Manual das novidades. Versão 28.09/2.4.33

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1 Manual das novidades Versão 28.09/2.4.33

2 Novidades da Versão Sumário 1. Conciliação Bancária Operações Bancárias (Diferencial Corporate) Pesquisa de contas a receber Conta Virtual Relatório de Baixas de Contas a Receber Agrupado por mês referência Cadastro de Unidades - Bloco de 3 dígitos Agrupamento do plano de contas PAR ao plano de contas do financeiro CPF ou CNPJ do Cedente em boletos do Bradesco Balancete Gerencial Alteração de Filtro Lançamento de contas a pagar Exibição das classes de contas por fornecedor Balancete D - Receitas por Classe de Conta e Unidade (Diferencial Corporate) Cobrança CNAB Banco Itaú Envio do valor dos juros Cobrança CNAB Banco Bradesco Envio do valor da correção monetária Etiquetas Seleção de tipo de endereço Relatório de contas a receber por unidade Seleção por grupo de contas Envio de boletos por Atribuição de Contas Virtual para lançamentos a receber e contas a pagar em aberto Relatório dos Grupos de Rateio Débito Automático Banco Itaú Convênio 13 posições Relatório de Movimentação da Conta Corrente Cheques a compensar Cadastro de Serviços por Condomínio Débito Automático CEF Novo layout 240 posições Boletos HSBC Faixa numérica Desempenho Informe de Rendimentos - ADI DIRF

3 1. Conciliação Bancária Operações Bancárias (Diferencial Corporate) A partir dessa versão será possível cadastrar as operações bancárias para agilizar o processo de conciliação bancária. Poderão ser considerados como operações bancárias os valores que o banco credita ou debita na conta corrente, de acordo com as movimentações realizadas. Exemplo: Tarifas de cobrança, despesas de cheque devolvido, etc. Importante: Recurso disponível para os clientes que possuem o módulo de Conciliação Bancária. Como fazer: 1- Acesse o menu: Tabelas / Bancos. 2- Selecione o banco e clique em Operações Bancárias. 3- Será apresentada a tela para cadastro das Operações Bancárias. 4- Pressione a tecla Insert para incluir uma nova linha. Campo a campo: Nome da operação: descrição da operação que consta no arquivo de conciliação. Será considerado o conteúdo exato, ou parte do campo. 3

4 Exemplo: No arquivo de conciliação, consta a seguinte operação: Para a validação da Operação Bancária vamos incluir em Nome da operação o texto CUSTAS COBRANCA. Forma de validação: deverá ser informado em que posição consta o texto digitado no campo Nome da Operação. Opções: a) Igual a: ao selecionar essa opção, o sistema irá validar se o conteúdo do campo da conciliação é igual ao campo Nome da Operação. b) Iniciado por: ao selecionar essa opção o sistema irá validar se o conteúdo do campo da conciliação inicia com a palavra do campo Nome da Operação. c) Contendo: ao selecionar essa opção o sistema irá validar se o conteúdo do campo da conciliação contém a palavra do campo Nome da Operação. Crédito/Débito: selecione o tipo de movimentação que a operação realiza na conta corrente: debita ou credita. Descrição: informe uma descrição que facilite a identificação da operação cadastrada. Exemplo: Tarifa de cobrança. Ao concluir o cadastro de cada operação, clique em Gravar. 5- Pressione a tecla Delete para excluir uma operação cadastrada. 6- Ao concluir o cadastro, clique em Sair. 7- Acesse o menu Editar/ Configuração de Contas. 8- Em Outras, clique em Relacionar Plano de Contas / Operações Bancárias. 4

5 9- Selecione o banco que possui as operações bancárias cadastradas. 10- As operações bancárias serão apresentadas. 11- Em Código, selecione a classe de conta para lançamento da operação, para operações do tipo débito serão apresentadas as classes do tipo Despesa, e para as operações do tipo crédito serão apresentadas as classes de receita. 12- Em Fornecedor/Cliente, selecione o fornecedor caso o lançamento seja de Débito ou cliente, para os lançamentos do tipo Crédito. 13- Clique em Gravar. 14- Caso os demais condomínios utilizem o mesmo plano de contas, é possível replicar as configurações acima para os demais condomínios, clicando em Replicar. 15- Caso queira limpar as relações feitas, clique em Limpar Relações. 5

