PROGRAMA 5S; PLANO DE TRABALHO EM 10 PASSOS PARA MANUTENÇÃO. RESUMO

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1 PROGRAMA 5S; PLANO DE TRABALHO EM 10 PASSOS PARA MANUTENÇÃO. Maria Jaqueline Ribeiro Pinto Silva; Wdson de Oiveira; Luiz Henrique Oliani; RESUMO Analisando a realidade das empresas no mercado atual, fica evidente que a concorrência entre elas cresceu no decorrer dos anos, e que a busca por qualidade em produtos e serviços também aumentou. Um dos principais motivos se da pelo processo de globalização que vivenciamos. Neste sentido, uma das alternativas que a maioria das organizações utiliza é a implantação de ferramentas da qualidade a fim de um diferencial competitivo. Com isso o objetivo principal desta pesquisa, foi a elaboração de um plano de trabalho para a manutenção do programa 5S. Para o desenvolvimento do trabalho foi realizada uma pesquisa bibliográfica sobre os principais conceitos relacionados ao tema e posteriormente foi feita a visita técnica a uma Indústria de médio porte, gerando o conhecimento prático do programa. Foi aplicado ainda um questionário quantitativo a várias empresas que possuem o programa 5S implantado, com o propósito de identificar as dificuldades enfrentadas pelas empresas para implantarem e manterem o programa 5S. Sabemos que não é fácil implantar e manter um programa de qualidade, pois a vinda de algo novo para a organização pode gerar uma rejeição por parte dos que ali estão inseridos, havendo a necessidade de uma mudança cultural. Palavras chave: mudança cultural, ferramentas da qualidade e diferencial competitivo. 1/10

2 1-INTRODUÇÃO Ao longo dos anos o mercado vem passando por diversas mudanças, e com elas o aumento da concorrência também está crescendo entre as empresas. Contudo a postura dos clientes está mudando em relação aos produtos e serviços colocados no mercado por essas empresas, uma vez que devem atender de forma satisfatória as expectativas desses clientes que se tornam cada vez mais exigentes. Segundo LOBO (2010) qualidade é o conjunto de características de um produto ou serviço que lhes conferem aptidão para satisfazer necessidades explícitas ou implícitas. Assim com o passar dos anos e a evolução dos estudos na área da qualidade foram desenvolvidas ferramentas que visão direcionar as empresas que buscam qualidade. O 5S é uma ferramenta que se encaixa neste contexto. Seu surgimento foi no Japão no período pós Segunda Guerra Mundial. Anos mais tarde veio para o Brasil, sendo adaptada a realidade de nossas empresas, contribuindo de forma positiva para o crescimento e excelência da qualidade como veremos adiante. Para atingir qualidade tanto em produtos como em serviços faz-se necessária dedicação e comprometimento dos colaboradores, logo uma ferramenta como o 5S vem a melhorar a qualidade de vida e de trabalho fora e dentro da organização, dos que nele estão envolvidos e dos que através destes serão atingidos e beneficiados, pois é uma ferramenta que pode ser usada em todos os ambientes inclusive em casa. Com isso é preciso que o processo de implantação do programa 5S seja bem sucedido para garantir facilidade na manutenção do programa. Neste contexto surge o questionamento, de quais as dificuldades das empresas para implantar e manterem o programa 5S? Este questionamento direcionou o desenvolvimento da pesquisa. Assim o tema escolhido delimitou-se em uma pesquisa quantitativa em que seu estudo teórico foi focado na história, conceitos e ferramentas importantes para a implantação e manutenção do programa 5S. A problemática do trabalho está relacionada às dificuldades existentes nas empresas para a implantação e manutenção do programa 5S. O objetivo geral deste estudo é lançar um plano de trabalho para a manutenção do programa 5S, por meio de uma pesquisa quantitativa e através de visitas técnicas a uma empresa de médio porte que possui o 5S implantado obtendo conhecimento prático sobre o tema estudado. Assim o resultado da pesquisa se deu pela vivência das próprias empresas. 2/10

