PDCA UMA SIMPLES FERRAMENTA QUE PODE MUDAR SUA EMPRESA. Sobre o Autor:

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1 PDCA UMA SIMPLES FERRAMENTA QUE PODE MUDAR SUA EMPRESA Sobre o Autor: Meu nome é Guilherme Pereira Nunes Assunção Araújo. Sou graduado em Administração Empreendedora, tenho MBA em Gestão Empresarial com ênfase em logística pela Fundação Getúlio Vargas - FGV/BH, além de ter graduação em Direito. Trabalhei por mais de doze anos em uma empresa multinacional na área de logística integrada, depois decidi empreender e ser dono do meu próprio negócio, iniciando no ramo de impressões de grandes formatos. Hoje sou sócio de uma agência de publicidade e presto consultorias na área de gestão empresarial.

2 Introdução O mercado globalizado tem se tornado um ambiente cada vez mais complexo e exigente, no qual as organizações, independente do porte, necessitam de adaptações, mudanças e constantes melhorias para se manterem competitivas. Neste cenário, percebe-se a importância de se usar ferramentas e métodos que podem proporcionar às organizações a qualidade total, a entrega de valores diferenciados e a otimização dos processos. Diante de tantas mudanças e transformações mercadológicas, como o alto nível de desemprego e o consequente crescimento de empreendedores, a tecnologia cada vez mais avançada e o mundo totalmente conectado, não há tempo para falhas, e portanto, é preciso estar atento e se adaptar para garantir o marketshare. No mais, diante de tantas ferramentas, o ciclo PDCA pode ser uma excelente ferramenta para que os empreendedores não caiam na zona de conforto e busquem melhorias contínuas no ambiente empresarial como um todo. O ciclo PDCA começou a ser usado na década de 50, por William Edwards Deming, em empresas japonesas, quando proporcionou resultados positivos que foram disseminados para todo o mundo. Sacada Não apenas leia, mas extraia tudo que o texto pode oferecer e aplique ao seu negócio!

3 O PDCA A sigla PDCA possui quatro fases pelo qual está ligada às palavras inglesas: P (Plan) cujo significado é planejar. Para todo o processo na empresa, é necessário primeiramente o planejamento, definição do que se quer, com metas quantitativas, afim de que possam ser mensuradas, definindo ainda os recursos para efetivamente executar. Esta fase é muito importante para que a empresa não caminhe sem um rumo já traçado, sem objetivos definidos, sem métodos elaborados; D (Do) origina-se da palavra executar, pelo qual após a conclusão da fase de planejamento, inicia-se a execução do que se planejou, utilizando os recursos já definidos no planejamento e acompanhando as metas elaboradas. Nesta fase é necessário que todos os envolvidos no processo de execução sejam treinados para que possam estar capacitados para a execução conforme o planejamento. C (Check) provém da palavra checar, verificar, no qual é a fase em que se verifica se os dados quantitativos, as metas planejadas foram ou estão sendo alcançadas. Nesta etapa, levanta-se as falhas do processo, bem como as discrepâncias entre o planejado e o executado, destacando quais pontos foram executados fora do planejado para a tomada de ação. A (Action) significa ação ou agir. Desta forma, seguindo o ciclo, após verificar as falhas e desvios ocorridos no processo, deve-se criar planos de ação para corrigi-las, buscando incessantemente a melhoria contínua.

4 Vale ressaltar que este ciclo não possui fim. Por isso, ao alcançar a fase de ação c o r r e t i v a, d e v e - s e r e t o r n a r a o planejamento para assim montar um novo processo, buscando sempre a excelência e a entrega de valores ao mercado com eficiência e eficácia. Planejar Agir O ciclo PDCA Fazer Checar VANTAGENS - As ações passam a ser tomadas com riscos calculados; - Os processos passam a ser controlados e conduzidos com planos de contingência determinados, caso necessário; - Todos atores envolvidos no processo da empresa passam a trabalhar totalmente fora da zona de conforto, em busca da melhoria contínua; - A empresa passa a se destacar entregando valores diferenciados com eficiência aos clientes; - A empresa trabalha sem surpresas em todo o processo, reduzindo riscos de fracasso; - Os recursos para gerar resultado à empresa são otimizados; - Os processos são padronizados, facilitando o treinamento dos colaboradores envolvidos, bem como reduzindo as margens de erro; - Maior qualidade na entrega de resultado; - Redução de custos de desvios do processo.

5 O ciclo PDCA, como já tratado, pode ser utilizado por empresas de qualquer porte, em qualquer segmento, buscando sempre a melhoria contínua, seja no processo interno (logística interna, manufatura, padronização dos processos, entrega do produto ou serviço), ou externo (compras com fornecedores, prospecção de clientes, orçamento e processo de seleção de pessoal). Tal ferramenta é essencial para a sustentabilidade dos negócios atualmente, tendo em vista as constantes mudanças mercadológicas e a alta complexidade de gestão, exigindo a perpétua melhoria dos processos. Para tanto, não se pode portar o PDCA como uma ferramenta de diferencial competitivo à empresa, e sim, como uma ferramenta base para a sua sustentabilidade. VAMOS COMEÇAR? Agora que já aprendemos como funciona, é hora de colocar em prática! Siga 4 passos para tornar a ferramenta útil e comece a transformar sua empresa: 1 Antes de qualquer decisão, o empreendedor deve planejar o que tem pensado em executar na empresa, seja qual for a área (marketing, finanças, logística, recursos humanos etc.) No planejamento, o empreendedor lista todos os recursos que serão necessários para a execução do "projeto", estabelece prazo para execução, levanta os custos, elabora um cronograma para execução, cria-se meios para mensurar o resultado do que se tem planejado, como por exemplo, no caso de o empreendedor criar um projeto de retenção de talento na empresa, pode-se criar um índice de rotatividade de pessoal para calcular os resultados.

6 2 Depois de tudo planejado com detalhes no papel, o empreendedor passa para a fase de execução, quando se extrai tudo o que foi planejado e começa a praticar, medindo em todo instante se tudo está ocorrendo conforme planejado. No exemplo do projeto de retenção de talentos, é na fase de execução que o empreendedor lança programas de conscientização, destacando para o colaborador os benefícios que têm recebido. Também é nessa fase que pode implantar treinamentos aos colaboradores para desenvolvimento profissional, elaborar um bom plano de carreira, entre outros). 3 Passando pela execução do que foi planejado, chega o momento de verificar as falhas através da observação de indicadores. Mantendo-se no exemplo do projeto de retenção de talentos, o empreendedor neste caso pode verificar que mesmo após todas as ações por ele planejadas e posteriormente executadas, existem vários colaboradores talentosos saindo da empresa e afetando o índice de rotatividade de pessoal, portanto ainda existe algo errado. Na fase de agir, é o momento de corrigir o que houve de errado, criando um plano de ação para que o empreendedor retorne ao planejamento sabendo do que deu errado no processo de execução e que seja feita a correção. Voltando ao projeto de retenção de talentos que o empreendedor estava checando as falhas, nesta fase, após detectado que mesmo com o projeto existem colaboradores saindo da empresa, este empreendedor deverá criar novos mecanismos para serem planejados, como por exemplo: oferecer um plano de remuneração variável, levando o plano de ação com uma possível solução para um novo planejamento. 4 Agora não tem mais segredo, basta aplicar o ciclo PDCA que os resultados surgirão!