6 Fazendo a conciliação 16- Acesse o menu Baixas/Cobrança/ Conciliação Bancária. 17- Selecione o arquivo para conciliação e clique em Conciliar. 18- Em seguida, clique em Lançar Operações. 19- O sistema fará a identificação das Operações Bancárias cadastradas, e demonstrará os lançamentos disponíveis. 20- Selecione os lançamentos que deseja efetivar e clique em Lançar Contas. 21- Os lançamentos serão criados, conforme a configuração realizada anteriormente. 6

7 2. Pesquisa de contas a receber Conta Virtual Disponível coluna para apresentar a conta virtual na tela de pesquisa de contas a receber. Importante: Opção estará disponível para os clientes que utilizam Conta Virtual. Para visualizar: 1- Acesse o menu: Consultas/ Contas a Receber 2- Informe os dados para pesquisa e clique em Filtrar. 3- Uma das colunas apresentadas no grid será Conta Virtual Referência. 7

8 3. Relatório de Baixas de Contas a Receber Agrupado por mês referência Disponível novo modelo no relatório de baixas de contas a receber agrupado por mês de referência. Como fazer: 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Baixas. 2- Selecione o modelo Agrupado por Mês Referência e informe o intervalo de meses no campo Período de Mês Ref. 8

9 3- Informe os demais filtros e clique em Visualizar. 4- O relatório será apresentado conforme imagem abaixo: 4. Cadastro de Unidades - Bloco de 3 dígitos Disponível configuração que permite o cadastro do bloco com 3 dígitos para os clientes que utilizam a versão Flex. Como fazer: 1- Acesse o menu: Cadastros/ Condomínios. 2- Após selecionar a opção Possui Blocos, clique em Configurações Avançadas. 3- Acesse a guia Outros e marque a opção Utilizar bloco com 3 dígitos. 4- Clique em Gravar para salvar a configuração. 9

10 5- No cadastro de unidade, será possível informar o bloco com 3 dígitos. 10

11 5. Agrupamento do plano de contas PAR ao plano de contas do financeiro A nova versão possibilita aos condomínios que trabalham com o PAR (Programa de Arrendamento Residencial) adequar o plano financeiro utilizado pelo Condomínio ao plano de contas do PAR fornecido pela Caixa Econômica Federal (CEF). Essa atividade permite emitir corretamente o balancete para a Caixa de forma específica sobre os valores lançados pelo Condomínio. Como fazer: 1- Acesse o menu: Arquivo/ Condomínios/ Configurações Avançadas/ Outros. 2- Habilite a opção: Trabalha com PAR. 3- Clique em Gravar. Importante: Antes de fazer o relacionamento entre os planos, verifique quais informações são importantes para a Caixa Econômica Federal e compare com o plano de contas de seu condomínio. A Caixa solicita que algumas informações publicadas sejam mais específicas. Caso observe que o seu plano financeiro não especifica alguns valores lançados, é aconselhável que os planos sejam criados e as contas sejam baixadas conforme a classe específica. Por exemplo, casos que nem sempre são tratados especificamente: A Caixa solicita que sejam informados os recebimentos de taxa de condomínio que foram feitos exclusivamente para as unidades ociosas. No modelo PAR, o item é apresentado como: Taxas de Condomínio Pagas pelo FAR (Unidades Ociosas)). Caso seu plano financeiro não discrimine esses casos, é interessante criar o item do plano de contas que especifique o valor correspondente. Atualmente, a taxa de condomínio das unidades ociosas é paga pela própria Caixa através do FAR (Fundo de Arrendamento Residencial). 11