3 2- FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA A fundamentação teórica busca apresentar para o leitor, o programa 5S presente na na área qualidade, além de outras informações que ajudarão na contextualização do trabalho, que se dará através de pesquisa baseada em obras literárias relacionados ao tema Gestão da qualidade Cada pessoa ao pensar o que vem a ser qualidade, direciona um significado particular para a palavra. Segundo Marshall ET AL (2010, p.21) Qualidade é um conceito espontâneo e intrínseco a qualquer situação de uso de algo tangível, a relacionamentos envolvidos na prestação de serviços ou a percepções associadas a produtos de natureza intelectual, artística, emocional e vivencial O programa 5S. O 5s é uma ferramenta que surgiu no Japão após a segunda guerra mundial. Nesse momento o país estava com grandes problemas decorrentes da guerra. Não era apenas sujeira, havia dificuldade financeira em que não poderia haver desperdícios. Daí surgiu um programa constituído de cinco palavras japonesas: seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke. Tendo como base esta filosofia, o país conseguiu superar problemas, alcançando qualidade e produtividade. Ficando preparado para a implantação de outras ferramentas da qualidade. Diante do sucesso obtido no Japão,outros países como o Brasil, aderiarm a esta prática. Segundo Lobo (2010) o 5S foi implantado com sucesso no Brasil em Na tradução para a língua portuguesa das cinco palavras japonesas temos: utilização, arrumação, limpeza, saúde e higiene, e disciplina. Sendo atribuída a palavra Senso de a cada uma delas, este termo segundo o dicionário Aurélio (2009) significa aplicação correta da razão para julgar ou raciocinar em cada caso particular da vida Senso de Utilização Segundo Lobo (2010, p. 80) (...) guardar constitui instinto natural das pessoas, portanto o senso de utilização os pressupõe que, além de identificar os excessos e os desperdícios, estejamos preocupados em saber o porquê dos excessos, de modo que medidas preventivas sejam aplicadas para que o acúmulo desses excessos volte a ocorrer. O objetivo do senso de utilização é mais que prevenir o acúmulo de objetos desnecessários no ambiente, está diretamente ligado a prática da reflexão e análise dos colaboradores Senso de Arrumação Segundo Lobo (2010) ter senso de arrumação é definir locais apropriados para ferramentas, utensílios, informações e dados de modo a facilitar o seu uso e manuseio, a procura, a localização. Vale salientar que após a implantação desta etapa haverá redução de tempo e desgastes físicos e mentais para acessar o que é desejado, gerando maior produtividade, além da facilidade de visualização de possíveis faltas de materiais. 3/10

4 Senso de Limpeza Segundo Lobo ( 2010, p.81) Ter senso de limpeza é eliminar a sujeira ou objetos estranhos para manter limpo o ambiente, bem como manter dados e informações atualizados para garantir a correta tomada de decisão. O mais correto neste conceito não é o ato de limpar, mas o ato de não sujar. Isso significa que, além de limpar é preciso identificar a fonte da sujeira e as respectivas causas. Esta prática além de apresentar um resultado visível, elimina possíveis causas de acidentes de trabalho Senso de Saúde e Higiene Segundo Lobo (2010, p.82) Ter senso de saúde e higiene significa criar condições favoráveis à saúde física e mental, garantir ambiente não agressivo e livre de agentes poluentes, manter boas condições sanitárias nas áreas comuns (lavatórios, banheiros, cozinha, restaurante etc.), zelar pela higiene pessoal e cuidar para que as informações e comunicados sejam claros, de fácil leitura e compreensão. Assim o ambiente de trabalho garantirá ao colaborador comodidade para desenvolver suas tarefas, conscientizando a seguir os procedimentos voltadas para higiene, saúde e segurança Senso de disciplina Segundo Ribeiro (2010) senso de disciplina tem o objetivo de criar a cultura da autodisciplina, não somente para o 5S, mas para vários fundamentos. Este senso visa o compromisso da prática dos sensos anteriores, tornando-os hábitos de acordo com os padrões estabelecidos. 2.3 Mudança Cultural Todo ambiente seja ele familiar, social ou organizacional, possui sua cultura, que segundo o dicionário Aurélio (2009) cultura é: o conjunto de características humanas que não são inatas, e que se criam e se preservam ou aprimoram através da comunicação e cooperação entre indivíduos em sociedade. Deste modo a implantação de um programa de qualidade, afeta diretamente a cultura organizacional, pois vem a mudar a forma de pensar e agir dos colaboradores envolvidos no projeto. É natural inicialmente que haja uma resistência ao novo, pois ao entrar em uma organização o funcionário aprende uma rotina de trabalho, que a partir de então considera ser o correto e passa a executar diariamente. Segundo Las Casas (2008) a mudança cultural pode ser equiparada a uma venda de idéia. Os comunicadores responsáveis pela implantação deverão convencer os membros de uma organização de que fazer diferente o que eles fazem, trará benefícios para eles e para a empresa. Segundo Ribeiro (2010) só é contra o 5S quem ainda não entendeu seus conceitos. 4/10

