Especificação de Processo de Repasse aos Polos

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1 1. Introdução Conceitualmente o fechamento financeiro será realizado todo início de mês considerando o mês fechado anterior (Ex. Execução em 04/out/2016 Referente a 1/set/2016 a 30/set/2016). O processo deverá levar em consideração os valores recebidos pela Universidade (Inscrições, Matriculas e Mensalidades) dos alunos vinculados aos Polos e com base nos percentuais de repasse configurados para os Polos calcular os valores que deverão ser repassados (pagos) pela Universidade para os Polos. O processo deverá também levar em consideração lançamentos de estornos e créditos aos Polos que deverão ser lançados manualmente em novo modulo administrativo. Posterior a efetivação do fechamento financeiro os dados devem ficar disponíveis para consulta e não devem sofre alteração. No Sistema Administrativo da Universidade deverá ser possível consultar o fechamento consolidado com a visão de todos os Polos e no Portal Polos deverá ser possível consultar dados de fechamentos efetivados, porém, somente com a visão do Polo especifico. 2. Ajustar processo de efetivação de inscrição de vestibular (francesinha) Atualmente para realizar a efetivação de inscrição de vestibular, os usuários capturam o arquivo de retorno de pagamentos, disponibilizado pelo banco (chamado de francesinha) e realizam upload do arquivo em um modulo já existente no SCA. O processo atual simplesmente identifica que a inscrição foi paga (no arquivo de retorno do banco) e efetiva a inscrição. Será necessário ajustar o processo atual para capturar o valor pago e a data de pagamento (no arquivo de retorno do banco) e gravar junto da inscrição, no momento de sua efetivação. 3. Criar novo modulo de lançamento de estorno e créditos Será necessário criar novo modulo no SCA de lançamentos de estorno e créditos para que os usuários possam realizar lançamentos financeiros para serem considerados no fechamento financeiro dos Polos. Especificação de Processo DEPTI SGA 001/2016 V1 Página 1 de 8

2 O modulo deverá considerar o período de fechamento em aberto para realizar os lançamentos (Ex. Último fechamento corresponde ao Mês/Referencia: Set/2016, lançamentos de estorno e créditos realizados serão considerados para o Mês/Referencia: Out/2016. Tal modulo tem por objetivo corrigir falhas de processos e erros humanos. Exemplo de utilização de estornos: Aluno deveria realizar pagamento de R$ 100,00 referente a mensalidade, porém, por erro humano realizou pagamento de R$ 1000,00. Seu título, referente a mensalidade de R$ 100,00 foi baixado com R$ 1000,00 e o Aluno solicitou que a Universidade realize a devolução do valor pago a maior. Nesse momento se faz necessário lançamento de estorno de R$ 900,00, vinculado ao Aluno e ao Polo. No momento do fechamento financeiro o processo realizará o cálculo do valor a ser pago considerando a baixa da mensalidade de R$ 1000,00 e deverá considerar um estorno (valor negativo) com base no estorno de R$ 900,00 lançado. Exemplo de utilização de crédito: Universidade realizou lançamento de estorno incorreto, deveria lançar R$ 90,00 e lançou R$ 900,00. Processo de fechamento financeiro foi realizado e Polo foi estornado em R$ 900,00. Em segundo momento, ao identificar o problema, Universidade deve lançar crédito de R$ 810,00 para o Polo (referente ao valor estornado incorretamente). Especificação de Processo DEPTI SGA 001/2016 V1 Página 2 de 8

3 Protótipo Novo Modulo Lançamentos de Estorno e Créditos 4. Criar serviço automático de geração de pré-fechamento financeiro O processo de pré-fechamento deverá ser realizado de maneira automática, agendado para ser executado todo dia 04 do mês corrente, considerando o mês fechado anterior. Deverá considerar Inscrições, Matriculas e Mensalidades pagas pelos Alunos vinculados a Polos e também considerar os lançamentos de estorno e crédito (detalhes no item 3) realizados manualmente pela Universidade. 5. Criar novo modulo de conferencia de pré-fechamento financeiro, efetivação e remoção de pré-fechamento financeiro Será necessário criar novo modulo no SCA onde será possível verificar as informações calculadas no processo de pré-fechamento. Neste novo modulo somente poderá ser visualizado um pré-fechamento executado e disponível para conferencia onde será possível realizar as seguintes operações: Especificação de Processo DEPTI SGA 001/2016 V1 Página 3 de 8

4 Efetivar Fechamento: Esta funcionalidade deverá efetivamente realizar o fechamento para o mês referência em questão, eliminando o pré-fechamento em analise e migrando os dados do pré-fechamento para o fechamento efetivo. Apagar Pré-Fechamento: Esta funcionalidade deverá ser utilizada caso o usuário queira apagar o pré-fechamento executado para realizar alguns ajustes (Ex. Desaplicar Títulos) e para posteriormente executar novo pré-fechamento (manual). Download: Esta funcionalidade deverá disponibilizar para o usuário relatório detalhado do pré-fechamento em formato CSV. Protótipo Tela de Conferencia Pré-Fechamento Protótipo Relatório Detalha Pré-Fechamento (CSV) Protótipo de repasse aos polos EA 6. Criar novo modulo de execução de pré-fechamento financeiro (executar mesmo processo que item 2, porém, manualmente) Será necessário criar novo modulo no SCA para executar (disparar) manualmente execução do processo de pré-fechamento. Especificação de Processo DEPTI SGA 001/2016 V1 Página 4 de 8