12 Novidades da Versão A Caixa solicita também que sejam informados os recebimentos das unidades ociosas que estejam em processo judicial como despejo. No modelo PAR, o item é apresentado como: Taxas de Condomínio Pagas pelo FAR (Ações Judiciais). Atualmente, o pagamento da taxa de condomínio é feito pela Caixa. É importante também identificar os pagamentos de taxa de condomínio feitos em duplicidade. Pelo modelo do item da classe do balancete PAR, apresenta-se como: Taxas de Condomínio Pagas em duplicidade. Um caso em que pode acontecer seria quando o pagamento é feito por duas vezes por pessoas que moram na mesma unidade. A caixa precisa identificar o pagamento que ocorreu em duplicidade pelo item da classe de conta. Logo, caso tenha dúvida de cada informação que a caixa solicita conforme consta no modelo do balancete, entre em contato com a Caixa e verifique o que é solicitado para ver se seu plano de contas atende. 4- Acesse o menu: Cadastros/ Plano de Contas. 5- Clique em Novo. 6- Será necessário cadastrar o plano de contas PAR. Esse plano é o plano utilizado para geração do balancete PAR. Caso não saiba qual é o modelo atual, entre em contato com a CEF. 7- Assim que terminar de cadastrar, clique em Gravar. 8- Na tela de visualização do plano de contas, clique no botão: Relacionar PAR. 12

13 9- Observe que do lado esquerdo, o sistema apresenta o plano financeiro do Condomínio. 10- Clique no botão: para selecionar o plano PAR que está cadastrado. Novidades da Versão 11- Após o plano selecionado, clique no botão: para informar ao sistema qual o item do plano de contas do financeiro está relacionado ao do plano do balancete PAR. 12- Na tela que se apresenta, clique no item correspondente do balancete PAR. 13- Assim, após a seleção, o sistema apresenta o correspondente do plano financeiro e do plano PAR: Importante: Será necessário relacionar todos os itens do planos de conta do plano financeiro ao plano PAR. Assim que o balancete for emitido no formato da Caixa, o sistema considerará e adequará os valores conforme consta o balancete correto. Processamento de arquivo retorno da CEF de 400 posições já está adequado ao Condomínio21 O Condomínio21 já está adequado ao arquivo de retorno disponibilizado pela Caixa Econômica Federal de 400 posições. Para isso, o usuário poderá habilitar uma opção que valida a agência e conta corrente no registro de cada conta ao processar o arquivo. Como fazer: 1- Acesse o menu: Baixas / Cobrança / Cobrança CNAB. 2- Selecione em conta corrente, uma conta da Caixa Econômica Federal. 3- Habilite a opção: Validar Agência/ Conta Corrente. 4- Clique em Retorno. 13

14 5- O sistema apresenta a mensagem: Deseja processar o arquivo arquivo.ret? 6- Clique em Sim. Novidades da Versão 7- Assim que houver o processamento e as informações forem validadas corretamente, o sistema apresenta a mensagem abaixo: Títulos processados com sucesso. 6. CPF ou CNPJ do Cedente em boletos do Bradesco Essa nova versão permite exibir o CPF ou CNPJ para boletos do Bradesco. Até agora, somente os boletos dos bancos Itaú e BB poderiam ter essa opção disponível. Como fazer: 1- Acesse o menu: Cadastros / Contas Correntes. 2- Selecione uma conta do banco: Bradesco. 3- Clique na opção: Conta Principal para que a conta seja considerada como a principal dos lançamentos. 14

15 4- Clique em Gravar. 5- Acesse o menu: Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas / Cobrança Avançada. 6- Habilite a opção: CNPJ do cedente e do sacado. 7- Clique em Gravar. 8- Acesse o menu: Baixa / Cobrança / Recibos / Boletos. 9- Selecione uma conta para ser impresso seu boleto. 15

16 10- Clique em Visualizar. Novidades da Versão 11- O sistema apresenta o CPF ou CNPJ do cedente no campo específico junto ao boleto, conforme consta o exemplo abaixo: 7. Balancete Gerencial Alteração de Filtro A partir dessa versão, ao solicitar a emissão do balancete Formato Gerencial será solicitada a seleção da conta virtual, podendo ser selecionada mais de uma conta ao invés do Centro de Custo. Como fazer: 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Demonstrativo de Receitas e Despesas (balancete). 2- Clique no ícone em destaque e selecione o tipo do balancete Formato Gerencial. 16

17 3- Ao solicitar a visualização do balancete, será apresentada a tela para seleção das contas virtuais. 4- Para selecionar mais de uma conta virtual, mantenha a tecla CTRL pressionada e clique nas contas desejadas. 5- No final da seleção, clique em Selecionar. 6- No relatório serão apresentadas as movimentações vinculadas à conta virtual selecionada. 17

