachados, ou seja, todos os que estão com o status Aguardando andamento. 29

30 Na tela de transferência, selecione todos os documentos desejados para transferência. Preencha o campo Data, responsável (a pessoa responsável pela transferência), atendente (para onde os documentos estão sendo transferidos) e Despacho Único, caso desejar. Observações: Importante: Caso faça transferência com despacho, OBRIGATORIAMENTE você deverá assinar individualmente cada despacho, na opção Despachos Pendentes de Assinatura no Quadro Resumo da Tela Inicial, caso contrário, a transferência não se efetivará. Não é possível criar um despacho longo para mais de um documento simultaneamente. No caso de despachos específicos para cada documento, deve-se escolher em cada documento, o seu tipo de despacho. Arquivar em lote Para arquivar em lote, acesse a funcionalidade através da opção Siga > Módulos > Documentos. Na tela de pesquisa de documentos acesse Documentos > Arquivar em lote. Na tela de arquivamento em lote, serão apresentados todos os documentos possíveis de serem arquivados, ou seja, todos os que estão com status aguardando andamento. Após selecionar todos os documentos desejados para o arquivo, finalize a operação acessando o botão Arquivar. 30

31 31

32 Substituições Para usuários que precisam ter acesso aos documentos de outro setor, inclusive podendo movimentá-los, é possível receber autorização, por meio do cadastramento no SIGA-DOC, feito por qualquer pessoa lotada no setor cujos documentos se pretenda acessar. Ex.: Se o usuário XX precisa ter acesso à lotação Presidência sendo sua lotação original Vice-Presidência, um outro usuário XX888888, originalmente, lotado na Presidência poderá autorizá-lo, procedendo da seguinte maneira: O usuário XX888888, que cadastrará a autorização para acesso, deve logar-se no SIGA-DOC e acessar o menu principal: Siga > Administração > Gerenciar Possíveis Substitutos. Para cadastrar uma substituição, selecione o botão Incluir. Na próxima tela, preencha no campo Titular a matrícula de algum servidor ou lotação que se deseja substituir. No campo Substituto, a lotação que deseja dar acesso. Exemplo: Caso queira que a matrícula XX99999 tenha acesso aos documentos da Presidência, a opção Órgão Integrado deve ser selecionado no campo Substituto informando esta lotação (a opção de filtro, botão [...], facilita a seleção deste setor, podendo ser informado parte do nome ou sigla desta lotação, PRES). Por meio das caixas Data de Início e Data de Fim, pode-se determinar o prazo de validade da substituição. Caso não haja o preenchimento, a validade será por tempo indeterminado. Após este procedimento, verificar a substituição da lotação cadastrada, por meio do menu principal SIGA > Substituir. No rodapé da tela inicial aparece mensagem informando sobre a substituição em uso no momento. Ao clicar no link da lotação desejada, automaticamente aparecerá a tela inicial com todos os documentos desta. Para finalizar esta operação e retornar para a lotação original, clique no link finalizar, no canto superior direito da tela. 32