5 3- ESTUDO PRÁTICO Este capítulo apresenta as ações práticas, realizadas no desenvolvimento da pesquisa Visita técnica A visita técnica, ocorreu em uma empresa de médio porte. Teve como objetivo conhecer a prática do programa 5S na empresa. Levando em consideração os pontos fortes e fracos praticados na empresa em relação ao programa estudado Pesquisa quantitativa A pesquisa quantitativa envolveu dez empresas, dando-se através de um questionário. Inicialmente foi identificado o ramo de atividade das empresas. Sendo 40% das empresas entrevistadas indústria e 60% serviços e comercial. Segundo foram identificados o porte das empresas pela quantidade de funcionários, seguindo o modelo do BNDS (Banco Nacional do Desenvolvimento). Sendo que 10% das empresas entrevistadas são de grande porte, 30% de médio, 10% pequena e 50% de micro empresas. A seguir serão apresentados os gráficos resultantes das respostas das empresas participantes. 1. Em que momento é dado o treinamento sobre o 5S para os novos funcionários? A ( ) na contratação; Gráfico 1: resposta 1 B ( ) após começar as atividades; C ( ) após o período de experiência; D ( ) treinamento é no dia a dia com os colaboradores já treinados; E ( ) após o colaborador aprender as atividades básicas; Neste caso 50% das empresas treina aos funcionários logo na contratação, 30% preferem treinar após o inicío das atividades. 10% treinam após a experiência e outros 10% após o aprendizado das tarefas básicas. 2. Qual o principal motivo que levou a empresa a implantar o programa 5S? A ( ) maximização de lucro; Gráfico2: resposta 2 B ( ) conquista de certificação; C ( ) melhores condições de trabalho para os funcionários; D ( ) diminuir desperdícios E ( ) melhorar a aparência da empresa. 5/10

6 Nesta questão a maioria das empresas implantaram o 5S em busca de melhorias nas condições de trabalho para os funcionários.no entanto os demais itens também pontuaram. 5S? 5S. 5S? 3. Qual a principal medida adotada pela empresa para a implantação do programa A ( ) ênfase na comunicação; Gráfico 3: resposta 3 B ( ) envolvimento da gerência e todos os colaboradores; C ( ) evidenciar os objetivos do programa 5S para os colaboradores, D ( ) uso de outras ferramentas da qualidade; E ( ) uso de comunicação visual como cartazes. A principal medida adotada pelas empresas, é evidenciar os objetivos do programa 4. Qual a principal dificuldade encontrada pela empresa durante a implantação do A ( ) mudança cultural Gráfico 4: resposta 4 B ( ) falha na comunicação C ( ) falta de conhecimento suficiente da empresa sobre o programa 5S; D ( ) falta de interação entre gerência e colaboradores; E ( ) falta de recursos; Fonte: a autota Na pergunta 4 a maioria das empresas teve como principal dificuldade a mudança cultural. 5. Após a implantação do programa 5S qual a principal mudança positiva na empresa? A ( ) união dos colaboradores; Gráfico 5: resposta 5 B ( ) diminuição dos acidentes de trabalho; C ( ) aumento de lucros; D ( ) melhor motivação dos colaboradores na execução de suas tarefas. E ( ) melhor aparência visual da empresa. A principal mudança foi a melhora na aparência da empresa. 6/10