18 8. Lançamento de contas a pagar Exibição das classes de contas por fornecedor Disponível nessa versão a opção de visualizar os históricos de classes de contas ou fornecedores utilizados nos últimos lançamentos de contas a pagar. Exemplo: Mensalmente é realizado o cadastro da nota fiscal do Fornecedor Conservadora referente à prestação de serviços em informática. Neste caso, após selecionar o fornecedor, estará disponível uma opção onde serão listadas as classes de contas utilizadas para os lançamentos do fornecedor nos últimos 6 meses. Como fazer: 1- Acesse o menu: Editar/ Criação manual de despesas. Clique em Novo. 3- Selecione o fornecedor. 4- Em seguida, clique no ícone que está localizado na linha da classe de contas. 5- Uma janela será apresentada contendo as sugestões de classes de contas para o fornecedor, ou seja, serão listadas as classes de contas dos lançamentos realizados para o fornecedor nos últimos 6 meses. 6- Além das classes de contas, serão também listadas as seguintes informações: Descrição: descrição do lançamento realizado. Referência: mês de referência do lançamento Vencimento: data de vencimento do lançamento Valor lançamento: valor do lançamento 18

19 7- A mesma busca está disponível para o fornecedor. Após selecionar a classe de conta, ao clicar no ícone que está localizado na linha do fornecedor, serão listados os fornecedores que receberam lançamento dessa classe nos últimos 6 meses. 8- Na guia Nota Fiscal, a opção de sugestão está disponível para as classes de contas, após a seleção do fornecedor. 19

20 9. Balancete D - Receitas por Classe de Conta e Unidade (Diferencial Corporate) Disponível configuração que permite agrupar as receitas por classe de conta e unidade no balancete Formato D. Como fazer: 1- Acesse o menu: Cadastros/ Condomínios/ Configurações Avançadas. 2- Em Balancete, selecione o formato D. 3- Em Discriminar no balancete, selecione a opção Grupos e Classes ou Apenas Classes. 4- Em Discriminar Receitas Gerais, selecione a opção Receitas por classe/unidade. 5- Em Relatórios/ Contas/ Demonstrativo de Receitas e Despesas (Balancete), selecione o mês e clique em Visualizar. 6- O balancete apresentado será conforme o modelo abaixo: a. Serão apresentadas as classes de contas com as demais informações por unidade. b. Totalizando por classe e/ou grupo de contas, conforme o modelo selecionado. 10. Cobrança CNAB Banco Itaú Envio do valor dos juros Disponível opção que permite enviar o valor dos juros mora ao dia no arquivo remessa para o Banco Itaú. Como fazer: 1- Em Cobrança/ Cobrança CNAB, ao solicitar a geração do arquivo remessa para uma conta corrente do Banco Itaú, será apresentada a janela contendo as instruções CNAB. 20

21 2- Ao marcar a opção Inserir valores dos juros de mora ao dia, o sistema enviará no arquivo remessa o valor dos juros, conforme o percentual definido na configuração avançada do Condomínio. 11. Cobrança CNAB Banco Bradesco Envio do valor da correção monetária Disponível opção que permite enviar o valor da correção monetária ao dia no arquivo remessa para o Banco Bradesco. Como fazer: 1- Em Cobrança/ Cobrança CNAB, ao solicitar a geração do arquivo remessa para uma conta corrente do Banco Bradesco, será apresentada a janela contendo as instruções CNAB. 2- Selecione a opção Inserir Valor de Correção. 3- O valor da correção será somado ao valor dos juros calculados e gerado no arquivo remessa. 12. Etiquetas Seleção de tipo de endereço Disponível opção que permite selecionar o tipo de endereço da unidade será apresentado na etiqueta: Cobrança, Residencial ou Comercial. Como fazer: 1- Para os clientes que possuem o módulo Massmail, acesse o menu Relatórios/ Etiquetas. 2- Na guia Grupos, selecione a opção Unidades e observe o campo Tipo Endereço. 21

22 3- Selecione o tipo desejado, o formato da etiqueta e clique em Processar. 13. Relatório de contas a receber por unidade Seleção por grupo de contas Disponível opção que permite informar o código do grupo de contas para emissão do relatório. Ao informar o código do grupo, serão listados os lançamentos das classes que fazem parte desse grupo. Como fazer: 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ A Receber por unidade. 2- Informe os filtros e em Classe, informe o código do Grupo de Contas desejado. 3- A descrição do grupo será apresentada. 4- Clique em Visualizar. 22