5 Tal funcionalidade somente poderá ser executada caso não exista préfechamento em analise e deverá considerar o mês fechado anterior à data de execução. A funcionalidade também deverá estar disponível somente após execução do processo automático de pré-fechamento (Item 4). Protótipo Tela de Execução de Pré-Fechamento 7. Criar novo modulo de consulta de fechamento financeiro SCA Universidade Será necessário criar novo modulo no SCA onde será possível realizar consultas dos fechamentos efetivados, disponibilizando os detalhes e informações por Polo Educacional e com a possibilidade de download de relatório detalhada com as informações do fechamento. O relatório detalhado deverá estar disponível para download com as informações do fechamento todo ou download das informações de somente um Polo especifico. Especificação de Processo DEPTI SGA 001/2016 V1 Página 5 de 8

6 Protótipo Tela de Consulta de Fechamento SCA Protótipo Relatório Fechamento Financeiro CSV Protótipo de repasse aos polos EA 8. Criar novo modulo de consulta de fechamento financeiro Portal Polos Polos Será necessário criar novo modulo no Portal Polos onde estarão disponíveis as informações detalhadas de todos os fechamentos realizados mensalmente. Deverá ser possível filtrar o mês referência do fechamento e as informações disponibilizadas deverão ser filtradas de acordo com o Polo do usuário logado na aplicação, não sendo possível visualização de informações de fechamentos financeiros de outros Polos. Deverá ser possível realizar download de relatório detalhado de fechamento financeiro em formato CSV. Especificação de Processo DEPTI SGA 001/2016 V1 Página 6 de 8

7 Protótipo Tela de Consulta de Fechamento Portal Polos Protótipo Relatório Fechamento Financeiro CSV Protótipo de repasse aos polos EA 9. Regras para extração de dados e execução de fechamento financeiro Regras de extração para cálculo dos repasses aos Polos. - Será executado todo início de mês (Ex. 05/out/2016), considerando o mês fechado anterior (No caso, de 01/set/22016 a 30/set/2016). - Após efetivação do fechamento, não será possível realizar ajustes de lançamentos. - Regras de extração de títulos para cálculo de repasse: Pagamentos (lançamentos positivos) - Inscrição Não existe título Informar número da inscrição Ajustar o processo de upload da francesinha (item 2) para, ao efetivar a inscrição do candidato, grave o valor pago e a data do pagamento. Selecionar a inscrição paga dentro do período de fechamento, buscar o valor pago e calcular o percentual devido para o Polo. Especificação de Processo DEPTI SGA 001/2016 V1 Página 7 de 8

8 - Matricula Tipo: Pago (Verde na tela Consulta Títulos) ou Parcialmente Pago (Amarelo na tela Consulta Títulos). Baixa com portadores: 3, 6, 33, 57, 58, 60, 61, 63, 64. Selecionar títulos baixados (data de pagamento) dentro do período de fechamento Considerar Data da Baixa. Título com classificação de Faturamento: Faturamento Matricula. - Mensalidade ou DP Tipo: Pago (Verde na tela Consulta Títulos) ou Parcialmente Pago (Amarelo na tela Consulta Títulos). Baixa com portadores: 3, 6, 33, 57, 58, 60, 61, 63, 64. Selecionar títulos baixados (data de pagamento) dentro do período de fechamento Considerar Data da Baixa. Título com classificação de Faturamento: Faturamento Parcela / Faturamento Dependência. Estornos ao Polo (lançamentos negativos) - Considerar nova estrutura detalhada no item 3 Modulo Estorno e Créditos Os lançamentos devem ser considerados uma única vez e devem ser marcados com qual mês referência foram calculados. Somente poderão ser efetuados lançamentos em mês referência aberto Não será permitida exclusão/alteração de registro caso já tenha sido considerado em algum fechamento financeiro. Os lançamentos de estorno devem ser considerados negativos e deve ser aplicado o percentual de repasse sob o valor lançado. Créditos ao Polo (lançamentos positivos) - Considerar nova estrutura detalhada no item 3 Modulo Estorno e Créditos Os lançamentos devem ser considerados uma única vez e devem ser marcados com qual mês referência foram calculados. Somente poderão ser efetuados lançamentos em mês referência aberto. Não será permitida exclusão/alteração de registro caso já tenha sido considerado em algum fechamento financeiro. Os lançamentos de crédito devem ser considerados positivos e deve ser aplicado o percentual de repasse sob o valor lançado. Especificação de Processo DEPTI SGA 001/2016 V1 Página 8 de 8