7 6. Qual a principal dificuldade encontrada pela empresa para manter o programa 5S? A ( ) falta de dedicação dos colaboradores e gerência; Gráfico 6: resposta 6 B ( ) falta de treinamentos; C ( ) falta de definição de responsáveis para a verificação periódica, erotatividade no quadro de funcionários; D ( ) falta de interação entre gerência e colaboradores; E ( ) falta de investimento na compra equipamentos necessários para a execução das atividades; A principal dificuldade, foi a falta de definição dos responsáveis pelas avaliações periódicas. 7. Qual a medida adotada pela empresa para manter o programa 5S? A ( ) avaliação periódica das atividades realizadas; Gráfico 7; resposta 7 B ( ) treinamentos; C ( ) evidenciar para os colaboradores as melhorias já alcançadas com o programa 5S; D ( ) uso da comunicação como cartazes nos setores; E ( ) palestras motivacionais; As principais medidas adotadas pelas empresas são as avaliações periódica e os treinamentos. 8. Quais outras ferramentas da qualidade são mais utilizadas pela empresa para manter o programa 5S? A ( ) Folha de verificação; Gráfico 8: resposta 8 B ( ) Brainstorming; C ( ) Gráfico de Pareto; D ( ) Diagrama de causa e efeito; E ( ) Ciclo PDCA; As principais ferramentas para manutenção do 5S, são o ciclo PDCA e a folha de verificação. 9. Como a empresa envolve o colaborador para a prática do programa 5S no dia a dia A ( ) através de cartazes relacionados ao Gráfico 9: resposta 9 programa 5S em todos os setores; B ( ) com punições; C ( ) noticias no mural do sucesso do programa 5S em outras empresas; D ( ) notícias no mural do sucesso já alcançado pela empresa com o programa E ( ) palestras sobre benefícios do programa 5S; 7/10

8 A maioria envolvem os colaboradores através do item C. 5S? 10. De que forma a empresa motiva os colaboradores que se dedicam na prática do A ( ) com remunerações extra-salariais; Gráfico 10: resposta 10 B ( ) resgatando as opiniões dos colaboradores para possíveis decisões relacionadas ás mudanças no ambiente de trabalho; C ( ) proporcionando um ambiente harmonioso; D ( ) respeitando os limites de cada colaborador; E ( ) através da comunicação visual destacando a importância do colaborador; A principal medida é regatar as opiniões dos colaboradores para possíveis decisões relacionadas as mudanças no ambiente de trabalho. 4- RESULTADOS Ao longo da realização deste trabalho foram compridas diversas etapas, com o objetivo de traçar um plano de trabalho a ser seguido pelas empresas para manterem o programa 5s ativo. Conforme mostra o quadro 1 a seguir. Quadro 1: Plano de trabalho em 10 passos para manutenção do programa 5S 1. Deve conter em todos os setores cartazes sobre a importância do 5S. 2. Devem ser expostos os resultados alcançados com 5S. 3. O treinamento sobre o 5s deve ser na contratação e no máximo a cada 3 meses. 4. Devem ser nomeados os responsáveis pela avaliação periódica do programa. 5. O 5S deve fazer parte da estratégia da empresa e associado a outras ferramentas da qualidade como ( PDCA) 6. Deve estar sempre claro e evidenciado o objetivo a ser alcançado com o programa 7. Deve haver o envolvimento da equipe em relação a possíveis melhorias nos setores e ao programa 5S. 8. A gerência deve estar sempre inovando e avaliando os resultados da auditoria. 9. Cada colaborador deve ter um manual de como realizar suas tarefas corretamente envolvendo sempre o 5S. 10. A Gerência e os Colaboradores devem caminhar juntos e terem respeito multou em busca de melhorias. Enfim para manter o programa 5S em uma empresa não é tarefa fácil, segundo Ribeiro (2010) a mortalidade do 5S nas empresas é de 80% nos três primeiros anos. Contudo esta pesquisa pode contribuir na busca das empresas pela manutenção do programa 5S. 8/10