23 14. Envio de boletos por Novidades da Versão Disponível opção que permite enviar os boletos para os condôminos via através do Condomínio21. Importante: Recurso disponível para os clientes que possuem o módulo Comunidades On-line. Como fazer: 1- Acesse o menu Arquivo/ Configuração do Sistema. 2- Na guia , marque a opção Enviar boletos por Após ativar a opção, clique em Configurar Clique em Novo para criar a configuração do que será utilizado para envio. Campo a campo Configurar Referência: informe o nome de referência para o . Caso o condomínio tenha mais de uma caixa de de saída (para envio), coloque um nome que facilite a identificação de qual essa configuração representa. Servidor SMTP: informe o nome ou endereço IP do servidor SMTP. Porta: informe o número da porta de saída Remetente: informe o nome do remetente que será apresentado no enviado aos condôminos. Este servidor requer uma conexão criptografada (SSL): caso o servidor SMTP precise de uma conexão criptografada, marque essa opção. 23

24 Cópia: caso queira enviar uma cópia dos s enviados, informe neste campo os endereços de que receberão cópias. Usuário: informe o nome do usuário para o , lembrando que será nesse que os condôminos irão enviar qualquer tipo de resposta. Senha: informe a senha do configurado em usuário. As configurações do são semelhantes às configurações do Outlook. 5- Clique em Gravar. 6- O próximo passo será configurar o modelo de para envio dos boletos. 7- Clique em Cadastrar modelo de Clique em Novo e informe os dados. Campo a campo Edição de Modelos: Descrição: informe a descrição para o modelo de . Modelo principal: selecione o modelo de que será utilizado como padrão. Assunto: informe o assunto para esse . O assunto informado será o apresentado no cabeçalho do . Arquivo: para criar um novo modelo, clique em Editar. A tela para edição do modelo será apresentada. 24

25 Nos campos para formatação, estão disponíveis opções para configurar o texto do . Nos campos para mesclagem, estão disponíveis campos do Condomínio21 que poderão ser utilizados. Segue abaixo exemplo de um modelo de , utilizando os campos de mesclagem: No campo Assinatura, selecione uma assinatura para envio no corpo do . Clique em Gravar para salvar modelo. 9- Para realizar o envio dos boletos por , acesse o menu Baixas/Cobrança/ Recibos/Boletos. 10- Selecione o mês de referência e informe os demais filtros. 11- Selecione os condôminos e clique em Enviar . 25

26 12- Após selecionar a conta corrente, será apresentada a tela para envio de boletos por . 26

27 Campo a campo: No grid serão apresentadas as unidades para envio dos boletos por . Observe o campo endereço de . Caso o endereço esteja em branco ou incorreto, os boletos não serão enviados. Clicando em Visualizar, o boleto será apresentado. No campo Status, será apresentado o status do envio do boleto. Em Configurações de , selecione o que será utilizado para saída e o modelo do Clique em Enviar. 14- O boleto será enviado conforme configuração realizada. Exemplo de enviado 15. Atribuição de Contas Virtual para lançamentos a receber e contas a pagar em aberto 27

28 (Diferencial Corporate) Para os clientes que utilizam o balancete Formato Gerencial por competência, ao realizar os lançamentos de contas a receber e contas a pagar será obrigatório informar a conta virtual. Importante: opção disponível para clientes que utilizam Conta Virtual. Como fazer: 1- Acesse o menu: Cadastros/ Condomínios. 2- Em Configurações Avançadas, selecione a guia Balancete. 3- Em Tipo do Balancete, selecione o formato Gerencial e marque a opção Competência. Lançamento de contas a receber 4- Ao realizar um lançamento de contas a receber será solicitada a conta virtual, caso a conta não tenha sido associada à classe de conta em Editar/ Configuração de contas. 28

29 5- A conta virtual será solicitada em todas as formas de lançamento de contas a receber (Rateio, Manual, Outras Receitas ou Grupos). Lançamento de contas a pagar 6- Ao realizar um lançamento de contas a pagar será solicitada a conta virtual, caso a conta não tenha sido associada à classe de conta em Editar/ Configuração de contas. 7- A conta virtual será solicitada em todas as formas de lançamento de contas a pagar (Manual, Automático ou Nota Fiscal). 29

30 16. Relatório dos Grupos de Rateio Disponível relatório das unidades por grupo de rateio. Como fazer: 1- Acesse o menu: Relatórios/ Cadastros/ Grupo de Rateio. 2- Poderá ser selecionado um condomínio específico ou todos. 3- Ao selecionar um condomínio, será possível selecionar um grupo de rateio. 4- Clique em Visualizar. 5- O relatório será apresentado conforme modelo. 17. Débito Automático Banco Itaú Convênio 13 posições Disponível nessa versão a possibilidade de utilizar o convênio com 13 posições para o arquivo remessa de Débito Automático do Banco Itaú. Como fazer: 1- Acesse o menu: Baixas/Cobrança/ Débito Automático. 2- Em Convênio, observe que o campo suporta até 13 caracteres. 30

31 18. Relatório de Movimentação da Conta Corrente Cheques a compensar Disponível opção que permite visualizar a situação na época para os cheques a compensar no relatório de movimentação da conta corrente. Como fazer: 1- Acesse o menu: Relatórios/ Movimentação de conta corrente/ Movimentação. 2- Ao marcar a opção Exibir cheques a compensar será disponibilizado o item Situação cheques na data. 3- Selecione a opção e informe a data que deseja visualizar os cheques que estavam a compensar, mesmo que a situação atual do cheque já tenha sido alterada para liquidado. 4- No exemplo abaixo, o cheque foi liquidado no dia 27/10 e no dia 26/10 ele estava em aberto. Então, ao solicitar a situação dos cheques na data de 26/10 ele será apresentado em Cheques a Compensar. 31

32 19. Cadastro de Serviços por Condomínio Disponível nessa versão a possibilidade de associar os serviços por Condomínio. Como fazer: 1- Acesse o menu: Cadastros/ Serviços. 2- Para cadastrar um novo serviço, clique em Novo. Informe o nome do serviço e clique em Gravar. 3- Em seguida, clique em para incluir os condomínios. 4- Informe os demais dados do serviço e clique em Gravar. 5- Para desassociar um condomínio do serviço, clique em. Lembrando que o condomínio só poderá ser desassociado, caso ainda não tenha ocorrido ainda nenhum lançamento de consumo ou leitura. 6- Ao final do processo, clique em Gravar. 7- Para configurar em qual classe de conta o serviço será lançado, acesse o menu Editar/ Configuração de Contas. 8- Na guia Outras, clique em Relacionar Plano de Contas/Serviços. 32

33 9- Na guia Outras, clique em Relacionar Plano de Contas/Serviços. 10- Para vincular a classe ao serviço, dê um duplo clique no campo Nome da Classe e selecione a classe que vai representar o serviço. 11- Ao final do processo, clique em Gravar. 12- Este processo deverá ser realizado por Condomínio. 20. Débito Automático CEF Novo layout 240 posições Disponível para o Débito Automático - layout de 240 posições para a Caixa Econômica Federal. 33

34 21. Boletos HSBC Faixa numérica Para os condomínios que possuem a conta corrente principal do banco HSBC, disponível configuração que permite definir a faixa numérica por condomínio para os boletos e arquivo remessa. Como fazer: 1- Acesse o menu: Cadastros/ Condomínios. 2- Em Configurações Avançadas, selecione a guia Cobrança Avançada. 3- Marque a opção Faixa Numérica Definida e informe a faixa. 4- Clique em Gravar para salvar a configuração. 5- Uma mensagem solicitando a confirmação será apresentada, clique em SIM para continuar a alteração. 22. Desempenho 34