9 5. CONCLUSÃO Durante esta pesquisa, foram analisadas as dificuldades das empresas para implantarem e manterem o programa 5S, com o objetivo geral de lançar um plano de trabalho para manutenção do programa. Neste contexto foi desenvolvida uma revisão bibliográfica dos conceitos que envolvem a gestão da qualidade com suas principais ferramentas com foco principal na ferramenta 5S. Durante o estudo um ponto importante que deve sempre ser ressaltado é a mudança cultural, pois para que o sucesso acima citado venha acontecer é preciso que todos que ali estão inseridos acreditem neste sucesso, assim a mudança de hábitos e atitudes deve acontecer. Por isso cada empresa adapta o programa de acordo com a cultura organizacional. Outro ponto destacado na pesquisa foi o capital humano como diferencial competitivo. Pois nada se cria, se transforma se vende ou se implanta sem pessoas. Assim o colaborador passa a ser fundamental para o sucesso do negócio pela sua capacidade de inovar sempre. A inovação e qualidade são indispensáveis, para garantir um produto ou serviço que atenda as expectativas dos clientes. Contudo além da pesquisa bibliográfica, houve a necessidade de conhecer o dia a dia de uma empresa que possui a ferramenta 5s implantada, para unir o conhecimento teórico à prática. A partir deste conhecimento prático foi realizada uma pesquisa quantitativa através de um questionário contendo dez perguntas, a fim de diagnosticar as dificuldades de implantação e manutenção do programa 5S. Mas após esta conclusão foi alcançado o objetivo da pesquisa, lançar um plano de trabalho em 10 passos para manutenção do programa 5S. Enfim esta pesquisa poderá auxiliar as empresas que possuem o programa 5S implantado e as que implantarão, a manterem o programa ativo após a implantação. Podendo ainda contribuir para outras pesquisas nesta área. Assim uma sugestão para futuros trabalhos é a realização de um guia de manutenção, detalhando os o Plano de trabalho em 10 passos para a manutenção do programa 5S resultante desta pesquisa. 9/10

10 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ABRANTES, J. Gestão da Qualidade. Rio de Janeiro: Interciência, BALLESTERO-ALVAREZ, M. E. Gestão da Qualidade, Produções e Operações. São Paulo: Atlas, FERREIRA, A. B. de H. Novo dicionário da língua portuguesa. 4 ed. Curitiba: Positivo, e1829 p. FITZSIMMONS, J. A.; FITZSIMMONS, M. J. Administração de Serviços. Porto Alegre: Bookman,2010. LAS CASAS, A. L. Qualidade Total em Serviços: conceitos, exercícios, casos práticos. São Paulo: Atlas, LOBO, R. N. Gestão da Qualidade. São Paulo: Érica, MARSHALL, J. I, et al. Gestão da Qualidade. Rio de Janeiro: FGV, MCDERMONTT, R. E.; MIKULAK, R.J.;BEAUREGARD, M. R. Qualidade impulsionada pelos empregados. São Paulo: Makron Books, RIBEIRO HAROLDO. Guia de implantação dos 5S, como formar a cultura do 5S na empresa. São Caetano do Sul: PDCA editora, Critérios e conceitos para classificações de empresas. Disponível em: < Acesso 12/09/2013 Classificação do porte das empresas. Disponível em: < html>. Acesso 12/09/ /10