35 Para os clientes que estão com o desempenho do Condomínio21 comprometido, disponível nessa versão ferramenta que permite otimizar a busca dos fornecedores e com funções mais otimizadas na tela de emissão de boletos. Como fazer: 1- Acesse o menu: Arquivo/ Ferramentas de administração. 2- Na guia Manutenção, clique em Desempenho e Segurança. 3- Informe a senha de acesso do usuário logado, lembrando que ele deve possuir o perfil de administrador. 4- A tela para ativação do recurso será apresentada. 5- Selecione a opção Executar sistema em modo de melhoria de desempenho. 6- Ao selecioná-la, as demais opções poderão ser ativadas. 7- Para otimizar a busca de fornecedores, marque a opção Habilitar pesquisa automática e informe a quantidade mínima de dígitos para realizar a pesquisa dos fornecedores. 8- Lembrando que quanto maior o número de dígitos, maior será o desempenho do sistema, pois a busca será otimizada. Exemplo: Sistema configurado para realizar a pesquisa de fornecedores com quantidade mínima de 5 dígitos. 35

36 Ao realizar uma pesquisa de fornecedores, a busca será ativada após informar o 5º digito do campo de pesquisa. 9- Após realizar a configuração, reinicie o sistema. 23. Informe de Rendimentos - ADI O Informe de Rendimentos ADI tem o objetivo de informar aos proprietários de imóveis dos condomínios os valores arrecadados decorrentes da locação das partes comuns, correspondentes à fração ideal da sua unidade, conforme descrito no link a seguir: Como fazer: Cadastramento dos lançamentos para Informe de Rendimentos - ADI (Menu: Cadastros Plano de Contas) Antes de realizar a geração do Informe de Rendimentos, é necessário definir, no plano de contas, quais as classes de contas cujos lançamentos farão parte deste informe. Passos: 36

37 1. Para informar ao sistema Condomínio 21 quais classes irão gerar os lançamentos para o Informe de Rendimentos ADI, acesse o menu:.cadastros/ Plano de Contas. O sistema irá exibir a tela abaixo: 2. Selecione o plano de contas e, na coluna Informe de Rendimento, deixe assinalada apenas as classes que irão ter lançamentos referentes à locação de áreas comuns do condomínio. Após assinalar todas as classes, clique em Gravar. Geração do Informe de Rendimentos - ADI (Menu: Baixa / Cobrança Informe de Rendimentos - ADI) Após informar no plano de contas quais as classes irão gerar os lançamentos para o Informe de Rendimentos ADI e realizar os respectivos lançamentos, o sistema está apto a gerar o documento. Passos: 1. Para gerar o informe de rendimentos, acesse o menu: Baixa / Cobrança Informe de Rendimentos ADI; 2. Será apresentada a seguinte tela: 37

38 3. Selecione o condomínio e informe: 3.1. Ano de Referência (ano em que os lançamentos foram efetivados) 3.2. Data de Efetivação (período em que os lançamentos foram efetivados) 3.3. Cliente (proprietário das unidades do condomínio) 3.4. Fração de Rateio (para cálculo do valor correspondente a cada proprietário/unidade) 3.5. Nome (nome do responsável pela declaração) informação obrigatória 4. Após incluídas as informações, clique em ou ; 5. O sistema irá recuperar os lançamentos e, para cada favorecido irá exibir a fonte pagadora, a origem da receita, a unidade, a fração de rateio e o respectivo valor, mês a mês, totalizando por Fornecedor. No final do relatório será exibido o nome do responsável pelas informações. 38

39 Importante: Para que o Informe de Rendimentos ADI tenha todas as informações necessárias para alimentar os programas da Receita Federal do Brasil, é importante que o cadastro de proprietários e de fornecedores estejam com as informações corretas para constar no relatório Qualquer dúvida em relação à finalidade do Informe de Rendimentos ADI acesse o link da Receita Federal do Brasil: 39

40 24. DIRF 2012 A DIRF (Declaração do Imposto Renda Retido na Fonte) é a declaração feita pela fonte pagadora, destinada a informar à Receita Federal o valor do IRRF, dos rendimentos pagos ou creditados em 2011 e 2012 para fornecedores e prestadores de serviço. Entre as informações, devem estar presentes: O valor do imposto de renda e/ou contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários. 1- Prazo de entrega: A DIRF 2012, relativa ao ano-calendário de 2011, deverá ser entregue até as 23h59min59s, horário de Brasília, de 29 de fevereiro de Cadastramento de impostos (Menu: Cadastros Impostos) Antes de realizar o lançamento de contas a pagar que terá retenção automática de impostos, é necessário que tais impostos estejam devidamente cadastrados no sistema. Segue abaixo as instruções. Como fazer: Cadastro de Impostos 1. Para cadastrar os impostos, acesse o menu:.cadastros Impostos. 2. Clique em Novo e cadastre os dados do imposto de acordo com as características de cada um. Após, acione o comando Gravar. 3. Repita a operação acima para cada imposto que seja necessário cadastrar. 40

41 3- Lançamento de contas a pagar (Menu: Editar Lançamento de Contas a Pagar) Após cadastrar os impostos, deve-se realizar os lançamentos que obrigatoriamente deverão ter retenção de impostos com a opção Modo de Impostos habilitada. Como fazer: Lançamento de contas a pagar com modo de impostos Esta forma de associação é indicada para quando for necessário realizar pagamentos a fornecedores onde haja a necessidade de recolhimento de impostos. Para realizar o lançamento de impostos com recolhimento automático de impostos, acesse o menu: Editar Lançamentos de Contas a Pagar. 1. Informe os dados para pagamento ( Classe de Contas, Fornecedor, Valor, Vencimento, etc). 2. Selecione a opção Modo de Impostos. 3. Selecione o tipo de imposto que será retido e pressione. 41

42 4. Ao acionar este comando, o valor do imposto será gerado conforme percentual pré-cadastrado no sistema. 5. Caso seja necessário selecionar outros impostos que sejam necessários para recolhimento de acordo com tipo de lançamento realizado. Depois de realizados corretamente todos os lançamentos que houve a necessidade de retenção de impostos, o sistema poderá gerar a DIRF com valores concisos e que realmente refletem os reais eventos ocorridos no ano referência. 4- Geração da DIRF (Menu: Baixa / Cobrança Geração da DIRF) Após realizar todos os lançamentos com a correta retenção de impostos, o sistema está apto a gerar o arquivo no formato para importação no programa da DIRF Como fazer: Geração da DIRF 1. Para gerar o arquivo da DIRF, acesse o menu: Baixa / Cobrança Geração da DIRF 2. O sistema apresentará a tela abaixo:. 3. Informe o condomínio 4. Na aba Principal, informe: 4.1. Ano calendário: ano em que foram realizados os lançamentos com retenção de impostos 4.2. Ano exercício: ano de referência para geração da DIRF 42

43 4.3. Tipo de declaração: Original ou Retificadora 4.4. Tipos de imposto: Tipos de impostos que foram recolhidos para recuperar os valores originais de lançamento e de impostos 4.5. Considerar impostos com Rendimento Tributável não identificado pelo sistema: esta opção, se selecionada, irá exportar os registros que foram lançados como impostos, sem ser informado o valor do rendimento tributável. OBS: Na aba de ocorrências, os mesmos serão apresentados para que sejam corrigidos quando estiverem importados no programa da DIRF Caminho do arquivo: local onde será gerado o arquivo para importação no programa da DIRF Nome: nome do responsável pela geração das informações (campo obrigatório) 4.8. CPF: cpf do responsável pela geração das informações (campo obrigatório) 4.9. Telefone: telefone do responsável pela geração das informações (campo obrigatório) Fax, Ramal, (informações não obrigatórias do responsável) 5. Após incluídas as informações, clique em. 6. O sistema irá recuperar os lançamentos e seus respectivos favorecidos e apresentará a tela abaixo: 7. Selecione os registros que se deseja exportar para a DIRF, ou acione o comando e em seguida acione 43

44 8. O sistema verificará a consistência das informações e, caso não haja erro, apresentará a mensagem: 9. Ao acionar, o sistema processará as informações para geração do arquivo e apresentará a tela abaixo com as ocorrências da exportação: Tela sem ocorrência de registros inconsistentes na exportação. 44

45 Tela com ocorrência de registros inconsistentes na exportação, explicitando os lançamentos gerados como Imposto, sem informação do valor do Rendimento Tributável. Estes lançamentos devem ser corrigidos diretamente no programa da DIRF, após serem importados. Para importação do arquivo gerado, deve-se executar o programa da DIRF 2012 e acionar a opção correspondente no programa disponibilizado pela Receita Federal. Importante: O arquivo de instalação da DIRF está disponível no site pela Receita Federal através do link: 45